সাধারণ কর্পোরেট মিটিং মিনিটের ভুল
সর্বাধিক সাধারণ কর্পোরেট মিটিং মিনিট ভুল
মিটিংয়ের কার্যবিবরণীর একটি সংক্ষিপ্ত ভূমিকা
মিটিংয়ের কার্যবিবরণী হল, মূলত, মিটিংয়ের মূল ফোকাসের একটি ক্রনিকল এবং একটি মিটিংয়ে কী হয়েছে তার একটি রেকর্ড। তারা সাধারণত সভার ঘটনাগুলি বর্ণনা করে এবং এতে অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা, অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা আলোচিত সমস্যাগুলির একটি বিবৃতি এবং সমস্যাগুলির জন্য সম্পর্কিত প্রতিক্রিয়া বা সিদ্ধান্ত অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। কিছু পণ্ডিতদের মতে, "মিনিট" সম্ভবত ল্যাটিন শব্দবন্ধ মিনুটা স্ক্রিপ্টুরা (আক্ষরিক অর্থে "ছোট লেখা") থেকে এসেছে যার অর্থ "মোটামুটি নোট"।
পুরানো অ্যানালগ দিনগুলিতে, সাধারণত টাইপিস্ট বা কোর্ট রিপোর্টার দ্বারা মিটিং চলাকালীন মিনিটগুলি তৈরি করা হত, যারা প্রায়শই সংক্ষিপ্ত স্বরলিপি ব্যবহার করতেন এবং তারপর মিনিটগুলি প্রস্তুত করতেন এবং পরে অংশগ্রহণকারীদের কাছে জারি করতেন। আজ, মিটিংটি অডিও রেকর্ড করা যেতে পারে, ভিডিও রেকর্ড করা যেতে পারে, অথবা একটি গ্রুপের নিযুক্ত বা অনানুষ্ঠানিকভাবে নিযুক্ত সেক্রেটারি নোট নিতে পারে, মিনিট পরে প্রস্তুত করা হয়। অনেক সরকারী সংস্থা রিয়েল-টাইমে সমস্ত মিনিট রেকর্ড করতে এবং প্রস্তুত করতে মিনিট রেকর্ডিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে।
এটি লক্ষ করা গুরুত্বপূর্ণ যে মিনিটগুলি একটি সংস্থা বা গোষ্ঠীর মিটিংগুলির অফিসিয়াল লিখিত রেকর্ড, তবে সেগুলি সেই কার্যধারার বিশদ প্রতিলিপি নয়। রবার্টস রুলস অফ অর্ডার নিউলি রিভাইজড (RONR) নামক সংসদীয় পদ্ধতির বহুল ব্যবহৃত ম্যানুয়াল অনুসারে, কার্যবিবরণীতে প্রধানত মিটিংয়ে কী করা হয়েছিল তার একটি রেকর্ড থাকা উচিত, সদস্যরা ঠিক কী বলেছিলেন তা নয়।
মিনিটের বিন্যাস একটি সংস্থার দ্বারা প্রতিষ্ঠিত মানগুলির উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে, যদিও সাধারণ নির্দেশিকা রয়েছে। রবার্টের রুলস অফ অর্ডারে মিনিটের একটি নমুনা সেট রয়েছে।
সাধারনত, মিনিটগুলি মিটিং ধারণকারী সংস্থার নাম দিয়ে শুরু হয় (যেমন, একটি বোর্ড) এবং এছাড়াও স্থান, তারিখ, উপস্থিত ব্যক্তিদের তালিকা এবং চেয়ার অর্ডার করার জন্য যে সময়টি সভা ডাকে তাও অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
নির্দিষ্ট গোষ্ঠীর কার্যবিবরণী, যেমন একটি কর্পোরেট বোর্ড অফ ডিরেক্টরস, অবশ্যই ফাইলে রাখতে হবে এবং গুরুত্বপূর্ণ আইনি নথি। বোর্ড সভার কার্যবিবরণী একই প্রতিষ্ঠানের সাধারণ সদস্য সভার কার্যবিবরণী থেকে আলাদাভাবে রাখা হয়। এছাড়াও, কার্যনির্বাহী অধিবেশনের মিনিট আলাদাভাবে রাখা যেতে পারে।
কেন আপনি মিটিং মিনিট নিতে হবে?
