Жалпы корпоративдик жолугушуулардын протоколдорундагы каталар
Көбүнчө корпоративдик жолугушуулардын протоколдорундагы каталар
Жыйындын протоколуна кыскача киришүү
Жолугушуунун протоколдору, негизинен, жолугушуунун негизги багыттарынын хроникасы жана жолугушууда эмне болгонун жазуу. Алар, адатта, жолугушуудагы окуяларды сүрөттөйт жана катышуучулардын тизмесин, катышуучулар талкуулаган маселелердин билдирүүсүн жана тиешелүү жоопторду же маселелер боюнча чечимдерди камтышы мүмкүн. Кээ бир окумуштуулардын айтымында, «мүнөт» латын сөз айкашынан келип чыккан minuta scriptura (сөзмө-сөз «майда жазуу») «орой ноталар» дегенди билдирет.
Эски аналогдук күндөрдө протоколдорду көбүнчө машинистка же соттун кабарчысы түзүшчү, алар көбүнчө стенографиялык белгилерди колдонуп, андан кийин протоколду даярдап, катышуучуларга берип турчу. Бүгүнкү күндө жолугушуу аудио жаздырып, видеого тартылышы мүмкүн же топтун дайындалган же расмий эмес дайындалган катчысы протоколдорду кийинчерээк даярдап жазып алышы мүмкүн. Көптөгөн мамлекеттик органдар реалдуу убакыт режиминде бардык мүнөттөрдү жаздыруу жана даярдоо үчүн мүнөттөрдү жаздыруучу программаны колдонушат.
Белгилей кетчү нерсе, протоколдор уюмдун же топтун жыйналыштарынын расмий жазуу жүзүндөгү протоколу болуп саналат, бирок алар ошол процесстердин деталдуу стенограммасы эмес. Роберттин жаңы редакцияланган тартип эрежелери (RONR) деп аталган эң кеңири колдонулган парламенттик процедуранын колдонмосуна ылайык, протокол мүчөлөрүнүн айткандары эмес, негизинен жыйында эмнелер жасалганы жөнүндө жазууну камтышы керек.
Протоколдун форматы уюм тарабынан белгиленген стандарттарга жараша өзгөрүшү мүмкүн, бирок жалпы көрсөтмөлөр бар. Роберттин Тартип эрежелери мүнөттөрдүн үлгүсүн камтыйт.
Негизинен, протокол жыйынды өткөргөн органдын аталышынан (мисалы, коллегия) башталып, ошондой эле орду, датасы, катышкан адамдардын тизмеси жана төрагалык кылуучу жыйналышты тартипке чакырган убакытты камтышы мүмкүн.
Корпоративдик директорлор кеңеши сыяктуу айрым топтордун протоколдору файлда сакталууга тийиш жана маанилүү юридикалык документтер болуп саналат. Башкармалыктын жыйналыштарынын протоколдору ошол эле уюмдун ичиндеги жалпы мүчөлүк чогулуштардын протоколдорунан өзүнчө жүргүзүлөт. Ошондой эле жыйналыштын протоколдору өзүнчө жүргүзүлүшү мүмкүн.
Эмне үчүн жолугушуунун протоколун алышыңыз керек?
Эмне себептен жолугушуунун протоколун жазышыңыз керек? Кантип корпоративдик жолугушууда протокол түзсө болот? Сиз тарыхый маалымдама үчүн корпоративдик жолугушууда протоколдорду алып, дайынсыз жоголгон адамдарга жаңыртуу берүү жана кийинчерээк ырастоо же далил катары колдонулушу мүмкүн болгон ачыкталган маалыматтын так сыпаттамасын бергиңиз келет.
Бүгүнкү күндө коронавирустун жайылышы уюмдарды аралыктан иштөөгө өткөрүүдө. Корпоративдик жолугушуунун протоколдорун жазуу процесси уюмдарга ийкемдүү жана күчтүү болууга жардам берет. Карантин шарттарында пайдалуу жана тез өзгөрүүчү шарттарга каршы турууга жардам берет.
Төмөнкү жагдайды элестетиңиз: Сиз юрист менен маанилүү жолугушууну өткөрүп жатасыз жана кошумча маалымат алуу үчүн сиз талкуулаган ар бир пункттун деталдуу эсебин алып барышыңыз керек болушу мүмкүн.
Эгер келишимиңизде көйгөйлүү маселелер болсо, бул сиздин бизнесиңизге же жеке маселелериңизге олуттуу таасир этиши мүмкүн. Мына ошондуктан бардыгын эсепке алуу абдан маанилүү.
