Ümumi Korporativ Yığıncaqların Protokolu Səhvləri
Ən Ümumi Korporativ iclasların protokol səhvləri
İclas protokollarına qısa giriş
Görüş protokolları, əsasən, görüşün əsas diqqət mərkəzində olan xronika və görüşdə baş verənlərin qeydidir. Onlar adətən iclasın hadisələrini təsvir edir və iştirakçıların siyahısını, iştirakçılar tərəfindən müzakirə edilən məsələlərin bəyanatını və məsələlərlə bağlı müvafiq cavabları və ya qərarları ehtiva edə bilər. Bəzi alimlərin fikrincə, “dəqiqələr” latın dilində “kobud qeydlər” mənasını verən minuta scriptura (hərfi mənada “kiçik yazı”) ifadəsindən yaranmışdır.
Köhnə analoji günlərdə protokollar adətən iclas zamanı makinaçı və ya məhkəmə müxbiri tərəfindən hazırlanır, tez-tez stenoqrafiyadan istifadə edir, sonra protokolu hazırlayıb iştirakçılara verirdi. Bu gün iclas səs yazısı, video çəkilişi və ya bir qrupun təyin edilmiş və ya qeyri-rəsmi olaraq təyin edilmiş katibi qeydlər apara bilər, protokollar daha sonra hazırlanır. Bir çox dövlət qurumları real vaxt rejimində bütün dəqiqələri qeyd etmək və hazırlamaq üçün dəqiqə qeyd proqramından istifadə edir.
Qeyd etmək vacibdir ki, protokollar təşkilatın və ya qrupun iclaslarının rəsmi yazılı qeydidir, lakin onlar həmin proseslərin müfəssəl stenoqramı deyil. Ən çox istifadə edilən parlament proseduru təlimatına əsasən, Robertin Yeni Revize Edilmiş Qaydaları (RONR), protokol üzvlərin dəqiq dediklərini deyil, əsasən iclasda görülənləri əks etdirən qeydlərdən ibarət olmalıdır.
Ümumi qaydalar olsa da, protokolların formatı təşkilat tərəfindən müəyyən edilmiş standartlardan asılı olaraq dəyişə bilər. Robertin Sifariş Qaydalarında dəqiqələrin nümunə dəsti var.
Ümumiyyətlə, protokol iclası keçirən orqanın (məsələn, kollegiya) adı ilə başlayır və həmçinin yeri, tarixi, iştirak edənlərin siyahısını və sədrin iclası təyin etmək üçün çağırdığı vaxtı da ehtiva edə bilər.
Müəyyən qrupların, məsələn, korporativ idarə heyətinin protokolları faylda saxlanılmalıdır və mühüm hüquqi sənədlərdir. İdarə Heyətinin iclaslarının protokolları eyni təşkilat daxilində ümumi üzvlük yığıncaqlarının protokollarından ayrı saxlanılır. Həmçinin, icraçı iclasların protokolları ayrıca aparıla bilər.
Niyə görüş protokolunu götürməlisən?
Hansı səbəbdən iclas protokollarını qeyd etmək lazımdır? Korporativ iclasda protokolları necə tutmaq olar? Siz tarixi arayış üçün korporativ görüşdə protokol tutmaq, itkin düşmüş şəxslərə yeniliklər vermək və sonradan təsdiq və ya sübut kimi istifadə oluna biləcək açıqlanan məlumatların dəqiq təsvirini vermək istərdiniz.
Bu gün koronavirusun yayılması təşkilatları uzaqdan işə keçirməyə məcbur edir. Korporativ görüş protokollarının qeydə alınması prosesi təşkilatlara uyğunlaşa bilən və güclü qalmağa kömək edir. Karantin şəraitində faydalıdır və tez dəyişən şərtlərlə üzləşməyə kömək edir.
Aşağıdakı vəziyyəti təsəvvür edin: Siz vəkillə mühüm görüş keçirirsiniz və əlavə istinad üçün müzakirə etdiyiniz hər bir məqamın ətraflı qeydini saxlamağınız lazım ola bilər.
Əgər müqavilənizdə problemli məsələlər varsa, bu, biznes və ya şəxsi məsələlərinizə çox təsir edə bilər. Buna görə də hər şeyi izləmək çox vacibdir.
Peşəkar iş yerində effektiv görüş protokolları olduqca vacibdir. Niyə? Çünki incəlikləri xatırlamaq qabiliyyətimiz normal olaraq məhduddur. Nəzarət səhv addımlara və yanlış iş seçimlərinə səbəb ola bilər. Məhz buna görə də korporativ görüş protokollarının alınması diqqəti cəmləmək üçün yaxşı qabiliyyət və təfərrüat üçün heyrətamiz bir qulaq tələb edir. Bu vəzifə adətən etibarlı katibə və ya şəxsi köməkçiyə verilir. Bununla belə, iclas protokollarını çəkərkən səhv etmək həqiqətən asandır.
