Ընդհանուր կորպորատիվ հանդիպումների արձանագրությունների սխալներ
Ամենատարածված կորպորատիվ հանդիպումների րոպեների սխալները
Համառոտ ներածություն հանդիպման արձանագրության
Հանդիպման րոպեները, հիմնականում, հանդիպման հիմնական կիզակետերի տարեգրությունն են և հանդիպման ընթացքում տեղի ունեցածի արձանագրությունը: Նրանք սովորաբար նկարագրում են հանդիպման իրադարձությունները և կարող են ներառել ներկաների ցուցակը, մասնակիցների կողմից քննարկված հարցերի հայտարարություն և հարցերի վերաբերյալ համապատասխան պատասխաններ կամ որոշումներ: Որոշ գիտնականների կարծիքով, «րոպե» բառը, հնարավոր է, առաջացել է լատիներեն minuta scriptura (բառացիորեն «փոքր գրություն») արտահայտությունից, որը նշանակում է «կոպիտ նշումներ»։
Հին անալոգային ժամանակներում հանդիպման ժամանակ արձանագրությունները սովորաբար կազմվում էին մեքենագրողի կամ դատական թղթակցի կողմից, որը հաճախ օգտագործում էր սղագրություն, այնուհետև պատրաստում էր արձանագրությունը և այնուհետև տրամադրում մասնակիցներին: Այսօր ժողովը կարող է ձայնագրվել, տեսագրվել, կամ խմբի նշանակված կամ ոչ պաշտոնապես նշանակված քարտուղարը կարող է գրառումներ կատարել՝ ավելի ուշ պատրաստվող արձանագրություններով: Շատ պետական կառույցներ օգտագործում են րոպեների ձայնագրման ծրագրակազմ՝ բոլոր րոպեները իրական ժամանակում ձայնագրելու և պատրաստելու համար:
Կարևոր է նշել, որ արձանագրությունները կազմակերպության կամ խմբի հանդիպումների պաշտոնական գրավոր արձանագրությունն են, բայց դրանք այդ վարույթի մանրամասն արձանագրություններ չեն: Համաձայն խորհրդարանական ընթացակարգի ամենաշատ օգտագործվող ձեռնարկի, որը կոչվում է «Ռոբերտի նոր վերանայված կարգի կանոններ» (RONR), արձանագրությունը պետք է պարունակի հիմնականում ժողովում արվածի գրառումը, այլ ոչ թե անդամների կողմից կոնկրետ ասվածը:
Արձանագրությունների ձևաչափը կարող է տարբեր լինել՝ կախված կազմակերպության կողմից սահմանված չափանիշներից, թեև կան ընդհանուր ուղեցույցներ: Ռոբերտի կարգի կանոնները պարունակում են րոպեների օրինակելի հավաքածու:
Ընդհանուր առմամբ, արձանագրությունները սկսվում են ժողովն անցկացնող մարմնի անունով (օրինակ՝ խորհուրդ) և կարող են ներառել նաև վայրը, ամսաթիվը, ներկա մարդկանց ցուցակը և ժամը, երբ նախագահը հրավիրել է նիստը:
Որոշ խմբերի արձանագրությունները, ինչպիսիք են կորպորատիվ տնօրենների խորհուրդը, պետք է պահվեն փաստաթղթերում և կարևոր իրավական փաստաթղթեր են: Խորհրդի նիստերի արձանագրությունները պահվում են նույն կազմակերպության ընդհանուր անդամների ընդհանուր ժողովների արձանագրություններից առանձին: Նաև գործադիրի նիստերի արձանագրությունները կարող են պահպանվել առանձին:
Ինչու՞ պետք է վերցնեք հանդիպման արձանագրությունները:
Ի՞նչ պատճառով պետք է գրանցեք հանդիպման արձանագրությունը: Ինչպե՞ս րոպեներ վերցնել կորպորատիվ հանդիպման ժամանակ: Կցանկանայիք կորպորատիվ հանդիպմանը րոպեներ հատկացնել պատմական հիշատակման համար, թարմացումներ հաղորդել անհայտ կորածներին և տալ բացահայտված տեղեկատվության ճշգրիտ նկարագրությունը, որը հետագայում կարող է օգտագործվել որպես հաստատում կամ ապացույց:
Այսօր կորոնավիրուսի բռնկումը ստիպում է կազմակերպություններին անցնել հեռավար աշխատանքի։ Կորպորատիվ հանդիպման արձանագրությունների գրանցման գործընթացը օգնում է կազմակերպություններին մնալ հարմարվող և ուժեղ: Այն օգտակար է կարանտինի պայմաններում և օգնում է արագ փոփոխվող պայմաններին դիմակայել։
Պատկերացրեք հետևյալ իրավիճակը. դուք կարևոր հանդիպում եք ունենում փաստաբանի հետ և կարող է անհրաժեշտ լինել մանրամասն գրառում պահել ձեր քննարկած յուրաքանչյուր կետի մասին՝ լրացուցիչ հղումների համար:
Եթե ձեր պայմանագրում խնդիրներ ունեք, դա կարող է էականորեն ազդել ձեր բիզնեսի կամ անձնական հարցերի վրա: Դա է պատճառը, որ շատ կարևոր է հետևել ամեն ինչին։
Պրոֆեսիոնալ աշխատավայրում հանդիպման արդյունավետ արձանագրությունները բավականին կարևոր են։ Ինչո՞ւ։ Քանի որ նրբությունները հիշելու մեր կարողությունը սովորաբար սահմանափակ է: Անտեսումները կարող են առաջացնել սխալ քայլեր և սխալ բիզնես ընտրություններ: Դա է պատճառը, որ կորպորատիվ հանդիպման արձանագրությունները պահանջում են կենտրոնանալու լավ կարողություն և մանրամասների համար զարմանալի ականջ: Այս պարտականությունը սովորաբար հանձնարարվում է վստահելի քարտուղարին կամ անձնական օգնականին: Այնուամենայնիվ, հանդիպման րոպեները հավաքելիս իսկապես հեշտ է սխալվել:
Այս հոդվածում մենք կխոսենք ամենահայտնի սայթաքումների մասին, որոնք տեղի են ունենում հանդիպման րոպեներ հավաքելիս, և այն պայմանավորվածությունների մասին, որոնք կարող են օգնել ձեզ խուսափել դրանցից:
Կորպորատիվ հանդիպման րոպեների սխալներից խուսափելու համար
Թափանցիկությունն ու պարզությունը երաշխավորելու համար ԱՄՆ օրենսդրությունը պահանջում է, որ կորպորատիվ խորհրդի նիստերը կատարվեն որոշակի ընթացակարգով: Կորպորատիվ տնօրենների խորհուրդները պետք է հավաքեն նիստերի արձանագրությունները և այնուհետև դրանք բաշխեն աշխատողների միջև:
Կորպորատիվ հանդիպման արձանագրությունները լրացուցիչ օգնում են անդամներին ապացուցել, որ իրենք գործում են լավագույն շահերից ելնելով: Նմանապես, այն օգնում է հասկանալ բիզնեսը հիմնական մակարդակով և հարկային, պարտավորությունների և հավատարմագրային նպատակներով: Առանց ճիշտ մեթոդաբանության, սակայն, հանդիպումներն ընդհանուր առմամբ կդառնան չափազանց երկար և հոգնեցնող: Այն պահին, երբ մասնակիցների մեծ մասը սկսում է հանդիպումները համարել որպես անիմաստ վարժություն, դուք գիտեք, որ սխալ ուղու վրա եք:
Առավել լայնորեն ճանաչված սխալները հետևյալն են.
- Հանդիպման օրակարգ չսահմանելը
Օրակարգը սահմանում է կոնկրետ հանդիպման կառուցվածքը: Դա թեմաների գծապատկեր է, որի մասին դուք կխոսեք բանախոսների կրճատման և ժամանակի հետ, որը դուք կբաշխեք յուրաքանչյուր թեմայի համար: Խորհրդի նիստի օրակարգը կարող է նմանվել հետևյալին.
