Umumy korporatiw ýygnaklar minutlyk ýalňyşlyklar
Köplenç Korporatiw ýygnaklaryň minut ýalňyşlyklary
Duşuşygyň teswirnamalaryna gysgaça giriş
Duşuşygyň teswirnamasy, esasan, ýygnagyň esasy ugurlarynyň ýyl ýazgysy we ýygnakda bolup geçen zatlaryň ýazgysydyr. Adatça, ýygnakdaky wakalary suratlandyrýarlar we gatnaşyjylaryň sanawyny, gatnaşyjylar tarapyndan ara alnyp maslahatlaşylan meseleleriň beýanyny we bu meselelere degişli jogaplary ýa-da kararlary öz içine alyp bilerler. Käbir alymlaryň pikiriçe, “minutlar” latyn dilinde minuta scriptura (göçme manyda “ownuk ýazgy”) “gödek bellikler” manysyny alýar.
Köne analog günlerde, adatça, ýazuw ýazgysy ýa-da kazyýet habarçysy tarapyndan minutlar döredilýärdi, olar köplenç stenografiýa belliklerini ulanýardylar, soňra teswirnamalary taýýarlaýardylar we soň gatnaşyjylara paýlaýardylar. Bu gün ýygnak ses ýazga alnyp, wideo ýazga geçirilip bilner ýa-da bir toparyň bellenen ýa-da resmi däl bellenen sekretary birnäçe minutdan soň taýýarlanyp, bellik alyp biler. Döwlet edaralarynyň köpüsi, ähli minutlary hakyky wagtda ýazmak we taýýarlamak üçin minut ýazgy programma üpjünçiligini ulanýarlar.
Minutlaryň bir guramanyň ýa-da toparyň ýygnaklarynyň resmi ýazmaça ýazgydygyny bellemek möhümdir, ýöne bu kazyýet işleriniň jikme-jik ýazgylary däl. Mejlisiň prosedurasynyň iň giňden ulanylýan gollanmasyna laýyklykda, Robertiň täze girizilen buýruk düzgünleri (RONR) laýyklykda, teswirnamalarda esasan agzalaryň takyk aýdanlary däl-de, ýygnakda näme edilendigi barada ýazgy bolmaly.
Minutlaryň formaty, umumy görkezmeler bar bolsa-da, bir gurama tarapyndan kesgitlenen standartlara baglylykda üýtgäp biler. Robertiň buýruk düzgünleri birnäçe minutlyk nusgany öz içine alýar.
Adatça, ýygnak ýygnanyşygy geçirýän organyň ady bilen başlaýar (meselem, tagta), şeýle hem ýygnanan ýerini, senesini, sanawyny we başlygyň ýygnagy buýruk beren wagtyny öz içine alyp biler.
Korporatiw direktorlar geňeşi ýaly käbir toparlaryň teswirnamalary faýlda saklanmalydyr we möhüm hukuk resminamalarydyr. Geňeş mejlislerinden teswirnamalar, şol bir guramanyň içinde umumy agzalyk ýygnaklarynyň teswirnamalaryndan aýratyn saklanýar. Şeýle hem, ýerine ýetiriji mejlisleriň teswirnamalary aýratyn saklanyp bilner.
Näme üçin birnäçe minutlyk ýygnak geçirmeli?
Näme üçin ýygnak teswirnamalaryny ýazga geçirmeli bolarsyňyz? Korporatiw ýygnakda minutlary nädip almaly? Korporatiw ýygnakda taryhy salgylanma üçin birnäçe minut wagt alyp, ýitirim bolanlara täzelik bermek we soňra tassyklama ýa-da subutnama hökmünde ulanylyp bilinjek maglumatlaryň takyk beýanyny bermek isleýärsiňiz.
Häzirki wagtda koronawirus epidemiýasy guramalary uzakdaky işe geçirmäge mejbur edýär. Korporatiw ýygnak teswirnamalaryny ýazga almak prosesi guramalara uýgunlaşmaga we güýçli bolmaga kömek edýär. Karantin şertlerinde peýdaly we çalt üýtgeýän şertlere garşy durmaga kömek edýär.
Aşakdaky ýagdaýy göz öňüne getiriň: Adwokat bilen möhüm duşuşyk geçirýärsiňiz we goşmaça maglumat üçin ara alyp maslahatlaşan her nokadyňyzy jikme-jik ýazyp bilersiňiz.
Ylalaşygyňyzda kynçylykly meseleler bar bolsa, bu siziň işiňize ýa-da şahsy meseleleriňize möhüm täsir edip biler. Şol sebäpli hemme zady yzarlamak gaty möhümdir.