Bu yazıda biz görüş dəqiqələrini götürərkən baş verən ən məşhur sürüşmələr və onlardan qaçmağınıza kömək edə biləcək tədbirlər haqqında danışacağıq.
Qarşısının alınması üçün korporativ iclas protokolları səhvləri
Şəffaflığı və sadəliyi təmin etmək üçün ABŞ qanunvericiliyi korporativ şuranın iclaslarının müəyyən prosedura əməl etməsini tələb edir. Korporativ idarə heyəti iclas protokollarını tutmalı və sonra işçilər arasında paylamalıdır.
Korporativ iclas protokollarının alınması əlavə olaraq üzvlərə ən yaxşı maraqlarla hərəkət etdiklərini sübut etməyə kömək edir. Eynilə, o, biznesin əsas səviyyədə başa düşülməsinə və vergi, öhdəlik və fidusiar məqsədlər üçün kömək edir. Düzgün metodologiya olmasa, görüşlər ümumiyyətlə çox uzun və yorucu olacaq. İştirakçıların əksəriyyəti görüşləri boş yerə məşq kimi qəbul etməyə başlayanda, səhv yolda olduğunuzu bilirsiniz.
Ən çox tanınan səhvlər aşağıdakılardır:
- İclasın gündəliyini müəyyən etməmək
Gündəlik konkret iclasın strukturunu müəyyən edir. Bu, natiqlərin xülasəsi və hər bir mövzu üçün paylayacağınız vaxt ilə danışacağınız mövzuların diaqramıdır. Şura iclasının gündəliyi aşağıdakı kimi ola bilər:
1. Q1 maliyyə hesabatı (Baş maliyyə direktoru, 15 dəqiqə)
2. Yeni məlumat təhlükəsizliyi sisteminin tətbiqi (CTO, 15 dəqiqə)
3. Qarşıdan gələn məhsulun təqdimatı ilə bağlı mətbuat konfransına hazırlaşmaq (Mətbuat katibi, 20 dəqiqə)
Aydın şəkildə müəyyən edilmiş gündəm kəsilmə nöqtələrini və limitləri müəyyən etməklə görüş iştirakçılarına rəhbərlik edir. Adi həftədən həftə toplantısı olub-olmamasından asılı olmayaraq, bu, üzvləri nöqtəyə sadiq qalmağa və beyinlərini (və nitqlərini) əyilməkdən qorumağa təşviq edir.
Uğurlu korporativ iclas protokolları üçün gündəliyin olmaması böyük bir maneədir. Yığıncaq protokollarının aparılması diqqətli tərtibat tələb edir. Aydın bir gündəm olmadan, dəqiqələri qeyd etməyə cavabdeh olan şəxsin nəyə diqqət yetirəcəyi barədə ən dumanlı fikri yoxdur. Həll yolu: Yığıncaqdan əvvəl həmişə gündəm qurun. Əgər naməlum səbəblərə görə siz bunu etməyi laqeyd etmisinizsə, transkripsiya proqramı sizə açıqlanmış məlumatları tutmağa imkan verəcək. Bununla belə, görüş protokollarınızı təşkil etmək bir qədər vaxt aparacaq.
- Görüş protokollarını çəkərkən vaxt və məzmuna riayət etməmək
Yığıncaq üçün gündəliyi təyin etdikdə, ona əməl etməlisiniz. Vaxta və gündəmdəki mövzulara riayət etmək intizam tələb edir. Üstəlik, o, mühüm rol oynayır: görüşlərin faydasız və mənasız söhbətlərə çevrilməsinin qarşısını almaq.
Yığıncağı öz hüdudları daxilində saxlamağa laqeyd yanaşsanız, korporativ iclas protokollarının başına nə gəlir? Onlar həddən artıq geniş və qeyri-kafi struktur olurlar və buna görə də istinad üçün istifadə oluna və ya etibarlı sayıla bilməzlər. İclas protokollarına cavabdeh olan üzvün diqqəti cəmləmək üçün böyük imkanlara malik olub-olmamasından asılı olmayaraq, siz onların daim diqqətini cəmləmək qabiliyyətini genişləndirə bilməzsiniz.
Həll yolu: Bu vəziyyətdə sahibliklə görüşmək ən yaxşı müalicədir. Bağlantıya nəzarət etmək üçün bir adam təyin edin. Üstəlik, hamının əvvəlcədən müəyyən edilmiş qaydalara və iclas gündəliyinə əməl etməsini təmin edin. Vaxtın təyin edilməsi görüşün həlledici amilidir, ona görə də onu nəzarətsiz qoymayın.
