Makosa ya Dakika za Kawaida za Mashirika
Makosa ya dakika nyingi za mikutano ya Biashara
Utangulizi mfupi wa kumbukumbu za mkutano
Dakika za mkutano kimsingi, ni kumbukumbu ya mambo muhimu ya mkutano na rekodi ya kile kilichofanyika katika mkutano. Kwa kawaida huelezea matukio ya mkutano na inaweza kujumuisha orodha ya waliohudhuria, taarifa ya masuala yaliyojadiliwa na washiriki, na majibu au maamuzi yanayohusiana kwa ajili ya masuala hayo. Kulingana na baadhi ya wasomi, “dakika” huenda zinatokana na neno la Kilatini minuta scriptura (kihalisi “maandishi madogo”) linalomaanisha “maelezo mafupi”.
Katika siku za zamani za analogi, dakika ziliundwa wakati wa mkutano na taira au mwandishi wa habari wa korti, ambaye mara nyingi alitumia nukuu ya mkato na kisha kuandaa kumbukumbu na kuzitoa kwa washiriki baadaye. Leo, mkutano waweza kurekodiwa, kurekodiwa video, au katibu aliyewekwa rasmi wa kikundi au aliyepewa kazi isivyo rasmi anaweza kuandika maelezo, na dakika kutayarishwa baadaye. Mashirika mengi ya serikali hutumia programu ya kurekodi dakika kurekodi na kuandaa dakika zote katika muda halisi.
Ni muhimu kutambua kwamba dakika ni rekodi rasmi iliyoandikwa ya mikutano ya shirika au kikundi, lakini sio nakala za kina za kesi hizo. Kulingana na mwongozo unaotumika sana wa utaratibu wa bunge unaoitwa Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), muhtasari unapaswa kuwa na kumbukumbu ya kile kilichofanywa kwenye mkutano, sio kile kilichosemwa haswa na wanachama.
Muundo wa dakika unaweza kutofautiana kulingana na viwango vilivyowekwa na shirika, ingawa kuna miongozo ya jumla. Robert's Rules of Order ina sampuli seti ya dakika.
Kwa ujumla, dakika huanza na jina la shirika linalofanya mkutano (kwa mfano, ubao) na zinaweza pia kujumuisha mahali, tarehe, orodha ya watu waliohudhuria, na muda ambao mwenyekiti aliitisha mkutano ili kuagiza.
Dakika za vikundi fulani, kama vile bodi ya wakurugenzi wa shirika, lazima zihifadhiwe kwenye faili na ni hati muhimu za kisheria. Dakika za mikutano ya bodi huwekwa kando na kumbukumbu za mikutano ya jumla ya wanachama ndani ya shirika moja. Pia, dakika za vikao vya utendaji zinaweza kuwekwa kando.
Kwa nini unapaswa kuchukua dakika za mkutano?
Kwa sababu gani utahitaji kurekodi kumbukumbu za mkutano? Jinsi ya kuchukua dakika kwenye mkutano wa ushirika? Ungetaka kuchukua dakika kwenye mkutano wa shirika kwa marejeleo ya kihistoria, kutoa sasisho kwa watu ambao hawakupatikana, na kutoa maelezo kamili ya habari iliyofichuliwa ambayo inaweza kutumika baadaye kama uthibitisho au uthibitisho.
Leo, mlipuko wa coronavirus unafanya mashirika kubadili kazi za mbali. Mchakato wa kurekodi kumbukumbu za mikutano ya shirika husaidia mashirika kubaki kubadilika na kuwa imara. Ni muhimu katika hali ya karantini na husaidia kukabiliana na hali zinazobadilika haraka.
Fikiria hali ifuatayo: Una mkutano muhimu na wakili, na unaweza kuhitaji kuweka rekodi ya kina ya kila jambo ambalo umejadili kwa marejeleo ya ziada.
Ikiwa una matatizo katika makubaliano yako, hilo linaweza kuathiri sana biashara yako au masuala ya kibinafsi. Ndiyo sababu ni muhimu sana kufuatilia kila kitu.
Katika mahali pa kazi ya kitaaluma, dakika za mkutano za ufanisi ni muhimu sana. Kwa nini? Kwa sababu uwezo wetu wa kukumbuka mambo fiche kawaida huwa na vikwazo. Uangalizi unaweza kusababisha makosa na chaguo mbaya za biashara. Ndiyo sababu kuchukua dakika za mkutano wa shirika kunahitaji uwezo mzuri wa kuzingatia na sikio la kushangaza kwa undani. Wajibu huu kwa kawaida hukabidhiwa kwa katibu anayeaminika au msaidizi wa kibinafsi. Hata hivyo, ni rahisi sana kufanya makosa unapochukua dakika za mkutano.
