মিটিংয়ের রেকর্ডিং মিনিট - পরিকল্পনা সেশনের আগে সবচেয়ে বড় পদক্ষেপগুলির মধ্যে একটি

বার্ষিক সভার কার্যবিবরণী প্রতিলিপি

কিভাবে একটি বার্ষিক সভা পরিচালনা এবং পরিচালনা করতে হয় সে সম্পর্কে আমরা আপনাকে কিছু পরামর্শ দিতে চাই, কারণ অন্য যেকোন মিটিংয়ের মতোই, এটি সফল হওয়ার জন্য সতর্কতার সাথে পরিকল্পনা করা প্রয়োজন। আপনি যদি প্রক্রিয়া পরিকল্পনায় নতুন হন, একটি বার্ষিক সভা একটি বিশাল চ্যালেঞ্জ হতে পারে এবং সবকিছু সম্পন্ন করার জন্য আপনি সম্ভবত অনেক চাপের মধ্যে রয়েছেন।

হয়তো আপনি ভাববেন যে বার্ষিক সভাগুলি অত্যন্ত উত্তেজনাপূর্ণ এবং রোমাঞ্চকর, তবে সাধারণত সেগুলি সত্যিই আকর্ষণীয় নয়। তা সত্ত্বেও, রাষ্ট্রীয় আইনের অধীনে এবং পাবলিক কোম্পানিগুলির জন্য স্টক এক্সচেঞ্জ তালিকার প্রয়োজনীয়তার অধীনে শুধুমাত্র বার্ষিক সভাগুলিই প্রয়োজন হয় না, তবে কেউই অস্বীকার করতে পারে না যে সেগুলি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ - যদি শুধুমাত্র তারা কোম্পানির বেশিরভাগ শেয়ারহোল্ডারদের একত্রিত করে। এবং আমরা জানি, শেয়ারহোল্ডাররা কোম্পানির মূল ব্যক্তিত্ব - ভবিষ্যতের উন্নয়নের পরিকল্পনা করার ক্ষেত্রে এবং পরবর্তী বছর কোম্পানিটি যে পথে যেতে চলেছে তার পরিকল্পনা করার ক্ষেত্রে তারা একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ লিঙ্ক, যেহেতু তারা প্রস্তাবিত বিষয়ে একটি ভোট পায় কোম্পানির পরিচালকদের। বার্ষিক সভায়, শেয়ারহোল্ডার এবং অংশীদাররা প্রায়ই কোম্পানির অ্যাকাউন্টের কপি পান, তারা বিগত বছরের আর্থিক তথ্য পর্যালোচনা করে এবং তারা প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে এবং ভবিষ্যতে ব্যবসার দিকনির্দেশনা সম্পর্কে একটি বক্তব্য রাখে। এছাড়াও, বার্ষিক সভায় শেয়ারহোল্ডাররা পরিচালকদের নির্বাচন করে যারা কোম্পানি পরিচালনা করবে।

সুতরাং, আসুন কিছু পরামর্শ দিয়ে শুরু করি যা আপনাকে বিবেচনায় নেওয়া উচিত যদি আপনাকে একটি বার্ষিক সভার পরিকল্পনা করতে হয়।

• একটি চেকলিস্ট তৈরি করুন

প্রকৃত মিটিং এর আগে এবং পরে ইভেন্ট সহ পুরো প্রক্রিয়ার একটি বিস্তারিত চেকলিস্ট তৈরি করুন। যেখানে প্রয়োজন সেখানে সময়সীমা সেট করুন এবং আপনার দলকে কাজগুলি দিন। কিছু মূল বিষয়গুলির মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে: প্রশ্নাবলী, পর্যালোচনা/অনুমোদনের জন্য বোর্ড সভার সময়সূচী, সভার ধরণ নির্ধারণ, তারিখ এবং অবস্থান, মিটিং লজিস্টিক, প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টেশন, প্রশ্নোত্তর, রিহার্সাল ইত্যাদি। সময়সূচী সম্পূর্ণরূপে পরিবর্তন করা উচিত আপনার কোম্পানি এবং তার ক্যালেন্ডারে। প্রথম বছরে এটি নিখুঁত করার চেষ্টা করুন, যাতে আপনার কাছে ইতিমধ্যেই আগামী বছরগুলির জন্য একটি খসড়া রয়েছে।

• আইনি এবং নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা পর্যালোচনা করুন

এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আইনী এবং নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা এবং মিটিং সম্পর্কিত অন্যান্য নথিগুলি মিটিংয়ের আগে পর্যালোচনা করা হয় যাতে সবকিছু মসৃণভাবে চলে।

• বৈঠকের ধরন নির্ধারণ করুন

এটি ইতিমধ্যে মিটিংয়ের প্রায় ছয় মাস আগে করা উচিত। কোম্পানির ঐতিহ্য, স্টেকহোল্ডারদের কর্মক্ষমতা এবং উদ্বেগগুলির মতো কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় রয়েছে যা আপনাকে এই বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করবে। মিটিংগুলি হতে পারে: 1. ব্যক্তিগতভাবে, যখন প্রত্যেককে শারীরিকভাবে উপস্থিত থাকতে হবে (বড়, প্রতিষ্ঠিত ব্যবসার জন্য সর্বোত্তম); 2. ভার্চুয়াল, যখন সবাই ডিজিটালভাবে সংযুক্ত থাকে (এটি স্টার্টআপের জন্য সেরা); 3. হাইব্রিড সংস্করণ যখন শেয়ারহোল্ডারদের ব্যক্তিগত এবং ভার্চুয়াল বৈঠকের মধ্যে পছন্দ থাকে, কারণ উভয়ই কভার করা হয়। হাইব্রিড মিটিংটি উদ্ভাবনী এবং এটি শেয়ারহোল্ডারদের অংশগ্রহণকে সর্বাধিক করে তোলে।

• সাক্ষাৎকারের স্থান

যদি সভাটি ব্যক্তিগতভাবে পরিচালনা করা হয় তবে অবস্থানটি একটি বিশাল ভূমিকা পালন করে। খুব ছোট কোম্পানি কোম্পানির কনফারেন্স রুমে একটি মিটিং করতে পারে। অন্যদিকে, যদি অনেক লোক মিটিংয়ে যোগ দেয়, কোম্পানিগুলি এটিকে একটি অডিটোরিয়াম বা হোটেলের মিটিং রুমে স্থানান্তর করার কথা ভাবতে পারে যা প্রায়শই আরও সুবিধাজনক জায়গা।

• মিটিং লজিস্টিকস

আপনি যে ধরনের মিটিং করতে যাচ্ছেন তার উপর লজিস্টিক অনেকটাই নির্ভর করে। কিন্তু আপনার বসার ব্যবস্থা, পার্কিং ব্যবস্থা, নিরাপত্তা (সম্ভবত এমনকি স্ক্রীনিং) এবং প্রযুক্তিগত অংশ সম্পর্কে চিন্তা করা উচিত: মাইক্রোফোন, প্রজেক্টর এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় গ্যাজেট।

• লক্ষ্য করুন

মিটিং এর তারিখ, সময় এবং অবস্থান অবশ্যই অংশগ্রহণকারীদের আগে থেকেই জানিয়ে দিতে হবে।

• নথি

মিটিংয়ের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় কিছু নথি রয়েছে:

এজেন্ডা: সাধারণত ভূমিকা, প্রস্তাবনা এবং প্রশ্নোত্তর, ভোটদান, ফলাফল, ব্যবসায়িক উপস্থাপনা থাকে...

আচরণের নিয়ম: যাতে অংশগ্রহণকারীরা জানতে পারে কার কথা বলা উচিত, সময়সীমা, নিষিদ্ধ আচরণ ইত্যাদি।

মিটিং স্ক্রিপ্ট: মিটিংয়ের প্রবাহের জন্য গুরুত্বপূর্ণ এবং নিশ্চিত করা যে সমস্ত পয়েন্ট কভার করা হয়েছে।

• ভোট প্রদানের পদ্ধতি

ভোটিং পদ্ধতি শেয়ারহোল্ডারদের ধরনের উপর নির্ভর করে। নিবন্ধিত হোল্ডাররা তারা যারা সরাসরি কোম্পানির মাধ্যমে তাদের শেয়ার ভোট দেয়। সুবিধাভোগী হোল্ডাররা অন্য একটি সত্তার (উদাহরণস্বরূপ একটি ব্যাঙ্ক) মাধ্যমে বুক এন্ট্রি ফর্মে শেয়ার ধারণ করেন। সুবিধাভোগী হোল্ডারদের অধিকার রয়েছে তাদের ব্যাঙ্ককে তাদের শেয়ারে ভোট দেওয়ার বিষয়ে নির্দেশ দেওয়ার বা যদি তারা বার্ষিক সভায় এসে ভোট দিতে চায়, তারা আইনি প্রক্সির জন্য অনুরোধ করে। এটি তাদের সরাসরি তাদের শেয়ার ভোট দিতে অনুমতি দেবে.