- Razılaşdırılmış iclas protokolu formatının olmaması
Əvvəlcədən müəyyən edilmiş format olmadan, korporativ iclas protokolları oxunmaz və ya əlçatmaz ola bilər. Əgər fayl formatı ilə razılaşmırsınızsa, bu fayl növlərini oxumaq üçün proqram təminatına malik olmayan tərəfdaşlarınız ona daxil ola bilməyəcəklər.
İclas protokolları sizə istinad üçün lazım olan istənilən nöqtədə bir neçə saniyə ərzində əlçatan olmaq üçün nəzərdə tutulub. Kritik bir vəziyyətdə sənədləri oxunaqlı formatlara çevirmək üçün dəyərli vaxt sərf etməməyi üstün tutursunuz.
İclas protokollarının sənədləri üçün arxivə yerləşmək də eyni dərəcədə vacibdir. Bulud anbarına çoxsaylı cihazlardan daxil olmaq olar və bu, müntəzəm olaraq korporativ görüş protokollarının stenoqramlarının saxlanması üçün ən ideal qərardır.
Həll yolu: Gglot qeydləri avtomatik olaraq .doc və ya .txt fayl formatlarına çevirir. Bundan əlavə, o, populyar audio və video formatlarının əksəriyyətini dəstəkləyir: MP3, M4A, WAV.
Transkripsiya proqramı həmçinin görüş dəqiqələri fayllarınızı buludda yükləyəcək. Bu, bütün əlçatanlıq problemlərini aradan qaldıracaq.
- İclas protokollarını yazarkən detallara fikir verməmək
Həddindən artıq təfərrüatlı görüş protokollarını heç kim sevmir. Hər şeyi nəzərə alsaq, onlar sürətli istinad üçün nəzərdə tutulub və mübadilə olunan məlumatın qısa brifinqi verilməlidir.
İncəliklərə diqqət yetirməmək, yenə də bəzi ciddi səhvlərə səbəb ola bilər. Bundan əlavə, yaxşı dəstəklənən yoxlamaya və ya sübuta ehtiyacınız olduqda ciddi problemlər yarada bilər.
Görüş protokollarını belə faydalı vasitəyə çevirən ən əhəmiyyətli mövzulara və incəliklərə diqqət yetirməkdir. Ən əsası, bu əlaqələr mərkəzin məsələlərini və iclas iştirakçılarının razılaşdıqları qərarları əks etdirməlidir.
Protokollar heç bir əsas şeyi qaçırmamalıdır: məsələn, şura qərara səs verərkən, protokolda kimin nəyə səs verdiyini göstərən qeyd olmalıdır.
Həll yolu: Korporativ iclas protokolu şablonuna qərar verin. O, sizə toplantının növünü, vaxtını, üzvləri, gündəmdəki məsələləri, əsas qərarların xülasəsini və görüşün xülasəsini göstərməkdə kömək edəcək. Bu şablon böyük səhvlərdən qaçmağınıza və mərkəzləşmiş, diqqətli və effektiv qalmağınıza kömək etməlidir.
Ən əsası: əvvəlcədən hazırlayın və şura iclasının xülasəsini hazırlayın
İclas protokollarının alınması bütün diqqətinizi tələb edir. Hər bir mövzunu ayrıca ayırmaq və nəyin vacib, nəyin əhəmiyyətsiz olduğunu müəyyən etmək vacibdir. Müvafiq təcrübə və təcrübə tələb edən çətin fəaliyyətdir. Şuranın iclas zamanı qəbul etdiyi bütün qərarları tutmaq və sonra onları qeyd etmək və ya yazmaq o qədər də asan deyil.
Görüşün xülasəsi son dərəcə əhəmiyyətlidir. Siz deyilənlərin hamısını ümumiləşdirəcək suallarla kiçik bir yoxlama aparmalısınız.
Xoşbəxtlikdən, indiki transkripsiya proqramı sizə korporativ görüş protokollarını effektiv şəkildə götürmək üçün alət dəstləri təqdim edir. Bundan əlavə, cəld əl işlərini atmağa kömək edir. Məsələn, Ggglot ağıllı dinamik identifikasiyası funksiyası avtomatik olaraq hər bir dinamiki müəyyən edir. Bu, iclas protokollarını tərtib edərkən çox faydalı xüsusiyyətdir. Gglot həmçinin səs yazılarını avtomatik olaraq mətnə çevirir. Gglot kimi alətlərlə vaxtınızı ayıra və diqqətinizi daha vacib şeylərə yönəldə bilərsiniz.
Bu məsləhətləri yadda saxlayın və korporativ görüşlərinizi daha cəlbedici edin.