Katika makala haya, tutazungumza kuhusu kuteleza zinazojulikana zaidi ambazo hutokea wakati wa kuchukua dakika za mkutano na mipango ambayo inaweza kukusaidia kuziepuka.
Makosa ya dakika za mkutano wa shirika ili kuepuka
Ili kuhakikisha uwazi na unyofu, sheria ya Marekani inahitaji mikutano ya bodi ya shirika kufuata utaratibu fulani. Bodi za wakurugenzi za mashirika zinahitaji kuchukua kumbukumbu za mkutano na baadaye kuzisambaza kati ya wafanyikazi.
Kuchukua dakika za mkutano wa shirika pia husaidia wanachama kudhibitisha kuwa wanatenda kwa maslahi bora. Vile vile, inasaidia kuelewa biashara katika ngazi ya msingi, na kwa ajili ya kodi, dhima, na madhumuni ya uaminifu. Bila mbinu sahihi, hata hivyo, mikutano kwa ujumla itakuwa ndefu sana na yenye kuchosha. Wakati ambapo washiriki wengi wanaanza kuchukulia mikutano kama zoezi lisilofaa, unajua uko kwenye njia mbaya.
Makosa yanayotambulika zaidi ni kama ifuatavyo.
- Sio kutayarisha ajenda ya mkutano
Ajenda huweka muundo wa mkutano maalum. Ni mchoro wa mada utakazozungumza na muhtasari wa wasemaji na wakati ambao utasambaza kwa kila mada. Ajenda ya mkutano wa bodi inaweza kufanana na ifuatayo:
1. Ripoti ya fedha ya Q1 (Afisa Mkuu wa fedha, dakika 15)
2. Utekelezaji wa mfumo mpya wa usalama wa data (CTO, dakika 15)
3. Kujitayarisha kwa mkutano ujao wa waandishi wa habari wa uzinduzi wa bidhaa (Mkatibu wa habari, dakika 20)
Ajenda iliyofafanuliwa kwa uwazi hutoa mwongozo kwa washiriki wa mkutano kwa kufafanua pointi na mipaka ya kukatwa. Bila kujali kama ni mkutano wa kitamaduni wa wiki baada ya wiki, inawahimiza washiriki kushikamana na hoja na kuzuia akili zao (na hotuba) zisiyumbe.
Kwa dakika za mikutano ya kampuni yenye mafanikio, kutokuwepo kwa ajenda ni kikwazo kikubwa. Kuchukua dakika za mkutano kunahitaji mpangilio wa uangalifu. Bila ajenda wazi, mtu binafsi anayewajibika kwa kurekodi dakika hana wazo kubwa zaidi la kuzingatia. Suluhu: Daima weka ajenda kabla ya mkutano. Ikiwa kwa sababu zisizojulikana umepuuza kufanya hivyo, programu ya unukuzi itakuwezesha kupata taarifa iliyofichuliwa. Kupanga dakika zako za mkutano, hata hivyo, kutachukua muda.
- Kutozingatia muda na maudhui wakati wa kuchukua dakika za mkutano
Unapotayarisha ajenda ya mkutano, unapaswa kuifuata. Kuzingatia muda na mada kwenye ajenda kunahitaji nidhamu. Zaidi ya hayo, ina jukumu muhimu: kuzuia mikutano isigeuke kuwa soga zisizo na maana na zisizo na maana.
Ni nini hupata dakika za mkutano wa shirika ikiwa utapuuza kuweka mkutano ndani ya mipaka yake? Zinakuwa pana sana na zinakosa muundo, na, ipasavyo, haziwezi kutumika kwa kumbukumbu au kuchukuliwa kuwa za kuaminika. Bila kujali kama mshiriki anayewajibika kwa kumbukumbu za mkutano ana uwezo mkubwa wa kulenga, huwezi kupanua uwezo wake wa kuzingatia daima.
Suluhisho: Katika hali hii, umiliki wa mkutano ndio tiba bora zaidi. Teua mtu wa kusimamia muunganisho. Zaidi ya hayo, hakikisha kwamba kila mtu anafuata sheria zilizowekwa awali na ajenda ya mkutano. Muda ndio uamuzi wa mkutano, kwa hivyo usiuache bila uangalizi.
