የስብሰባ ደቂቃዎች መቅጃ - ከዕቅድ ክፍለ ጊዜ በፊት ካሉት ትልቁ እርምጃ አንዱ

የዓመታዊ ስብሰባዎችን ቃለ ጉባኤ ገልብጥ

አመታዊ ስብሰባን እንዴት መምራት እና ማካሄድ እንዳለብዎ አንዳንድ ምክሮችን ልንሰጥዎ እንፈልጋለን ምክንያቱም ልክ እንደሌሎች ስብሰባዎች ስኬታማ ለመሆን በጥንቃቄ መታቀድ አለበት. ለሂደቱ እቅድ አዲስ ከሆንክ፣ አመታዊ ስብሰባ ትልቅ ፈተና ሊሆን ይችላል እና ሁሉንም ነገር ለማከናወን ብዙ ጫና ውስጥ ገብተሃል።

ምናልባት አመታዊ ስብሰባዎች እጅግ በጣም አስደሳች እና አስደሳች ናቸው ብለው ያስቡ ይሆናል፣ ግን አብዛኛውን ጊዜ ያን ያህል አስደሳች አይደሉም። ቢሆንም, ብቻ ሳይሆን ዓመታዊ ስብሰባዎች በስቴት ሕግ እና የሕዝብ ኩባንያዎች የአክሲዮን ልውውጥ ዝርዝር መስፈርቶች መሠረት ያስፈልጋል, ነገር ግን ማንም በእርግጥ እነሱ በጣም አስፈላጊ መሆናቸውን ሊክድ አይችልም - ብቻ ምክንያቱም እነሱ ኩባንያ አብዛኞቹ ባለአክሲዮኖች ይሰበስባሉ. እና እንደምናውቀው, ባለአክሲዮኖች ለኩባንያዎች ቁልፍ ሰዎች ናቸው - በቀረቡ ጉዳዮች ላይ ድምጽ ስለሚያገኙ የወደፊቱን እድገቶች እና ኩባንያው በሚቀጥለው ዓመት የሚሄድበትን መንገድ ለማቀድ ሲፈልጉ በጣም አስፈላጊ አገናኝ ናቸው. የኩባንያዎች አስተዳዳሪዎች. በዓመታዊ ስብሰባ፣ ባለአክሲዮኖች እና አጋሮች የኩባንያውን ሒሳብ ቅጂ ያገኛሉ፣ ያለፈውን ዓመት የበጀት መረጃ ይገመግማሉ፣ እና ንግዱ ወደፊት የሚወስዳቸውን አቅጣጫዎች በተመለከተ ጥያቄዎችን ይጠይቃሉ እና አንድ አባባል አላቸው። እንዲሁም በዓመታዊው ስብሰባ ላይ ባለአክሲዮኖች ኩባንያውን የሚያስተዳድሩ ዳይሬክተሮችን ይመርጣሉ.

እንግዲያው፣ አመታዊ ጉባኤን ማቀድ ካለብዎት ከግምት ውስጥ ሊገቡባቸው የሚገቡ አንዳንድ ምክሮችን እንጀምር።

• የማረጋገጫ ዝርዝር ያዘጋጁ

ከስብሰባው በፊት እና በኋላ ያሉትን ክስተቶች ጨምሮ አጠቃላይ ሂደቱን በዝርዝር ያቅርቡ። በተፈለገበት ጊዜ ቀነ-ገደቦችን ያዘጋጁ እና ተግባሮችን ለቡድንዎ ይስጡ። አንዳንድ ቁልፍ ነጥቦች የሚከተሉትን ሊያካትቱ ይችላሉ፡ መጠይቆች፣ የቦርድ ስብሰባ መርሐ ግብር ለግምገማ/ማጽደቂያ፣ የስብሰባ ዓይነት መወሰን፣ ቀን እና ቦታ፣ የስብሰባ ሎጂስቲክስ፣ አስፈላጊ ሰነዶች፣ ጥያቄ እና መልስ፣ ልምምዶች ወዘተ. መርሐ ግብሩ ሙሉ በሙሉ መሻሻል አለበት። ወደ ኩባንያዎ እና የቀን መቁጠሪያው. የመጀመሪያውን አመት ፍጹም ለማድረግ ጥረቱን ያድርጉ፣ ስለዚህ ለሚመጡት አመታት ረቂቅ አለዎት።

• የሕግ እና የቁጥጥር መስፈርቶችን ይገምግሙ

ህጋዊ እና የቁጥጥር መስፈርቶች እና ከስብሰባው ጋር የተያያዙ ሌሎች ሰነዶች ከስብሰባው በፊት መከለሳቸው አስፈላጊ ነው, ስለዚህ ሁሉም ነገር ያለችግር ይሄዳል.

