Запіс хвілін сустрэчы - адзін з найважнейшых крокаў перад сесіяй планавання

Расшыфроўка пратаколаў штогадовых сходаў

Мы хацелі б даць вам парады аб тым, як правесці штогадовую сустрэчу, таму што, як і любую іншую сустрэчу, яна павінна быць старанна спланавана, каб мець поспех. Калі вы пачатковец у працэсе планавання, штогадовая сустрэча можа быць вялікай праблемай, і вы, верагодна, адчуваеце вялікі ціск, каб усё зрабіць.

Магчыма, вы падумаеце, што штогадовыя сустрэчы - гэта вельмі захапляльна і хвалююча, але звычайна яны на самой справе не такія цікавыя. Тым не менш, не толькі штогадовыя сходы патрабуюцца ў адпаведнасці з заканадаўствам штата і ў адпаведнасці з патрабаваннямі біржы для публічных кампаній, але ніхто не можа адмаўляць, што яны вельмі важныя - хаця б таму, што яны збіраюць большасць акцыянераў кампаніі. І, як мы ведаем, акцыянеры з'яўляюцца ключавымі фігурамі для кампаній - яны з'яўляюцца вельмі важным звяном, калі справа даходзіць да планавання будучага развіцця і шляху, якім кампанія будзе ісці ў наступным годзе, так як яны маюць права голасу па пытаннях, прапанаваных менеджэры кампаній. На штогадовым сходзе акцыянеры і партнёры часта атрымліваюць копіі рахункаў кампаніі, яны разглядаюць фінансавую інфармацыю за мінулы год, задаюць пытанні і выказваюцца адносна напрамкаў развіцця бізнесу ў будучыні. Таксама на штогадовым сходзе акцыянеры выбіраюць дырэктараў, якія будуць кіраваць кампаніяй.

Такім чынам, давайце пачнем з некаторых прапаноў, якія вы павінны прыняць да ўвагі, калі вам трэба запланаваць штогадовую сустрэчу.

• Складзіце кантрольны спіс

Складзіце падрабязны кантрольны спіс усяго працэсу, уключаючы падзеі да і пасля фактычнай сустрэчы. Пры неабходнасці ўсталюйце тэрміны і дайце задачы сваёй камандзе. Некаторыя з ключавых момантаў могуць уключаць у сябе наступнае: анкеты, расклад пасяджэння савета для праверкі/зацвярджэння, вызначэнне тыпу пасяджэння, даты і месца, матэрыяльна-тэхнічнае забеспячэнне пасяджэння, неабходная дакументацыя, пытанні і адказы, рэпетыцыі і г. д. Расклад павінен быць цалкам зменены вашай кампаніі і яе календару. Прыкладзеце намаганні, каб зрабіць гэта ідэальна ў першы год, каб у вас ужо быў чарнавік на наступныя гады.

• Праглядзіце прававыя і нарматыўныя патрабаванні

Важна, каб прававыя і нарматыўныя патрабаванні і іншыя дакументы, звязаныя з сустрэчай, былі разгледжаны перад сустрэчай, каб усё прайшло гладка.

• Вызначце тып сустрэчы

Гэта ўжо трэба зрабіць прыкладна за паўгода да сустрэчы. Ёсць некаторыя важныя рэчы, якія дапамогуць вам прыняць рашэнне аб гэтым, напрыклад, традыцыі кампаніі, прадукцыйнасць і праблемы зацікаўленых бакоў. Сустрэчы могуць быць: 1. асабістымі, калі кожны павінен фізічна прысутнічаць (лепш за ўсё для буйных і вядомых кампаній); 2. віртуальны, калі ўсе падлучаныя ў лічбавым рэжыме (гэты лепшы для стартапаў); 3. гібрыдная версія, калі акцыянеры маюць выбар паміж асабістай і віртуальнай сустрэчай, таму што абодва ахоплены. Гібрыдная сустрэча з'яўляецца наватарскай і павялічвае ўдзел акцыянераў.

