Běžné podnikové schůzky, minuty, chyby
Nejčastější chyby zápisu z jednání společnosti
Krátký úvod do zápisu z jednání
Zápisy ze schůzky jsou v zásadě kronikou klíčových zaměření schůzky a záznamem toho, co se na schůzce odehrálo. Obvykle popisují události schůzky a mohou zahrnovat seznam účastníků, prohlášení o problémech diskutovaných účastníky a související odpovědi nebo rozhodnutí týkající se těchto problémů. Podle některých vědců „minuty“ pravděpodobně vyplývají z latinského výrazu minuta scriptura (doslovně „malé písmo“), což znamená „hrubé poznámky“.
Za starých analogických dnů byly zápisy během schůzky obvykle vytvářeny písařem nebo soudním reportérem, který často používal zkrácenou notaci a poté vyhotovil zápis a poté jej vydal účastníkům. Dnes lze schůzku zaznamenat zvukem, videozáznamem nebo si může jmenovaný nebo neformálně přidělený tajemník skupiny dělat poznámky, přičemž zápisy budou připraveny později. Mnoho vládních agentur používá software pro záznam minut k záznamu a přípravě všech minut v reálném čase.
Je důležité si uvědomit, že zápisy jsou úředním písemným záznamem ze schůzí organizace nebo skupiny, nejedná se však o podrobné přepisy těchto jednání. Podle nejpoužívanější příručky parlamentního postupu s názvem Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR) by zápis měl obsahovat hlavně záznam o tom, co se na schůzi udělalo, ne o tom, co přesně řekli členové.
Formát zápisu se může lišit v závislosti na standardech stanovených organizací, existují však obecné pokyny. Robert's Order of Order contains a sample set of minutes.
Zápisy zpravidla začínají názvem orgánu, který schůzi pořádá (např. Tabule), a mohou také obsahovat místo, datum, seznam přítomných osob a čas, kdy předseda svolal schůzi, aby si ji objednal.
Zápisy z určitých skupin, jako je správní rada společnosti, musí být uchovávány a jsou důležitými právními dokumenty. Zápisy ze schůzí správní rady se uchovávají odděleně od zápisů z obecných členských schůzí ve stejné organizaci. Zápisy z výkonných zasedání mohou být také uchovávány samostatně.
Proč byste měli pořizovat zápisy ze schůzky?
Z jakého důvodu byste potřebovali zaznamenat zápisy ze schůzky? Jak si pořídit zápis z firemní schůzky? Chtěli byste si na firemní schůzce pořídit zápisy, abyste se mohli historicky seznámit, informovat o zmizelých lidech a poskytnout přesný popis zveřejněných informací, které lze později použít jako potvrzení nebo důkaz.
Dnes propuknutí koronaviru nutí organizace přejít na vzdálenou práci. Proces zaznamenávání zápisů z podnikových schůzek pomáhá organizacím zůstat přizpůsobivými a silnými. Je to užitečné v podmínkách karantény a pomáhá vám čelit rychle se měnícím podmínkám.
Představte si následující situaci: Máte důležitou schůzku s právníkem a možná budete muset vést podrobný záznam každého bodu, o kterém jste diskutovali, pro další použití.
Pokud máte ve své dohodě problémové problémy, mohlo by to zásadně ovlivnit vaše obchodní nebo osobní záležitosti. Z tohoto důvodu je velmi důležité sledovat vše.
Na profesionálním pracovišti jsou efektivní zápisy z jednání velmi důležité. Proč? Protože naše schopnost vybavit si jemnosti je normálně omezená. Dohledy mohou vést k chybným krokům a nesprávným obchodním rozhodnutím. To je důvod, proč pořizování zápisů z firemních schůzek vyžaduje dobrou schopnost soustředit se a ohromující ucho pro detail. Tato povinnost je obvykle delegována na důvěryhodného sekretáře nebo osobního asistenta. Je však opravdu snadné dělat chyby během zápisu ze schůzky.
V tomto článku si povíme o nejznámějších skluzech, ke kterým dochází při zápisu ze schůzky, a o opatřeních, která vám mohou pomoci se jim vyhnout.
Vyvarujte se chyb zápisu z podnikové schůzky
Aby byla zaručena transparentnost a přímost, vyžaduje americká legislativa, aby se schůze představenstva společností řídily určitým postupem. Správní rady společnosti musí pořizovat zápisy z jednání a poté je distribuovat mezi dělníky.
Pořizování zápisů z podnikových schůzek navíc pomáhá členům prokázat, že jednají v nejlepším zájmu. Stejně tak pomáhá s porozuměním podnikání na základní úrovni a pro daňové, odpovědnostní a svěřenecké účely. Bez správné metodiky se však schůzky obecně stanou příliš dlouhými a vyčerpávajícími. V okamžiku, kdy většina účastníků začne považovat schůzky za cvičení marnosti, víte, že jste na špatné cestě.
Nejčastěji uznávané chyby jsou následující:
- Nestanovení pořadu jednání
Program stanoví strukturu konkrétní schůzky. Jedná se o schéma témat, o kterých budete hovořit se seznamem řečníků a časem, který budete distribuovat pro každé téma. Program schůze správní rady může vypadat takto:
1. Finanční zpráva za 1. čtvrtletí (finanční ředitel, 15 minut)
2. Implementace nového systému zabezpečení dat (CTO, 15 minut)
3. Příprava na nadcházející tiskovou konferenci o uvedení produktu na trh (tisková tajemnice, 20 minut)
Jasně definovaná agenda poskytuje účastníkům schůzky pokyny definováním mezních bodů a limitů. Bez ohledu na to, zda se jedná o obvyklé setkání každý týden, povzbuzuje členy, aby se drželi věci a zabránili tomu, aby se jejich mozek (a řeč) klikal.
Pro úspěšné zápisy z firemních schůzek je absence agendy velkou překážkou. Pořizování zápisů ze schůzky vyžaduje pečlivé uspořádání. Bez jasné agendy nemá jednotlivec odpovědný za zaznamenávání minut nejmenší představu, na co se soustředit. Řešení: Před schůzkou si vždy připravte program. Pokud jste to z neznámých důvodů zanedbali, přepisovací software vám umožní zachytit zveřejněné informace. Uspořádání zápisu ze schůzky však bude nějakou dobu trvat.
- Nedržíte se načasování a obsahu při pořizování minut schůzky
Pokud jste nastavili program schůzky, měli byste se jím řídit. Dodržování načasování a témat pořadu jednání vyžaduje disciplínu. Navíc plní důležitou roli: aby se schůzky nezměnily v zbytečné a nesmyslné chit-chaty.
Co postihuje zápis z podnikové schůzky, pokud opomenete udržet schůzku v mezích? Stávají se příliš rozsáhlými a postrádajícími strukturu, a proto je nelze použít pro referenci nebo považovat za spolehlivé. Bez ohledu na to, zda má člen odpovědný za zápis ze schůzky enormní kapacity k soustředění, nemůžete rozšířit jeho schopnost soustavně se soustředit.
Řešení: Za těchto okolností je nejlepším řešením setkání vlastnictví. Určete osobu, která bude dohlížet na připojení. A co víc, zajistěte, aby všichni dodržovali předem stanovená pravidla a agendu schůzek. Načasování je rozhodujícím faktorem schůzky, takže jej nenechávejte bez dozoru.
- Nemáte žádný dohodnutý formát zápisu ze schůzky
Bez předem stanoveného formátu se mohou firemní zápisy z jednání stát nečitelnými nebo nepřístupnými. Pokud nesouhlasíte s formátem souboru, vaši partneři, kteří nemají software pro čtení těchto typů souborů, k němu možná nebudou mít přístup.
Zápisy ze schůzky vám mají být k dispozici za zlomek sekundy, kdykoli je budete potřebovat pro referenci. V kritické situaci byste raději neztráceli drahocenný čas převodem dokumentů do čitelných formátů.
Stejně tak je důležité se dohodnout na archivu pro dokumenty ze schůzky. Cloudové úložiště je přístupné z mnoha zařízení a je pravidelně nejideálnějším rozhodnutím pro ukládání přepisů zápisů z podnikových schůzek.
Řešení: Gglot automaticky převádí nahrávky do formátů souborů .doc nebo .txt. Kromě toho podporuje většinu populárních audio a video formátů: MP3, M4A, WAV.
Software pro přepis také nahraje soubory s vašimi schůzkami do cloudu. To eliminuje všechny problémy s přístupností.
- Při záznamu minut ze schůzky nevěnujete pozornost detailům
Nikdo nemá rád příliš podrobné zápisy ze schůzky. Veškeré uvažované věci jsou určeny pro rychlou referenci a měly by poskytnout krátký briefing vyměňovaných informací.
Nesoustředění se na jemnosti pak může znovu přinést vážné přehlédnutí. Kromě toho by to mohlo způsobit vážné potíže, když zoufale potřebujete ověřené ověření nebo důkaz.
Díky zaměření na nejvýznamnější témata a jemnosti je zápis ze schůzky tak užitečným nástrojem. A co je nejdůležitější, tato spojení by měla odrážet problémy centra a rozhodnutí, na kterých se účastníci setkání shodli.
V zápisu nesmí chybět nic zásadního: například když rada hlasuje o rozhodnutí, musí být v zápisu uvedena poznámka s podrobným uvedením, kdo za co hlasoval.
Řešení: Rozhodněte se pro šablonu zápisu z podnikové schůzky. Pomůže vám s ukázkou typu shromáždění, načasování, členů, věcí na pořadu jednání, shrnutí klíčových rozhodnutí a přehledu schůzky. Tato šablona by vám měla pomoci vyhnout se velkým chybám a zůstat soustředěný, soustředěný a efektivní.
Nejdůležitější je: připravit se předem a provést rekapitulaci schůze správní rady
Pořizování zápisů ze schůzky vyžaduje plné soustředění. Je nutné oddělit každé téma zvlášť a definovat, co je důležité a co nevýznamné. Je to obtížná činnost, která vyžaduje příslušné zkušenosti a praxi. Není tak snadné zachytit všechna rozhodnutí, která správní rada během schůzky učinila, a poté je zaznamenat nebo zapsat.
Rekapitulace schůzky je nesmírně významná. Měli byste provést malou rezervaci s otázkami, které shrnují vše, co bylo řečeno.
Dnešní software na přepis vám naštěstí poskytuje sady nástrojů pro efektivní zaznamenávání minut firemních schůzek. Pomáhá také s likvidací náročné manuální práce. Například funkce identifikace inteligentních reproduktorů Ggglot automaticky identifikuje každého reproduktoru. Toto je velmi užitečná funkce při zaznamenávání minut schůzky. Gglot také automaticky převádí zvukové nahrávky na text. S nástroji, jako je Gglot, můžete ušetřit čas a soustředit se na důležitější věci.
Pamatujte na tyto tipy a zajistěte, aby vaše firemní schůzky byly atraktivnější.