• የስብሰባውን አይነት ይወስኑ

ይህ ቀድሞውኑ ከስብሰባው ስድስት ወር በፊት መደረግ አለበት. እንደ የኩባንያው ወግ፣ የባለድርሻ አካላት አፈጻጸም እና አሳሳቢ ጉዳዮች ላይ ለመወሰን የሚያግዙዎት አንዳንድ ጠቃሚ ነገሮች አሉ። ስብሰባዎቹ፡- 1. በአካል፣ ሁሉም ሰው በአካል መገኘት ሲፈልግ (ለትልቅ እና ለተቋቋሙ ንግዶች ምርጥ) ሊሆን ይችላል። 2. ምናባዊ, ሁሉም ሰው በዲጂታል ሲገናኝ (ይህ ለጀማሪዎች ምርጥ ነው); 3. የድቅል ስሪት ባለአክሲዮኖች በአካል እና በምናባዊ ስብሰባ መካከል ምርጫ ሲኖራቸው ሁለቱም የተሸፈኑ ስለሆኑ። የድብልቅ ስብሰባ ፈጠራ እና የባለአክሲዮኖችን ተሳትፎ ከፍ ያደርገዋል።

• የስብሰባ ቦታ

ስብሰባው በአካል ተገኝቶ የሚካሄድ ከሆነ ቦታው ትልቅ ሚና ይጫወታል። በጣም ትንሽ ኩባንያዎች በድርጅቱ የስብሰባ ክፍል ውስጥ ስብሰባ ሊያደርጉ ይችላሉ. በሌላ በኩል፣ ብዙ ሰዎች በስብሰባው ላይ የሚሳተፉ ከሆነ፣ ኩባንያዎች ወደ አዳራሹ ወይም ወደ ሆቴል መሰብሰቢያ ክፍል ለማዘዋወር ያስቡ ይሆናል ይህም ብዙውን ጊዜ ምቹ ቦታ ነው።

• የስብሰባ ሎጅስቲክስ

ሎጂስቲክስ እርስዎ በሚያደርጉት የስብሰባ አይነት ላይ በእጅጉ የተመካ ነው። ነገር ግን ስለ መቀመጫው, የመኪና ማቆሚያ ዝግጅቶች, ደህንነት (ምናልባትም ማጣራት) እና ቴክኒካዊ ክፍሉን: ማይክሮፎኖች, ፕሮጀክተሮች እና ሌሎች አስፈላጊ መግብሮችን ማሰብ አለብዎት.

• ማስታወቂያ

የስብሰባው ቀን, ሰዓት እና ቦታ ለተሳታፊዎች አስቀድመው መላክ አለባቸው.

• ሰነዶች

ለስብሰባው የሚያስፈልጉዎት በርካታ ሰነዶች አሉ-

አጀንዳ፡ ብዙውን ጊዜ መግቢያ፣ ፕሮፖዛል እና ጥያቄ እና መልስ፣ ድምጽ መስጠት፣ ውጤቶች፣ የንግድ አቀራረብ…

የስነምግባር ህጎች፡- ተሳታፊዎች ማን መናገር እንዳለባቸው፣ የጊዜ ገደብ፣ የተከለከለ ባህሪ ወዘተ እንዲያውቁ።

የስብሰባ ስክሪፕቶች፡ ለስብሰባው ፍሰት አስፈላጊ እና ሁሉም ነጥቦች መያዛቸውን ለማረጋገጥ።

• የድምጽ አሰጣጥ ሂደቶች

የድምጽ አሰጣጥ ሂደቶች በባለ አክሲዮኖች አይነት ይወሰናል. የተመዘገቡ ባለቤቶች አክሲዮኖቻቸውን በቀጥታ በኩባንያው በኩል ድምጽ የሚሰጡ ናቸው. ጠቃሚ ባለይዞታዎች በሌላ አካል (ለምሳሌ ባንክ) በኩል በመጽሃፍ መግቢያ ቅጽ ላይ አክሲዮኖችን ይይዛሉ። ተጠቃሚ የሆኑ ሰዎች አክሲዮኖቻቸውን እንዴት እንደሚመርጡ ወይም ራሳቸው ወደ አመታዊው ስብሰባ መጥተው ድምጽ መስጠት ከፈለጉ ህጋዊ ፕሮክሲን እንዲጠይቁ ለባንካቸው የማዘዝ መብት አላቸው። ያ ድርሻቸውን በቀጥታ ድምጽ እንዲሰጡ ያስችላቸዋል።

