Kesilapan Minit Mesyuarat Korporat Biasa

Kesilapan minit mesyuarat Korporat yang paling biasa

Pengenalan ringkas kepada minit mesyuarat

Minit mesyuarat, pada asasnya, adalah kronik fokus utama mesyuarat dan rekod perkara yang berlaku dalam mesyuarat. Mereka biasanya menerangkan peristiwa mesyuarat dan mungkin termasuk senarai hadirin, pernyataan isu yang dibincangkan oleh peserta, dan respons atau keputusan yang berkaitan untuk isu tersebut. Menurut beberapa sarjana, “minit” mungkin berasal daripada frasa Latin minuta scriptura (harfiahnya “tulisan kecil”) yang bermaksud “nota kasar”.

Pada zaman analog dahulu, minit biasanya dibuat semasa mesyuarat oleh jurutaip atau wartawan mahkamah, yang sering menggunakan notasi ringkas dan kemudian menyediakan minit dan mengeluarkannya kepada peserta selepas itu. Hari ini, mesyuarat boleh dirakam audio, rakaman video, atau setiausaha yang dilantik atau ditugaskan secara tidak rasmi oleh kumpulan boleh mengambil nota, dengan minit disediakan kemudian. Banyak agensi kerajaan menggunakan perisian rakaman minit untuk merakam dan menyediakan semua minit dalam masa nyata.

Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa minit adalah rekod bertulis rasmi mesyuarat organisasi atau kumpulan, tetapi ia bukan transkrip terperinci prosiding tersebut. Menurut manual prosedur parlimen yang paling banyak digunakan yang dipanggil Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), minit itu sepatutnya mengandungi terutamanya rekod apa yang telah dilakukan pada mesyuarat itu, bukannya apa yang sebenarnya dikatakan oleh ahli.

Format minit boleh berbeza-beza bergantung pada piawaian yang ditetapkan oleh organisasi, walaupun terdapat garis panduan umum. Peraturan Perintah Robert mengandungi set contoh minit.

Secara amnya, minit bermula dengan nama badan yang mengadakan mesyuarat (cth, lembaga) dan mungkin juga termasuk tempat, tarikh, senarai orang yang hadir, dan masa pengerusi memanggil mesyuarat untuk memerintahkan.

Minit kumpulan tertentu, seperti lembaga pengarah korporat, mesti disimpan dalam fail dan merupakan dokumen undang-undang yang penting. Minit daripada mesyuarat lembaga disimpan secara berasingan daripada minit mesyuarat agung ahli dalam organisasi yang sama. Juga, minit sesi eksekutif boleh disimpan secara berasingan.

Mengapa anda perlu mengambil minit mesyuarat?

Atas sebab apakah anda perlu merekodkan minit mesyuarat? Bagaimana untuk mengambil minit pada mesyuarat korporat? Anda ingin mengambil minit mesyuarat korporat untuk rujukan bersejarah, untuk memberikan kemas kini kepada orang yang hilang, dan untuk memberikan penerangan tepat tentang maklumat yang didedahkan yang kemudiannya boleh digunakan sebagai pengesahan atau bukti.

Hari ini, wabak coronavirus membuat organisasi beralih kepada kerja jauh. Proses merakam minit mesyuarat korporat membantu organisasi untuk terus menyesuaikan diri dan kukuh. Ia berguna dalam keadaan kuarantin dan membantu dalam menghadapi keadaan yang berubah dengan cepat.

Bayangkan situasi berikut: Anda sedang mengadakan pertemuan penting dengan seorang peguam, dan anda mungkin perlu menyimpan rekod terperinci setiap perkara yang telah anda bincangkan untuk rujukan tambahan.

Jika anda mempunyai isu yang menyusahkan dalam perjanjian anda, itu mungkin menjejaskan perniagaan atau hal peribadi anda. Itulah sebabnya sangat penting untuk menjejaki segala-galanya.

Di tempat kerja profesional, minit mesyuarat yang berkesan adalah agak penting. kenapa? Kerana keupayaan kita untuk mengingati kehalusan biasanya terhad. Kelalaian boleh menyebabkan kesilapan dan pilihan perniagaan yang salah. Itulah sebabnya mengambil minit mesyuarat korporat memerlukan kapasiti yang baik untuk fokus dan telinga yang mengagumkan untuk perincian. Kewajipan ini biasanya diwakilkan kepada setiausaha yang dipercayai atau pembantu peribadi. Walau bagaimanapun, sangat mudah untuk membuat kesilapan semasa mengambil minit mesyuarat.