Professional iş ýerinde täsirli ýygnak minutlary gaty möhümdir. Näme üçin? Sebäbi inçelikleri ýatlamak ukybymyz adatça çäklendirilýär. Gözegçilik ýalňyşlyklara we nädogry iş saýlamalaryna sebäp bolup biler. Korporatiw ýygnak minutlaryny almagyň sebäbi, ünsi jemlemek üçin gowy ukyplylygy we jikme-jiklikler üçin haýran galdyryjy gulagy talap edýär. Bu wezipe adatça ynamdar sekretara ýa-da şahsy kömekçä berilýär. Şeýle-de bolsa, ýygnak minutlaryny alýan wagtyňyz ýalňyşlyk etmek hakykatdanam aňsat.
Bu makalada, birnäçe minutlyk duşuşyk geçirilende bolup geçýän iň meşhur ýazgylar we olardan gaça durmaga kömek edip biljek çäreler barada söhbet ederis.
Korporatiw ýygnak minutlaryndan gaça durmak üçin ýalňyşlyklar
Aç-açanlygy we gönümelligi kepillendirmek üçin ABŞ-nyň kanunçylygy korporatiw geňeş mejlisleriniň belli bir prosedurany berjaý etmegini talap edýär. Korporatiw direktorlar geňeşi ýygnak teswirnamalaryny almaly we soňundan işçileriň arasynda paýlamaly.
Korporatiw ýygnak minutlaryny kabul etmek, agzalara iň oňat bähbitler bilen hereket edýändiklerini subut etmäge kömek edýär. Edil şonuň ýaly-da, bu işe esasy derejede düşünmek we salgyt, jogapkärçilik we töwekgelçilik maksatlary üçin kömek edýär. Dogry usulyýet bolmasa, ýygnaklar, umuman, gaty uzyn we ýadaw bolar. Gatnaşanlaryň köpüsiniň ýygnaklary biderek maşk hökmünde kabul edip başlanda, nädogry ýoldan gidendigiňizi bilýärsiňiz.
Iň giňden tanalýan ýalňyşlyklar aşakdakylardyr:
- Duşuşygyň gün tertibini düzmezlik
Gün tertibi belli bir ýygnagyň gurluşyny düzýär. Bu, gürleýjileriň köpelmegi we her mowzuk üçin paýlanjak wagtyňyz bilen gürleşjek mowzuklaryňyzyň diagrammasydyr. Geňeş mejlisiniň gün tertibi aşakdakylara meňzeş bolup biler:
1. 1-nji maliýe hasabaty (Baş maliýe işgäri, 15 minut)
2. Täze maglumat howpsuzlygy ulgamyny ornaşdyrmak (CTO, 15 minut)
3. Öňümizdäki önüm çykaryş metbugat konferensiýasyna taýýarlyk görmek (Metbugat sekretary, 20 minut)
Açyk kesgitlenen gün tertibi, gatnaşyjylara kesiş nokatlaryny we çäklerini kesgitlemek arkaly ýol görkezýär. Hepdäniň hepdelik ýygnagynyň adatydygyna ýa-da ýokdugyna garamazdan, agzalary bu meselä ýapyşmaga we beýnilerini (we sözleýişini) ýalňyşmazlyga çagyrýar.
Korporatiw ýygnaklaryň üstünlikli geçirilmegi üçin gün tertibiniň ýoklugy uly päsgelçilikdir. Duşuşygyň minutlaryny almak seresaply tertibi talap edýär. Düşünjeli gün tertibi bolmazdan, minutlary ýazga almak üçin jogapkär şahs nämä ünsi jemlemelidigi barada iň düşnüksiz pikiri ýok. Çözgüt: Duşuşykdan öň hemişe gün tertibi düzüň. Näbelli sebäplere görä äsgermezlik eden bolsaňyz, transkripsiýa programma üpjünçiligi size aýan edilen maglumatlary ele almaga mümkinçilik berer. Duşuşygyň minutlaryny gurnamak birneme wagt alar.
- Duşuşyk minutlaryny alýan wagtyňyzda we mazmunda durmaň
Duşuşygyň gün tertibini düzeniňizde, oňa eýermeli. Wagtyň we gün tertibindäki mowzuklaryň berjaý edilmegi tertip-düzgüni talap edýär. Mundan başga-da, möhüm rol oýnaýar: ýygnaklaryň peýdasyz we manysyz söhbetdeşliklere öwrülmezligi.
Duşuşygyň çäginde saklamaga üns bermeseňiz, ýygnak mejlisiniň minutlaryna näme bolýar? Olar gaty giň we gurluşy ýetmezçilik edýär we şoňa görä salgylanma üçin ulanylyp bilinmez ýa-da ygtybarly hasaplanmaz. Duşuşyk minutlaryna jogap berýän agzanyň ünsi jemlemek üçin ägirt uly mümkinçilikleriniň bardygyna garamazdan, hemişelik jemlemek ukybyny artdyryp bilmersiňiz.
Çözgüt: Bu ýagdaýda eýeçilik hukugyny kanagatlandyrmak iň oňat bejergidir. Baglanyşyga gözegçilik etmek üçin adam belläň. Mundan başga-da, her kimiň öňünden kesgitlenen düzgünlere we ýygnak meýilnamasyna boýun bolmagyny üpjün ediň. Duşuşygyň wagty kesgitleýji faktor, şonuň üçin ony gözegçiliksiz goýmaň.
- Duşuşyklaryň minut formaty ýok
Öň bellenen format bolmasa, korporatiw ýygnak teswirleri okalmaz ýa-da elýeterli bolmaz. Faýl formaty bilen ylalaşmasaňyz, bu faýl görnüşlerini okamak üçin programma üpjünçiligi bolmadyk hyzmatdaşlaryňyz oňa girip bilmezler.
Duşuşyk minutlary, haýsy nokatda salgylanmak üçin zerur bolsa, bölünen sekuntda size elýeterli bolar. Kritiki ýagdaýda resminamalary okalýan formatlara öwürmek üçin gymmatly wagt ýitirmezligi makul bilersiňiz.
Edil şonuň ýaly-da, resminamalaryň duşuşygy üçin arhiwde ýerleşmek gaty möhümdir. Bulut ammaryna köp sanly enjamdan girip bolýar we korporatiw ýygnak teswirnamalarynyň ýazgylaryny saklamak üçin yzygiderli iň amatly karar.
Çözgüdi: Gglot ýazgylary awtomatiki usulda .doc ýa-da .txt faýl formatlaryna öwürýär. Munuň üstesine, meşhur ses we wideo formatlarynyň köpüsini goldaýar: MP3, M4A, WAV.
Transkripsiýa programma üpjünçiligi, duşuşygyň minut faýllaryny buluda ýüklär. Bu elýeterlilik meseleleriniň hemmesini ýok eder.
- Duşuşyklaryň minutlaryny ýazga alanyňyzda jikme-jikliklere üns bermezlik
Artykmaç jikme-jik duşuşyk minutlaryny hiç kim halamaýar. Consideredhli göz öňünde tutulan zatlar çalt salgylanmak üçin niýetlenendir we alyş-çalyş maglumatlary barada gysgaça maglumat bermeli.
Inçeliklere ünsi jemlemezlik, ýene-de käbir agyr gözegçilikleri döredip biler. Mundan başga-da, gowy tassyklanan tassyklama ýa-da subutnama mätäçligiňizde uly kynçylyklara sebäp bolup biler.
Duşuşyk minutlaryny şeýle peýdaly gural edýän iň möhüm mowzuklara we inçejiklere üns berilýär. Iň esasy zat, bu baglanyşyklar merkezi meseleleri we ýygnaga gatnaşyjylaryň kabul eden kararlaryny görkezmelidir.
Teswirler düýpli bir zady sypdyrmaly däldir: mysal üçin, geňeş karara ses bereninde, minutda kimiň nämä ses berendigi barada bellik bolmaly.
Çözgüt: Korporatiw ýygnak minutlarynyň şablony barada karar beriň. Theygnagyň görnüşini, wagtyny, agzalaryny, gün tertibindäki zatlary, möhüm kararlaryň ýitip gitmegini we ýygnagyň synopsisini görkezmäge kömek eder. Bu galyp, uly ýalňyşlyklardan gaça durmaga we merkezli, ünsi jemleýän we täsirli bolmaga kömek etmelidir.
Iň esasy zat: öňünden taýynlaň we geňeş mejlisini täzeden düzüň
Duşuşyk minutlaryny almak, doly ünsüňizi talap edýär. Her mowzugy aýratynlykda bölmek we nämäniň wajypdygyny, nämäniň ähmiýetini kesgitlemek hökmandyr. Degişli tejribe we tejribe talap edýän kyn iş. Geňeşiň mejlisde kabul eden ähli kararlaryny ele almak, soň bolsa ýazmak ýa-da ýazmak aňsat däl.
Duşuşygyň netijesi diýseň möhümdir. Aýdylanlaryň hemmesini jemlejek soraglar bilen kiçijik bir barlag geçirmeli.
Bagtymyza, häzirki transkripsiýa programma üpjünçiligi, ýygnak ýygnaklaryny netijeli kabul etmek üçin gurallar bilen üpjün edýär. Şeýle hem, çalt el bilen işlemäge kömek edýär. Mysal üçin, Ggglot akylly gürleýjini kesgitlemek aýratynlygy her gürleýjini awtomatiki kesgitleýär. Duşuşyk minutlaryny alanyňyzda bu gaty peýdaly aýratynlykdyr. Gglot ses ýazgylaryny awtomatiki usulda tekste öwürýär. Gglot ýaly gurallar bilen wagtyňyzy boşadyp, has möhüm zatlara ünsi jemläp bilersiňiz.
Bu maslahatlary ýadyňyzdan çykarmaň we korporatiw ýygnak minutlaryňyzy has täsirli ediň.