Görüş Protokollarının Qeydiyyatı – Planlaşdırma Sessiyasından Qabaq Ən Böyük Addımlardan Biri

İllik iclasların protokollarını yazın

İllik yığıncağın necə keçirilməsi və keçirilməsi ilə bağlı sizə bəzi məsləhətlər vermək istərdik, çünki hər hansı digər görüş kimi, onun uğurlu olması üçün diqqətlə planlaşdırılmalıdır. Əgər prosesin planlaşdırılmasında yenisinizsə, illik yığıncaq böyük bir problem ola bilər və yəqin ki, hər şeyi yerinə yetirmək üçün çox təzyiq altındasınız.

Bəlkə siz hesab edərdiniz ki, illik görüşlər çox maraqlı və həyəcanvericidir, lakin adətən onlar o qədər də maraqlı olmurlar. Buna baxmayaraq, dövlət qanunlarına və açıq şirkətlər üçün birja listinq tələblərinə uyğun olaraq təkcə illik yığıncaqlar tələb olunmur, lakin heç kim onların çox vacib olduğunu inkar edə bilməz - yalnız şirkətin əksər səhmdarlarını topladığı üçün. Və bildiyimiz kimi, səhmdarlar şirkətlər üçün əsas fiqurlardır – gələcək inkişafları və şirkətin gələn il keçəcəyi yolu planlaşdırmaqda çox vacib bir əlaqədir, çünki onlar tərəfindən təklif olunan məsələlərdə səs verilir. şirkətlərin menecerləri. İllik yığıncaqda səhmdarlar və tərəfdaşlar tez-tez şirkətin hesablarının surətlərini alırlar, onlar ötən il üçün maliyyə məlumatlarını nəzərdən keçirirlər və biznesin gələcəkdə tutacağı istiqamətlərlə bağlı suallar verirlər və sözlərini deyirlər. Həmçinin illik yığıncaqda səhmdarlar şirkəti idarə edəcək direktorları seçirlər.

Beləliklə, illik görüş planlaşdırırsınızsa, nəzərə almalı olduğunuz bəzi təkliflərlə başlayaq.

• Yoxlama siyahısı hazırlayın

Faktiki görüşdən əvvəl və sonrakı hadisələr də daxil olmaqla, bütün prosesin ətraflı yoxlama siyahısını hazırlayın. Lazım olduqda son tarixləri təyin edin və komandanıza tapşırıqlar verin. Əsas məqamlardan bəziləri aşağıdakıları əhatə edə bilər: sorğu vərəqələri, yoxlamalar/təsdiqlər üçün şura iclasının cədvəli, görüşün növünün müəyyən edilməsi, tarixi və yeri, iclasın maddi-texniki təminatı, tələb olunan sənədlər, sual və cavablar, məşqlər və s. Cədvəl tamamilə dəyişdirilməlidir. şirkətinizə və onun təqviminə. Birinci ildə bunu mükəmməl etmək üçün səy göstərin ki, artıq gələcək illər üçün bir layihəniz var.

• Qanuni və normativ tələbləri nəzərdən keçirin

Hər şeyin rəvan getməsi üçün görüşdən əvvəl qanuni və normativ tələblərin və görüşlə bağlı digər sənədlərin nəzərdən keçirilməsi vacibdir.

• Görüşün növünü müəyyənləşdirin

Bu artıq görüşdən təxminən altı ay əvvəl edilməlidir. Şirkət ənənəsi, performans və maraqlı tərəflərin narahatlıqları kimi bu barədə qərar verməyə kömək edəcək bəzi vacib şeylər var. Görüşlər aşağıdakılar ola bilər: 1. şəxsən, hər kəs fiziki olaraq iştirak etməli olduqda (böyük, qurulmuş bizneslər üçün ən yaxşısı); 2. virtual, hər kəs rəqəmsal olaraq qoşulduqda (bu, startaplar üçün ən yaxşısıdır); 3. Səhmdarların şəxsi və virtual görüş arasında seçim imkanı olduqda hibrid versiya, çünki hər ikisi əhatə olunur. Hibrid yığıncaq yenilikçidir və səhmdarların iştirakını maksimum dərəcədə artırır.

