Oftaj Korporaciaj Kunvenoj Protokolo Eraroj
Plej oftaj Korporaciaj kunvenoj protokolas erarojn
Mallonga enkonduko al protokolo de kunveno
Protokolo de renkontiĝo estas, esence, kroniko de la ŝlosilaj fokusoj de la renkontiĝo kaj rekordo de kio okazis en renkontiĝo. Ili kutime priskribas la okazaĵojn de la renkontiĝo kaj povas inkluzivi liston de partoprenantoj, deklaron de la temoj diskutitaj de la partoprenantoj, kaj rilatajn respondojn aŭ decidojn por la temoj. Laŭ kelkaj akademiuloj, "protokolo" eventuale venas de la latina frazo minuta scriptura (laŭlitere "malgranda skribo") kun la signifo "malglataj notoj".
En la malnovaj analogaj tagoj, protokoloj estis kutime kreitaj dum la renkontiĝo fare de tajpisto aŭ tribunala raportisto, kiu ofte uzis stenografionotacion kaj poste preparis la protokolojn kaj elsendis ilin al la partoprenantoj poste. Hodiaŭ, la renkontiĝo povas esti sonregistrita, video registrita, aŭ la sekretario de grupo nomumita aŭ neformale asignita povas preni notojn, kun protokolo preparitaj poste. Multaj registaraj agentejoj uzas protokolojn por registri kaj prepari ĉiujn minutojn en reala tempo.
Gravas noti, ke protokolo estas la oficiala skriba rekordo de la renkontiĝoj de organizo aŭ grupo, sed ili ne estas detalaj transskribaĵoj de tiuj procedoj. Laŭ la plej vaste uzata manlibro de parlamenta proceduro nomita Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), la protokolo devus enhavi ĉefe rekordon de tio, kio estis farita ĉe la kunveno, ne kio estis precize dirita de la membroj.
La formato de la minutoj povas varii depende de la normoj establitaj de organizo, kvankam ekzistas ĝeneralaj gvidlinioj. La Reguloj de Ordo de Robert enhavas specimenan aron de minutoj.
Ĝenerale, protokolo komenciĝas per la nomo de la organo okazanta la kunvenon (ekz. estraro) kaj ankaŭ povas inkluzivi la lokon, daton, liston de ĉeestantoj kaj la tempo, kiam la prezidanto ordonis la kunvenon.
La minutoj de certaj grupoj, kiel kompania estraro de direktoroj, devas esti konservitaj en dosiero kaj estas gravaj juraj dokumentoj. Protokolo de estrarkunsidoj estas konservataj aparte de protokoloj de ĝeneralaj membrokunvenoj ene de la sama organizo. Ankaŭ, minutoj de plenumaj kunsidoj povas esti konservitaj aparte.
Kial vi prenu protokolojn de kunveno?
Pro kiu kialo vi bezonus registri kunveno-protokolo? Kiel preni minutojn ĉe kompania kunveno? Vi volus preni minutojn ĉe kompania kunveno por historia referenco, doni ĝisdatigon al la mankantaj homoj, kaj doni precizan priskribon de informoj malkaŝitaj, kiuj povas poste esti uzataj kiel konfirmo aŭ pruvo.
Hodiaŭ, la koronavirus-eksplodo igas organizojn ŝanĝi al fora laboro. La procezo registri kompaniajn kunvenprotokojn helpas organizojn resti adapteblaj kaj fortaj. Ĝi estas utila en kondiĉoj de kvaranteno kaj helpas alfronti rapide ŝanĝiĝantajn kondiĉojn.
Imagu la sekvan situacion: Vi havas gravan renkontiĝon kun advokato, kaj vi eble bezonos konservi detalan registron pri ĉiu punkto, kiun vi diskutis por plia referenco.
Se vi havas ĝenajn problemojn en via interkonsento, tio povus grave influi viajn komercajn aŭ personajn aferojn. Tial estas tre grave konservi trakon de ĉio.
