Uobičajene greške u zapisnicima korporativnih sastanaka

Najčešće greške u zapisnicima korporativnih sastanaka

Kratak uvod u zapisnik sa sastanka

Zapisnici sa sastanka su, u osnovi, hronika ključnih fokusa sastanka i zapis onoga što se dešavalo na sastanku. Oni obično opisuju događaje na sastanku i mogu uključivati listu prisutnih, izjavu o pitanjima o kojima su učesnici raspravljali i povezane odgovore ili odluke za pitanja. Prema nekim naučnicima, „minuti“ možda potiče od latinske fraze minuta scriptura (doslovno „malo pisanje“) što znači „grube beleške“.

U starim analognim danima, zapisnik je obično tokom sastanka kreirao daktilograf ili sudski izvještač, koji je često koristio stenografski zapis, a zatim pripremao zapisnik i potom ga izdavao učesnicima. Danas se sastanak može snimati audio, video zapisom, ili imenovani ili neformalno dodijeljeni sekretar grupe može voditi bilješke, sa zapisnikom pripremljenim kasnije. Mnoge vladine agencije koriste softver za snimanje zapisnika za snimanje i pripremu svih minuta u realnom vremenu.

Važno je napomenuti da su zapisnici službeni pisani zapis sa sastanaka organizacije ili grupe, ali nisu detaljni transkripti tih sastanaka. Prema najčešće korišćenom priručniku parlamentarne procedure pod nazivom Robertova novorevidirana pravila o poretku (RONR), zapisnik treba da sadrži uglavnom zapis o tome šta je urađeno na sastanku, a ne šta su tačno rekli članovi.

Format zapisnika može varirati u zavisnosti od standarda koje je uspostavila organizacija, iako postoje opšte smjernice. Robertova pravila reda sadrže uzorak zapisnika.

Općenito, zapisnik počinje nazivom tijela koje održava sastanak (npr. odbora) i može uključivati i mjesto, datum, spisak prisutnih i vrijeme kada je predsjedavajući sazvao sastanak kako bi se naručio.

Zapisnici određenih grupa, kao što je korporativni odbor direktora, moraju se čuvati u dosijeu i predstavljaju važan pravni dokument. Zapisnici sa sjednica odbora vode se odvojeno od zapisnika sa sastanaka članova u istoj organizaciji. Takođe, zapisnici sa izvršnih sjednica mogu se voditi posebno.

Zašto bi trebalo da vodite zapisnik sa sastanka?

Iz kojeg razloga biste trebali snimati zapisnik sa sastanka? Kako voditi zapisnik na korporativnom sastanku? Željeli biste da napravite zapisnik na korporativnom sastanku za istorijsku referencu, da date najnovije informacije o ljudima koji su nestali i da date precizan opis otkrivenih informacija koji se kasnije mogu koristiti kao potvrda ili dokaz.

Danas epidemija korona virusa tjera organizacije da pređu na rad na daljinu. Proces snimanja zapisnika korporativnih sastanaka pomaže organizacijama da ostanu prilagodljive i jake. Koristan je u uslovima karantina i pomaže u suočavanju sa uslovima koji se brzo menjaju.

Zamislite sljedeću situaciju: imate važan sastanak sa advokatom i možda ćete morati voditi detaljnu evidenciju o svakoj tački o kojoj ste razgovarali radi dodatne reference.

Ako imate problematičnih pitanja u ugovoru, to bi moglo ključno uticati na vaše poslovne ili lične stvari. To je razlog zašto je veoma važno pratiti sve.

Na profesionalnom radnom mestu, efektivni zapisnici sa sastanaka su veoma važni. Zašto? Zato što je naša sposobnost prisjećanja suptilnosti obično ograničena. Previdi mogu dovesti do pogrešnih koraka i pogrešnih poslovnih izbora. To je razlog zašto uzimanje zapisnika sa korporativnih sastanaka zahtijeva dobar kapacitet za fokusiranje i zapanjujući sluh za detalje. Ova dužnost se obično delegira pouzdanoj sekretarici ili ličnom asistentu. Međutim, zaista je lako pogriješiti dok vodite zapisnik sa sastanka.