Dalam artikel ini, kami akan bercakap tentang kesilapan yang paling terkenal yang berlaku semasa mengambil minit mesyuarat dan pengaturan yang boleh membantu anda mengelakkannya.

Kesilapan minit mesyuarat korporat perlu dielakkan

Untuk menjamin ketelusan dan keterusterangan, perundangan AS menghendaki mesyuarat lembaga korporat mengikut prosedur tertentu. Lembaga pengarah korporat perlu mengambil minit mesyuarat dan kemudian mengedarkannya di kalangan pekerja.

Mengambil minit mesyuarat korporat juga membantu ahli untuk membuktikan bahawa mereka bertindak dengan kepentingan terbaik. Begitu juga, ia membantu memahami perniagaan pada tahap asas, dan untuk tujuan cukai, liabiliti dan fidusiari. Tanpa metodologi yang betul, bagaimanapun, mesyuarat secara amnya akan menjadi terlalu lama dan meletihkan. Apabila kebanyakan peserta mula menganggap mesyuarat sebagai latihan yang sia-sia, anda tahu anda berada di landasan yang salah.

Ralat yang paling banyak dikenali adalah seperti berikut:

1. Tidak menyediakan agenda mesyuarat

Agenda menetapkan struktur mesyuarat tertentu. Ia adalah gambar rajah tema yang akan anda bincangkan dengan senarai penceramah dan masa yang akan anda edarkan untuk setiap tema. Agenda mesyuarat lembaga mungkin menyerupai yang berikut:

1. Laporan kewangan S1 (Ketua pegawai kewangan, 15 minit)

2. Pelaksanaan sistem keselamatan data baharu (CTO, 15 minit)

3. Bersedia untuk sidang akhbar pelancaran produk yang akan datang (Setiausaha akhbar, 20 minit)

Agenda yang ditakrifkan dengan jelas memberikan panduan kepada peserta mesyuarat dengan menentukan titik dan had pemotongan. Tidak kira sama ada mesyuarat minggu demi minggu biasa, ia menggalakkan ahli untuk berpegang kepada perkara dan mengekalkan otak (dan pertuturan) mereka daripada berlegar.

Untuk minit mesyuarat korporat yang berjaya, ketiadaan agenda adalah halangan besar. Mengambil minit mesyuarat memerlukan penyusunan yang teliti. Tanpa agenda yang jelas, individu yang bertanggungjawab merakam minit tidak mempunyai idea yang paling sukar untuk ditumpukan. Penyelesaian: Sentiasa sediakan agenda sebelum mesyuarat. Jika atas sebab yang tidak diketahui anda telah mengabaikan untuk berbuat demikian, perisian transkripsi akan membolehkan anda menangkap maklumat yang telah didedahkan. Walau bagaimanapun, mengatur minit mesyuarat anda akan mengambil sedikit masa.

2. Tidak mematuhi masa dan kandungan semasa mengambil minit mesyuarat

Apabila anda telah menyediakan agenda untuk mesyuarat, anda harus mengikutinya. Mematuhi masa dan topik dalam agenda memerlukan disiplin. Lebih-lebih lagi, ia memainkan peranan penting: untuk mengelakkan mesyuarat daripada berubah menjadi sembang-sembang yang tidak berguna dan tidak bermakna.

Apakah yang menimpa minit mesyuarat korporat jika anda mengabaikan untuk memastikan mesyuarat dalam hadnya? Mereka menjadi terlalu luas dan tidak mempunyai struktur, dan, oleh itu, tidak boleh digunakan untuk rujukan atau dianggap boleh dipercayai. Tidak kira sama ada ahli yang bertanggungjawab untuk minit mesyuarat mempunyai kapasiti yang besar untuk memberi tumpuan, anda tidak boleh melanjutkan kapasiti mereka untuk menumpukan perhatian secara berterusan.

Penyelesaian: Dalam keadaan ini, memenuhi pemilikan adalah penawar terbaik. Lantik seseorang untuk mengawasi sambungan. Apatah lagi, pastikan semua orang mematuhi peraturan dan agenda mesyuarat yang telah ditetapkan. Masa adalah faktor penentu mesyuarat, jadi jangan biarkan ia tanpa pengawasan.

