共同的公司會議紀要錯誤
最常見的公司會議紀要錯誤
會議紀要簡介
會議紀要基本上是會議主要重點的紀事，也是會議進行情況的記錄。它們通常描述會議的事件，並且可能包括與會者列表，與會人員討論的問題的聲明以及相關問題的響應或決定。根據一些學者的說法，“分鐘”可能源自拉丁語“ minuta scriptura” （字面“小寫”），意為“粗略的筆記”。
在過去的模擬時代，會議記錄通常是由打字員或法庭記者在會議期間創建的，他們通常使用速記符號，然後準備會議記錄，然後將其分發給與會人員。今天，會議可以錄製音頻，錄製視頻，也可以由小組的任命或非正式任命的秘書做筆記，並在以後準備會議記錄。許多政府機構使用會議記錄軟件來實時記錄和準備所有會議記錄。
重要的是要注意，會議記錄是一個組織或小組會議的正式書面記錄，但不是這些會議記錄的詳細記錄。根據最廣泛使用的議會程序手冊，即《新修訂的羅伯特議事規則》（RONR），會議記錄應主要包含會議上所做的記錄，而不是成員所說的確切內容。
會議記錄的格式可能會有所不同，具體取決於組織製定的標準，儘管有一些通用準則。羅伯特的《議事規則》包含一組示例記錄。
通常，會議記錄以舉行會議的機構（例如董事會）的名稱開頭，還可以包括地點，日期，在場人員列表以及主席召集會議預定的時間。
某些團體（例如公司董事會）的會議記錄必須存檔，並且是重要的法律文件。董事會會議記錄與同一組織內的一般會員會議記錄分開保存。另外，執行會議的紀要可以單獨保存。
你為什麼要花幾分鐘的會議時間？
您出於什麼原因需要記錄會議記錄？如何在公司會議上記分鐘？您可能希望在公司會議上花費幾分鐘以提供歷史參考，以向失踪人員提供最新信息，並提供所披露信息的精確描述，這些信息以後可以用作確認或證明。
如今，冠狀病毒的爆發正在使組織轉向遠程工作。記錄公司會議記錄的過程可幫助組織保持適應性和強大性。它在隔離條件中很有用，並有助於應對快速變化的條件。
想像一下以下情況：您正在與律師進行重要的會晤，並且可能需要保存所討論的每個點的詳細記錄，以供其他參考。
如果您在協議中遇到麻煩的問題，則可能會嚴重影響您的業務或個人事務。這就是跟踪所有內容非常重要的原因。
在專業工作場所中，有效的會議記錄非常重要。為什麼？因為我們回憶微妙之處的能力通常受到限制。疏忽可能會導致失誤和錯誤的業務選擇。這就是為什麼要參加公司會議記錄需要有良好的專注能力和對細節的驚人理解的原因。通常將這項職責委派給受信任的秘書或私人助理。但是，在花幾分鐘時間開會時很容易犯錯誤。
在本文中，我們將討論在開會幾分鐘時發生的最著名的滑漏，以及可以幫助您避免的一些安排。
公司會議紀要避免的錯誤
為了保證透明度和直接性，美國立法要求公司董事會會議必須遵循特定程序。公司董事會需要記錄會議記錄，然後將其分配給勞動者。
參加公司會議記錄還可以幫助成員證明自己的行為符合最大利益。同樣，它有助於從根本上理解業務，並出於稅收，負債和受託目的。但是，如果沒有正確的方法，會議通常將變得太冗長且令人筋疲力盡。在大多數參與者開始將會議視為徒勞無功的時候，您知道自己走錯了路。
最廣泛認可的錯誤如下：
- 沒有設置會議議程
議程確定了特定會議的結構。這是一個主題圖表，您將在演講者人數減少以及分配給每個主題的時間上進行討論。董事會會議議程可能類似於以下內容：
1.第一季度財務報告（首席財務官，15分鐘）
2.實施新的數據安全系統（CTO，15分鐘）
3.為即將舉行的產品發布會做準備（新聞秘書，20分鐘）