• Görüş yeri

Əgər görüş şəxsən keçiriləcəksə, yer böyük rol oynayır. Çox kiçik şirkətlər şirkətin konfrans zalında görüş keçirə bilər. Digər tərəfdən, yığıncaqda çox adam iştirak edərsə, şirkətlər onu auditoriyaya və ya daha rahat yer olan otelin iclas otağına köçürməyi düşünə bilər.

• Görüş Logistika

Logistika, keçirəcəyiniz görüş növündən çox asılıdır. Ancaq oturacaqlar, parkinq tənzimləmələri, təhlükəsizlik (bəlkə də skrininq) və texniki hissə haqqında düşünməlisiniz: mikrofonlar, proyektorlar və digər zəruri qurğular.

• Xəbərdarlıq

İclasın tarixi, vaxtı və yeri əvvəlcədən iştirakçılara bildirilməlidir.

• Sənədlər

Görüş üçün sizə lazım olacaq bir sıra sənədlər var:

Gündəlik: adətən giriş, təkliflər və sual-cavablar, səsvermə, nəticələr, biznes təqdimatı…

Davranış qaydaları: iştirakçılar kimin danışmalı olduğunu, vaxt məhdudiyyətlərini, qadağan olunmuş davranışları və s.

Görüş skriptləri: görüşün gedişi və bütün məqamların əhatə olunduğundan əmin olmaq üçün vacibdir.

• Səsvermə prosedurları

Səsvermə prosedurları səhmdarların növündən asılıdır. Qeydiyyatdan keçmiş sahiblər səhmlərinə birbaşa şirkət vasitəsilə səs verənlərdir. Benefisiar sahiblər başqa müəssisə (məsələn, bank) vasitəsilə kitab girişi formasında səhmlərə sahibdirlər. Benefisiar sahiblər öz banklarına öz səhmlərinə necə səs vermək barədə təlimat vermək hüququna malikdirlər və ya özləri illik yığıncağa gəlib səs vermək istəyirlərsə, qanuni etibarnamə tələb edirlər. Bu, onlara öz səhmlərinə birbaşa səs verməyə imkan verəcək.

• Yetərsay

Gündəlik səsvermə hesabatının monitorinqi kimi illik yığıncaq hazırlayarkən vacib olan başqa şeyləri də nəzərə almaq lazımdır, lakin biz burada təfərrüatlara girməyəcəyik. Yadda saxlamalı olduğunuz yeganə şey, görüşün uğurlu olması üçün “yetərsay”a ehtiyacınız olacaq. Bu, orqan və ya qrupun biznesini həyata keçirmək üçün iştirak etməli olan orqan və ya qrupun üzvlərinin sayına aiddir.

• Bülletenlər

Səsvermə bülletenləri müəyyən səhmlərin ümumiyə daxil edilib-edilmədiyini öyrənməyə kömək edir. Onlar səs veriləcək hər bir nöqtəni müəyyənləşdirir və faktiki səs tələb edirlər.

• Sədr

Son hazırlıqlara sədri hazırlamaq daxildir ki, o, yarana biləcək suallara cavablar hazırlasın. Bu mövzularda HR ilə də danışmaq müdrikdir. Ola bilsin ki, hansısa məqamda, bəlkə də başqa bir görüşdə artıq bəzi suallar verilib. Şirkətdə nə baş verdiyini bilmək və qabaqcadan bilmək vacibdir. Sədr maraqlı tərəflərin suallarını cavablandırarkən özünə inamlı olmalıdır ki, ən yaxşı yol mümkün qədər hazır olsun.

