સામાન્ય કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટોની ભૂલો
સૌથી સામાન્ય કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટોની ભૂલો
મીટિંગની મિનિટોનો સંક્ષિપ્ત પરિચય
મીટિંગની મિનિટો, મૂળભૂત રીતે, મીટિંગની ચાવી ફોકસનો ક્રોનિકલ અને મીટિંગમાં શું થયું તેનો રેકોર્ડ છે. તેઓ સામાન્ય રીતે મીટિંગની ઘટનાઓનું વર્ણન કરે છે અને તેમાં પ્રતિભાગીઓની સૂચિ, સહભાગીઓ દ્વારા ચર્ચા કરવામાં આવેલા મુદ્દાઓનું નિવેદન અને મુદ્દાઓ માટે સંબંધિત પ્રતિભાવો અથવા નિર્ણયો શામેલ હોઈ શકે છે. કેટલાક વિદ્વાનોના મતે, "મિનિટ્સ" સંભવતઃ લેટિન શબ્દસમૂહ મિનુટા સ્ક્રિપ્ટુરા (શાબ્દિક રીતે "નાનું લખાણ") પરથી ઉતરી આવ્યું છે જેનો અર્થ થાય છે "રફ નોટ્સ".
જૂના એનાલોગ દિવસોમાં, મિટિંગ દરમિયાન સામાન્ય રીતે ટાઈપિસ્ટ અથવા કોર્ટ રિપોર્ટર દ્વારા મિનિટો બનાવવામાં આવતી હતી, જેઓ ઘણી વખત લઘુલિપિ સંકેતનો ઉપયોગ કરતા હતા અને પછી મિનિટો તૈયાર કરતા હતા અને તે પછી સહભાગીઓને જારી કરતા હતા. આજે, મીટિંગ ઓડિયો રેકોર્ડ કરી શકાય છે, વિડિયો રેકોર્ડ કરી શકાય છે, અથવા જૂથના નિયુક્ત અથવા અનૌપચારિક રીતે સોંપાયેલ સેક્રેટરી નોંધ લઈ શકે છે, જેમાં મિનિટો પછીથી તૈયાર કરવામાં આવે છે. ઘણી સરકારી એજન્સીઓ તમામ મિનિટોને રીઅલ-ટાઇમમાં રેકોર્ડ કરવા અને તૈયાર કરવા માટે મિનિટ રેકોર્ડિંગ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરે છે.
એ નોંધવું અગત્યનું છે કે મિનિટો એ સંસ્થા અથવા જૂથની મીટિંગનો સત્તાવાર લેખિત રેકોર્ડ છે, પરંતુ તે તે કાર્યવાહીની વિગતવાર ટ્રાન્સક્રિપ્ટ નથી. રોબર્ટના રૂલ્સ ઓફ ઓર્ડર ન્યુલી રિવાઇઝ્ડ (RONR) તરીકે ઓળખાતી સંસદીય પ્રક્રિયાના સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતા માર્ગદર્શિકા અનુસાર, મિનિટ્સમાં મુખ્યત્વે મીટિંગમાં શું કરવામાં આવ્યું હતું તેનો રેકોર્ડ હોવો જોઈએ, સભ્યો દ્વારા બરાબર શું કહેવામાં આવ્યું હતું નહીં.
સંસ્થા દ્વારા સ્થાપિત ધોરણોના આધારે મિનિટનું ફોર્મેટ બદલાઈ શકે છે, જો કે ત્યાં સામાન્ય માર્ગદર્શિકા છે. રોબર્ટના રૂલ્સ ઓફ ઓર્ડરમાં મિનિટનો સેમ્પલ સેટ છે.
સામાન્ય રીતે, મિનિટો મીટીંગ યોજનાર સંસ્થાના નામથી શરૂ થાય છે (દા.ત., બોર્ડ) અને તેમાં સ્થળ, તારીખ, હાજર લોકોની યાદી અને અધ્યક્ષે ઓર્ડર આપવા માટે મીટીંગ બોલાવી તે સમયનો પણ સમાવેશ થઈ શકે છે.
