Записване на минути от срещата – една от най-големите стъпки преди сесията за планиране

Преписване на протоколи от годишни срещи

Бихме искали да ви дадем няколко съвета как да проведете и проведете годишна среща, защото както всяка друга среща, тя трябва да бъде внимателно планирана, за да бъде успешна. Ако сте нов в планирането на процеса, годишната среща може да бъде огромно предизвикателство и вероятно сте под голям натиск, за да свършите всичко.

Може би бихте помислили, че годишните срещи са супер вълнуващи и вълнуващи, но обикновено не са толкова интересни. Независимо от това, не само годишните събрания се изискват съгласно щатското законодателство и съгласно изискванията за листване на фондовата борса за публични компании, но никой не може да отрече, че те са много важни - дори само защото събират повечето акционери на компанията. А както знаем, акционерите са ключови фигури за компаниите – те са много важна връзка, когато става въпрос за планиране на бъдещото развитие и пътя, по който компанията ще върви през следващата година, тъй като те получават глас по въпроси, предложени от мениджъри на фирми. На годишно събрание акционерите и партньорите често получават копия от сметките на компанията, те преглеждат фискалната информация за изминалата година и задават въпроси и имат поговорка относно посоките, които бизнесът ще поеме в бъдеще. Също така на годишното събрание акционерите избират директорите, които ще управляват компанията.

И така, нека започнем с някои предложения, които трябва да вземете предвид, ако трябва да планирате годишна среща.

• Направете контролен списък

Направете подробен контролен списък за целия процес, включително събития преди и след същинската среща. Поставете крайни срокове, където е необходимо, и раздайте задачи на вашия екип. Някои от ключовите моменти могат да включват следното: въпросници, график на срещите на борда за прегледи/одобрения, определяне на типа среща, дата и място, логистика на срещата, необходима документация, въпроси и отговори, репетиции и т.н. Графикът трябва да бъде напълно променен към вашата компания и нейния календар. Постарайте се да го направите перфектно през първата година, така че вече имате проект за следващите години.

• Прегледайте законовите и регулаторните изисквания

Важно е правните и регулаторни изисквания и други документи, свързани със срещата, да бъдат прегледани преди срещата, така че всичко да върви гладко.

• Определете вида на срещата

Това вече трябва да се направи около шест месеца преди срещата. Има някои важни неща, които ще ви помогнат да вземете решение относно това като фирмената традиция, представянето и опасенията на заинтересованите страни. Срещите могат да бъдат: 1. лични, когато всеки трябва да присъства физически (най-добре за големи, утвърдени фирми); 2. виртуален, когато всички са свързани цифрово (този е най-добър за стартиращи фирми); 3. хибридната версия, когато акционерите имат избор между лична и виртуална среща, тъй като и двете са покрити. Хибридната среща е иновативна и увеличава максимално участието на акционерите.

• Място на срещата

Ако срещата ще се проведе лично, мястото играе огромна роля. Много малки компании могат да имат среща в конферентната зала на компанията. От друга страна, ако много хора ще присъстват на срещата, компаниите може да помислят да я преместят в аудитория или хотелска заседателна зала, което често е по-удобно място.

• Логистика за срещи

Логистиката зависи много от вида на срещата, която ще имате. Но трябва да помислите за местата за сядане, паркирането, сигурността (може би дори скрининг) и техническата част: микрофони, проектори и други необходими джаджи.

• Забележете

Датата, часът и мястото на срещата трябва да бъдат изпратени на участниците доста по-рано.

• Документи

Има редица необходими документи, които ще ви трябват за срещата:

Дневен ред: обикновено съдържа въведение, предложения и въпроси и отговори, гласуване, резултати, бизнес презентация...

Правила за поведение: така че участниците да знаят кой трябва да говори, времеви ограничения, забранено поведение и др.

Сценарии за срещи: важни за протичането на срещата и за да се гарантира, че всички точки са обхванати.

• Процедури за гласуване

Процедурите за гласуване зависят от вида на акционерите. Регистрираните притежатели са тези, които гласуват своите акции директно чрез компанията. Действителните притежатели държат акции в безналична форма чрез друго юридическо лице (например банка). Бенефициерните притежатели имат право да инструктират своята банка как да гласува акциите си или ако искат сами да дойдат на годишното събрание и да гласуват, те искат законен представител. Това ще им позволи да гласуват директно своите акции.

