Vanlige feil i bedriftsmøter

De vanligste feilene i bedriftsmøteprotokollen

En kort introduksjon til møteprotokollen

Møtereferater er i utgangspunktet en kronikk over møtets hovedfokus og en oversikt over hva som skjedde i et møte. De beskriver vanligvis hendelsene på møtet og kan inkludere en liste over deltakere, en uttalelse over problemene som er diskutert av deltakerne, og relaterte svar eller beslutninger for sakene. I følge noen forskere stammer "minutter" muligens fra det latinske uttrykket minuta scriptura (bokstavelig talt "liten skrift") som betyr "grove notater".

I de gamle analoge dagene ble det vanligvis opprettet referater under møtet av en maskinskriver eller rettsreporter, som ofte brukte stenografi og deretter utarbeidet referatet og utstedt det til deltakerne etterpå. I dag kan møtet tas opp med lyd, videoopptak, eller en gruppes utnevnte eller uformelt tildelte sekretær kan ta notater, med referat utarbeidet senere. Mange offentlige etater bruker programvare for opptak av minutter for å registrere og forberede alle minutter i sanntid.

Det er viktig å merke seg at referater er den offisielle skriftlige protokollen fra møtene til en organisasjon eller gruppe, men de er ikke detaljerte utskrifter av disse saksgangene. I følge den mest brukte håndboken for parlamentarisk prosedyre kalt Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), skal protokollen hovedsakelig inneholde en oversikt over hva som ble gjort på møtet, ikke hva som ble sagt nøyaktig av medlemmene.

Formatet på referatet kan variere avhengig av standardene etablert av en organisasjon, selv om det er generelle retningslinjer. Roberts ordensregler inneholder et eksempel på minutter.

Vanligvis begynner referatet med navnet på det organet som holder møtet (f.eks. et styre) og kan også inneholde sted, dato, liste over personer til stede og tidspunktet da møtelederen innkalte møtet til bestilling.

Protokollene fra visse grupper, for eksempel et bedriftsstyre, må oppbevares og er viktige juridiske dokumenter. Referat fra styremøter føres atskilt fra protokoll fra generalforsamlinger i samme organisasjon. Også referater fra ledermøter kan oppbevares separat.

Hvorfor bør du ta referat fra møtet?

Av hvilken grunn trenger du å registrere møtereferat? Hvordan ta referat på et bedriftsmøte? Du ønsker å ta referat på et bedriftsmøte for historisk referanse, for å gi en oppdatering til personene som var savnet, og for å gi en presis beskrivelse av informasjon som avsløres som senere kan brukes som en bekreftelse eller bevis.

I dag gjør koronavirusutbruddet organisasjoner til å gå over til fjernarbeid. Prosessen med å registrere bedriftsmøtereferat hjelper organisasjoner til å forbli tilpasningsdyktige og sterke. Det er nyttig under karanteneforhold og hjelper deg med å møte raskt skiftende forhold.

Tenk deg følgende situasjon: Du har et viktig møte med en advokat, og du må kanskje føre en detaljert oversikt over hvert punkt du har diskutert for ytterligere referanse.

Hvis du har plagsomme problemer i avtalen din, kan det ha avgjørende betydning for bedriften eller personlige forhold. Det er grunnen til at det er veldig viktig å holde styr på alt.

På en profesjonell arbeidsplass er effektive møtereferater ganske viktige. Hvorfor? Fordi vår evne til å huske subtiliteter er normalt begrenset. Forglemmelser kan føre til feiltrinn og feil forretningsvalg. Det er grunnen til at det å ta bedriftsmøtereferat krever god kapasitet til å fokusere og et forbløffende øre for detaljer. Denne plikten er vanligvis delegert til en betrodd sekretær eller en personlig assistent. Det er imidlertid veldig lett å gjøre feil mens du tar møtereferat.

I denne artikkelen vil vi snakke om de mest kjente utglidningene som oppstår når du tar referat fra møtet, og ordningene som kan hjelpe deg med å unngå dem.

Feil i bedriftsmøteprotokollen å unngå

For å garantere åpenhet og enkelhet krever amerikansk lovgivning at bedriftsstyremøter følger en bestemt prosedyre. Bedriftsstyrene må ta møtereferater og deretter distribuere dem blant arbeiderne.

Å ta bedriftsmøtereferat hjelper i tillegg medlemmene til å bevise at de handler med de beste interessene. På samme måte hjelper det med å forstå virksomheten på et grunnleggende nivå, og for skatte-, ansvars- og fidusiære formål. Uten riktig metodikk vil imidlertid møtene generelt bli for lange og utmattende. På det tidspunktet de fleste deltakerne begynner å betrakte møter som en øvelse i nytteløshet, vet du at du er på feil spor.

De mest kjente feilene er som følger:

1. Ikke satt opp dagsorden for møtet

En agenda setter opp strukturen til et bestemt møte. Det er et diagram over temaer du vil snakke om med en oversikt over foredragsholdere og tiden du vil distribuere for hvert tema. En agenda for styremøter kan ligne på følgende:

1. Finansiell rapport for første kvartal (økonomisjef, 15 minutter)

2. Implementering av nytt datasikkerhetssystem (CTO, 15 minutter)

3. Gjør deg klar for en kommende pressekonferanse for produktlansering (pressesekretær, 20 minutter)

En klart definert agenda gir veiledning til møtedeltakerne ved å definere avskjæringspunkter og grenser. Uansett om det er et vanlig møte uke for uke, oppfordrer det medlemmene til å holde seg til poenget og forhindre at hjernen (og talen) bukter seg.