• Dəqiqələr

Biz başqa çox vacib məsələ haqqında da danışmaq istərdik - görüşün sənədləşdirilməsi. İclasın lazımi qaydada sənədləşdirilməsi mühüm əhəmiyyət kəsb edir, yəni illik iclasların protokolları əvəzolunmazdır. Onlar şirkətin planlaşdırma sessiyası üçün həlledici rol oynayır ki, hər kəs ən son qərarları qəbul etsin. Həmçinin, biz bilirik ki, şirkətin uğur qazanmasını və maliyyə hədəflərinə çatmasını istəyiriksə, planlaşdırma sessiyası yerində olmalıdır. Beləliklə, soruşulacaq sual, bu görüş protokollarını köçürməyin ən praktik yolu nədir.

Protokolların stenoqramları əladır, çünki onlar illik yığıncaqda deyilən hər şeyin sadə icmalıdır və bu, iclasda iştirak edə bilməyən insanlara asanlıqla ötürülə bilər. İllik iclası köçürsəniz, planlaşdırma sessiyalarını keçirmək daha asan olacaq. Bu yolla siz artıq şirkətin arzuladığı məqsədləri qeyd etmiş olursunuz ki, rəhbərlik öz fəaliyyət addımlarını davam etdirərkən asanlıqla yolda qala bilsin. Transkriptin məzmunu gələcəkdə, xüsusən də gözlənilən məqsədlərə çatmadığı hallarda əlavə təhlil və nəticələr üçün çox faydalı ola bilər.

Həmçinin qeyd etmək lazımdır ki, verilənlərlə işləmək bəzən çox çətin olur, çünki zaman-zaman səhvlər olur və hətta sadə olanlar da şirkətə böyük təsir göstərə bilər. Odur ki, xüsusilə illik yığıncaqlarda qeyd olunan rəqəmlər səs yazısı ilə yazılmalı və yazıya köçürülməlidir. Bu, sizə lazım olan qədər deyilənləri nəzərdən keçirməyə imkan verəcək və üstəlik, istənilən rəqəmi sitat gətirmək asan olacaq.

İllik görüş zamanı qeydlər yazmalı olduğunuz zaman özünüzü çox çətin və vacib bir işə hazırlaya bilərsiniz. İllik görüşlər uzun müddət davam edə bilər. Təsəvvür edin ki, dörd saatlıq görüş zamanı deyilən hər şeyi yazın və qeydlərə cavabdehsiniz. Müəyyən bir nöqtədə səhvlər yaranacaq və ya mühüm hissələr buraxılacaq. Sirr deyil ki, biz danışdığımız qədər tez yaza bilmirik. Sürətli bir şey yazmaq məcburiyyətində qaldığınız zaman əl yazınızı demirəm. Yazdıqlarınızı oxuya biləcəksinizmi?

Əgər siz iclası yazmaq və audio növünü mətn formatına çevirmək üçün transkripsiya xidməti təminatçısından istifadə etmək qərarına gəlsəniz, işi tez və asanlıqla yerinə yetirəcəksiniz. Gglot sizə illik yığıncağını köçürməyə kömək edə bilər. Siz ondan bir neçə klik uzaqdasınız. Başlamazdan əvvəl heç bir şey quraşdırmaq lazım deyil. Sizə lazım olan tək şey veb səhifəmizə daxil olub audio kasetinizi yükləməkdir. Texniki cəhətdən çox fərasət olmasanız belə, veb saytımız çox istifadəçi dostu və intuitivdir. Görüş qeydiniz dəqiq şəkildə çevriləcək. Maşın əsaslı transkripsiya xidmətimiz audio faylınızı çox sürətli şəkildə transkripsiya edəcək və hətta siz onu yükləməzdən əvvəl transkripsiyanı redaktə etmək imkanı da verəcəyik. İşçilərinizin ilk növbədə işə götürüldükləri vəzifələri yerinə yetirməsinə icazə verin və transkripsiyanı Gglot-a buraxın. İşçilərinizi daha vacib işlərə sərmayə qoya biləcəkləri vaxta qənaət edəcəksiniz.

İllik görüşlər hər gün keçirilmir. Sadəcə olaraq görüşü qeyd edin və qeydlər aparmadan tam hazır olun. Qoy Gglot sizin transkripsiya xidməti təminatçınız olsun: biz transkripsiyanı istənilən korporativ katibdən daha dəqiq və daha sürətli edəcəyik.