• ምልአተ ጉባኤ

እንዲሁም አመታዊ ስብሰባን በምታዘጋጁበት ጊዜ ግምት ውስጥ የሚገቡ ሌሎች ነገሮች አሉ ለምሳሌ የቀን ድምጽ ዘገባን መከታተል፣ ግን እዚህ ዝርዝር ውስጥ አንገባም። ማስታወስ ያለብዎት ብቸኛው ነገር ስብሰባው ስኬታማ እንዲሆን "ኮረም" ያስፈልግዎታል። የአካል ወይም የቡድን ንግድ ለመገበያየት መገኘት ያለባቸውን የአካል ወይም የቡድን አባላት ብዛት ያመለክታል.

• የድምጽ መስጫ ወረቀቶች

የድምፅ መስጫ ወረቀቶች የተወሰኑ አክሲዮኖች በጠቅላላ መካተት ይችሉ እንደሆነ ለማወቅ ይረዳሉ። የሚመረጥበትን እያንዳንዱን ነጥብ ለይተው ትክክለኛውን ድምጽ ይጠይቃሉ።

• ሊቀመንበር

የመጨረሻው ዝግጅት ሊቀመንበሩን ማዘጋጀት ያካትታል ስለዚህ ለሚነሱ ጥያቄዎች ምላሾችን አዘጋጅቷል. ስለነዚህ ጉዳዮች ከHR ጋር መነጋገርም ብልህነት ነው። ምናልባት አንዳንድ ጥያቄዎች በአንድ ወቅት ምናልባትም በሌላ ስብሰባ ላይ አስቀድመው ተጠይቀው ሊሆን ይችላል. በኩባንያው ውስጥ ምን እየተካሄደ እንዳለ ማወቅ እና በመጠባበቅ ላይ ጥሩ መሆን አስፈላጊ ነው. ሊቀመንበሩ የባለድርሻ አካላትን ጥያቄዎች ሲመልሱ በራስ መተማመን አለባቸው ስለዚህ ምርጡ መንገድ በተቻለ መጠን ተዘጋጅቷል.

• ደቂቃዎች

እንዲሁም ስለ ሌላ በጣም አስፈላጊ ነገር ማውራት እንፈልጋለን - ስብሰባውን መመዝገብ. ስብሰባው በተገቢው መንገድ መመዝገቡ በጣም አስፈላጊ ነው, ማለትም ዓመታዊ ስብሰባዎች ቃለ-ጉባኤዎች አስፈላጊ ናቸው. ለኩባንያው የዕቅድ ክፍለ ጊዜ ወሳኝ ሚና ይጫወታሉ, ስለዚህ ሁሉም ሰው በቅርብ ጊዜ ውሳኔዎች ላይ እንዲገኝ. እንዲሁም፣ ኩባንያው እንዲሳካ እና የፋይናንሺያል ኢላማውን እንዲያሳካ ከፈለግን የዕቅድ ክፍለ ጊዜ በቦታው ላይ መሆን እንዳለበት እናውቃለን። ስለዚህ፣ ሊጠየቅ የሚገባው ጥያቄ እነዚያን የስብሰባ ደቂቃዎች ለመገልበጥ በጣም ተግባራዊ የሆነው መንገድ ምንድነው የሚለው ነው።

የቃል ቅጂዎች በጣም ጥሩ ናቸው ምክንያቱም በዓመታዊው ስብሰባ ላይ ስለተነገሩት ነገሮች ሁሉ ቀላል መግለጫ ናቸው እና ይህ በቀላሉ መገኘት ለማይችሉ ሰዎች ሊተላለፍ ይችላል. አመታዊ ስብሰባውን ከገለበጡ የእቅድ ዝግጅቶቹ ለመምራት ቀላል ይሆናሉ። በዚህ መንገድ አስተዳደሩ በተግባራዊ እርምጃቸው ሲቀጥል በቀላሉ መንገዱ ላይ እንዲቆይ የኩባንያው የታቀዱ ግቦች ተፅፈዋል። የፅሁፉ ይዘት ለቀጣይ ትንተና እና መደምደሚያዎች በተለይም የሚጠበቁት ግቦች በማይደርሱበት ጊዜ በጣም ጠቃሚ ሊሆን ይችላል.