En profesia laborejo, efikaj kunvenprotokoj estas sufiĉe gravaj. Kial? Ĉar nia kapablo rememori subtilaĵojn estas normale limigita. Superrigardoj povas provoki mispaŝojn kaj malĝustajn komercajn elektojn. Tio estas la kialo, ke preni kompaniajn kunvenajn minutojn postulas bonan kapablon koncentriĝi kaj mirindan orelon por detaloj. Ĉi tiu devo estas kutime delegita al fidinda sekretario aŭ persona asistanto. Tamen, estas vere facile fari erarojn dum kunveno-protokolo.
En ĉi tiu artikolo, ni parolos pri la plej konataj eraroj, kiuj okazas dum renkontiĝo-protokolo kaj la aranĝoj, kiuj povas helpi vin eviti ilin.
Korporaciaj kunvenaj protokoloj eviti erarojn
Por garantii travideblecon kaj simplecon, la usona leĝaro postulas, ke entreprenaj estrarkunsidoj sekvu certan proceduron. Entreprenaj estraroj devas preni kunsidan protokolojn kaj poste distribui ilin inter laboristoj.
Preni kompaniajn kunvenajn minutojn aldone helpas membrojn pruvi, ke ili agas laŭ la plej bonaj interesoj. Same, ĝi helpas kompreni la komercon sur baza nivelo, kaj por imposto, kompensdevo kaj fidindaj celoj. Sen la ĝusta metodaro, la kunvenoj ĝenerale fariĝos tro longaj kaj elĉerpaj. Ĉe la punkto, kiam la plej multaj partoprenantoj komencas rigardi renkontiĝojn kiel ekzercon vane, vi scias, ke vi estas sur la malĝusta vojo.
La plej vaste rekonitaj eraroj estas kiel sekvas:
- Ne starigante la tagordon por la kunveno
Tagordo starigas la strukturon de specifa kunveno. Ĝi estas diagramo de temoj pri kiuj vi parolos kun la resumo de parolantoj kaj la tempo, kiun vi disdonos por ĉiu temo. Tagordo de estrarkunsidoj povas simili la jenan:
1. Q1-financa raporto (Ĉefa financa oficisto, 15 minutoj)
2. Efektivigo de nova datuma sekureca sistemo (CTO, 15 minutoj)
3. Pretiĝu por venonta gazetara konferenco de lanĉo de produkto (gazetara sekretario, 20 minutoj)
Klare difinita tagordo provizas gvidon al la kunvenaj partoprenantoj difinante limpunktojn kaj limojn. Sendepende ĉu ĝi estas kutima semajno post semajna renkontiĝo, ĝi instigas membrojn alteni sin al la punkto kaj konservi siajn cerbojn (kaj parolon) de serpentumado.
Por sukcesaj kompaniaj kunvenprotokoj, foresto de tagordo estas grandega malhelpo. Preno de kunveno-protokolo postulas zorgan aranĝon. Sen klara tagordo, la individuo respondeca por registri minutojn ne havas la plej nebulan ideon pri kio koncentriĝi. Solvo: Ĉiam starigu tagordon antaŭ la kunveno. Se pro nekonataj kialoj vi neglektis fari tiel, transskriba programaro ebligos al vi kapti la informojn, kiuj estis malkaŝitaj. Organizi viajn kunvenprotokojn, tamen, daŭros iom da tempo.
- Ne plenumante tempon kaj enhavon dum kunveno-protokolo
Kiam vi starigis tagordon por la kunveno, vi devas sekvi ĝin. Aliĝi al tempo kaj la temoj en la tagordo postulas disciplinon. Krome, ĝi servas gravan rolon: malhelpi kunvenojn transformiĝi en senutilajn kaj sensignifajn babilojn.
Kio okazas al la kompania kunveno-protokolo se vi neglektas konservi la kunvenon ene de ĝiaj limoj? Ili fariĝas tro ampleksaj kaj mankantaj strukturo, kaj sekve, ili ne povas esti uzataj por referenco aŭ konsiderataj fidindaj. Sendepende de ĉu membro respondeca pri kunveno-protokolo havas enormajn kapablojn por koncentriĝi, vi ne povas etendi ilian kapablon koncentriĝi ĉiam.
Solvo: En ĉi tiu cirkonstanco, renkonti proprieto estas la plej bona kuraco. Nomu personon por kontroli la konekton. Krome, certigu, ke ĉiuj aliĝas al la antaŭestablitaj reguloj kaj kunvena tagordo. La tempo estas la decida faktoro de renkontiĝo, do ne lasu ĝin senĉeesta.
