Errores comunes en las actas de las reuniones corporativas

Errores más comunes en las actas de reuniones corporativas

Una breve introducción a las actas de la reunión

Las actas de la reunión son, básicamente, una crónica de los enfoques clave de la reunión y un registro de lo que sucedió en una reunión. Por lo general, describen los eventos de la reunión y pueden incluir una lista de asistentes, una declaración de los temas discutidos por los participantes y respuestas o decisiones relacionadas con los temas. Según algunos eruditos, "minutos" posiblemente se deriva de la frase latina minuta scriptura (literalmente "escritura pequeña") que significa "notas aproximadas".

En los viejos tiempos analógicos, las actas solían ser creadas durante la reunión por un mecanógrafo o un taquígrafo de la corte, que a menudo usaba la notación taquigráfica y luego preparaba las actas y las enviaba a los participantes posteriormente. Hoy en día, la reunión puede ser grabada en audio, video, o la secretaria designada o asignada informalmente por un grupo puede tomar notas, con minutas preparadas más tarde. Muchas agencias gubernamentales utilizan software de grabación de minutos para grabar y preparar todos los minutos en tiempo real.

Es importante notar que las actas son el registro oficial escrito de las reuniones de una organización o grupo, pero no son transcripciones detalladas de esos procedimientos. Según el manual de procedimiento parlamentario más utilizado, Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), las actas deben contener principalmente un registro de lo que se hizo en la reunión, no de lo que dijeron exactamente los miembros.

El formato de las actas puede variar en función de los estándares establecidos por una organización, aunque existen pautas generales. Robert's Rules of Order contiene una muestra de actas.

Generalmente, las actas comienzan con el nombre del organismo que celebra la reunión (por ejemplo, una junta) y también pueden incluir el lugar, la fecha, la lista de personas presentes y la hora en que el presidente dio inicio a la reunión.

Las actas de ciertos grupos, como una junta directiva corporativa, deben mantenerse en archivo y son documentos legales importantes. Las actas de las reuniones de la junta se mantienen separadas de las actas de las reuniones generales de miembros dentro de la misma organización. Además, las actas de las sesiones ejecutivas pueden guardarse por separado.

¿Por qué debería tomar actas de la reunión?

¿Por qué razón necesitaría registrar las actas de la reunión? ¿Cómo llevar actas en una reunión corporativa? Debería tomar actas de una reunión corporativa como referencia histórica, para dar una actualización a las personas que faltaban y para dar una descripción precisa de la información divulgada que luego pueda usarse como confirmación o prueba.

Hoy, el brote de coronavirus está haciendo que las organizaciones cambien al trabajo remoto. El proceso de registrar las actas de las reuniones corporativas ayuda a las organizaciones a mantenerse adaptables y sólidas. Es útil en condiciones de cuarentena y ayuda a enfrentar condiciones que cambian rápidamente.

Imagínese la siguiente situación: está teniendo una reunión importante con un abogado y es posible que deba llevar un registro detallado de cada punto que ha discutido como referencia adicional.

Si tiene cuestiones problemáticas en su acuerdo, eso podría afectar de manera crucial sus asuntos comerciales o personales. Esa es la razón por la que es muy importante realizar un seguimiento de todo.

En un lugar de trabajo profesional, las minutas de las reuniones son muy importantes. ¿Por qué? Porque nuestra capacidad para recordar sutilezas normalmente está limitada. Los descuidos pueden dar lugar a pasos en falso y decisiones comerciales incorrectas. Esa es la razón por la que tomar minutas de reuniones corporativas requiere una buena capacidad para concentrarse y un oído asombroso para los detalles. Este deber generalmente se delega en una secretaria de confianza o un asistente personal. Sin embargo, es muy fácil cometer errores al tomar las minutas de las reuniones.

En este artículo, hablaremos sobre los errores más conocidos que ocurren al tomar las actas de la reunión y los arreglos que pueden ayudarlo a evitarlos.

Errores que se deben evitar en las actas de reuniones corporativas

Para garantizar la transparencia y la sencillez, la legislación estadounidense exige que las reuniones de la junta corporativa sigan un determinado procedimiento. Las juntas directivas corporativas deben tomar actas de las reuniones y luego distribuirlas entre los trabajadores.

La recopilación de actas de reuniones corporativas también ayuda a los miembros a demostrar que están actuando con los mejores intereses. Asimismo, ayuda a comprender el negocio en un nivel básico y con fines fiscales, pasivos y fiduciarios. Sin embargo, sin la metodología adecuada, las reuniones serán en general demasiado largas y agotadoras. En el momento en que la mayoría de los participantes comienzan a considerar las reuniones como un ejercicio inútil, sabes que estás en el camino equivocado.

Los errores más reconocidos son los siguientes:

  1. No establecer la agenda de la reunión

Una agenda establece la estructura de una reunión específica. Es un diagrama de temas sobre los que hablará con el resumen de los oradores y el tiempo que distribuirá para cada tema. La agenda de una reunión de la junta puede parecerse a lo siguiente:

1. Informe financiero del primer trimestre (director financiero, 15 minutos)

2. Implementación de un nuevo sistema de seguridad de datos (CTO, 15 minutos)

3. Preparación para la próxima conferencia de prensa de lanzamiento de un producto (secretaria de prensa, 20 minutos)

Una agenda claramente definida proporciona orientación a los participantes de la reunión mediante la definición de puntos de corte y límites. Independientemente de si se trata de una reunión habitual semana a semana, anima a los miembros a ceñirse al punto y evitar que sus cerebros (y habla) divaguen.