3. Tidak mempunyai format minit mesyuarat yang dipersetujui

Tanpa format yang telah ditetapkan, minit mesyuarat korporat mungkin menjadi tidak boleh dibaca atau tidak boleh diakses. Jika anda tidak bersetuju dengan format fail, rakan kongsi anda yang tidak mempunyai perisian untuk membaca jenis fail ini mungkin tidak dapat mengaksesnya.

Minit mesyuarat bertujuan untuk tersedia untuk anda dalam sekelip mata, pada bila-bila masa anda memerlukannya untuk rujukan. Dalam keadaan kritikal, anda lebih suka untuk tidak membuang masa yang berharga untuk menukar dokumen kepada format yang boleh dibaca.

Ia juga penting untuk menyelesaikan arkib untuk dokumen minit mesyuarat. Repositori awan boleh diakses daripada pelbagai peranti dan ia selalunya merupakan keputusan paling ideal untuk menyimpan transkrip minit mesyuarat korporat.

Penyelesaian: Gglot menukar rakaman secara automatik ke dalam format fail .doc atau .txt. Selain itu, ia menyokong kebanyakan format audio dan video yang popular: MP3, M4A, WAV.

Perisian transkripsi juga akan memuat naik fail minit mesyuarat anda ke awan. Ini akan menghapuskan semua isu kebolehaksesan.

4. Tidak memberi perhatian kepada perincian semasa merekodkan minit mesyuarat

Tiada siapa yang suka minit mesyuarat yang terlalu terperinci. Semua perkara yang dipertimbangkan, ia bertujuan untuk rujukan pantas dan sepatutnya memberi taklimat ringkas tentang maklumat yang ditukar.

Tidak memfokuskan pada kehalusan, sekali lagi, mungkin membawa beberapa kesilapan yang serius. Tambahan pula, ia mungkin menyebabkan masalah besar apabila anda sangat memerlukan pengesahan atau bukti yang disokong baik.

Ia adalah tumpuan pada tema dan kehalusan yang paling penting yang menjadikan minit mesyuarat sebagai alat yang berguna. Paling penting, hubungan tersebut harus mencerminkan isu pusat dan keputusan yang dipersetujui oleh peserta mesyuarat.

Minit mesti tidak terlepas apa-apa perkara asas: contohnya, apabila lembaga mengundi sesuatu keputusan, minit perlu mempunyai nota yang memperincikan siapa yang mengundi untuk apa.

Penyelesaian: Tentukan templat minit mesyuarat korporat. Ia akan membantu anda dengan menunjukkan jenis perhimpunan, masa, ahli, perkara dalam agenda, senarai keputusan penting dan sinopsis mesyuarat. Templat ini seharusnya membantu anda mengelakkan kesilapan besar dan kekal berpusat, fokus dan berkesan.

Paling penting: sediakan lebih awal dan buat rekap mesyuarat lembaga pengarah

Mengambil minit mesyuarat memerlukan tumpuan penuh anda. Adalah penting untuk memisahkan setiap topik secara individu dan menentukan apa yang penting dan apa yang tidak penting. Ia adalah aktiviti sukar yang memerlukan pengalaman dan latihan yang relevan. Tidak begitu mudah untuk menangkap semua keputusan yang dibuat oleh lembaga semasa mesyuarat dan kemudian merekod atau menulisnya.

Ikhtisar mesyuarat adalah sangat penting. Anda harus membuat daftar keluar kecil dengan soalan yang akan meringkaskan semua yang diperkatakan.

Nasib baik, perisian transkripsi masa kini memberi anda set alat untuk mengambil minit mesyuarat korporat dengan berkesan. Juga, ia membantu dengan melupuskan kerja manual yang rapi. Sebagai contoh, ciri pengenalan pembesar suara pintar Ggglot mengenal pasti setiap pembesar suara secara automatik. Ini adalah ciri yang sangat berguna apabila mengambil minit mesyuarat. Gglot juga secara automatik menukar rakaman bunyi kepada teks. Dengan alatan seperti Gglot, anda boleh meluangkan masa dan menumpukan pada perkara yang lebih penting.

Ingat petua ini dan jadikan minit mesyuarat korporat anda lebih menarik.