કોર્પોરેટ બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ જેવા ચોક્કસ જૂથોની મિનિટ્સ ફાઇલમાં રાખવી આવશ્યક છે અને તે મહત્વપૂર્ણ કાનૂની દસ્તાવેજો છે. બોર્ડ મીટિંગની મિનિટો સમાન સંસ્થામાં સામાન્ય સભ્યપદની મીટિંગની મિનિટોથી અલગ રાખવામાં આવે છે. ઉપરાંત, એક્ઝિક્યુટિવ સત્રોની મિનિટ અલગથી રાખવામાં આવી શકે છે.
તમારે મીટિંગની મિનિટ્સ કેમ લેવી જોઈએ?
તમારે કયા કારણોસર મીટિંગ મિનિટ રેકોર્ડ કરવાની જરૂર પડશે? કોર્પોરેટ મીટિંગમાં મિનિટ કેવી રીતે લેવી? તમે ઐતિહાસિક સંદર્ભ માટે કોર્પોરેટ મીટિંગમાં મિનિટો લેવા માગો છો, જે લોકો ગુમ થયા હતા તેઓને અપડેટ આપવા માટે, અને જાહેર કરેલી માહિતીનું ચોક્કસ વર્ણન આપવા માટે કે જે પછીથી પુષ્ટિ અથવા પુરાવા તરીકે ઉપયોગ કરી શકાય છે.
આજે, કોરોનાવાયરસ ફાટી નીકળતાં સંસ્થાઓ દૂરસ્થ કાર્ય પર સ્વિચ કરી રહી છે. કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટ રેકોર્ડ કરવાની પ્રક્રિયા સંસ્થાઓને અનુકૂલનક્ષમ અને મજબૂત રહેવામાં મદદ કરે છે. તે સંસર્ગનિષેધની સ્થિતિમાં ઉપયોગી છે અને ઝડપથી બદલાતી પરિસ્થિતિઓનો સામનો કરવામાં મદદ કરે છે.
નીચેની પરિસ્થિતિની કલ્પના કરો: તમે વકીલ સાથે મહત્વપૂર્ણ મીટિંગ કરી રહ્યાં છો, અને તમારે વધારાના સંદર્ભ માટે તમે ચર્ચા કરેલ દરેક મુદ્દાનો વિગતવાર રેકોર્ડ રાખવાની જરૂર પડી શકે છે.
જો તમને તમારા કરારમાં મુશ્કેલીજનક સમસ્યાઓ હોય, તો તે તમારા વ્યવસાય અથવા વ્યક્તિગત બાબતોને નિર્ણાયક રીતે અસર કરી શકે છે. આ જ કારણ છે કે દરેક વસ્તુ પર નજર રાખવી ખૂબ જ જરૂરી છે.
વ્યાવસાયિક કાર્યસ્થળમાં, અસરકારક મીટિંગ મિનિટો ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. શા માટે? કારણ કે સૂક્ષ્મતાને યાદ કરવાની આપણી ક્ષમતા સામાન્ય રીતે મર્યાદિત હોય છે. અવલોકન ભૂલો અને ખોટી વ્યવસાય પસંદગીઓને સંકેત આપી શકે છે. આ જ કારણ છે કે કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટ્સ લેવા માટે ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની સારી ક્ષમતા અને વિગતવાર માટે આશ્ચર્યજનક કાનની જરૂર છે. આ ફરજ સામાન્ય રીતે વિશ્વસનીય સચિવ અથવા અંગત સહાયકને સોંપવામાં આવે છે. જો કે, મીટિંગ મિનિટ લેતી વખતે ભૂલો કરવી ખરેખર સરળ છે.
આ લેખમાં, અમે મીટિંગની મિનિટો લેતી વખતે થતી સૌથી વધુ જાણીતી સ્લિપ-અપ્સ અને તેમને ટાળવામાં તમને મદદ કરી શકે તેવી વ્યવસ્થાઓ વિશે વાત કરીશું.
કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટની ભૂલો ટાળવા
પારદર્શિતા અને સરળતાની બાંયધરી આપવા માટે, યુએસ કાયદો જરૂરી છે કે કોર્પોરેટ બોર્ડ મીટિંગ ચોક્કસ પ્રક્રિયાને અનુસરે. કોર્પોરેટ બોર્ડ ઓફ ડાયરેક્ટરોએ મીટિંગની મિનિટ્સ લેવી અને પછી તેને મજૂરોમાં વહેંચવાની જરૂર છે.
કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટ્સ લેવાથી સભ્યોને સાબિત કરવામાં મદદ મળે છે કે તેઓ શ્રેષ્ઠ હિત સાથે કામ કરી રહ્યા છે. તેવી જ રીતે, તે વ્યવસાયને મૂળભૂત સ્તરે સમજવામાં અને કર, જવાબદારી અને વિશ્વાસપાત્ર હેતુઓ માટે મદદ કરે છે. જો કે, યોગ્ય પદ્ધતિ વિના, સામાન્ય રીતે મીટિંગ્સ ખૂબ લાંબી અને થકવી નાખનારી બની જશે. તે સમયે જ્યારે મોટાભાગના સહભાગીઓ મીટિંગ્સને નિરર્થકતાની કવાયત તરીકે જોવાનું શરૂ કરે છે, ત્યારે તમે જાણો છો કે તમે ખોટા ટ્રેક પર છો.
સૌથી વધુ જાણીતી ભૂલો નીચે મુજબ છે:
- મીટિંગ માટે એજન્ડા સેટ નથી
એજન્ડા ચોક્કસ મીટિંગનું માળખું સેટ કરે છે. તે થીમ્સનો એક આકૃતિ છે જેના વિશે તમે સ્પીકર્સ અને સમય સાથે વાત કરશો કે જે તમે દરેક થીમ માટે વિતરિત કરશો. બોર્ડ મીટિંગનો કાર્યસૂચિ નીચેના જેવો હોઈ શકે છે:
1. Q1 નાણાકીય અહેવાલ (મુખ્ય નાણાકીય અધિકારી, 15 મિનિટ)
2. નવી ડેટા સુરક્ષા સિસ્ટમનો અમલ (CTO, 15 મિનિટ)
3. આગામી પ્રોડક્ટ લોંચ પ્રેસ કોન્ફરન્સ માટે તૈયાર થવું (પ્રેસ સેક્રેટરી, 20 મિનિટ)
સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત કાર્યસૂચિ કટઓફ પોઈન્ટ્સ અને મર્યાદાઓને વ્યાખ્યાયિત કરીને મીટિંગના સહભાગીઓને માર્ગદર્શન પૂરું પાડે છે. ભલે તે એક રૂઢિગત સપ્તાહ દર અઠવાડિયે મીટિંગ હોય, તે સભ્યોને મુદ્દાને વળગી રહેવા અને તેમના મગજ (અને વાણી) ને અસ્તવ્યસ્ત થવાથી પ્રોત્સાહિત કરે છે.
સફળ કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટો માટે, એજન્ડાની ગેરહાજરી એ એક વિશાળ અવરોધ છે. મીટિંગ મિનિટ્સ લેવા માટે સાવચેતીપૂર્વક ગોઠવણની જરૂર છે. સ્પષ્ટ કાર્યસૂચિ વિના, મિનિટ રેકોર્ડ કરવા માટે જવાબદાર વ્યક્તિ પાસે ધુમ્મસભર્યા વિચાર નથી કે શું ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું. ઉકેલ: મીટિંગ પહેલાં હંમેશા એજન્ડા સેટ કરો. જો અજ્ઞાત કારણોસર તમે આવું કરવાની અવગણના કરી હોય, તો ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન સોફ્ટવેર તમને જે માહિતી જાહેર કરવામાં આવી હતી તે મેળવવા માટે સક્ષમ બનાવશે. જો કે, તમારી મીટિંગ મિનિટો ગોઠવવામાં થોડો સમય લાગશે.
- મીટિંગની મિનિટ લેતી વખતે સમય અને સામગ્રીને વળગી રહેવું નહીં
જ્યારે તમે મીટિંગ માટે એજન્ડા સેટ કરો છો, ત્યારે તમારે તેનું પાલન કરવું જોઈએ. સમય અને કાર્યસૂચિ પરના વિષયોનું પાલન કરવા માટે શિસ્તની જરૂર છે. વધુ શું છે, તે એક મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા ભજવે છે: મીટિંગ્સને નકામી અને અર્થહીન ચિટ-ચેટ્સમાં પરિવર્તિત થવાથી રોકવા માટે.