Кесиптик жумуш ордунда натыйжалуу жолугушуу протоколдору абдан маанилүү. Неге? Анткени биздин кылдаттыктарды эстеп калуу жөндөмүбүз адатта чектелген. Көзөмөлдөөлөр жаңылыш кадамдарга жана туура эмес бизнес тандоого түртүшү мүмкүн. Мына ушундан улам корпоративдик жолугушуунун протоколдорун алуу үчүн жакшы көңүл буруу мүмкүнчүлүгү жана майда-чүйдөсүнө чейин таң калыштуу кулак талап кылынат. Бул милдет, адатта, ишенимдүү катчыга же жеке жардамчыга жүктөлөт. Бирок, жолугушуу протоколдорун алып жатканда ката кетирүү чындап эле оңой.
Бул макалада биз жолугушуунун протоколун алууда эң белгилүү болгон тайгактар жана алардан качууга жардам бере турган чаралар жөнүндө сүйлөшөбүз.
Корпоративдик жолугушуу протоколдорунда ката кетирбөө керек
Ачык-айкындуулукту жана ачык-айкындуулукту кепилдөө үчүн АКШнын мыйзамдары корпоративдик кеңештин жыйналыштары белгилүү бир жол-жоболорду аткарууну талап кылат. Корпорациялардын директорлор кеңештери жыйналыштын протоколдорун алып, андан кийин аны жумушчулардын арасында бөлүштүрүшү керек.
Корпоративдик чогулуштун протоколдорун алуу кошумча мүчөлөргө алар эң жакшы кызыкчылыктар менен иш алып барарын далилдөөгө жардам берет. Ошо сыяктуу эле, ал бизнести негизги деңгээлде түшүнүүгө жана салык, жоопкерчилик жана фидуциардык максаттар үчүн жардам берет. Бирок туура методология болбосо, жолугушуулар жалпысынан өтө узак жана чарчап калат. Катышуучулардын көбү жолугушууларды убаракерчилик катары кабыл ала баштаганда, сиз туура эмес жолдо баратканыңызды билесиз.
Эң кеңири таанылган каталар төмөнкүлөр:
- Жыйындын күн тартибин түзбөйт
Күн тартиби конкреттүү жыйындын структурасын белгилейт. Бул баяндамачылардын кыскача баяндамасы жана ар бир темага бөлүштүрө турган убакыт менен сүйлөшө турган темалардын диаграммасы. Коллегиянын жыйналышынын күн тартиби төмөндөгүдөй болушу мүмкүн:
1. 1-чейректин финансылык отчету (Башкы финансы директору, 15 мүнөт)
2. Маалыматтарды коргоонун жаңы системасын ишке киргизүү (CTO, 15 мүнөт)
3. Алдыда боло турган продукцияны ишке киргизүү боюнча пресс-конференцияга даярдануу (Пресс-катчы, 20 мүнөт)
Так аныкталган күн тартиби чекиттерди жана чектерди аныктоо аркылуу жолугушуунун катышуучуларына жетекчилик берет. Аптанын апта сайын өткөрүлүүчү жыйыны болобу, жокпу, ал мүчөлөрдү ойго бекем карманууга жана мээсин (жана сүйлөө) бурмалоодон сактоого үндөйт.
Ийгиликтүү корпоративдик жолугушуу протоколу үчүн күн тартибинин жоктугу чоң тоскоолдук болуп саналат. Жолугушуу протоколун алуу кылдаттык менен тартипти талап кылат. Так күн тартиби болбосо, протоколдорду жаздырууга жооптуу адам эмнеге көңүл буруш керек экенин билбейт. Чечим: Дайыма жолугушуунун алдында күн тартибин түзүңүз. Эгерде сиз белгисиз себептерден улам ушундай кылууну унуткан болсоңуз, транскрипциялоочу программа сизге ачылган маалыматты кармоого мүмкүндүк берет. Бирок жолугушуунун протоколдорун уюштуруу бир аз убакытты талап кылат.
- Жолугушуу протоколдорун алып жатканда убакытты жана мазмунду карманбоо
Жолугушуунун күн тартибин түзгөндөн кийин, аны аткарышыңыз керек. Убакытты сактоо жана күн тартибиндеги темалар тартипти талап кылат. Мындан тышкары, ал маанилүү ролду аткарат: жолугушууларды пайдасыз жана маанисиз чат-чаттарга айлантпоо.
Эгерде сиз жолугушууну анын чегинде өткөргөнгө көңүл бурбасаңыз, корпоративдик жолугушуунун протоколу эмне болот? Алар өтө кеңири жана жетишсиз структура болуп калат, демек, маалымдама үчүн колдонулбайт же ишенимдүү деп эсептелбейт. Жолугушуунун протоколуна жооптуу мүчөнүн көңүлүн буруу үчүн эбегейсиз мүмкүнчүлүктөр бар-жокпу, сиз алардын мүмкүнчүлүктөрүн түбөлүккө топтоо мүмкүнчүлүгүн кеңейте албайсыз.
Чечим: Бул жагдайда, ээлик менен жолугушуу эң жакшы даба. Байланышты көзөмөлдөө үчүн адамды дайындаңыз. Андан тышкары, бардыгы алдын ала белгиленген эрежелерди жана жолугушуунун күн тартибин карманышын камсыз кылуу. Убакыт жолугушуунун чечүүчү фактору, андыктан аны кароосуз калтырбаңыз.
