일반적인 기업 회의 회의록 실수
가장 일반적인 기업 회의 의사록 실수
회의록에 대한 간략한 소개
회의록은 기본적으로 회의의 주요 초점과 회의에서 진행된 내용에 대한 기록입니다. 일반적으로 회의 이벤트를 설명하고 참석자 목록, 참가자가 논의한 문제에 대한 설명, 문제에 대한 관련 응답 또는 결정을 포함 할 수 있습니다. 일부 학자에 따르면, "분"은 "거친 노트"를 의미하는 라틴어 구문 minuta scriptura em> (문자 그대로 "작은 글")에서 파생되었을 수 있습니다.
예전의 아날로그 시대에는 보통 타이피스트 나 법원 기자가 회의 중에 회의록을 작성했는데, 이들은 종종 속기 표기법을 사용한 다음 회의록을 준비하여 참가자들에게 발행했습니다. 오늘날 회의는 오디오 녹음, 비디오 녹음이 가능하며, 그룹의 지명되거나 비공식적으로 배정 된 비서가 나중에 회의록을 준비하여 메모 할 수 있습니다. 많은 정부 기관에서는 분 기록 소프트웨어를 사용하여 모든 분을 실시간으로 기록하고 준비합니다.
의사록은 조직 또는 그룹 회의에 대한 공식적인 서면 기록이지만 해당 절차에 대한 자세한 내용은 아닙니다. 가장 널리 사용되는 의회 절차 매뉴얼 인 Robert 's Rules of Order Newly Revised (RONR)에 따르면, 회의록에는 주로 회원들이 정확히 말한 내용이 아니라 회의에서 수행 된 내용에 대한 기록이 포함되어야합니다.
회의록 형식은 일반 지침이 있지만 조직에서 설정 한 표준에 따라 다를 수 있습니다. Robert 's Rules of Order에는 샘플 회의록이 포함되어 있습니다.
일반적으로 의사록은 회의를 개최하는 기관 (예 : 이사회)의 이름으로 시작하며 장소, 날짜, 참석자 목록 및 의장이 회의를 주문한 시간을 포함 할 수도 있습니다.
기업 이사회와 같은 특정 그룹의 의사록은 파일로 보관해야하며 중요한 법적 문서입니다. 이사회 회의록은 동일한 조직 내 일반 회원 회의 의사록과 별도로 보관됩니다. 또한 집행 세션의 분은 별도로 보관할 수 있습니다.
회의 시간을 가져야하는 이유는 무엇입니까?
어떤 이유로 회의록을 기록해야합니까? 기업 회의에서 의사록을 취하는 방법은 무엇입니까? 역사적인 참조를 위해 기업 회의에서 몇 분만 시간을내어 실종 된 사람들에게 업데이트를 제공하고 나중에 확인 또는 증거로 사용할 수있는 공개 된 정보에 대한 정확한 설명을 제공하는 것이 좋습니다.
오늘날 코로나 바이러스 발발로 인해 조직은 원격 작업으로 전환하고 있습니다. 기업 회의록을 기록하는 프로세스는 조직이 적응력과 강인함을 유지하는 데 도움이됩니다. 격리 조건에서 유용하며 빠르게 변화하는 조건에 대처하는 데 도움이됩니다.
다음 상황을 상상해보십시오. 변호사와 중요한 회의를하고 있으며 추가 참조를 위해 논의한 각 요점에 대한 자세한 기록을 보관해야 할 수 있습니다.
계약에 문제가있는 경우 비즈니스 또는 개인 문제에 중대한 영향을 미칠 수 있습니다. 그것이 모든 것을 추적하는 것이 매우 중요한 이유입니다.