- Kutokuwa na muundo wa kumbukumbu za mikutano iliyokubaliwa
Bila muundo uliowekwa awali, dakika za mkutano wa shirika zinaweza kuwa zisizosomeka au zisizoweza kufikiwa. Ikiwa hukubaliani na umbizo la faili, washirika wako ambao hawana programu ya kusoma aina hizi za faili huenda wasiweze kuifikia.
Dakika za mkutano zimekusudiwa kupatikana kwako kwa sekunde moja, katika hatua yoyote unayohitaji kwa kumbukumbu. Katika hali mbaya, ungependelea kutopoteza wakati muhimu katika kubadilisha hati kuwa fomati zinazoweza kusomeka.
Ni muhimu pia kusuluhisha kwenye kumbukumbu kwa hati za kumbukumbu za mkutano. Hifadhi ya wingu inaweza kufikiwa kutoka kwa vifaa vingi na mara kwa mara ndio uamuzi bora zaidi wa kuhifadhi nakala za dakika za mkutano wa shirika.
Suluhisho: Gglot hubadilisha rekodi kiotomatiki hadi umbizo la faili la .doc au .txt. Juu ya hayo, inasaidia miundo mingi ya sauti na video maarufu: MP3, M4A, WAV.
Programu ya unukuzi pia itapakia faili zako za dakika za mkutano kwenye wingu. Hii itaondoa masuala yote ya ufikivu.
- Kutozingatia maelezo wakati wa kurekodi kumbukumbu za mikutano
Hakuna mtu anayependa dakika za mkutano zilizo na maelezo mengi kupita kiasi. Vitu vyote vinavyozingatiwa, vinakusudiwa kurejelewa haraka na vinapaswa kutoa muhtasari mfupi wa habari iliyobadilishwa.
Kutozingatia hila, basi tena, kunaweza kuleta uangalizi mkubwa. Zaidi ya hayo, inaweza kusababisha matatizo makubwa wakati unahitaji sana uthibitishaji au uthibitisho unaoungwa mkono vizuri.
Ni kuangazia mada na fiche muhimu zaidi ambazo hufanya dakika za mkutano kuwa zana muhimu sana. Muhimu zaidi, miunganisho hiyo inapaswa kuakisi masuala ya katikati na maamuzi ambayo washiriki wa mkutano walikubaliana.
Dakika hazipaswi kukosa chochote cha msingi: kwa mfano, wakati bodi inapopigia kura uamuzi, dakika zinahitaji kuwa na maelezo ya nani alipiga kura kwa ajili ya nini.
Suluhisho: Amua juu ya kiolezo cha dakika za mkutano wa shirika. Itakusaidia kwa kuonyesha aina ya mkusanyiko, muda, wanachama, mambo kwenye ajenda, muhtasari wa maamuzi muhimu, na muhtasari wa mkutano. Kiolezo hiki kinapaswa kukusaidia kuepuka makosa makubwa na kubaki makini, umakini na ufanisi.
Muhimu zaidi: jitayarishe mapema na ufanye muhtasari wa mkutano wa bodi
Kuchukua dakika za mkutano kunahitaji umakini wako kamili. Ni muhimu kutenganisha kila mada kibinafsi na kufafanua kile ambacho ni muhimu na kisicho na maana. Ni shughuli ngumu inayohitaji uzoefu na mazoezi husika. Si rahisi sana kukamata maamuzi yote ambayo bodi ilifanya wakati wa mkutano na kisha kuyarekodi au kuyaandika.
Muhtasari wa mkutano ni muhimu sana. Unapaswa kufanya ukaguzi mdogo na maswali ambayo yatafanya muhtasari wa kila kitu kilichosemwa.
Kwa bahati nzuri, programu ya manukuu ya siku hii hukupa zana za kuchukua kwa ufanisi dakika za mkutano wa shirika. Pia, inasaidia kwa kutupa kazi ya haraka ya mwongozo. Kwa mfano, kipengele cha kutambua kipaza sauti mahiri cha Ggglot hutambulisha kila spika kiotomatiki. Hiki ni kipengele muhimu sana unapochukua dakika za mkutano. Gglot pia hubadilisha rekodi za sauti kiotomatiki kuwa maandishi. Ukiwa na zana kama vile Gglot, unaweza kuokoa muda na kuzingatia mambo muhimu zaidi.
Kumbuka vidokezo hivi na ufanye dakika zako za mkutano wa shirika kuwa za kulazimisha zaidi.