U ovom članku ćemo govoriti o najpoznatijim greškama koje se dešavaju prilikom uzimanja zapisnika sa sastanka i aranžmanima koji vam mogu pomoći da ih izbjegnete.

Greške u zapisniku korporativnih sastanaka koje treba izbjegavati

Da bi se garantovala transparentnost i direktnost, američko zakonodavstvo zahtijeva da sastanci korporativnog odbora slijede određenu proceduru. Upravni odbori preduzeća treba da vode zapisnike sa sastanaka i da ih potom distribuiraju radnicima.

Uzimanje zapisnika sa korporativnih sastanaka dodatno pomaže članovima da dokažu da djeluju u najboljem interesu. Isto tako, pomaže u razumijevanju poslovanja na osnovnom nivou, te u svrhe poreza, obaveza i fiducijara. Bez prave metodologije, međutim, sastanci će općenito postati predugi i iscrpljujući. U trenutku kada većina učesnika počne da smatra sastanke uzaludnom vježbom, znate da ste na pogrešnom putu.

Najpoznatije greške su sljedeće:

1. Ne utvrđivanje dnevnog reda sastanka

Dnevni red postavlja strukturu određenog sastanka. To je dijagram tema o kojima ćete razgovarati sa kratkim pregledom govornika i vremenom koje ćete rasporediti za svaku temu. Dnevni red sastanka odbora može izgledati ovako:

1. Finansijski izvještaj za prvi kvartal (Finansijski direktor, 15 minuta)

2. Implementacija novog sistema sigurnosti podataka (CTO, 15 minuta)

3. Priprema za predstojeću konferenciju za štampu o lansiranju proizvoda (sekretar za štampu, 20 minuta)

Jasno definisan dnevni red daje smernice učesnicima sastanka definisanjem graničnih tačaka i ograničenja. Bez obzira na to da li je to uobičajeni sastanak iz sedmice u sedmicu, on potiče članove da se drže teme i da im mozak (i govor) ne krivudaju.

Za uspješne zapisnike korporativnih sastanaka, odsustvo dnevnog reda je velika prepreka. Zapisivanje zapisnika sa sastanka zahtijeva pažljiv dogovor. Bez jasnog dnevnog reda, pojedinac koji je odgovoran za snimanje minuta nema ni najmaglovitu ideju na šta da se koncentriše. Rešenje: Uvek postavite dnevni red pre sastanka. Ako ste iz nepoznatih razloga to zanemarili, softver za transkripciju će vam omogućiti da uhvatite informacije koje su otkrivene. Međutim, organiziranje zapisnika sa sastanka će potrajati.

2. Ne pridržavanje vremena i sadržaja dok vodite zapisnik sa sastanka

Kada ste postavili dnevni red sastanka, trebali biste ga slijediti. Pridržavanje vremena i tema na dnevnom redu zahtijeva disciplinu. Štaviše, ima važnu ulogu: sprečava da se sastanci transformišu u beskorisna i besmislena ćaskanja.

Šta se događa sa zapisnicima korporativnih sastanaka ako zanemarite održavanje sastanka unutar njegovih granica? Oni postaju preopsežni i nemaju strukturu, te se, shodno tome, ne mogu koristiti kao referenca ili smatrati pouzdanim. Bez obzira na to da li član odgovoran za zapisnike sa sastanaka ima ogromne kapacitete za fokusiranje, ne možete proširiti njihov kapacitet da se trajno koncentrišu.

Rješenje: U ovim okolnostima, vlasništvo nad sastancima je najbolji lijek. Odredite osobu koja će nadgledati vezu. Štaviše, pobrinite se da se svi pridržavaju unaprijed utvrđenih pravila i dnevnog reda sastanka. Tajming je odlučujući faktor sastanka, stoga ga nemojte ostavljati bez nadzora.