- Макулдашылган жолугушуу протоколунун форматы жок
Алдын ала түзүлгөн формат болбосо, корпоративдик жолугушуунун протоколдору окулбай же жеткиликсиз болуп калышы мүмкүн. Эгер сиз файл форматына макул болбосоңуз, бул файл түрлөрүн окуу үчүн программалык камсыздоосу жок өнөктөштөрүңүз ага кире албай калышы мүмкүн.
Жолугушуунун протоколдору сизге керектүү учурда, бир секунданын ичинде жеткиликтүү болууга арналган. Критикалык кырдаалда, сиз документтерди окула турган форматтарга айландыруу үчүн баалуу убакытты текке кетирбөөнү туура көрөсүз.
Ошондой эле жыйналыштын протоколдорунун документтери үчүн архивге кайрылуу абдан маанилүү. Булут репозиторийине көптөгөн түзмөктөрдөн кирүүгө болот жана бул дайыма корпоративдик жолугушуунун протоколдорунун стенограммаларын сактоо үчүн эң идеалдуу чечим болуп саналат.
Чечим: Gglot жазууларды автоматтык түрдө .doc же .txt файл форматтарына айлантат. Анын үстүнө, ал популярдуу аудио жана видео форматтарынын көбүн колдойт: MP3, M4A, WAV.
Транскрипция программасы ошондой эле жолугушуу мүнөттөрүңүздүн файлдарын булутка жүктөйт. Бул бардык жеткиликтүүлүк көйгөйлөрүн жок кылат.
- Жолугушуулардын протоколдорун жазып жатканда майда-чүйдөсүнө чейин көңүл бурбоо
Эч кимге ашыкча деталдуу жолугушуу протоколдору жакпайт. Баарын эске алганда, алар тез маалымдалуу үчүн арналган жана алмашкан маалымат боюнча кыскача брифингди бериши керек.
Кылдаттыктарга көңүл бурбоо, кайра эле кээ бир олуттуу кемчиликтерге алып келиши мүмкүн. Мындан тышкары, сиз жакшы тастыкталган текшерүүгө же далилге муктаж болуп турганда олуттуу көйгөйлөрдү жаратышы мүмкүн.
Бул эң маанилүү темаларга жана майда-чүйдө нерселерге көңүл буруу, бул жолугушуу протоколдорун ушундай пайдалуу куралга айландырат. Эң негизгиси, бул байланыштар борбордогу маселелерди жана жолугушуунун катышуучулары макул болгон чечимдерди чагылдырышы керек.
Протокол кандайдыр бир негизги нерсени өткөрүп жибербеши керек: мисалы, коллегия чечимге добуш бергенде, протоколдо ким эмнеге добуш бергени тууралуу жазуу болушу керек.
Чечим: Корпоративдик жолугушуу протоколунун шаблону жөнүндө чечим кабыл алыңыз. Ал чогулуштун түрүн, убактысын, мүчөлөрүн, күн тартибинде турган нерселерди, негизги чечимдердин кыскача баяндамасын жана жыйындын конспектин көрсөтүүгө жардам берет. Бул шаблон чоң каталарды кетирбөөгө жана борборлоштурулган, багытталган жана эффективдүү болууга жардам бериши керек.
Эң негизгиси: алдын ала даярдануу жана коллегия жыйынынын жыйынтыгын чыгаруу
Жолугушуунун протоколдорун алуу сиздин толук көңүлүңүздү бурууну талап кылат. Ар бир теманы өз-өзүнчө бөлүп, эмне маанилүү жана эмне маанилүү эмес экенин аныктоо зарыл. Бул тиешелүү тажрыйбаны жана практиканы талап кылган татаал иш. Коллегиянын жыйында кабыл алган чечимдеринин баарын кармап, анан жазып алуу же кагазга түшүрүү оңой эмес.
Жолугушуунун жыйынтыгы абдан маанилүү. Айтылгандардын бардыгын жыйынтыктоочу суроолор менен чакан текшерүү жүргүзүшүңүз керек.
Бактыга жараша, азыркы транскрипция программасы сизге корпоративдик жолугушуунун протоколдорун эффективдүү алуу үчүн инструменттерди берет. Ошондой эле, ал тез кол менен иштөөгө жардам берет. Мисалы, Ggglot акылдуу спикерди аныктоо өзгөчөлүгү ар бир динамикти автоматтык түрдө аныктайт. Бул жолугушуу протоколдорун алууда абдан пайдалуу функция. Gglot үн жазууларды автоматтык түрдө текстке айлантат. Gglot сыяктуу куралдар менен сиз убактыңызды бошотуп, көбүрөөк маанилүү нерселерге көңүл бура аласыз.
Бул кеңештерди эстеп, корпоративдик жолугушууларыңыздын мүнөттөрүн кызыктуураак кылыңыз.