જો તમે મીટિંગને તેની મર્યાદામાં રાખવાની અવગણના કરો છો તો કોર્પોરેટ મીટિંગની મિનિટ્સને શું નુકસાન થાય છે? તેઓ ખૂબ વ્યાપક અને અપૂર્ણ માળખું બની જાય છે, અને તે મુજબ, સંદર્ભ માટે ઉપયોગ કરી શકાતો નથી અથવા વિશ્વસનીય ગણી શકાતો નથી. મીટિંગની મિનિટો માટે જવાબદાર સભ્ય પાસે ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની પ્રચંડ ક્ષમતા છે કે કેમ તે ધ્યાનમાં લીધા વિના, તમે સતત ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની તેમની ક્ષમતાને વધારી શકતા નથી.
ઉકેલ: આ સંજોગોમાં માલિકીનું મળવું એ શ્રેષ્ઠ ઉપાય છે. કનેક્શનની દેખરેખ માટે વ્યક્તિની નિમણૂક કરો. વધુ શું છે, ખાતરી કરો કે દરેક વ્યક્તિ પૂર્વ-સ્થાપિત નિયમો અને મીટિંગ કાર્યસૂચિનું પાલન કરે છે. સમય એ મીટિંગનું નિર્ણાયક પરિબળ છે, તેથી તેને અડ્યા વિના છોડશો નહીં.
- કોઈ સંમત મીટિંગ મિનિટ્સ ફોર્મેટ ધરાવતું નથી
પૂર્વ-સ્થાપિત ફોર્મેટ વિના, કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટ વાંચી ન શકાય તેવી અથવા અપ્રાપ્ય બની શકે છે. જો તમે ફાઇલ ફોર્મેટ પર સંમત ન હોવ, તો તમારા ભાગીદારો કે જેમની પાસે આ ફાઇલ પ્રકારો વાંચવા માટેનું સૉફ્ટવેર નથી તેઓ તેને ઍક્સેસ કરી શકશે નહીં.
મીટિંગની મિનિટો તમારા માટે વિભાજિત સેકન્ડમાં ઉપલબ્ધ થવાનો હેતુ છે, જે પણ બિંદુએ તમને સંદર્ભ માટે તેની જરૂર હોય. ગંભીર પરિસ્થિતિમાં, તમે દસ્તાવેજોને વાંચી શકાય તેવા ફોર્મેટમાં રૂપાંતરિત કરવામાં મૂલ્યવાન સમય બગાડવાનું પસંદ કરશો નહીં.
મીટિંગ મિનિટના દસ્તાવેજો માટે આર્કાઇવ પર પતાવટ કરવી તે જ રીતે મહત્વપૂર્ણ છે. ક્લાઉડ રિપોઝીટરીને અસંખ્ય ઉપકરણોમાંથી એક્સેસ કરી શકાય છે અને કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટ્સની ટ્રાંસ્ક્રિપ્ટ્સ સ્ટોર કરવા માટે તે નિયમિતપણે સૌથી આદર્શ નિર્ણય છે.
ઉકેલ: Gglot આપોઆપ રેકોર્ડિંગ્સને .doc અથવા .txt ફાઇલ ફોર્મેટમાં રૂપાંતરિત કરે છે. તેના ઉપર, તે મોટાભાગના લોકપ્રિય ઑડિઓ અને વિડિયો ફોર્મેટ્સને સપોર્ટ કરે છે: MP3, M4A, WAV.
ટ્રાન્સક્રિપ્શન સૉફ્ટવેર તમારી મીટિંગ મિનિટની ફાઇલોને પણ ક્લાઉડ પર અપલોડ કરશે. આ તમામ સુલભતા સમસ્યાઓને દૂર કરશે.
- મીટિંગની મિનિટો રેકોર્ડ કરતી વખતે વિગત પર ધ્યાન ન આપવું
અતિશય વિગતવાર હોય તેવી મીટિંગની મિનિટો કોઈને પસંદ નથી. ધ્યાનમાં લેવામાં આવેલી તમામ બાબતો, તે ઝડપી સંદર્ભ માટે બનાવાયેલ છે અને વિનિમય કરાયેલ માહિતીની ટૂંકી માહિતી આપવી જોઈએ.