3. Bez dogovorenog formata zapisnika sa sastanaka

Bez unaprijed utvrđenog formata, zapisnici korporativnih sastanaka mogu postati nečitljivi ili nedostupni. Ako se ne slažete oko formata datoteke, vaši partneri koji nemaju softver za čitanje ovih tipova datoteka možda mu neće moći pristupiti.

Zapisnici sastanka su namijenjeni da vam budu dostupni u djeliću sekunde, u kojem god trenutku vam trebaju za referencu. U kritičnoj situaciji, radije ne biste gubili dragocjeno vrijeme na pretvaranje dokumenata u čitljive formate.

Isto tako je od ključne važnosti da se odlučite za arhivu dokumenata zapisnika sa sastanka. Cloud repozitorijumu se može pristupiti sa brojnih uređaja i to je redovno najidealnija odluka za čuvanje transkripata zapisnika korporativnih sastanaka.

Rješenje: Gglot automatski pretvara snimke u .doc ili .txt formate datoteka. Povrh toga, podržava većinu popularnih audio i video formata: MP3, M4A, WAV.

Softver za transkripciju će također prenijeti vaše datoteke zapisnika sa sastanka u oblak. Ovo će ukloniti sve probleme pristupačnosti.

4. Ne obraćajući pažnju na detalje prilikom snimanja zapisnika sa sastanaka

Niko ne voli zapisnike sa sastanaka koji su preterano detaljni. Uzimajući sve u obzir, oni su namijenjeni za brzu referencu i trebali bi dati kratak sažetak razmijenjenih informacija.

Ne fokusiranje na suptilnosti, opet, može dovesti do nekih ozbiljnih previda. Nadalje, može uzrokovati ozbiljne probleme kada vam je očajnički potrebna dobro potkrijepljena provjera ili dokaz.

Fokus na najznačajnije teme i suptilnosti čini zapisnike sa sastanaka tako korisnim alatom. Što je najvažnije, te veze treba da odražavaju pitanja centra i odluke oko kojih su se učesnici sastanka složili.

Zapisnik ne smije propustiti ništa bitno: na primjer, kada odbor glasa o odluci, zapisnik mora imati bilješku u kojoj se navodi ko je za šta glasao.

Rješenje: Odlučite se za obrazac zapisnika korporativnog sastanka. Pomoći će vam da prikažete vrstu okupljanja, vrijeme, članove, stvari na dnevnom redu, sažetak ključnih odluka i sinopsis sastanka. Ovaj predložak treba da vam pomogne da izbegnete velike greške i da ostanete usredsređeni, fokusirani i efikasni.

Najvažnije: pripremite se unaprijed i napravite rezime sastanka odbora

Za uzimanje zapisnika sa sastanka potreban vam je pun fokus. Neophodno je odvojiti svaku temu posebno i definisati šta je bitno, a šta nebitno. To je teška aktivnost koja zahtijeva relevantno iskustvo i praksu. Nije tako lako uhvatiti sve odluke koje je odbor donio tokom sastanka i onda ih snimiti ili zapisati.

Rezime sastanka je izuzetno značajan. Trebali biste napraviti malu odjavu s pitanjima koja će rezimirati sve što je rečeno.

Srećom, današnji softver za transkripciju pruža vam skupove alata za efikasno uzimanje zapisnika sa sastanaka preduzeća. Takođe, pomaže pri odlaganju izbirljivog ručnog rada. Na primjer, Ggglot funkcija pametne identifikacije zvučnika automatski identificira svakog zvučnika. Ovo je veoma korisna funkcija kada vodite zapisnik sa sastanka. Gglot takođe automatski pretvara zvučne snimke u tekst. Uz alate kao što je Gglot, možete odvojiti vrijeme i fokusirati se na važnije stvari.

Zapamtite ove savjete i učinite svoje zapisnike korporativnih sastanaka uvjerljivijim.