কি কারণে আপনাকে মিটিং মিনিট রেকর্ড করতে হবে? কিভাবে একটি কর্পোরেট মিটিং এ মিনিট নিতে? আপনি ঐতিহাসিক রেফারেন্সের জন্য একটি কর্পোরেট মিটিংয়ে মিনিট সময় নিতে চান, নিখোঁজ ব্যক্তিদের একটি আপডেট দিতে এবং প্রকাশ করা তথ্যের একটি সুনির্দিষ্ট বিবরণ দিতে চান যা পরে নিশ্চিতকরণ বা প্রমাণ হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।
আজ, করোনভাইরাস প্রাদুর্ভাব সংস্থাগুলিকে দূরবর্তী কাজে স্যুইচ করছে। কর্পোরেট মিটিং মিনিট রেকর্ড করার প্রক্রিয়া সংস্থাগুলিকে অভিযোজিত এবং শক্তিশালী থাকতে সাহায্য করে। এটি কোয়ারেন্টাইনের পরিস্থিতিতে কার্যকর এবং দ্রুত পরিবর্তনশীল অবস্থার মুখোমুখি হতে সহায়তা করে।
নিম্নলিখিত পরিস্থিতিটি কল্পনা করুন: আপনি একজন আইনজীবীর সাথে একটি গুরুত্বপূর্ণ মিটিং করছেন, এবং অতিরিক্ত রেফারেন্সের জন্য আপনার আলোচনা করা প্রতিটি পয়েন্টের বিস্তারিত রেকর্ড রাখতে হতে পারে।
আপনার চুক্তিতে সমস্যাযুক্ত সমস্যা থাকলে, এটি আপনার ব্যবসা বা ব্যক্তিগত বিষয়গুলিকে গুরুত্বপূর্ণভাবে প্রভাবিত করতে পারে। যে কারণে সবকিছুর খোঁজখবর রাখা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
একটি পেশাদার কর্মক্ষেত্রে, কার্যকর মিটিং মিনিটগুলি বেশ গুরুত্বপূর্ণ। কেন? কারণ আমাদের সূক্ষ্মতা স্মরণ করার ক্ষমতা সাধারণত সীমাবদ্ধ থাকে। ওভারসাইটগুলি ভুল পদক্ষেপ এবং ভুল ব্যবসায়িক পছন্দগুলিকে প্ররোচিত করতে পারে। এই কারণেই কর্পোরেট মিটিং মিনিট নেওয়ার জন্য ফোকাস করার একটি ভাল ক্ষমতা এবং বিস্তারিত জানার জন্য একটি চমকপ্রদ কান প্রয়োজন। এই দায়িত্ব সাধারণত একজন বিশ্বস্ত সচিব বা ব্যক্তিগত সহকারীকে অর্পণ করা হয়। যাইহোক, মিটিং মিনিট নেওয়ার সময় ভুল করা সত্যিই সহজ।
এই প্রবন্ধে, আমরা সবচেয়ে পরিচিত স্লিপ-আপগুলি সম্পর্কে কথা বলব যা মিটিংয়ের মিনিট নেওয়ার সময় ঘটে এবং সেগুলি এড়াতে আপনাকে সহায়তা করতে পারে এমন ব্যবস্থাগুলি।
কর্পোরেট মিটিং মিনিটের ভুল এড়াতে হবে
স্বচ্ছতা এবং সরলতার গ্যারান্টি দেওয়ার জন্য, মার্কিন আইনের প্রয়োজন যে কর্পোরেট বোর্ড মিটিং একটি নির্দিষ্ট পদ্ধতি অনুসরণ করে। কর্পোরেট বোর্ড অফ ডিরেক্টরদের মিটিং মিনিট নিতে হবে এবং পরে সেগুলি শ্রমিকদের মধ্যে বিতরণ করতে হবে।
কর্পোরেট মিটিংয়ের মিনিটগুলি নেওয়া সদস্যদের এটি প্রমাণ করতে সহায়তা করে যে তারা সর্বোত্তম স্বার্থ নিয়ে কাজ করছে। একইভাবে, এটি একটি মৌলিক স্তরে ব্যবসা বোঝার সাথে এবং কর, দায়বদ্ধতা এবং বিশ্বস্ত উদ্দেশ্যে সহায়তা করে। সঠিক পদ্ধতি ছাড়া, তবে, সভাগুলি সাধারণভাবে খুব দীর্ঘ এবং ক্লান্তিকর হয়ে উঠবে। যখন বেশিরভাগ অংশগ্রহণকারীরা মিটিংকে অসারতার অনুশীলন হিসাবে বিবেচনা করতে শুরু করে, তখন আপনি জানেন যে আপনি ভুল পথে আছেন।
সর্বাধিক স্বীকৃত ত্রুটিগুলি নিম্নরূপ:
- সভার জন্য এজেন্ডা সেট আপ না
একটি এজেন্ডা একটি নির্দিষ্ট সভার কাঠামো সেট আপ করে। এটি থিমগুলির একটি ডায়াগ্রাম যা আপনি স্পিকারের রানডাউনের সাথে কথা বলবেন এবং প্রতিটি থিমের জন্য আপনি যে সময়টি বিতরণ করবেন। একটি বোর্ড মিটিং এজেন্ডা নিম্নলিখিত অনুরূপ হতে পারে:
1. Q1 আর্থিক প্রতিবেদন (প্রধান আর্থিক কর্মকর্তা, 15 মিনিট)
2. একটি নতুন ডেটা নিরাপত্তা ব্যবস্থার বাস্তবায়ন (CTO, 15 মিনিট)
3. একটি আসন্ন পণ্য লঞ্চ প্রেস কনফারেন্সের জন্য প্রস্তুত হওয়া (প্রেস সচিব, 20 মিনিট)
একটি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত এজেন্ডা কাটঅফ পয়েন্ট এবং সীমা নির্ধারণ করে মিটিং অংশগ্রহণকারীদের নির্দেশনা প্রদান করে। এটি একটি প্রথাগত সপ্তাহে সপ্তাহের বৈঠক হোক না কেন, এটি সদস্যদের বিন্দুতে লেগে থাকতে এবং তাদের মস্তিস্ক (এবং বক্তৃতা) বিভ্রান্তিকর থেকে বিরত রাখতে উত্সাহিত করে।
সফল কর্পোরেট মিটিং মিনিটের জন্য, একটি এজেন্ডার অনুপস্থিতি একটি বিশাল বাধা। সভার কার্যবিবরণী গ্রহণের জন্য সতর্ক ব্যবস্থা প্রয়োজন। একটি সুস্পষ্ট এজেন্ডা ছাড়া, রেকর্ডিং মিনিটের জন্য দায়ী ব্যক্তি কোন বিষয়ে মনোনিবেশ করবেন সে সম্পর্কে কুয়াশাচ্ছন্ন ধারণা নেই। সমাধান: সভার আগে সর্বদা একটি এজেন্ডা সেট আপ করুন। যদি অজানা কারণে আপনি এটি করতে অবহেলা করেন, ট্রান্সক্রিপশন সফ্টওয়্যার আপনাকে প্রকাশ করা তথ্য ধরতে সক্ষম করবে। আপনার মিটিং মিনিটগুলি সংগঠিত করতে, তবে কিছু সময় লাগবে।
- মিটিং মিনিট নেওয়ার সময় সময় এবং বিষয়বস্তুর সাথে লেগে থাকা না
আপনি সভার জন্য একটি এজেন্ডা সেট আপ করা হলে, আপনি এটি অনুসরণ করা উচিত. সময় এবং এজেন্ডার বিষয়গুলি মেনে চলার জন্য শৃঙ্খলা প্রয়োজন। আরও কী, এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে: মিটিংগুলিকে অকেজো এবং অর্থহীন চিট-চ্যাটে রূপান্তরিত করা থেকে বিরত রাখা৷
আপনি যদি মিটিংটিকে তার সীমার মধ্যে রাখতে অবহেলা করেন তবে কর্পোরেট মিটিং মিনিটের কী হবে? এগুলি খুব বিস্তৃত এবং কাঠামোর অভাব হয়, এবং সেই অনুযায়ী, রেফারেন্সের জন্য ব্যবহার করা যায় না বা নির্ভরযোগ্য বলে বিবেচিত হয় না। মিটিং মিনিটের জন্য দায়ী একজন সদস্যের ফোকাস করার প্রচুর ক্ষমতা আছে কিনা তা বিবেচনা না করেই, আপনি তাদের স্থায়ীভাবে মনোনিবেশ করার ক্ষমতা প্রসারিত করতে পারবেন না।
সমাধান: এই পরিস্থিতিতে, মালিকানা পূরণই সর্বোত্তম প্রতিকার। সংযোগ তদারকি করার জন্য একজন ব্যক্তি নিয়োগ করুন। আরও কি, নিশ্চিত করুন যে সবাই পূর্ব-প্রতিষ্ঠিত নিয়ম এবং মিটিং এজেন্ডা মেনে চলে। সময় একটি মিটিং এর সিদ্ধান্তকারী ফ্যাক্টর, তাই এটি অযত্ন ছেড়ে না.
- কোনো সম্মত মিটিং মিনিট বিন্যাস হচ্ছে
একটি পূর্ব-প্রতিষ্ঠিত বিন্যাস ছাড়া, কর্পোরেট মিটিং মিনিট অপঠনযোগ্য বা অ্যাক্সেসযোগ্য হতে পারে। আপনি যদি একটি ফাইল বিন্যাসে একমত না হন, আপনার অংশীদারদের কাছে এই ধরনের ফাইল পড়ার জন্য সফ্টওয়্যার নেই তারা এটি অ্যাক্সেস করতে সক্ষম নাও হতে পারে৷
মিটিংয়ের মিনিটগুলি একটি বিভক্ত সেকেন্ডে আপনার কাছে উপলব্ধ হওয়ার উদ্দেশ্যে করা হয়েছে, রেফারেন্সের জন্য আপনার যে কোনও সময়ে সেগুলি প্রয়োজন৷ একটি জটিল পরিস্থিতিতে, আপনি নথিগুলিকে পাঠযোগ্য বিন্যাসে রূপান্তর করার জন্য মূল্যবান সময় নষ্ট করতে পছন্দ করবেন না।
মিটিং মিনিটের নথির জন্য একটি সংরক্ষণাগারে নিষ্পত্তি করাও একইভাবে গুরুত্বপূর্ণ। ক্লাউড রিপোজিটরি অনেক ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে এবং এটি নিয়মিতভাবে কর্পোরেট মিটিং মিনিটের প্রতিলিপি সংরক্ষণের জন্য সবচেয়ে আদর্শ সিদ্ধান্ত।
সমাধান: Gglot স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ডিংকে .doc বা .txt ফাইল ফরম্যাটে রূপান্তর করে। তার উপরে, এটি বেশিরভাগ জনপ্রিয় অডিও এবং ভিডিও ফর্ম্যাটগুলিকে সমর্থন করে: MP3, M4A, WAV৷
ট্রান্সক্রিপশন সফ্টওয়্যারটি আপনার মিটিং মিনিট ফাইলগুলিও ক্লাউডে আপলোড করবে। এটি সমস্ত অ্যাক্সেসিবিলিটি সমস্যা দূর করবে।
- মিটিং মিনিট রেকর্ড করার সময় বিস্তারিত মনোযোগ না দেওয়া
অত্যধিক বিস্তারিত মিটিং মিনিট কেউ পছন্দ করে না। বিবেচনা করা সমস্ত জিনিস, সেগুলি দ্রুত রেফারেন্সের উদ্দেশ্যে এবং বিনিময় করা তথ্যের একটি সংক্ষিপ্ত ব্রিফিং দেওয়া উচিত।
সূক্ষ্মতার উপর ফোকাস না করা, তারপর আবার, কিছু গুরুতর নজরদারি আনতে পারে। তদ্ব্যতীত, যখন আপনার ভাল-সমর্থিত যাচাই বা প্রমাণের মরিয়া প্রয়োজন হয় তখন এটি গুরুতর সমস্যার কারণ হতে পারে।
এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ থিম এবং সূক্ষ্মতার উপর ফোকাস যা মিটিং মিনিটকে এমন একটি দরকারী টুল করে তোলে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, এই সংযোগগুলি কেন্দ্রের সমস্যাগুলি এবং বৈঠকে অংশগ্রহণকারীরা যে সিদ্ধান্তে সম্মত হয়েছিল তা প্রতিফলিত করা উচিত।
মিনিটগুলি মৌলিক কিছু মিস করা উচিত নয়: উদাহরণস্বরূপ, যখন বোর্ড একটি সিদ্ধান্তে ভোট দেয়, তখন কে কিসের জন্য ভোট দিয়েছে তার বিশদ বিবরণে একটি নোট থাকতে হবে।
সমাধান: একটি কর্পোরেট মিটিং মিনিট টেমপ্লেট সিদ্ধান্ত নিন। এটি আপনাকে সমাবেশের ধরন, সময়, সদস্য, বিষয়সূচির বিষয়গুলি, মূল সিদ্ধান্তগুলির সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং সভার সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেখাতে সহায়তা করবে। এই টেমপ্লেটটি আপনাকে বড় ভুলগুলি এড়াতে এবং কেন্দ্রীভূত, ফোকাসড এবং কার্যকর থাকতে সহায়তা করবে।
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ: আগাম প্রস্তুতি নিন এবং একটি বোর্ড মিটিং রিক্যাপ করুন
মিটিং মিনিট গ্রহণ আপনার সম্পূর্ণ ফোকাস প্রয়োজন. প্রতিটি বিষয় পৃথকভাবে আলাদা করা এবং কোনটি গুরুত্বপূর্ণ এবং কোনটি নগণ্য তা সংজ্ঞায়িত করা অপরিহার্য। এটি একটি কঠিন কার্যকলাপ যার জন্য প্রাসঙ্গিক অভিজ্ঞতা এবং অনুশীলন প্রয়োজন। মিটিং চলাকালীন বোর্ড যে সমস্ত সিদ্ধান্ত নিয়েছে তা ধরা এবং তারপর সেগুলি রেকর্ড করা বা লিখে রাখা এত সহজ নয়।
মিটিং এর রিক্যাপ অত্যন্ত তাৎপর্যপূর্ণ। আপনার প্রশ্নগুলির সাথে একটি ছোট চেক-আউট করা উচিত যা যা বলা হয়েছিল তার সংক্ষিপ্তসার করতে যাচ্ছে।
সৌভাগ্যবশত, বর্তমান সময়ের ট্রান্সক্রিপশন সফ্টওয়্যার আপনাকে কার্যকরভাবে কর্পোরেট মিটিং মিনিট নেওয়ার জন্য টুলসেট প্রদান করে। এছাড়াও, এটি দ্রুত ম্যানুয়াল কাজের নিষ্পত্তিতে সহায়তা করে। উদাহরণস্বরূপ, Ggglot স্মার্ট স্পিকার সনাক্তকরণ বৈশিষ্ট্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি স্পিকারকে সনাক্ত করে। মিটিং মিনিট নেওয়ার সময় এটি একটি খুব দরকারী বৈশিষ্ট্য। Gglot স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাউন্ড রেকর্ডিংকে টেক্সটে রূপান্তর করে। Gglot-এর মতো টুলের সাহায্যে আপনি সময় ফাঁকি দিতে পারেন এবং আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে ফোকাস করতে পারেন।
এই টিপসগুলি মনে রাখবেন এবং আপনার কর্পোরেট মিটিং মিনিটগুলিকে আরও আকর্ষণীয় করে তুলুন৷