Erreurs courantes dans les procès-verbaux des réunions d'entreprise

Erreurs les plus courantes dans les procès-verbaux des réunions d'entreprise

Une brève introduction au procès-verbal de la réunion

Les procès-verbaux de la réunion sont essentiellement une chronique des principaux objectifs de la réunion et un compte rendu de ce qui s'est passé lors d'une réunion. Ils décrivent généralement les événements de la réunion et peuvent inclure une liste des participants, un énoncé des questions discutées par les participants et des réponses ou décisions connexes pour les problèmes. Selon certains chercheurs, «minutes» dérive peut-être de la phrase latine minuta scriptura (littéralement «petite écriture») signifiant «notes approximatives».

Dans l'ancien temps de l'analogique, les procès-verbaux étaient généralement créés pendant la réunion par une dactylo ou un sténographe judiciaire, qui utilisait souvent une notation sténographique, préparait ensuite les procès-verbaux et les remettait ensuite aux participants. Aujourd'hui, la réunion peut être enregistrée audio, vidéo, ou le secrétaire nommé ou officieusement affecté d'un groupe peut prendre des notes, avec un procès-verbal préparé plus tard. De nombreuses agences gouvernementales utilisent un logiciel d'enregistrement des minutes pour enregistrer et préparer toutes les minutes en temps réel.

Il est important de noter que les procès-verbaux constituent le compte rendu écrit officiel des réunions d'une organisation ou d'un groupe, mais qu'il ne s'agit pas de transcriptions détaillées de ces délibérations. Selon le manuel de procédure parlementaire le plus largement utilisé, le Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), le procès-verbal devrait contenir principalement un compte rendu de ce qui a été fait lors de la réunion, et non ce qui a été dit exactement par les membres.

Le format des procès-verbaux peut varier en fonction des normes établies par une organisation, bien qu'il existe des lignes directrices générales. Robert's Rules of Order contient un exemple de jeu de minutes.

Généralement, le procès-verbal commence par le nom de l'organe qui tient la réunion (par exemple, un conseil) et peut également inclure le lieu, la date, la liste des personnes présentes et l'heure à laquelle le président a ouvert la réunion.

Les procès-verbaux de certains groupes, comme le conseil d'administration d'une entreprise, doivent être conservés et sont des documents juridiques importants. Les procès-verbaux des réunions du conseil sont séparés des procès-verbaux des assemblées générales des membres au sein d'une même organisation. De plus, les procès-verbaux des séances exécutives peuvent être conservés séparément.

Pourquoi devriez-vous prendre un compte rendu de réunion?

Pour quelle raison auriez-vous besoin d'enregistrer le procès-verbal de la réunion? Comment prendre des minutes lors d'une réunion d'entreprise? Vous voudriez prendre un compte rendu lors d'une réunion d'entreprise pour référence historique, pour faire le point sur les personnes qui étaient portées disparues, et pour donner une description précise des informations divulguées qui pourront plus tard être utilisées comme confirmation ou preuve.

Aujourd'hui, l'épidémie de coronavirus pousse les organisations à passer au travail à distance. Le processus d'enregistrement des procès-verbaux des réunions d'entreprise aide les organisations à rester adaptables et fortes. Il est utile dans les conditions de quarantaine et aide à faire face à des conditions qui changent rapidement.

Imaginez la situation suivante: vous avez une réunion importante avec un avocat, et vous pourriez avoir besoin de conserver un dossier détaillé de chaque point dont vous avez discuté pour référence supplémentaire.

Si vous rencontrez des problèmes gênants dans votre contrat, cela pourrait avoir une incidence cruciale sur votre entreprise ou vos affaires personnelles. C'est la raison pour laquelle il est très important de tout garder une trace.

Dans un lieu de travail professionnel, des comptes rendus de réunion efficaces sont très importants. Pourquoi? Parce que notre capacité à nous souvenir des subtilités est normalement limitée. Les oublis peuvent entraîner des faux pas et de mauvais choix commerciaux. C'est la raison pour laquelle la prise de procès-verbaux de réunions d'entreprise nécessite une bonne capacité de concentration et une oreille étonnante pour les détails. Cette tâche est généralement déléguée à une secrétaire de confiance ou à un assistant personnel. Cependant, il est très facile de faire des erreurs en prenant des comptes rendus de réunion.

Dans cet article, nous parlerons des dérapages les plus connus qui se produisent lors de la prise de procès-verbaux de réunion et des dispositions qui peuvent vous aider à les éviter.

Erreurs à éviter dans les procès-verbaux des réunions d'entreprise

Pour garantir la transparence et la simplicité, la législation américaine exige que les réunions du conseil d'administration suivent une certaine procédure. Les conseils d'administration des entreprises doivent rédiger des procès-verbaux de réunion et les distribuer ensuite aux travailleurs.

La prise de procès-verbaux des réunions d'entreprise aide également les membres à prouver qu'ils agissent dans le meilleur intérêt. De même, il aide à comprendre l'entreprise à un niveau de base et à des fins fiscales, de responsabilité et fiduciaires. Sans la bonne méthodologie, cependant, les réunions deviendront en général trop longues et épuisantes. Au moment où la plupart des participants commencent à considérer les réunions comme un exercice futile, vous savez que vous êtes sur la mauvaise voie.

Les erreurs les plus largement reconnues sont les suivantes:

1. Ne pas configurer l'ordre du jour de la réunion

Un ordre du jour met en place la structure d'une réunion spécifique. C'est un diagramme des thèmes dont vous parlerez avec le récapitulatif des orateurs et le temps que vous distribuerez pour chaque thème. L'ordre du jour d'une réunion du conseil peut ressembler à ce qui suit:

1. Rapport financier du premier trimestre (directeur financier, 15 minutes)

2. Mise en place d'un nouveau système de sécurité des données (CTO, 15 minutes)

3. Se préparer pour une prochaine conférence de presse sur le lancement d'un produit (Attaché de presse, 20 minutes)

Un ordre du jour clairement défini fournit des conseils aux participants à la réunion en définissant des points de coupure et des limites. Qu'il s'agisse d'une réunion hebdomadaire habituelle, cela encourage les membres à s'en tenir à l'essentiel et à empêcher leur cerveau (et leur discours) de se balader.

Pour un compte-rendu de réunion d'entreprise réussi, l'absence d'ordre du jour est un énorme obstacle. La prise de procès-verbaux de réunion nécessite un arrangement minutieux. Sans un agenda clair, la personne responsable de l'enregistrement des minutes n'a pas la moindre idée sur quoi se concentrer. Solution: configurez toujours un ordre du jour avant la réunion. Si pour des raisons inconnues vous avez négligé de le faire, un logiciel de transcription vous permettra de récupérer les informations qui ont été divulguées. Cependant, l'organisation de votre compte rendu de réunion prendra un certain temps.

2. Ne pas respecter le timing et le contenu lors de la rédaction du procès-verbal de la réunion

Lorsque vous avez établi un ordre du jour pour la réunion, vous devez le suivre. Le respect du calendrier et des sujets à l'ordre du jour exige de la discipline. De plus, il joue un rôle important: empêcher les réunions de se transformer en bavardages inutiles et sans signification.

Qu'arrive-t-il au procès-verbal de la réunion d'entreprise si vous négligez de maintenir la réunion dans ses limites? Ils deviennent trop étendus et manquent de structure et, par conséquent, ne peuvent pas être utilisés comme référence ou considérés comme fiables. Indépendamment du fait qu'un membre responsable des procès-verbaux ait d'énormes capacités de concentration, vous ne pouvez pas étendre sa capacité à se concentrer perpétuellement.

Solution: dans ce cas, l'appropriation par la réunion est le meilleur remède. Désignez une personne pour superviser la connexion. De plus, assurez-vous que tout le monde respecte les règles préétablies et l'ordre du jour des réunions. Le timing est le facteur décisif d'une réunion, alors ne la laissez pas sans surveillance.

3. N'ayant pas de format de procès-verbal de réunion convenu

Sans un format préétabli, les procès-verbaux des réunions d'entreprise peuvent devenir illisibles ou inaccessibles. Si vous n'êtes pas d'accord sur un format de fichier, vos partenaires qui ne disposent pas du logiciel pour lire ces types de fichiers risquent de ne pas pouvoir y accéder.

Les procès-verbaux de réunion sont destinés à être disponibles pour vous en une fraction de seconde, à tout moment où vous en avez besoin pour référence. Dans une situation critique, vous préférez ne pas perdre de temps précieux à convertir des documents en formats lisibles.

Il est également essentiel de s'installer sur une archive pour les procès-verbaux des réunions. Le référentiel cloud est accessible à partir de nombreux appareils et c'est régulièrement la décision la plus idéale pour stocker les transcriptions des minutes de réunion d'entreprise.

Solution: Gglot convertit automatiquement les enregistrements en formats de fichier .doc ou .txt. En plus de cela, il prend en charge la plupart des formats audio et vidéo populaires: MP3, M4A, WAV.

Le logiciel de transcription téléchargera également les fichiers de vos comptes rendus de réunion dans le cloud. Cela éliminera tous les problèmes d'accessibilité.

4. Ne pas prêter attention aux détails lors de l'enregistrement des procès-verbaux des réunions

Personne n'aime les procès-verbaux trop détaillés. Tout bien considéré, ils sont destinés à une référence rapide et doivent donner un bref aperçu des informations échangées.

Ne pas se concentrer sur les subtilités, là encore, peut entraîner de graves oublis. De plus, cela peut causer de graves problèmes lorsque vous avez désespérément besoin d'une vérification ou d'une preuve bien étayée.

C'est l'accent mis sur les thèmes et les subtilités les plus significatifs qui fait des comptes rendus de réunion un outil si utile. Plus important encore, ces connexions doivent refléter les problèmes centraux et les décisions sur lesquelles les participants à la réunion se sont mis d'accord.

Le procès-verbal ne doit rien manquer de fondamental: par exemple, lorsque le conseil vote sur une décision, le procès-verbal doit contenir une note détaillant qui a voté pour quoi.

Solution: choisissez un modèle de compte rendu de réunion d'entreprise. Il vous aidera à montrer le type de rassemblement, le calendrier, les membres, les choses à l'ordre du jour, le récapitulatif des décisions clés et le synopsis de la réunion. Ce modèle devrait vous aider à éviter de grosses erreurs et à rester centré, concentré et efficace.

Plus important encore: préparez-vous à l'avance et faites un récapitulatif de la réunion du conseil

La prise de procès-verbaux de réunion nécessite toute votre attention. Il est impératif de séparer chaque sujet individuellement et de définir ce qui est important et ce qui est insignifiant. C'est une activité difficile qui nécessite une expérience et une pratique pertinentes. Il n'est pas si facile de saisir toutes les décisions prises par le conseil lors de la réunion, puis de les enregistrer ou de les noter.

Le récapitulatif de la réunion est extrêmement significatif. Vous devriez faire un petit check-out avec des questions qui résumeront tout ce qui a été dit.

Heureusement, le logiciel de transcription actuel vous fournit des ensembles d'outils pour prendre efficacement des minutes de réunion d'entreprise. En outre, il aide à éliminer le travail manuel fastidieux. Par exemple, la fonction d'identification intelligente des haut-parleurs Ggglot identifie automatiquement chaque haut-parleur. C'est une fonctionnalité très utile lors de la prise de procès-verbaux de réunion. Gglot convertit également automatiquement les enregistrements sonores en texte. Avec des outils comme Gglot, vous pouvez gagner du temps et vous concentrer sur les choses les plus importantes.

N'oubliez pas ces conseils et rendez vos comptes rendus de réunion d'entreprise plus convaincants.