• Месца правядзення сустрэчы

Калі сустрэча будзе праводзіцца асабіста, месца адыгрывае велізарную ролю. Вельмі невялікія кампаніі могуць правесці сустрэчу ў канферэнц-зале кампаніі. З іншага боку, калі на сустрэчы будзе прысутнічаць шмат людзей, кампаніі могуць падумаць аб тым, каб перанесці яе ў аўдыторыю або гасцінічную канферэнц-залу, што часта з'яўляецца больш зручным месцам.

• Лагістыка сустрэч

Лагістыка шмат у чым залежыць ад тыпу сустрэчы, якую вы збіраецеся правесці. Але варта падумаць аб размяшчэнні сядзенняў, паркоўцы, ахове (магчыма, нават пра экране) і тэхнічнай частцы: мікрафонах, праектарах і іншых неабходных гаджэтах.

• Заўвага

Дата, час і месца сустрэчы павінны быць паведамлены ўдзельнікам загадзя.

• Дакументы

Ёсць шэраг неабходных дакументаў для сустрэчы:

Парадак дня: звычайна змяшчае ўвядзенне, прапановы і пытанні і адказы, галасаванне, вынікі, бізнес-прэзентацыю…

Правілы паводзін: каб удзельнікі ведалі, хто павінен гаварыць, абмежаванні па часе, забароненыя паводзіны і г.д.

Скрыпты сустрэч: важныя для плыні сустрэчы і для таго, каб пераканацца, што ўсе моманты ахоплены.

• Працэдуры галасавання

Працэдуры галасавання залежаць ад тыпу акцыянераў. Зарэгістраваныя ўладальнікі - гэта тыя, хто галасуе сваімі акцыямі непасрэдна праз кампанію. Уладальнікі-бенефіцыяры трымаюць акцыі ў кніжнай форме праз іншую арганізацыю (напрыклад, банк). Бенефіцыяры маюць права даць інструкцыі свайму банку аб тым, як галасаваць за іх акцыі, або, калі яны хочуць самі прыйсці на штогадовую сустрэчу і прагаласаваць, яны запытваюць юрыдычную давераную асобу. Гэта дазволіць ім галасаваць за свае акцыі непасрэдна.

• Кворум

Ёсць таксама іншыя важныя рэчы, якія неабходна прыняць да ўвагі, калі вы рыхтуеце штогадовую сустрэчу, напрыклад, маніторынг штодзённай справаздачы аб галасаванні, але мы не будзем удавацца ў падрабязнасці тут. Адзінае, што вам трэба мець на ўвазе, што для паспяховага паседжання вам спатрэбіцца «кворум». Гэта адносіцца да колькасці членаў органа або групы, якія павінны прысутнічаць для вядзення спраў органа або групы.

• Бюлетэні для галасавання

Бюлетэні дапамагаюць высветліць, ці могуць быць уключаны тыя ці іншыя акцыі ў агульную суму. Яны вызначаюць кожны пункт, па якім трэба прагаласаваць, і запытваюць фактычнае галасаванне.

• Старшыня

Апошнія падрыхтоўкі ўключаюць у сябе падрыхтоўку старшыні, каб ён падрыхтаваў адказы на пытанні, якія могуць узнікнуць. Разумна таксама пагаварыць з HR аб гэтых пытаннях. Можа, нейкія пытанні ўжо былі зададзены ў нейкі момант, можа, на іншай сустрэчы. Важна ведаць, што адбываецца ў кампаніі, і ўмець добра прадбачыць. Старшыня павінен быць упэўненым у сабе, адказваючы на пытанні зацікаўленых бакоў, таму лепш за ўсё проста быць максімальна падрыхтаваным.