• কোরাম

এছাড়াও অন্যান্য বিষয়গুলিও বিবেচনায় নেওয়া উচিত যা আপনি যখন একটি বার্ষিক সভা প্রস্তুত করছেন, যেমন দৈনিক ভোটের রিপোর্ট পর্যবেক্ষণ করা গুরুত্বপূর্ণ, তবে আমরা এখানে বিস্তারিত জানাব না। শুধুমাত্র একটি জিনিস আপনাকে মনে রাখতে হবে যে মিটিং সফল হওয়ার জন্য আপনার একটি "কোরাম" প্রয়োজন। এটি দেহ বা গোষ্ঠীর ব্যবসায় লেনদেনের জন্য উপস্থিত থাকা প্রয়োজনীয় সংস্থা বা গোষ্ঠীর সদস্যদের সংখ্যা বোঝায়।

• ব্যালট

ব্যালটগুলি নির্দিষ্ট শেয়ারগুলি মোটের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে কিনা তা খুঁজে বের করতে সহায়তা করে। তারা ভোট দেওয়ার জন্য প্রতিটি পয়েন্ট চিহ্নিত করে এবং প্রকৃত ভোটের জন্য জিজ্ঞাসা করে।

• চেয়ারম্যান

চূড়ান্ত প্রস্তুতির মধ্যে রয়েছে চেয়ারম্যানকে প্রস্তুত করা যাতে তিনি পপ আপ হতে পারে এমন প্রশ্নের উত্তর প্রস্তুত করেছেন। এই বিষয়গুলো নিয়ে HR-এর সাথে কথা বলাও বুদ্ধিমানের কাজ। হয়তো কিছু প্রশ্ন ইতিমধ্যেই কোনো এক সময়ে জিজ্ঞাসা করা হয়েছিল, হয়তো অন্য বৈঠকে। কোম্পানীতে কি ঘটছে তা জানা এবং প্রত্যাশায় ভাল হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। স্টেকহোল্ডারদের প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময় চেয়ারম্যানকে আত্মবিশ্বাসী হতে হবে তাই সর্বোত্তম উপায় হল যতটা সম্ভব প্রস্তুত থাকা।

• মিনিট

আমরা আরেকটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সম্পর্কেও কথা বলতে চাই - বৈঠকের নথিপত্র। এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যে মিটিংটি যথাযথভাবে নথিভুক্ত করা হয়, অর্থাৎ বার্ষিক সভার কার্যবিবরণী অপরিহার্য। তারা কোম্পানির পরিকল্পনা অধিবেশনের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, যাতে প্রত্যেকে সর্বশেষ সিদ্ধান্ত নিয়ে বোর্ডে থাকে। এছাড়াও, আমরা জানি যে প্ল্যানিং সেশন স্পট-অন হতে হবে যদি আমরা চাই যে কোম্পানি সফল হোক এবং তার আর্থিক লক্ষ্যমাত্রা পূরণ করুক। সুতরাং, জিজ্ঞাসা করা প্রশ্ন হল সেই মিটিং মিনিটগুলি প্রতিলিপি করার সবচেয়ে ব্যবহারিক উপায় কী।

মিনিটের প্রতিলিপিগুলি দুর্দান্ত কারণ এগুলি বার্ষিক সভায় যা বলা হয়েছে তার একটি সাধারণ ওভারভিউ এবং এটি সহজেই এমন লোকেদের কাছে পৌঁছে দেওয়া যেতে পারে যারা এতে যোগ দিতে পারেনি। আপনি যদি বার্ষিক সভা প্রতিলিপিবদ্ধ করেন তবে পরিকল্পনা সেশনগুলি পরিচালনা করা সহজ হবে। এইভাবে আপনি ইতিমধ্যেই কোম্পানির উচ্চাকাঙ্খিত লক্ষ্যগুলি লিখে রেখেছেন যাতে ম্যানেজমেন্ট সহজেই ট্র্যাকে থাকতে পারে যখন তারা তাদের পদক্ষেপের সাথে এগিয়ে যায়। ট্রান্সক্রিপ্টের বিষয়বস্তু ভবিষ্যতে আরও বিশ্লেষণ এবং উপসংহারের জন্য খুব দরকারী হতে পারে, বিশেষ করে যখন প্রত্যাশিত লক্ষ্যগুলি আঘাত করা হয় না।

