कॉमन कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिट्स चुका

सर्वात सामान्य कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिटांच्या चुका

बैठकीच्या मिनिटांचा थोडक्यात परिचय

मीटिंगचे मिनिटे, मुळात, मीटिंगच्या मुख्य फोकसचा एक इतिवृत्त आणि मीटिंगमध्ये काय घडले याची नोंद असते. ते सामान्यत: मीटिंगच्या कार्यक्रमांचे वर्णन करतात आणि उपस्थितांची सूची, सहभागींनी चर्चा केलेल्या मुद्द्यांचे विधान आणि संबंधित प्रतिसाद किंवा समस्यांसाठी निर्णय समाविष्ट करू शकतात. काही विद्वानांच्या मते, "मिनिटे" हा लॅटिन वाक्यांश minuta scriptura (शब्दशः "छोटे लेखन") वरून आला आहे ज्याचा अर्थ "रफ नोट्स" असा होतो.

जुन्या ॲनालॉग दिवसांमध्ये, सहसा टायपिस्ट किंवा कोर्ट रिपोर्टरद्वारे मिटिंग दरम्यान मिनिटे तयार केली जात होती, जे सहसा शॉर्टहँड नोटेशन वापरतात आणि नंतर मिनिटे तयार करतात आणि नंतर ते सहभागींना जारी करतात. आज, मीटिंग ऑडिओ रेकॉर्ड केली जाऊ शकते, व्हिडिओ रेकॉर्ड केली जाऊ शकते किंवा गटाचे नियुक्त किंवा अनौपचारिकरित्या नियुक्त केलेले सचिव नोट्स घेऊ शकतात, नंतर तयार केलेल्या मिनिटांसह. अनेक सरकारी एजन्सी रीअल-टाइममध्ये सर्व मिनिटे रेकॉर्ड करण्यासाठी आणि तयार करण्यासाठी मिनिटे रेकॉर्डिंग सॉफ्टवेअर वापरतात.

हे लक्षात घेणे महत्त्वाचे आहे की मिनिटे हे एखाद्या संस्थेच्या किंवा गटाच्या मीटिंगचे अधिकृत लिखित रेकॉर्ड असतात, परंतु ते त्या कार्यवाहीचे तपशीलवार उतारे नसतात. रॉबर्ट्स रुल्स ऑफ ऑर्डर न्यूली रिवाइज्ड (RONR) नावाच्या संसदीय प्रक्रियेच्या सर्वात मोठ्या प्रमाणावर वापरल्या जाणाऱ्या मॅन्युअलनुसार, इतिवृत्तांमध्ये मुख्यत्वे सभेत काय केले गेले याची नोंद असावी, सदस्यांनी नेमके काय सांगितले नाही.

सामान्य मार्गदर्शक तत्त्वे असली तरी, संस्थेने स्थापित केलेल्या मानकांवर अवलंबून मिनिटांचे स्वरूप बदलू शकते. रॉबर्टच्या ऑर्डर ऑफ ऑर्डरमध्ये मिनिटांचा नमुना संच आहे.

साधारणपणे, मिनिटांची सुरुवात मीटिंग आयोजित करणाऱ्या संस्थेच्या नावाने होते (उदा. बोर्ड) आणि त्यात ठिकाण, तारीख, उपस्थित लोकांची यादी आणि अध्यक्षांनी ऑर्डर देण्यासाठी मीटिंग बोलावलेली वेळ यांचा समावेश असू शकतो.

कॉर्पोरेट बोर्ड ऑफ डायरेक्टर्ससारख्या विशिष्ट गटांचे कार्यवृत्त फाइलमध्ये ठेवले पाहिजे आणि ते महत्त्वाचे कायदेशीर दस्तऐवज आहेत. त्याच संस्थेतील सर्वसाधारण सभासद सभांच्या इतिवृत्तांतून बोर्डाच्या बैठकीचे कार्यवृत्त वेगळे ठेवले जातात. तसेच, कार्यकारी सत्रांचे कार्यवृत्त स्वतंत्रपणे ठेवले जाऊ शकतात.

मीटिंगचे मिनिटे का काढावीत?

कोणत्या कारणास्तव तुम्हाला मीटिंग मिनिट्स रेकॉर्ड करणे आवश्यक आहे? कॉर्पोरेट मीटिंगमध्ये मिनिटे कशी काढायची? तुम्हाला ऐतिहासिक संदर्भासाठी कॉर्पोरेट मीटिंगमध्ये मिनिटे काढायची आहेत, जे लोक हरवले आहेत त्यांना अपडेट द्यायचे आहेत आणि उघड केलेल्या माहितीचे अचूक वर्णन द्यायचे आहे जे नंतर पुष्टीकरण किंवा पुरावा म्हणून वापरले जाऊ शकते.