• Хвіліны

Хацелася б пагаварыць і пра яшчэ адну вельмі важную рэч – дакументаванне сустрэчы. Вельмі важна, каб пасяджэнне было належным чынам задакументавана, г.зн. пратакол штогадовага пасяджэння абавязковы. Яны гуляюць вырашальную ролю на сесіі планавання кампаніі, каб усе былі ў курсе апошніх рашэнняў. Акрамя таго, мы ведаем, што сесія планавання павінна быць на месцы, калі мы хочам, каб кампанія дасягнула поспеху і выканала свае фінансавыя мэты. Такім чынам, трэба задаць пытанне, які найбольш практычны спосаб расшыфраваць гэтыя пратаколы пасяджэнняў.

Стэнаграмы пратаколаў выдатныя, таму што яны ўяўляюць сабой просты агляд усяго, што было сказана на штогадовым сходзе, і яго можна лёгка перадаць людзям, якія не змаглі на ім прысутнічаць. Калі вы расшыфруеце штогадовую сустрэчу, сесіі па планаванні будзе лягчэй праводзіць. Такім чынам, у вас ужо ёсць запісаныя жаданыя мэты кампаніі, каб кіраўніцтва магло лёгка прытрымлівацца патрэбнага шляху, працягваючы свае дзеянні. Змест стэнаграмы таксама можа быць вельмі карысным для далейшага аналізу і высноў у будучыні, асабліва ў тых выпадках, калі чаканыя мэты не дасягнуты.

Акрамя таго, важна адзначыць, што праца з дадзенымі часам вельмі цяжкая, таму што час ад часу здараюцца памылкі, і нават простыя могуць моцна паўплываць на кампанію. Таму, асабліва, лічбы, якія згадваюцца на штогадовых сходах, павінны быць набраныя аўдыё і транскрыпаваныя. Гэта дасць магчымасць праглядзець усё сказанае колькі заўгодна і больш за тое, лёгка будзе прывесці любыя лічбы.

Калі вам давядзецца рабіць нататкі падчас штогадовай сустрэчы, вы можаце падрыхтавацца да вельмі складанай і важнай задачы. Штогадовыя сустрэчы могуць працягвацца доўга. Уявіце, што вы запісваеце ўсё, што было сказана падчас чатырохгадзіннай сустрэчы, і адказваеце за запісы. У нейкі момант узнікнуць памылкі або важныя часткі будуць апушчаны. Не сакрэт, што мы не можам запісваць рэчы так хутка, як гаворым. Не кажучы ўжо пра ваш почырк, калі вам трэба нешта хутка запісаць. Ці зможаце вы прачытаць тое, што вы запісалі?

Калі вы вырашыце запісаць сустрэчу і выкарыстоўваць пастаўшчыка паслуг транскрыпцыі для пераўтварэння гуку ў тэкставы фармат, вы зробіце працу хутка і без асаблівых высілкаў. Gglot можа дапамагчы вам расшыфраваць вашу штогадовую сустрэчу. Вы знаходзіцеся ў некалькіх кліках. Вам не трэба нічога ўсталёўваць, перш чым пачаць. Усё, што вам трэба зрабіць, гэта ўвайсці на нашу вэб-старонку і загрузіць сваю аўдыёзапісу. Наш вэб-сайт вельмі зручны і інтуітыўна зразумелы, нават калі вы не вельмі тэхнічна падкаваныя. Запіс вашай сустрэчы будзе дакладна пераўтвораны. Наша машынная служба транскрыпцыі зробіць транскрыпцыю вашага аўдыяфайла вельмі хутка, і мы нават дамо вам магчымасць адрэдагаваць транскрыпцыю, перш чым вы зможаце яе спампаваць. Дазвольце сваім супрацоўнікам выконваць задачы, для якіх яны былі наняты ў першую чаргу, і пакіньце транскрыпцыю Gglot. Вы зэканоміце час сваіх супрацоўнікаў, які яны змогуць укласці ў больш важныя задачы.

Штогадовыя сустрэчы адбываюцца не кожны дзень. Проста запішыце сустрэчу і цалкам прысутнічайце, не робячы нататак. Няхай Gglot стане вашым пастаўшчыком паслуг транскрыпцыі: мы зробім транскрыпцыю больш дакладна і хутчэй, чым любы карпаратыўны сакратар.