এছাড়াও, এটি উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ যে ডেটা নিয়ে কাজ করা কখনও কখনও খুব কঠিন, কারণ সময়ে সময়ে ত্রুটিগুলি ঘটেছে এবং এমনকি সাধারণগুলিও কোম্পানির উপর বড় প্রভাব ফেলতে পারে। সেজন্য, বিশেষ করে বার্ষিক সভায় উল্লিখিত সংখ্যাগুলি অডিও টাইপ এবং প্রতিলিপি করা উচিত। এটি আপনার পক্ষে যতটা প্রয়োজন ততটুকু বলা হয়েছে তা পর্যালোচনা করা আপনার পক্ষে সম্ভব হবে এবং তদ্ব্যতীত, যেকোনো সংখ্যা উদ্ধৃত করা সহজ হবে।

একটি বার্ষিক সভার সময় যখন আপনাকে নোট লিখতে হয় তখন আপনি একটি খুব চ্যালেঞ্জিং এবং গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য নিজেকে প্রস্তুত করতে পারেন। বার্ষিক সভা দীর্ঘ সময় ধরে চলতে পারে। কল্পনা করুন যে চার ঘন্টার বৈঠকে যা বলা হয়েছিল তা লিখে রাখুন এবং নোটগুলির জন্য দায়ী। কিছু সময়ে, ত্রুটি দেখা দেবে বা গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলি বাদ দেওয়া হবে। এটা কোন গোপন বিষয় নয় যে আমরা যত দ্রুত কথা বলি তত দ্রুত কিছু লিখতে পারি না। যখন আপনাকে দ্রুত কিছু লিখতে হবে তখন আপনার হাতের লেখার কথা উল্লেখ করবেন না। আপনি যা লিখে রেখেছেন তা কি পড়তে পারবেন?

আপনি যদি মিটিং রেকর্ড করার সিদ্ধান্ত নেন এবং অডিও টাইপটিকে টেক্সট ফরম্যাটে রূপান্তর করতে একটি ট্রান্সক্রিপশন পরিষেবা প্রদানকারী ব্যবহার করেন তবে আপনি দ্রুত এবং অনায়াসে কাজটি সম্পন্ন করতে পারবেন। Gglot আপনাকে আপনার বার্ষিক মিটিং প্রতিলিপি করতে সাহায্য করতে পারে। আপনি এটি থেকে মাত্র কয়েক ক্লিক দূরে। আপনি শুরু করার আগে আপনাকে কিছু ইনস্টল করতে হবে না। আপনাকে যা করতে হবে তা হল আমাদের ওয়েবপেজে লগ ইন করতে এবং আপনার অডিও টেপ আপলোড করতে হবে৷ আমাদের ওয়েবসাইটটি খুবই ব্যবহারকারী-বান্ধব এবং স্বজ্ঞাত এমনকি যদি আপনি খুব প্রযুক্তিগতভাবে সচেতন না হন। আপনার মিটিং রেকর্ডিং সঠিকভাবে রূপান্তর করা হবে. আমাদের মেশিন-ভিত্তিক ট্রান্সক্রিপশন পরিষেবা আপনার অডিও ফাইলটি খুব দ্রুত প্রতিলিপি করবে এবং আপনি এটি ডাউনলোড করার আগে আমরা আপনাকে ট্রান্সক্রিপশন সম্পাদনা করার সম্ভাবনাও দেব। আপনার কর্মীদের সেই কাজগুলি করতে দিন যার জন্য তারা প্রথমে নিয়োগ করা হয়েছিল এবং Gglot-এ প্রতিলিপি করা ছেড়ে দিন। আপনি আপনার কর্মীদের সময় বাঁচাবেন যাতে তারা আরও গুরুত্বপূর্ণ কাজে বিনিয়োগ করতে পারে।

বার্ষিক সভা প্রতিদিন সঞ্চালিত হয় না. শুধু মিটিং রেকর্ড করুন এবং নোট না নিয়ে সম্পূর্ণ উপস্থিত থাকুন। Gglot কে আপনার ট্রান্সক্রিপশন পরিষেবা প্রদানকারী হতে দিন: আমরা যেকোন কর্পোরেট সেক্রেটারি থেকে আরও নিখুঁত এবং দ্রুত ট্রান্সক্রিপশন করব।