For vellykkede bedriftsmøtereferat er fravær av en agenda en stor hindring. Å ta møtereferater krever nøye tilrettelegging. Uten en klar agenda, har den enkelte som er ansvarlig for opptak av minutter ikke den tåkete ide om hva han skal konsentrere seg om. Løsning: Sett alltid opp en agenda før møtet. Hvis du av ukjente grunner har unnlatt å gjøre det, vil transkripsjonsprogramvare gjøre det mulig for deg å fange opp informasjonen som ble avslørt. Det vil imidlertid ta litt tid å organisere møteprotokollene.

2. Å ikke holde seg til timing og innhold mens du tar møtereferat

Når du har satt opp en agenda for møtet, bør du følge den. Å overholde timingen og temaene på agendaen krever disiplin. Dessuten har det en viktig rolle: å forhindre at møter forvandles til ubrukelige og meningsløse småprat.

Hva skjer med bedriftsmøteprotokollene hvis du unnlater å holde møtet innenfor sine grenser? De blir for omfattende og mangler struktur, og kan følgelig ikke brukes som referanse eller anses som pålitelige. Uansett om et medlem som er ansvarlig for møtereferater har enorme kapasiteter til å fokusere, kan du ikke utvide deres kapasitet til å konsentrere seg evig.

Løsning: I denne omstendigheten er det å møte eierskap den beste kuren. Utnevne en person til å overvåke forbindelsen. I tillegg må du sørge for at alle følger de forhåndsetablerte reglene og møteagendaen. Timing er den avgjørende faktoren for et møte, så ikke la det være uten tilsyn.

3. Har ingen avtalt møteprotokollformat

Uten et forhåndsetablert format kan bedriftsmøtereferatene bli uleselige eller utilgjengelige. Hvis du ikke er enig om et filformat, kan det hende at partnerne dine som ikke har programvaren for å lese disse filtypene, ikke kan få tilgang til det.

Møtereferatene er ment å være tilgjengelige for deg på et brøkdel av et sekund, uansett hvor du trenger dem som referanse. I en kritisk situasjon foretrekker du ikke å kaste bort verdifull tid på å konvertere dokumenter til lesbare formater.

Det er også viktig å slå seg ned på et arkiv for møtereferater. Cloud repository kan nås fra mange enheter, og det er regelmessig den mest ideelle avgjørelsen for å lagre utskrifter av bedriftsmøtereferat.

Løsning: Gglot konverterer automatisk opptak til .doc- eller .txt-filformater. På toppen av det støtter den de fleste populære lyd- og videoformatene: MP3, M4A, WAV.

Transkripsjonsprogramvare vil også laste opp møteprotokollfilene dine til skyen. Dette vil eliminere alle tilgjengelighetsproblemer.

4. Ikke ta hensyn til detaljer mens du registrerer møtereferat

Ingen liker møtereferat som er for detaljert. Alt tatt i betraktning er de ment for rask referanse og bør gi en kort orientering om utvekslet informasjon.

Å ikke fokusere på finesser kan igjen føre til noen alvorlige forglemmelser. I tillegg kan det forårsake alvorlige problemer når du er i desperat behov for godt underbygget bekreftelse eller bevis.

Det er fokuset på de viktigste temaene og finessene som gjør møtereferater til et så nyttig verktøy. Viktigst av alt bør disse forbindelsene speile senterspørsmålene og beslutningene som møtedeltakerne var enige om.

Referatet må ikke gå glipp av noe grunnleggende: for eksempel når styret stemmer over et vedtak, må referatet ha et notat som beskriver hvem som stemte for hva.

Løsning: Bestem deg for en mal for bedriftsmøteprotokoller. Det vil hjelpe deg med å vise samlingstype, tidspunkt, medlemmer, ting på agendaen, oversikten over viktige beslutninger og møtets synopsis. Denne malen skal hjelpe deg med å unngå store feil og forbli sentrert, fokusert og effektiv.

Viktigst: Forbered deg på forhånd og lag en oppsummering av styremøtet

Å ta møtereferater krever ditt fulle fokus. Det er viktig å skille hvert emne individuelt og definere hva som er viktig og hva som er uvesentlig. Det er en vanskelig aktivitet som krever relevant erfaring og praksis. Det er ikke så lett å fange opp alle vedtak som styret tok under møtet og så ta opp eller skrive dem ned.

Oppsummering av møtet er ekstremt viktig. Du bør ta en liten utsjekk med spørsmål som skal oppsummere alt som ble sagt.

Heldigvis gir dagens transkripsjonsprogramvare deg verktøysett for effektivt å ta bedriftsmøtereferat. Det hjelper også med å kvitte seg med krevende manuelt arbeid. For eksempel identifiserer Ggglot smarthøyttaleridentifikasjonsfunksjonen automatisk hver høyttaler. Dette er en veldig nyttig funksjon når du tar møtereferat. Gglot konverterer også automatisk lydopptak til tekst. Med verktøy som Gglot kan du spare tid og fokusere på de viktigere tingene.

Husk disse tipsene og gjør bedriftsmøteminuttene mer overbevisende.