1. 1-ին եռամսյակի ֆինանսական հաշվետվություն (գլխավոր ֆինանսական տնօրեն, 15 րոպե)
2. Տվյալների անվտանգության նոր համակարգի ներդրում (CTO, 15 րոպե)
3. Պատրաստվում ենք առաջիկա արտադրանքի թողարկման ասուլիսին (Մամուլի քարտուղար, 20 րոպե)
Հստակ սահմանված օրակարգն ուղղորդում է հանդիպման մասնակիցներին՝ սահմանելով վերջնակետերն ու սահմանները: Անկախ նրանից, թե արդյոք դա սովորական հանդիպում է շաբաթ առ շաբաթ, այն խրախուսում է անդամներին հավատարիմ մնալ կետին և հետ պահել իրենց ուղեղը (և խոսքը) ոլորապտույտից:
Հաջող կորպորատիվ հանդիպման րոպեների համար օրակարգի բացակայությունը մեծ խոչընդոտ է: Հանդիպման արձանագրությունը պահանջում է զգույշ պայմանավորվածություն: Առանց հստակ օրակարգի, րոպեների ձայնագրման համար պատասխանատու անհատը չի պատկերացնում, թե ինչի վրա պետք է կենտրոնանալ: Լուծում. Հանդիպումից առաջ միշտ օրակարգ կազմեք: Եթե անհայտ պատճառներով դուք անտեսել եք դա անել որպես այդպիսին, տառադարձման ծրագրակազմը ձեզ հնարավորություն կտա որսալ բացահայտված տեղեկատվությունը: Ձեր հանդիպման արձանագրությունների կազմակերպումը, սակայն, որոշ ժամանակ կպահանջի:
- Ժողովի րոպեներին չհամապատասխանել ժամանակին և բովանդակությանը
Երբ հանդիպման օրակարգ եք կազմել, պետք է հետևեք դրան: Ժամանակին և օրակարգային թեմաներին հավատարիմ մնալը պահանջում է կարգապահություն: Ավելին, այն կարևոր դեր է խաղում. թույլ չտալ, որ հանդիպումները վերածվեն անպետք և անիմաստ շիթ-չաթերի:
Ի՞նչ է պատահում կորպորատիվ հանդիպման արձանագրությանը, եթե դուք անտեսում եք հանդիպումը իր սահմաններում պահելը: Դրանք դառնում են չափազանց ընդարձակ և զուրկ կառուցվածքից, և, համապատասխանաբար, չեն կարող օգտագործվել որպես հղում կամ հուսալի համարվել: Անկախ նրանից, թե ժողովի արձանագրությունների համար պատասխանատու անդամը կենտրոնանալու հսկայական կարողություններ ունի, դուք չեք կարող ընդարձակել նրանց մշտական կենտրոնանալու կարողությունը:
Լուծում. Այս պարագայում սեփականատիրության հետ հանդիպելը լավագույն բուժումն է: Նշանակեք անձ, որը վերահսկում է կապը: Ավելին, համոզվեք, որ բոլորը հավատարիմ մնան նախապես սահմանված կանոններին և հանդիպման օրակարգին: Ժամկետը հանդիպման որոշիչ գործոնն է, այնպես որ մի թողեք այն առանց ուշադրության:
- Չունենալով համաձայնեցված հանդիպումների արձանագրությունների ձևաչափ
Առանց նախապես հաստատված ձևաչափի, կորպորատիվ հանդիպման արձանագրությունները կարող են դառնալ անընթեռնելի կամ անհասանելի: Եթե համաձայն չեք ֆայլի ձևաչափի հետ, ձեր գործընկերները, ովքեր չունեն այս ֆայլերի տեսակները կարդալու ծրագրակազմ, կարող են չկարողանալ մուտք գործել այն:
Հանդիպման արձանագրությունները նախատեսված են ձեզ հասանելի դարձնելու համար մեկ վայրկյանում, ցանկացած պահի, երբ դրանք ձեզ անհրաժեշտ լինեն՝ հղում կատարելու համար: Կրիտիկական իրավիճակում դուք կնախընտրեիք թանկարժեք ժամանակ չվատնել փաստաթղթերը ընթեռնելի ձևաչափերի փոխակերպելու վրա:
Նմանապես կարևոր է արխիվի վրա հիմնվել հանդիպման արձանագրությունների փաստաթղթերի վրա: Ամպային շտեմարան կարելի է մուտք գործել բազմաթիվ սարքերից, և դա կանոնավոր կերպով ամենաիդեալական որոշումն է կորպորատիվ հանդիպման արձանագրությունները պահելու համար:
Լուծում. Gglot-ն ավտոմատ կերպով ձայնագրությունները վերածում է .doc կամ .txt ֆայլերի ձևաչափերի: Բացի այդ, այն աջակցում է աուդիո և վիդեո հանրաճանաչ ձևաչափերի մեծ մասին՝ MP3, M4A, WAV:
Տառադարձման ծրագրակազմը նաև կվերբեռնի ձեր հանդիպման րոպեների ֆայլերը ամպի մեջ: Սա կվերացնի հասանելիության բոլոր խնդիրները:
- Հանդիպման արձանագրությունները ձայնագրելիս մանրուքներին ուշադրություն չդարձնելը
Ոչ ոք չի սիրում հանդիպման արձանագրությունները, որոնք չափազանց մանրամասն են: Հաշվի առնելով ամեն ինչ, դրանք նախատեսված են արագ հղման համար և պետք է ներկայացնեն փոխանակված տեղեկատվության կարճ ամփոփում:
Նրբությունների վրա չկենտրոնանալը, նորից, կարող է հանգեցնել որոշ լուրջ անտեսումների: Ավելին, դա կարող է լուրջ անախորժություններ առաջացնել, երբ դուք հուսահատ կարիք ունեք լավ հաստատված ստուգման կամ ապացույցի:
Դա ամենակարևոր թեմաների և նրբությունների վրա կենտրոնանալն է, որ հանդիպման րոպեները դարձնում են այդքան օգտակար գործիք: Ամենակարևորն այն է, որ այդ կապերը պետք է արտացոլեն կենտրոնի խնդիրները և այն որոշումները, որոնց վերաբերյալ հանդիպման մասնակիցները համաձայնվել են:
Արձանագրությունը չպետք է բաց թողնի որևէ հիմնարար բան. օրինակ, երբ խորհուրդը քվեարկում է որոշման վերաբերյալ, արձանագրությունում պետք է նշվի, թե ով ինչի օգտին է քվեարկել:
Լուծում. Որոշեք կորպորատիվ հանդիպման արձանագրության ձևանմուշ: Այն կօգնի ձեզ ցույց տալ հավաքի տեսակը, ժամանակը, անդամներին, օրակարգի իրերը, հիմնական որոշումների ամփոփագիրը և հանդիպման ամփոփագիրը: Այս ձևանմուշը պետք է օգնի ձեզ խուսափել մեծ սխալներից և մնալ կենտրոնացած, կենտրոնացած և արդյունավետ:
Ամենակարևորը. նախօրոք պատրաստվեք և կազմեք խորհրդի նիստի ամփոփում
Հանդիպման արձանագրությունները պահանջում են ձեր լիարժեք ուշադրությունը: Հրամայական է յուրաքանչյուր թեմա առանձին-առանձին առանձնացնել և սահմանել, թե ինչն է կարևոր, ինչը` աննշան: Դա բարդ գործունեություն է, որը պահանջում է համապատասխան փորձ և պրակտիկա։ Այնքան էլ հեշտ չէ բռնել բոլոր որոշումները, որոնք խորհուրդը կայացրել է նիստի ժամանակ, հետո արձանագրել կամ գրել դրանք։
Հանդիպման ամփոփումը չափազանց կարևոր է. Դուք պետք է փոքր ստուգում կատարեք այն հարցերով, որոնք կամփոփեն այն ամենը, ինչ ասվեց:
Բարեբախտաբար, ներկայիս տառադարձման ծրագրակազմը ձեզ գործիքներ է տրամադրում՝ արդյունավետորեն կորպորատիվ հանդիպման րոպեները վերցնելու համար: Բացի այդ, այն օգնում է վերացնել ձեռքի բարդ աշխատանքը: Օրինակ, Ggglot խելացի բարձրախոսի նույնականացման գործառույթը ավտոմատ կերպով նույնականացնում է յուրաքանչյուր բարձրախոս: Սա շատ օգտակար հատկություն է հանդիպման արձանագրություններ հավաքելիս: Gglot-ը նաև ձայնային ձայնագրությունները ավտոմատ կերպով վերածում է տեքստի: Gglot-ի նման գործիքների օգնությամբ դուք կարող եք ժամանակ խնայել և կենտրոնանալ ավելի կարևոր բաների վրա:
Հիշեք այս խորհուրդները և ձեր կորպորատիվ հանդիպման րոպեները դարձրեք ավելի գրավիչ: