Kasagarang Mga Kasaypanan sa Minuto sa Mga Miting sa Korporasyon

Kadaghanan sa mga Komon nga mga miting sa korporasyon nga mga minuto nga sayup

Usa ka mubo nga pasiuna sa mga minuto sa miting

Ang mga minuto sa miting, sa panguna, usa ka talaan sa hinungdanon nga gipunting sa miting ug usa ka rekord kung unsa ang nahitabo sa usa ka miting. Kasagaran sila naghulagway sa mga panghitabo sa miting ug mahimong maglakip sa usa ka lista sa mga nanambong, usa ka pahayag sa mga isyu nga gihisgutan sa mga partisipante, ug may kalabutan nga mga tubag o mga desisyon alang sa mga isyu. Suno sa pila ka iskolar, ang “minuto” mahimo nga naghalin sa Latin nga prase nga minuta scriptura (sa literal nga “gamay nga sinulatan”) nga nagakahulugan sing “gamay nga mga nota”.

Sa karaan nga analogue nga mga adlaw, ang mga minuto sagad gihimo sa panahon sa miting sa usa ka typist o tigbalita sa korte, nga kanunay nga naggamit sa shorthand notation ug dayon nag-andam sa mga minuto ug gihatag kini sa mga partisipante pagkahuman. Karong adlawa, ang miting mahimo nga audio recorded, video recorded, o usa ka grupo nga gitudlo o impormal nga giasayn nga sekretaryo mahimong mokuha ug mga nota, uban ang mga minuto nga giandam sa ulahi. Daghang mga ahensya sa gobyerno ang naggamit sa software sa pagrekord sa mga minuto aron irekord ug maandam ang tanan nga mga minuto sa tinuud nga oras.

Mahinungdanon nga timan-an nga ang mga minuto mao ang opisyal nga sinulat nga rekord sa mga miting sa usa ka organisasyon o grupo, apan dili kini detalyado nga mga transkrip sa mga proseso. Sumala sa labing kaylap nga gigamit nga manwal sa parliamentary nga pamaagi nga gitawag Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), ang mga minuto kinahanglan adunay panguna nga rekord sa kung unsa ang nahimo sa miting, dili kung unsa ang eksakto nga gisulti sa mga miyembro.

Ang pormat sa mga minuto mahimong magkalainlain depende sa mga sumbanan nga gitukod sa usa ka organisasyon, bisan kung adunay mga kinatibuk-ang giya. Ang Rules of Order ni Robert adunay usa ka sample set sa mga minuto.

Kasagaran, ang mga minuto magsugod sa ngalan sa lawas nga nagpahigayon sa miting (pananglitan, usa ka board) ug mahimo usab nga maglakip sa lugar, petsa, lista sa mga tawo nga naa, ug ang oras nga ang lingkuranan nagpatawag sa miting aron mag-order.

Ang mga minuto sa pipila ka mga grupo, sama sa usa ka corporate board of directors, kinahanglan nga tipigan sa file ug importante nga legal nga mga dokumento. Ang mga minuto gikan sa mga miting sa board gitipigan nga lahi gikan sa mga minuto sa kinatibuk-ang miting sa mga miyembro sulod sa parehas nga organisasyon. Usab, ang mga minuto sa mga sesyon sa ehekutibo mahimong tipigan nga gilain.

Ngano nga kinahanglan ka magkuha mga minuto sa miting?

Sa unsa nga hinungdan kinahanglan nimo nga irekord ang mga minuto sa miting? Giunsa pagkuha ang mga minuto sa usa ka miting sa korporasyon? Gusto nimo nga mogahin og mga minuto sa usa ka miting sa korporasyon alang sa makasaysayanon nga pakisayran, aron mahatagan ang usa ka update sa mga tawo nga nawala, ug maghatag usa ka tukma nga paghulagway sa kasayuran nga gibutyag nga mahimong magamit sa ulahi ingon usa ka kumpirmasyon o pruweba.

Karon, ang epidemya sa coronavirus naghimo sa mga organisasyon nga magbalhin sa layo nga trabaho. Ang proseso sa pagrekord sa mga minuto sa miting sa korporasyon makatabang sa mga organisasyon nga magpabilin nga mapasibo ug lig-on. Mapuslanon kini sa mga kondisyon sa quarantine ug nagtabang sa pag-atubang sa dali nga pagbag-o sa mga kahimtang.

Hunahunaa ang mosunod nga sitwasyon: Adunay ka importante nga miting uban sa usa ka abogado, ug kinahanglan nimo nga tipigan ang usa ka detalyado nga rekord sa matag punto nga imong gihisgutan alang sa dugang nga pakisayran.

Kung naa kay masamok nga mga isyu sa imong kasabutan, mahimo’g makaapekto sa imong negosyo o personal nga mga butang. Mao kana ang hinungdan nga hinungdanon kaayo nga masubay ang tanan.

Sa usa ka propesyonal nga trabahoan, ang epektibo nga mga minuto sa miting hinungdanon kaayo. Ngano man? Tungod kay ang atong abilidad sa paghinumdom sa mga subtleties kasagaran gipugngan. Ang mga oversight mahimong mag-aghat sa mga sayop nga lakang ug sayop nga mga pagpili sa negosyo. Mao kana ang hinungdan nga ang pagkuha sa mga minuto sa miting sa korporasyon nanginahanglan usa ka maayo nga kapasidad sa pag-focus ug usa ka katingad-an nga dalunggan alang sa detalye. Kini nga katungdanan kasagarang gitugyan ngadto sa usa ka kasaligan nga sekretaryo o usa ka personal nga katabang. Bisan pa, dali ra nga masayop samtang nagkuha mga minuto sa miting.

Niini nga artikulo, maghisgot kami bahin sa labing inila nga mga slip-up nga mahitabo kung magkuha mga minuto sa miting ug ang mga kahikayan nga makatabang kanimo sa paglikay niini.

Mga kasaypanan sa mga minuto sa miting sa korporasyon aron malikayan

Aron magarantiya ang transparency ug pagkaprangka, ang balaod sa US nanginahanglan nga ang mga miting sa corporate board magsunod sa usa ka piho nga pamaagi. Ang mga corporate board of directors kinahanglan nga mokuha sa mga minuto sa miting ug pagkahuman iapud-apod kini sa mga mamumuo.

Ang pagkuha sa mga minuto sa miting sa korporasyon makatabang sa mga miyembro nga mapamatud-an nga sila naglihok nga adunay labing kaayo nga interes. Ingon usab, nagtabang kini sa pagsabut sa negosyo sa usa ka sukaranan nga lebel, ug alang sa mga katuyoan sa buhis, liability, ug fiduciary. Kung wala ang husto nga pamaagi, bisan pa, ang mga miting sa kinatibuk-an mahimong taas kaayo ug makakapoy. Sa punto nga ang kadaghanan sa mga partisipante nagsugod sa pag-isip sa mga miting ingon usa ka ehersisyo sa pagkawalay kapuslanan, nahibal-an nimo nga naa ka sa sayup nga dalan.

Ang labing kaylap nga giila nga mga sayop mao ang mosunod:

1. Dili paghimo sa agenda alang sa miting

Ang usa ka agenda nagtakda sa istruktura sa usa ka piho nga miting. Kini usa ka diagram sa mga tema nga imong hisgutan uban ang rundown sa mga mamumulong ug ang oras nga imong ipang-apod-apod sa matag tema. Ang agenda sa board meeting mahimong susama sa mosunod:

1. Q1 financial report (Chief financial officer, 15 minutos)

2. Pagpatuman sa bag-ong sistema sa seguridad sa datos (CTO, 15 minutos)

3. Pag-andam para sa umaabot nga product launch press conference (Press secretary, 20 minutos)

Ang usa ka tin-aw nga gihubit nga agenda naghatag giya sa mga partisipante sa miting pinaagi sa pagtino sa mga punto sa pagputol ug mga limitasyon. Dili igsapayan kung kini usa ka naandan nga semana matag semana nga miting, kini nag-awhag sa mga miyembro nga magpabilin sa punto ug pugngan ang ilang mga utok (ug sinultihan) nga dili magliko-liko.

Alang sa malampuson nga mga minuto sa miting sa korporasyon, ang pagkawala sa usa ka agenda usa ka dako nga babag. Ang pagkuha sa mga minuto sa miting nanginahanglan ug maayong kahikayan. Kung wala’y klaro nga agenda, ang indibidwal nga responsable sa pagrekord sa mga minuto wala’y labing kaayo nga ideya kung unsa ang ipunting. Solusyon: Kanunay nga maghimo ug agenda sa dili pa ang miting. Kung tungod sa wala mahibal-i nga mga hinungdan napasagdan nimo ang pagbuhat sa ingon, ang software sa transkripsyon makapahimo kanimo nga makuha ang kasayuran nga gibutyag. Ang pag-organisar sa imong mga minuto sa miting, bisan pa, magdugay.

2. Ang dili pagsunod sa oras ug sulud samtang nagkuha mga minuto sa miting

Kung naka-set na ka og agenda para sa miting, kinahanglan nimong sundon kini. Ang pagsunod sa tayming ug sa mga hilisgutan sa agenda nanginahanglan disiplina. Dugang pa, nagsilbi kini usa ka hinungdanon nga papel: aron mapugngan ang mga miting nga mahimong wala’y kapuslanan ug wala’y kahulogan nga mga chit-chat.

Unsa ang mahitabo sa mga minuto sa miting sa korporasyon kung dili nimo ipadayon ang miting sa sulod sa mga limitasyon niini? Sila mahimong sobra ka lapad ug kulang sa istruktura, ug, sumala niana, dili magamit alang sa pakisayran o giisip nga kasaligan. Dili igsapayan kung ang usa ka miyembro nga responsable sa mga minuto sa miting adunay daghang mga kapasidad sa pag-focus, dili nimo mapadako ang ilang kapasidad sa pag-concentrate sa kanunay.

Solusyon: Niini nga kahimtang, ang pagtagbo sa pagpanag-iya mao ang labing maayo nga tambal. Pagtudlo og tawo nga modumala sa koneksyon. Dugang pa, siguruha nga ang tanan nagsunod sa nauna nga mga lagda ug agenda sa miting. Ang oras mao ang hinungdan sa pagdesisyon sa usa ka miting, busa ayaw kini biyai nga wala maatiman.

3. Wala'y gikasabutan nga format sa mga minuto sa miting

Kung wala’y natukod nang porma, ang mga minuto sa miting sa korporasyon mahimong dili mabasa o dili ma-access. Kung dili ka mouyon sa usa ka format sa file, ang imong mga kauban nga wala’y software alang sa pagbasa sa kini nga mga tipo sa file mahimong dili maka-access niini.

Ang mga minuto sa miting gituyo nga magamit kanimo sa usa ka segundo, sa bisan unsang punto nga kinahanglan nimo kini alang sa pakisayran. Sa usa ka kritikal nga sitwasyon, mas gusto nimo nga dili mag-usik og bililhong panahon sa pag-convert sa mga dokumento ngadto sa mabasa nga mga format.

Importante usab ang paghusay sa usa ka archive alang sa mga dokumento sa miting sa mga minuto. Ang cloud repository mahimong ma-access gikan sa daghang mga device ug kini mao ang kanunay nga labing maayo nga desisyon alang sa pagtipig sa mga transcript sa corporate meeting minutes.

Solusyon: Awtomatikong gi-convert sa Gglot ang mga rekording ngadto sa .doc o .txt nga mga format sa file. Labaw pa niana, kini nagsuporta sa kadaghanan sa mga popular nga audio ug video format: MP3, M4A, WAV.

Ang software sa transkripsyon mag-upload usab sa imong mga file sa mga minuto sa miting sa panganod. Kini magwagtang sa tanang isyu sa accessibility.

4. Dili magtagad sa detalye samtang nagrekord sa mga minuto sa miting

Walay usa nga ganahan sa mga minuto sa miting nga sobra ka detalyado. Ang tanan nga mga butang nga gikonsiderar, kini gituyo alang sa paspas nga pakisayran ug kinahanglan maghatag usa ka mubo nga mubu sa kasayuran nga gibaylo.

Ang dili pag-focus sa mga subtleties, unya pag-usab, mahimo’g magdala sa pipila ka grabe nga mga oversight. Dugang pa, mahimo’g magpahinabo kini ug grabe nga mga problema kung kinahanglan nimo ang maayo nga gisuportahan nga pag-verify o ebidensya.

Kini ang pagpunting sa labing hinungdanon nga mga tema ug mga subtlety nga naghimo sa mga minuto sa miting nga usa ka mapuslanon nga himan. Labaw sa tanan, ang mga koneksyon kinahanglan nga magsalamin sa mga isyu sa sentro ug sa mga desisyon nga giuyonan sa mga partisipante sa miting.

Ang mga minuto kinahanglan nga dili makalimtan ang bisan unsang sukaranan: pananglitan, kung ang board nagboto sa usa ka desisyon, ang mga minuto kinahanglan adunay usa ka nota nga nagdetalye kung kinsa ang nagboto alang sa unsa.

Solusyon: Pagdesisyon sa template sa mga minuto sa miting sa korporasyon. Makatabang kini kanimo sa pagpakita sa tipo sa panagtapok, timing, mga miyembro, mga butang sa agenda, ang rundown sa mahinungdanong mga desisyon, ug ang synopsis sa miting. Kini nga template kinahanglan nga motabang kanimo sa paglikay sa dagkong mga sayop ug sa pagpabilin nga nakasentro, nakapokus ug epektibo.

Labing importante: pag-andam daan ug paghimo og recap sa board meeting

Ang pagkuha sa mga minuto sa miting nanginahanglan sa imong bug-os nga pagtutok. Kinahanglan nga ibulag ang matag hilisgutan nga tinagsa ug ipasabut kung unsa ang hinungdanon ug kung unsa ang dili hinungdanon. Kini usa ka lisud nga kalihokan nga nanginahanglan may kalabutan nga kasinatian ug praktis. Dili kaayo sayon ang pagdakop sa tanang desisyon nga gihimo sa board atol sa miting ug dayon irekord o isulat kini.

Ang recap sa miting hilabihan ka mahinungdanon. Kinahanglan ka nga maghimo usa ka gamay nga pag-check-out nga adunay mga pangutana nga mag-summarize sa tanan nga gisulti.

Maayo na lang, ang karon nga transcription software naghatag kanimo mga toolset alang sa epektibo nga pagkuha sa mga minuto sa miting sa korporasyon. Usab, kini nagtabang sa paglabay sa makuti nga manwal nga trabaho. Pananglitan, ang Ggglot smart speaker identification feature awtomatikong nagpaila sa matag mamumulong. Kini usa ka mapuslanon nga bahin kung magkuha mga minuto sa miting. Awtomatiko usab nga gi-convert sa Gglot ang mga sound recording ngadto sa text. Uban sa mga himan sama sa Gglot, makagahin ka ug oras ug makatutok sa mas importanteng butang.

Hinumdumi kini nga mga tip ug himua ang imong mga minuto sa miting sa korporasyon nga labi ka makapadani.