እንዲሁም ከመረጃ ጋር አብሮ መስራት አንዳንድ ጊዜ በጣም ከባድ እንደሆነ መጥቀስ አስፈላጊ ነው, ምክንያቱም ስህተቶች ከጊዜ ወደ ጊዜ ይከሰታሉ, እና ቀላል እንኳን በኩባንያው ላይ ትልቅ ተጽዕኖ ያሳድራሉ. ለዚህም ነው በተለይ በዓመታዊ ስብሰባዎች ላይ የተጠቀሱት ቁጥሮች በድምጽ ተቀርጾ መገለበጥ ያለባቸው። ይህ የተነገረውን ሁሉ በሚፈልጉት መጠን እንዲገመግሙ እና በተጨማሪም ማንኛውንም ቁጥሮች ለመጥቀስ ቀላል ይሆንልዎታል።

በዓመታዊ ስብሰባ ወቅት ማስታወሻዎችን መጻፍ ሲኖርብዎ በጣም ፈታኝ እና አስፈላጊ ለሆነ ስራ እራስዎን ማዘጋጀት ይችላሉ. ዓመታዊ ስብሰባዎች ለረጅም ጊዜ ሊቆዩ ይችላሉ. በአራት ሰአታት ስብሰባ ወቅት የተነገረውን ሁሉ ጻፍ እና ለማስታወሻዎቹ ሀላፊነት እንዳለህ አስብ። በአንድ ወቅት, ስህተቶች ይነሳሉ ወይም ወሳኝ ክፍሎች ይወገዳሉ. በተናገርንበት ፍጥነት ነገሮችን መፃፍ አለመቻላችን ከማንም የተሰወረ አይደለም። የሆነ ነገር በፍጥነት መጻፍ ሲኖርብዎት የእጅ ጽሑፍዎን ላለመጥቀስ። የጻፍከውን ማንበብ ትችላለህ?

ስብሰባውን ለመቅዳት ከወሰኑ እና የድምጽ አይነትን ወደ ጽሑፍ ቅርጸት ለመቀየር የጽሑፍ አገልግሎት አቅራቢን ለመጠቀም ከወሰኑ ስራውን በፍጥነት እና ያለ ምንም ጥረት ያከናውናሉ. Gglot ዓመታዊ ስብሰባዎን ወደ ጽሑፍ ለመገልበጥ ሊረዳዎ ይችላል. ከእሱ ጥቂት ጠቅታዎች ብቻ ይቀርዎታል። ከመጀመርዎ በፊት ምንም ነገር መጫን አያስፈልግዎትም. የሚያስፈልግህ ወደ ድረ-ገጻችን መግባት እና የድምጽ ካሴትህን መስቀል ብቻ ነው። የኛ ድረ-ገጽ በቴክኒካል ጎበዝ ባይሆኑም ለተጠቃሚ ምቹ እና ሊታወቅ የሚችል ነው። የስብሰባ ቅጂዎ በትክክል ይቀየራል። የኛ ማሽን ላይ የተመሰረተ የጽሑፍ ግልባጭ አገልግሎታችን የድምጽ ፋይልዎን በፍጥነት ይገለበጣል እና ከማውረድዎ በፊት ግልባጩን እንዲያርትዑ እድል እንሰጥዎታለን። ሰራተኞችዎ በመጀመሪያ የተቀጠሩበትን ተግባር እንዲሰሩ እና ወደ ግግሎት መገልበጥ ይተዉ። ሰራተኞቻችሁ ይበልጥ አስፈላጊ በሆኑ ተግባራት ላይ ኢንቨስት ማድረግ እንዲችሉ ጊዜዎን ይቆጥባሉ።

ዓመታዊ ስብሰባዎች በየቀኑ አይካሄዱም። በቀላሉ ስብሰባውን ይቅረጹ እና ማስታወሻ ሳይወስዱ ሙሉ በሙሉ ይገኙ. ግግሎት የጽሑፍ ግልባጭ አገልግሎት አቅራቢዎ ይሁን፡ ግልባጩን ከማንኛውም የድርጅት ጸሃፊ በበለጠ በትክክል እና በፍጥነት እንሰራለን።