आज, कोरोनाव्हायरसचा उद्रेक संस्थांना दूरस्थ कामावर स्विच करण्यास प्रवृत्त करत आहे. कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिटे रेकॉर्ड करण्याची प्रक्रिया संस्थांना अनुकूल आणि मजबूत राहण्यास मदत करते. हे अलग ठेवण्याच्या परिस्थितीत उपयुक्त आहे आणि त्वरीत बदलणाऱ्या परिस्थितीचा सामना करण्यास मदत करते.

खालील परिस्थितीची कल्पना करा: तुमची वकिलासोबत एक महत्त्वाची मीटिंग आहे आणि तुम्हाला अतिरिक्त संदर्भासाठी तुम्ही चर्चा केलेल्या प्रत्येक मुद्द्याचा तपशीलवार रेकॉर्ड ठेवावा लागेल.

तुमच्या करारामध्ये तुम्हाला त्रासदायक समस्या असल्यास, त्याचा तुमच्या व्यवसायावर किंवा वैयक्तिक बाबींवर महत्त्वपूर्ण परिणाम होऊ शकतो. त्यामुळेच प्रत्येक गोष्टीचा मागोवा ठेवणे अत्यंत आवश्यक आहे.

व्यावसायिक कामाच्या ठिकाणी, प्रभावी बैठकीची मिनिटे खूप महत्त्वाची असतात. का? कारण आपली सूक्ष्मता लक्षात ठेवण्याची क्षमता सामान्यतः मर्यादित असते. ओव्हरसाइट्स चुकून आणि चुकीच्या व्यवसाय निवडींना सूचित करू शकतात. त्यामुळेच कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिट्स काढण्यासाठी लक्ष केंद्रित करण्याची चांगली क्षमता आणि तपशीलासाठी आश्चर्यकारक कान आवश्यक आहे. हे कर्तव्य सहसा विश्वासू सचिव किंवा वैयक्तिक सहाय्यकाकडे सोपवले जाते. तथापि, मीटिंगचे मिनिटे घेताना चुका करणे खरोखर सोपे आहे.

या लेखात, आम्ही मीटिंगचे मिनिटे घेत असताना होणाऱ्या सर्वात सुप्रसिद्ध स्लिप-अप आणि त्या टाळण्यात तुम्हाला मदत करणाऱ्या व्यवस्थांबद्दल बोलू.

कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिट चुका टाळण्यासाठी

पारदर्शकता आणि सरळपणाची हमी देण्यासाठी, यूएस कायद्यानुसार कॉर्पोरेट बोर्डाच्या बैठकांमध्ये विशिष्ट प्रक्रियेचे पालन करणे आवश्यक आहे. कॉर्पोरेट संचालक मंडळांनी बैठकीची इतिवृत्ते घेणे आणि नंतर ते मजुरांमध्ये वितरित करणे आवश्यक आहे.

कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिट्स घेणे सदस्यांना हे सिद्ध करण्यास मदत करते की ते सर्वोत्कृष्ट हितांसह वागत आहेत. त्याचप्रमाणे, हे मूलभूत स्तरावर व्यवसाय समजून घेण्यात आणि कर, दायित्व आणि विश्वासार्ह हेतूंसाठी मदत करते. तथापि, योग्य कार्यपद्धतीशिवाय, सर्वसाधारणपणे मीटिंग खूप लांब आणि थकवणाऱ्या बनतील. जेव्हा बहुतेक सहभागी मीटिंगला निरर्थकतेचा व्यायाम मानू लागतात, तेव्हा तुम्ही चुकीच्या मार्गावर आहात हे तुम्हाला कळते.

सर्वात व्यापकपणे ओळखल्या जाणाऱ्या त्रुटी खालीलप्रमाणे आहेत:

  1. सभेचा अजेंडा ठरवत नाही

एक अजेंडा विशिष्ट बैठकीची रचना सेट करतो. स्पीकर्सच्या रनडाउनसह आणि प्रत्येक थीमसाठी तुम्ही वितरीत कराल त्या वेळेसह तुम्ही ज्या थीमबद्दल बोलणार आहात त्याचा हा एक आकृती आहे. बोर्ड बैठकीचा अजेंडा खालीलप्रमाणे असू शकतो:

1. Q1 आर्थिक अहवाल (मुख्य आर्थिक अधिकारी, 15 मिनिटे)

2. नवीन डेटा सुरक्षा प्रणालीची अंमलबजावणी (CTO, 15 मिनिटे)

3. आगामी उत्पादन लॉन्च पत्रकार परिषदेसाठी सज्ज होणे (प्रेस सेक्रेटरी, 20 मिनिटे)

स्पष्टपणे परिभाषित अजेंडा कटऑफ पॉइंट्स आणि मर्यादा परिभाषित करून मीटिंग सहभागींना मार्गदर्शन प्रदान करतो. आठवडा दर आठवड्याची बैठक नेहमीची असली तरीही, ते सदस्यांना मुद्द्याशी चिकटून राहण्यास आणि त्यांच्या मेंदूला (आणि बोलण्याला) गोंधळापासून दूर ठेवण्यास प्रोत्साहित करते.

कॉर्पोरेट मीटिंगच्या यशस्वी मिनिटांसाठी, अजेंडा नसणे हा एक मोठा अडथळा आहे. मीटिंग इतिवृत्ते काढण्यासाठी काळजीपूर्वक व्यवस्था करणे आवश्यक आहे. स्पष्ट अजेंडा नसताना, रेकॉर्डिंग मिनिटांसाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीला कशावर लक्ष केंद्रित करावे याची कल्पना नसते. उपाय: मीटिंगपूर्वी नेहमी एक अजेंडा सेट करा. अज्ञात कारणांमुळे तुम्ही असे करण्याकडे दुर्लक्ष केले असल्यास, ट्रान्सक्रिप्शन सॉफ्टवेअर तुम्हाला उघड केलेली माहिती पकडण्यास सक्षम करेल. तथापि, आपल्या बैठकीच्या मिनिटांचे आयोजन करण्यास थोडा वेळ लागेल.

  1. मीटिंगची मिनिटे घेत असताना वेळ आणि सामग्रीचे पालन न करणे

जेव्हा तुम्ही सभेसाठी अजेंडा सेट केला असेल, तेव्हा तुम्ही त्याचे पालन केले पाहिजे. वेळेचे पालन आणि अजेंडावरील विषयांना शिस्त लागते. इतकेच काय, ते महत्त्वाची भूमिका बजावते: मीटिंगचे रूपांतर निरुपयोगी आणि निरर्थक चिट-चॅटमध्ये होऊ नये.

जर तुम्ही मीटिंगला त्याच्या मर्यादेत ठेवण्याकडे दुर्लक्ष केले तर कॉर्पोरेट मीटिंगच्या मिनिटांचे काय होते? ते खूप विस्तृत आणि कमी संरचना बनतात आणि त्यानुसार, संदर्भासाठी वापरला जाऊ शकत नाही किंवा विश्वासार्ह मानला जाऊ शकत नाही. मीटिंगच्या मिनिटांसाठी जबाबदार असलेल्या सदस्याकडे लक्ष केंद्रित करण्याची प्रचंड क्षमता आहे की नाही याची पर्वा न करता, तुम्ही त्यांची सतत लक्ष केंद्रित करण्याची क्षमता वाढवू शकत नाही.

उपाय: या परिस्थितीत, मालकी भेटणे हा सर्वोत्तम उपचार आहे. कनेक्शनचे पर्यवेक्षण करण्यासाठी एक व्यक्ती नियुक्त करा. इतकेच काय, प्रत्येकजण पूर्व-स्थापित नियमांचे आणि बैठकीच्या अजेंडाचे पालन करत असल्याची खात्री करा. वेळ हा मीटिंगचा निर्णायक घटक आहे, म्हणून त्यास लक्ष न देता सोडू नका.

  1. कोणतेही सहमत मीटिंग मिनिट स्वरूप नसणे

पूर्व-स्थापित स्वरूपाशिवाय, कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिटे वाचनीय किंवा अगम्य होऊ शकतात. तुम्ही फाइल फॉरमॅटवर सहमत नसल्यास, तुमचे भागीदार ज्यांच्याकडे हे फाइल प्रकार वाचण्यासाठी सॉफ्टवेअर नाही ते कदाचित त्यात प्रवेश करू शकणार नाहीत.

मीटिंग मिनिट्स तुम्हाला एका स्प्लिट सेकंदात उपलब्ध व्हावेत, तुम्हाला संदर्भासाठी आवश्यक असलेल्या कोणत्याही टप्प्यावर उपलब्ध व्हावे असा हेतू आहे. गंभीर परिस्थितीत, तुम्ही दस्तऐवज वाचण्यायोग्य फॉरमॅटमध्ये रूपांतरित करण्यात मौल्यवान वेळ वाया घालवू नका.