- Havante neniun interkonsentitan kunvenon-protokolo-formaton
Sen antaŭestablita formato, kompania kunvenprotokolo povas fariĝi nelegeblaj aŭ nealireblaj. Se vi ne konsentas pri dosierformato, viaj partneroj, kiuj ne havas la programaron por legi ĉi tiujn dosiertipojn, eble ne povos aliri ĝin.
Kunvenaj protokolo estas intencitaj esti disponeblaj al vi en unu sekundo, en kiu ajn punkto vi bezonas ilin por referenco. En kritika situacio, vi preferus ne malŝpari valoran tempon por konverti dokumentojn en legeblajn formatojn.
Same estas grave decidi pri arkivo por kunveno-protokolo-dokumentoj. Nuba deponejo estas alirebla de multaj aparatoj kaj ĝi estas regule la plej ideala decido por konservi transskribaĵojn de kompaniaj kunvenprotokoj.
Solvo: Gglot aŭtomate konvertas registradojn en dosierformatojn .doc aŭ .txt. Krom tio, ĝi subtenas la plej multajn el la popularaj aŭdaj kaj videoformatoj: MP3, M4A, WAV.
Transskriba programaro ankaŭ alŝutos viajn kunvenajn protokolojn al la nubo. Ĉi tio forigos ĉiujn problemojn pri alirebleco.
- Ne atentante detalojn dum registrado de kunveno-protokolo
Neniu ŝatas kunvenajn protokolojn kiuj estas tro detalaj. Ĉio konsiderata, ili estas destinitaj por rapida referenco kaj devus doni mallongan informon pri interŝanĝitaj informoj.
Ne koncentriĝi pri subtilecoj, do denove, povas kaŭzi iujn gravajn erarojn. Krome, ĝi povus kaŭzi gravajn problemojn kiam vi ege bezonas bone subtenitan konfirmon aŭ pruvon.
Estas la fokuso pri la plej signifaj temoj kaj subtilecoj, kiu faras kunvenprotokojn tia utila ilo. Plej grave, tiuj ligoj devus speguli la centrajn aferojn kaj la decidojn pri kiuj konsentis la kunvenaj partoprenantoj.
La protokolo ne devas manki ion fundamentan: ekzemple, kiam la estraro voĉdonas pri decido, protokolo devas havi noton detaligante kiu voĉdonis por kio.
Solvo: Decidu pri ŝablono pri kompania kunveno-protokolo. Ĝi helpos vin montri la tipon de kunveno, tempigon, membrojn, aferojn en la tagordo, la resumon de ŝlosilaj decidoj kaj la sinoptikon de la kunveno. Ĉi tiu ŝablono devas helpi vin eviti grandajn erarojn kaj resti centrita, koncentrita kaj efika.
Plej grave: preparu anticipe kaj faru resumon de la estrarkunsido
Preni kunvenajn minutojn postulas vian plenan fokuson. Nepras apartigi ĉiun temon individue kaj difini kio estas grava kaj kio estas sensignifa. Ĝi estas malfacila agado, kiu postulas koncernan sperton kaj praktikon. Ne estas tiel facile kapti ĉiujn decidojn, kiujn la estraro faris dum la kunveno kaj poste registri aŭ noti ilin.
Resumo de la renkontiĝo estas ege signifa. Vi devus fari malgrandan kontrolon kun demandoj, kiuj resumos ĉion, kio estis dirita.
Feliĉe, nuntempa transskriba programaro provizas vin per ilaro por efike preni kompaniajn kunvenprotokojn. Ankaŭ, ĝi helpas forigi peniga manlaboro. Ekzemple, la funkcio de identigo de inteligenta parolanto de Ggglot aŭtomate identigas ĉiun parolanton. Ĉi tio estas tre utila funkcio dum kunveno-protokolo. Gglot ankaŭ aŭtomate konvertas sonregistraĵojn en tekston. Per iloj kiel Gglot, vi povas ŝpari tempon kaj koncentriĝi pri la pli gravaj aferoj.
Memoru ĉi tiujn konsiletojn kaj faru viajn kompaniajn kunvenojn pli konvinkajn.