સૂક્ષ્મતા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત ન કરવું, પછી ફરીથી, કેટલીક ગંભીર અવગણના કરી શકે છે. વધુમાં, જ્યારે તમને સારી રીતે સમર્થિત ચકાસણી અથવા પુરાવાની અત્યંત જરૂર હોય ત્યારે તે ગંભીર મુશ્કેલીઓનું કારણ બની શકે છે.
તે સૌથી મહત્વપૂર્ણ થીમ્સ અને સૂક્ષ્મતા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે જે મીટિંગની મિનિટોને આવા ઉપયોગી સાધન બનાવે છે. સૌથી અગત્યનું, તે જોડાણો કેન્દ્રના મુદ્દાઓ અને મીટિંગના સહભાગીઓએ સહમત થયેલા નિર્ણયોને પ્રતિબિંબિત કરવા જોઈએ.
મિનિટમાં મૂળભૂત કંઈપણ ચૂકી ન જવું જોઈએ: દાખલા તરીકે, જ્યારે બોર્ડ કોઈ નિર્ણય પર મત આપે છે, ત્યારે મિનિટમાં કોને શું મત આપ્યો તેની વિગતો દર્શાવતી નોંધ હોવી જરૂરી છે.
ઉકેલ: કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટ્સ ટેમ્પલેટ નક્કી કરો. તે તમને ભેગી થવાનો પ્રકાર, સમય, સભ્યો, કાર્યસૂચિ પરની વસ્તુઓ, મુખ્ય નિર્ણયોની સૂચિ અને મીટિંગનો સારાંશ બતાવવામાં મદદ કરશે. આ નમૂનો તમને મોટી ભૂલો ટાળવા અને કેન્દ્રિત, કેન્દ્રિત અને અસરકારક રહેવામાં મદદ કરશે.
સૌથી અગત્યનું: અગાઉથી તૈયારી કરો અને બોર્ડ મીટિંગ રીકેપ બનાવો
મીટિંગ મિનિટ્સ લેવા માટે તમારું સંપૂર્ણ ધ્યાન જરૂરી છે. દરેક વિષયને વ્યક્તિગત રીતે અલગ કરીને શું મહત્વનું છે અને શું નજીવું છે તે વ્યાખ્યાયિત કરવું હિતાવહ છે. તે એક મુશ્કેલ પ્રવૃત્તિ છે જેને સંબંધિત અનુભવ અને અભ્યાસની જરૂર છે. બોર્ડે મીટિંગ દરમિયાન લીધેલા તમામ નિર્ણયોને પકડવા અને પછી તેને રેકોર્ડ કરવા અથવા લખવા એટલા સરળ નથી.
મીટિંગનું રીકેપ અત્યંત નોંધપાત્ર છે. તમારે પ્રશ્નો સાથે એક નાનું ચેક-આઉટ કરવું જોઈએ જે કહેવામાં આવ્યું હતું તે બધું સારાંશ આપવા જઈ રહ્યું છે.
સદભાગ્યે, વર્તમાન સમયમાં ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન સોફ્ટવેર તમને કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટો અસરકારક રીતે લેવા માટે ટૂલસેટ્સ પ્રદાન કરે છે. ઉપરાંત, તે વ્યવસ્થિત મેન્યુઅલ વર્કનો નિકાલ કરવામાં મદદ કરે છે. દાખલા તરીકે, Ggglot સ્માર્ટ સ્પીકર આઇડેન્ટિફિકેશન ફીચર દરેક સ્પીકરને આપમેળે ઓળખે છે. મીટિંગ મિનિટ લેતી વખતે આ ખૂબ જ ઉપયોગી સુવિધા છે. Gglot પણ ઑટોમૅટિક રીતે સાઉન્ડ રેકોર્ડિંગને ટેક્સ્ટમાં કન્વર્ટ કરે છે. Gglot જેવા સાધનો વડે, તમે સમય ફાળવી શકો છો અને વધુ મહત્વની સામગ્રી પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો છો.
આ ટિપ્સ યાદ રાખો અને તમારી કોર્પોરેટ મીટિંગ મિનિટોને વધુ આકર્ષક બનાવો.