明確定義的議程通過定義臨界點和界限為會議參與者提供指導。不管這是每週例行的例行會議，它都會鼓勵成員堅持到底，並保持大腦（和講話）的曲折。
對於成功的公司會議記錄而言，缺少議程是一個巨大的障礙。參加會議記錄需要仔細安排。如果沒有清晰的議程，負責記錄會議記錄的個人就不會知道要集中精力做什麼。解決方案：始終在會議之前製定議程。如果由於未知原因您忽略了這樣做，轉錄軟件將使您能夠捕獲所披露的信息。但是，整理會議記錄將需要一些時間。
- 開會時不遵守時間安排和內容
設置會議議程後，應遵循該議程。遵守時間安排和議程中的主題需要紀律。更重要的是，它起著重要作用：防止會議轉變為無用和無意義的閒聊。
如果您忽略使會議保持在其限制範圍之內，那麼公司會議紀要會怎樣？它們變得過於廣泛且缺乏結構，因此不能用作參考或認為可靠。不管負責會議紀要的成員是否具有極大的關注能力，您都無法擴展他們的注意力集中度。
解決方案：在這種情況下，擁有所有權是最好的解決方法。任命一個人來監督連接。此外，請確保每個人都遵守預先制定的規則和會議議程。時間是會議的決定性因素，所以不要無人參與。
- 沒有商定的會議紀要格式
如果沒有預先設置的格式，公司會議紀要可能變得難以閱讀或無法訪問。如果您不同意文件格式，則沒有安裝用於讀取這些文件類型的軟件的合作夥伴可能無法訪問它。
會議記錄將在任何需要的地方隨時提供給您。在緊急情況下，您最好不要在將文檔轉換為可讀格式時浪費寶貴的時間。
同樣重要的是，要建立一個存檔會議記錄的檔案。可以從許多設備訪問云存儲庫，這通常是存儲公司會議記錄的筆錄的最理想決定。
解決方案：Gglot 會自動將錄音轉換為 .doc 或 .txt 檔案格式。最重要的是，它支援大多數流行的音訊和視訊格式：MP3、M4A、WAV。
轉錄軟件還將把您的會議記錄文件上傳到雲中。這將消除所有可訪問性問題。
- 記錄會議記錄時不注意細節
沒有人喜歡過分詳盡的會議記錄。考慮到所有事物，它們旨在快速提供參考，並應簡要介紹所交換的信息。
再有，如果不專注於微妙之處，可能會帶來一些嚴重的疏忽。此外，當您迫切需要可靠的驗證或證據時，這可能會造成嚴重的麻煩。
重點放在最重要的主題和細節上，使會議記錄成為有用的工具。最重要的是，這些聯繫應該反映出中心問題和會議參與者同意的決定。
會議紀要不能錯過任何基本問題：例如，當董事會對一項決定進行投票時，會議紀要需要有一條記錄，詳細說明誰對什麼投票。
解決方案：確定公司會議記錄模板。它將幫助您顯示聚會的類型，時間安排，成員，議程上的事情，關鍵決策的摘要以及會議的提要。該模板應幫助您避免犯大錯誤並保持居中，集中註意力和有效。
最重要的是：提前準備並進行董事會會議回顧
參加會議記錄需要您全神貫注。必須將每個主題分別分開，並定義重要的和無關緊要的。這是一項艱鉅的活動，需要相關的經驗和實踐。抓住董事會在會議期間做出的所有決定，然後記錄或寫下來，並不是一件容易的事。
會議回顧非常重要。您應該進行小結帳，並附上所有問題，這些問題將總結所講的所有內容。
幸運的是，現今的轉錄軟體為您提供了有效記錄公司會議記錄的工具集。此外，它還有助於處理繁瑣的體力工作。例如，Ggglot 智慧揚聲器辨識功能可自動辨識每個揚聲器。在記錄會議記錄時，這是一個非常有用的功能。 Gglot 也會自動將錄音轉換為文字。透過 Gglot 等工具，您可以騰出時間並專注於更重要的事情。
記住這些提示，使您的公司會議紀要更具吸引力。