전문적인 직장에서 효과적인 회의록은 매우 중요합니다. 왜? 미묘함을 기억하는 우리의 능력은 일반적으로 제한되어 있기 때문입니다. 감독은 실수와 잘못된 사업 선택을 촉발 할 수 있습니다. 이것이 바로 기업 회의록을 작성하는 데 집중할 수있는 좋은 능력과 세부 사항에 대한 놀라운 귀가 필요한 이유입니다. 이 의무는 일반적으로 신뢰할 수있는 비서 또는 개인 비서에게 위임됩니다. 그러나 회의록을 작성하는 동안 실수를하는 것은 정말 쉽습니다.
이 기사에서는 회의록을 가질 때 발생하는 가장 잘 알려진 실수와이를 방지하는 데 도움이 될 수있는 조치에 대해 설명합니다.
피해야 할 기업 회의록 실수
투명성과 솔직함을 보장하기 위해 미국 법률은 기업 이사회 회의가 특정 절차를 따를 것을 요구합니다. 기업 이사회는 회의록을 작성하고 그 후이를 근로자들에게 배포해야합니다.
기업 회의록을 작성하면 회원들이 자신이 최선의 이익을 위해 행동하고 있음을 증명할 수 있습니다. 마찬가지로 기본 수준에서 그리고 세금, 책임 및 신탁 목적으로 비즈니스를 이해하는 데 도움이됩니다. 그러나 올바른 방법론이 없으면 회의는 일반적으로 너무 길고 지칠 것입니다. 대부분의 참가자가 회의를 헛된 운동으로 간주하기 시작하는 시점에서 당신은 잘못된 길을 가고 있다는 것을 알게됩니다.
가장 널리 인식되는 오류는 다음과 같습니다.
- 회의 의제를 설정하지 않음
의제는 특정 회의의 구조를 설정합니다. 발표자 요약과 모든 주제에 대해 배포 할 시간에 대해 이야기 할 주제의 다이어그램입니다. 이사회 회의 의제는 다음과 유사 할 수 있습니다.
1. 1 분기 재무 보고서 (최고 재무 책임자, 15 분)
2. 새로운 데이터 보안 시스템 구현 (CTO, 15 분)
3. 다가오는 제품 출시 기자 회견 준비하기 (언론 비서, 20 분)
명확하게 정의 된 의제는 컷오프 지점과 한계를 정의하여 회의 참가자에게 지침을 제공합니다. 매주 관습적인 회의인지 여부에 관계없이 회원들이 요점을 고수하고 두뇌 (및 연설)가 구부러지지 않도록 장려합니다.
성공적인 기업 회의록을 위해 의제가없는 것은 큰 장애물입니다. 회의록을 작성하려면 신중한 준비가 필요합니다. 명확한 의제가 없으면 녹음 시간을 책임지는 개인은 무엇에 집중해야할지 가장 잘 알지 못합니다. 솔루션 : 항상 회의 전에 의제를 설정하십시오. 알 수없는 이유 때문에 그렇게하는 것을 소홀히했다면 전사 소프트웨어를 통해 공개 된 정보를 포착 할 수 있습니다. 그러나 회의록을 정리하는 데는 시간이 걸립니다.
- 회의록을 작성하는 동안 타이밍과 내용에 집착하지 않음
회의 의제를 설정했으면이를 따라야합니다. 시기와 의제에 대한 주제를 준수하려면 규율이 필요합니다. 또한 회의가 쓸모없고 의미없는 잡담으로 바뀌지 않도록하는 중요한 역할을합니다.
회의를 한도 내에서 유지하는 것을 게을리하면 기업 회의록은 어떻게됩니까? 너무 광범위하고 구조가 부족하여 참조 용으로 활용하거나 신뢰할 수있는 것으로 간주 할 수 없습니다. 회의록을 담당하는 구성원이 집중할 수있는 능력이 막대한 지 여부에 관계없이 계속해서 집중할 수있는 능력을 확장 할 수는 없습니다.
해결책 :이 상황에서 소유권을 만나는 것이 최선의 해결책입니다. 연결을 감독 할 사람을 지정하십시오. 또한 모든 사람이 미리 설정된 규칙과 회의 의제를 준수하는지 확인하십시오. 타이밍은 회의의 결정적인 요소이므로 방치하지 마십시오.