मिटिंग मिनिट दस्तऐवजांसाठी संग्रहणावर सेटल करणे देखील महत्त्वाचे आहे. क्लाउड रेपॉजिटरीमध्ये असंख्य उपकरणांवरून प्रवेश केला जाऊ शकतो आणि कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिटांचे प्रतिलेख संग्रहित करण्यासाठी हा नियमितपणे सर्वात आदर्श निर्णय आहे.

Solution: Gglot automatically converts recordings into .doc or .txt file formats. On top of that, it supports most of the popular audio and video formats: MP3, M4A, WAV.

ट्रान्सक्रिप्शन सॉफ्टवेअर तुमच्या मीटिंग मिनिट फाइल्स क्लाउडवर अपलोड करेल. हे सर्व प्रवेश समस्या दूर करेल.

शीर्षक नसलेले 7 3
  1. मीटिंगचे मिनिट रेकॉर्ड करताना तपशीलाकडे लक्ष देत नाही

जास्त तपशीलवार बैठकीची मिनिटे कोणालाही आवडत नाहीत. विचारात घेतलेल्या सर्व गोष्टी, त्या जलद संदर्भासाठी आहेत आणि देवाणघेवाण केलेल्या माहितीची थोडक्यात माहिती दिली पाहिजे.

बारीकसारीक गोष्टींवर लक्ष केंद्रित न केल्याने, पुन्हा, काही गंभीर दुर्लक्ष होऊ शकते. शिवाय, जेव्हा तुम्हाला चांगल्या-समर्थित सत्यापनाची किंवा पुराव्याची नितांत आवश्यकता असते तेव्हा यामुळे गंभीर समस्या उद्भवू शकतात.

हे सर्वात लक्षणीय थीम आणि बारकावे यावर लक्ष केंद्रित करते जे मीटिंग मिनिटांना असे उपयुक्त साधन बनवते. सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे, त्या कनेक्शन्समध्ये केंद्रातील समस्या आणि मीटिंगमधील सहभागींनी सहमतीने घेतलेले निर्णय प्रतिबिंबित केले पाहिजेत.

मिनिटांमध्ये मूलभूत काहीही चुकू नये: उदाहरणार्थ, जेव्हा बोर्ड निर्णयावर मत देतो, तेव्हा मिनिटांमध्ये एक नोट असणे आवश्यक आहे ज्यामध्ये कोणाला मत दिले आहे.

उपाय: कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिट टेम्पलेटवर निर्णय घ्या. मेळाव्याचा प्रकार, वेळ, सदस्य, अजेंडावरील गोष्टी, महत्त्वाच्या निर्णयांची रनडाउन आणि मीटिंगचा सारांश दर्शविण्यात ते तुम्हाला मदत करेल. या टेम्प्लेटने तुम्हाला मोठ्या चुका टाळण्यास आणि केंद्रीत, केंद्रित आणि प्रभावी राहण्यासाठी मदत केली पाहिजे.

सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे: आगाऊ तयारी करा आणि बोर्ड मीटिंग रिकॅप करा

मीटिंग मिनिट्स घेण्यासाठी तुमचे पूर्ण लक्ष केंद्रित करणे आवश्यक आहे. प्रत्येक विषय स्वतंत्रपणे वेगळे करणे आणि काय महत्त्वाचे आणि काय क्षुल्लक आहे ते परिभाषित करणे अत्यावश्यक आहे. ही एक कठीण क्रियाकलाप आहे ज्यासाठी संबंधित अनुभव आणि सराव आवश्यक आहे. मंडळाने बैठकीत घेतलेले सर्व निर्णय पकडून नंतर ते रेकॉर्ड करणे किंवा लिहून ठेवणे इतके सोपे नाही.

सभेचा रीकॅप अत्यंत महत्त्वाचा आहे. आपण प्रश्नांसह एक लहान चेक-आउट केले पाहिजे ज्यामध्ये सांगितले गेलेल्या प्रत्येक गोष्टीचा सारांश असेल.

Luckily, present day transcription software provides you with toolsets for effectively taking corporate meeting minutes. Also, it assists with disposing of fastidious manual work. For instance, the Ggglot smart speaker identification feature automatically identifies each speaker. This is a very useful feature when taking meeting minutes. Gglot also automatically converts sound recordings into text. With tools like Gglot, you can spare time and focus on the more important stuff.

या टिप्स लक्षात ठेवा आणि तुमची कॉर्पोरेट मीटिंग मिनिटे अधिक आकर्षक बनवा.