Para las minutas de reuniones corporativas exitosas, la ausencia de una agenda es un gran obstáculo. La redacción de las actas de las reuniones requiere un arreglo cuidadoso. Sin una agenda clara, la persona responsable de registrar las actas no tiene la menor idea de en qué concentrarse. Solución: configure siempre una agenda antes de la reunión. Si por razones desconocidas se ha olvidado de hacerlo, el software de transcripción le permitirá captar la información que se divulgó. Sin embargo, organizar las actas de la reunión llevará algún tiempo.

  1. No respetar el tiempo y el contenido al tomar las minutas de la reunión

Cuando haya establecido una agenda para la reunión, debe seguirla. Cumplir con el tiempo y los temas de la agenda requiere disciplina. Además, cumple un papel importante: evitar que las reuniones se transformen en charlas inútiles y sin sentido.

¿Qué sucede con las actas de la reunión corporativa si no mantiene la reunión dentro de sus límites? Se vuelven demasiado extensos y carecen de estructura y, en consecuencia, no pueden utilizarse como referencia ni considerarse confiables. Independientemente de si un miembro responsable de las actas de las reuniones tiene una enorme capacidad para concentrarse, no se puede ampliar su capacidad de concentración de forma permanente.

Solución: En esta circunstancia, lograr la propiedad es la mejor cura. Designe a una persona para supervisar la conexión. Además, asegúrese de que todos se adhieran a las reglas preestablecidas y la agenda de reuniones. El tiempo es el factor decisivo de una reunión, así que no la deje desatendida.

  1. No tener un formato acordado de actas de reuniones

Sin un formato preestablecido, las actas de las reuniones corporativas pueden volverse ilegibles o inaccesibles. Si no está de acuerdo con un formato de archivo, es posible que sus socios que no tengan el software para leer estos tipos de archivos no puedan acceder a él.

Las actas de las reuniones deben estar disponibles para usted en una fracción de segundo, en cualquier momento en que las necesite como referencia. En una situación crítica, preferiría no perder un tiempo valioso convirtiendo documentos en formatos legibles.

Asimismo, es fundamental disponer de un archivo para los documentos de actas de reuniones. Se puede acceder al repositorio en la nube desde numerosos dispositivos y suele ser la decisión más ideal para almacenar transcripciones de actas de reuniones corporativas.

Solución: Gglot convierte automáticamente las grabaciones en formatos de archivo .doc o .txt. Además de eso, es compatible con la mayoría de los formatos de audio y video populares: MP3, M4A, WAV.

El software de transcripción también cargará sus archivos de actas de reuniones en la nube. Esto eliminará todos los problemas de accesibilidad.

Sin título 7 3
  1. No prestar atención a los detalles al registrar las minutas de las reuniones

A nadie le gustan las minutas de reuniones que están excesivamente detalladas. A fin de cuentas, están destinados a una referencia rápida y deben dar un breve resumen de la información intercambiada.

No centrarse en las sutilezas, por otra parte, puede provocar algunos descuidos graves. Además, puede causar graves problemas cuando se necesita desesperadamente una verificación o prueba bien respaldada.

Es el enfoque en los temas y sutilezas más importantes lo que hace que las actas de las reuniones sean una herramienta tan útil. Lo más importante es que esas conexiones deben reflejar los problemas del centro y las decisiones en las que coincidieron los participantes de la reunión.

El acta no debe omitir nada fundamental: por ejemplo, cuando la junta vota sobre una decisión, el acta debe tener una nota que detalle quién votó por qué.

Solución: elija una plantilla de acta de reunión corporativa. Le ayudará a mostrar el tipo de reunión, el tiempo, los miembros, los elementos de la agenda, el resumen de las decisiones clave y la sinopsis de la reunión. Esta plantilla debería ayudarlo a evitar grandes errores y a permanecer centrado, enfocado y eficaz.

Lo más importante: prepárese con anticipación y haga un resumen de la reunión de la junta

Tomar las minutas de la reunión requiere su total concentración. Es imperativo separar cada tema individualmente y definir qué es importante y qué es insignificante. Es una actividad difícil que requiere experiencia y práctica relevantes. No es tan fácil captar todas las decisiones que tomó la junta durante la reunión y luego registrarlas o escribirlas.

El resumen de la reunión es extremadamente significativo. Debes hacer un pequeño check-out con preguntas que vayan a resumir todo lo dicho.

Afortunadamente, el software de transcripción actual le brinda conjuntos de herramientas para tomar minutas de reuniones corporativas de manera efectiva. Además, ayuda a deshacerse del trabajo manual fastidioso. Por ejemplo, la función de identificación de altavoz inteligente Ggglot identifica automáticamente a cada altavoz. Esta es una característica muy útil cuando se toman actas de reuniones. Gglot también convierte automáticamente las grabaciones de sonido en texto. Con herramientas como Gglot, puede dedicar tiempo y concentrarse en las cosas más importantes.

Recuerde estos consejos y haga que las minutas de sus reuniones corporativas sean más atractivas.