- 합의 된 회의록 형식 없음
미리 설정된 형식이 없으면 회사 회의록을 읽을 수 없거나 액세스 할 수 없게 될 수 있습니다. 파일 형식에 동의하지 않으면 이러한 파일 형식을 읽을 수있는 소프트웨어가없는 파트너가 파일 형식에 액세스하지 못할 수 있습니다.
회의록은 참조를 위해 필요한 모든 시점에서 순식간에 사용할 수 있도록 고안되었습니다. 중요한 상황에서는 문서를 읽을 수있는 형식으로 변환하는 데 귀중한 시간을 낭비하지 않는 것이 좋습니다.
회의록 문서를 보관하는 것도 마찬가지로 중요합니다. 클라우드 저장소는 다양한 장치에서 액세스 할 수 있으며 정기적으로 기업 회의록을 저장하는 데 가장 이상적인 결정입니다.
솔루션 : Gglot은 녹음을 .doc 또는 .txt 파일 형식으로 자동 변환합니다. 또한 MP3, M4A, WAV와 같은 대부분의 인기있는 오디오 및 비디오 형식을 지원합니다.
전사 소프트웨어는 회의록 파일도 클라우드에 업로드합니다. 이렇게하면 모든 접근성 문제가 제거됩니다.
- 회의록을 기록하는 동안 세부 사항에주의를 기울이지 않음
지나치게 상세한 회의록을 좋아하는 사람은 없습니다. 모든 것을 고려하면 빠른 참조를위한 것이며 교환되는 정보에 대한 간략한 브리핑을 제공해야합니다.
미묘함에 초점을 맞추지 않으면 다시 심각한 실수를 초래할 수 있습니다. 또한 뒷받침 된 검증이나 증명이 절실히 필요한 경우 심각한 문제를 일으킬 수 있습니다.
회의록을 유용한 도구로 만드는 것은 가장 중요한 주제와 미묘함에 초점을 맞추고 있습니다. 가장 중요한 것은 이러한 연결이 회의 참가자가 동의 한 결정과 중심 문제를 반영해야한다는 것입니다.
회의록은 기본적인 내용을 놓치지 않아야합니다. 예를 들어 이사회가 결정에 투표 할 때 회의록에는 누가 무엇에 투표했는지 자세히 설명하는 메모가 있어야합니다.
솔루션 : 회사 회의록 템플릿을 결정하십시오. 모임 유형, 시간, 구성원, 의제에 대한 사항, 주요 결정 사항 및 회의 개요를 표시하는 데 도움이됩니다. 이 템플릿은 큰 실수를 방지하고 중앙에 집중하고 효과적으로 집중하는 데 도움이됩니다.
가장 중요한 것은 미리 준비하고 이사회 요약을 작성하는 것입니다.
회의록을 작성하려면 집중해야합니다. 각 주제를 개별적으로 분리하고 중요한 것과 중요하지 않은 것을 정의하는 것이 중요합니다. 관련 경험과 연습이 필요한 어려운 활동입니다. 이사회가 회의 중에 내린 모든 결정을 파악한 다음 기록하거나 기록하는 것은 그리 쉬운 일이 아닙니다.
회의 요약은 매우 중요합니다. 말한 모든 내용을 요약 할 질문으로 작은 체크 아웃을해야합니다.
운 좋게도 오늘날의 전사 소프트웨어는 기업 회의 의사록을 효과적으로 작성하기위한 도구 세트를 제공합니다. 또한 까다로운 수작업을 처리하는 데 도움이됩니다. 예를 들어 Ggglot 스마트 스피커 식별 기능은 각 스피커를 자동으로 식별합니다. 회의록을 작성할 때 매우 유용한 기능입니다. Gglot은 음성 녹음을 텍스트로 자동 변환합니다. Gglot과 같은 도구를 사용하면 시간을 절약하고 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
이 팁을 기억하고 기업 회의 의사록을 더욱 매력적으로 만드십시오.