• Кворум

Има и други неща, които трябва да вземете под внимание, които са от решаващо значение, когато подготвяте годишна среща, като наблюдение на ежедневния отчет за гласуване, но няма да навлизаме в подробности тук. Единственото нещо, което трябва да имате предвид, че ще ви е необходим „кворум“, за да бъде събранието успешно. Отнася се до броя на членовете на орган или група, които трябва да присъстват, за да извършват дейността на органа или групата.

• Бюлетини

Бюлетините помагат да се разбере дали определени акции могат да бъдат включени в общата сума. Те определят всяка точка за гласуване и искат действителното гласуване.

• Председател

Последните приготовления включват подготовка на председателя, така че той да е подготвил отговори за въпроси, които могат да изскочат. Разумно е също да говорите с HR по тези въпроси. Може би някои въпроси вече са били зададени в даден момент, може би на друга среща. Важно е да знаете какво се случва в компанията и да сте добри в предвиждането. Председателят трябва да бъде самоуверен, когато отговаря на въпросите на заинтересованите страни, така че най-добрият начин е просто да сте подготвени колкото е възможно повече.

• Минути

Искаме да поговорим и за още едно много важно нещо – документирането на срещата. От решаващо значение е събранието да бъде документирано по подходящ начин, т.е. протоколите от годишните събрания са задължителни. Те играят решаваща роля за сесията за планиране на компанията, така че всеки да е на борда с най-новите решения. Освен това знаем, че сесията за планиране трябва да бъде на място, ако искаме компанията да успее и да постигне финансовите си цели. И така, въпросът, който трябва да се зададе, е кой е най-практичният начин за препис на тези протоколи от срещите.

Преписите от протоколите са страхотни, защото представляват прост преглед на всичко, което е казано на годишната среща и това може лесно да бъде предадено на хора, които не са могли да присъстват. Ако преписвате годишната среща, сесиите за планиране ще бъдат по-лесни за провеждане. По този начин вече имате записани желаните цели на компанията, така че ръководството да може лесно да остане на път, докато продължава със своите стъпки за действие. Съдържанието на стенограмата също може да бъде много полезно за по-нататъшен анализ и заключения в бъдеще, особено в случаите, когато очакваните цели не са постигнати.

Също така е важно да споменем, че работата с данни понякога е много трудна, защото грешките се случват от време на време и дори простите могат да имат голямо влияние върху компанията. Ето защо, особено числата, споменати в годишните срещи, трябва да бъдат аудио напечатани и транскрибирани. Това ще ви даде възможност да прегледате всичко казано толкова, колкото ви е необходимо, и освен това ще бъде лесно да цитирате всякакви числа.

Когато трябва да си водите бележки по време на годишна среща, можете да се подготвите за много предизвикателна и важна задача. Годишните срещи могат да продължат дълго време. Представете си, че записвате всичко, което е казано по време на четиричасова среща и отговаряте за бележките. В даден момент ще възникнат грешки или ще бъдат пропуснати ключови части. Не е тайна, че не можем да записваме нещата толкова бързо, колкото говорим. Да не говорим за почерка ви, когато трябва да напишете нещо бързо. Ще можете ли да прочетете това, което сте записали?

Ако решите да запишете срещата и да използвате доставчик на услуги за транскрипция, за да конвертирате аудио типа в текстов формат, ще свършите работата бързо и без усилия. Gglot може да ви помогне да преписвате годишната си среща. Вие сте само на няколко клика от него. Не е необходимо да инсталирате нищо, преди да започнете. Всичко, което трябва да направите, е да влезете в нашата уеб страница и да качите вашата аудио касета. Нашият уебсайт е много удобен за потребителя и интуитивен, дори ако не сте много технически запознати. Записът на вашата среща ще бъде преобразуван точно. Нашата услуга за машинно базирана транскрипция ще транскрибира вашия аудио файл много бързо и дори ще ви дадем възможност да редактирате транскрипцията, преди да можете да я изтеглите. Оставете вашите служители да изпълняват задачите, за които са били наети на първо място, и оставете преписването на Gglot. Ще спестите време на вашите служители, което те могат да инвестират в по-важни задачи.

Годишните срещи не се провеждат всеки ден. Просто запишете срещата и присъствайте напълно, без да си водите бележки. Нека Gglot бъде вашият доставчик на услуги за транскрипция: ние ще направим транскрипцията по-точно и по-бързо от всеки корпоративен секретар.