Wspólne spotkania firmowe Minuty błędy
Najczęściej spotykane błędy w protokołach spotkań firmowych
Krótkie wprowadzenie do protokołu spotkania
Protokół ze spotkania jest w zasadzie kroniką głównych tematów spotkania i zapisem tego, co się działo podczas spotkania. Zazwyczaj opisują wydarzenia na spotkaniu i mogą zawierać listę uczestników, zestawienie zagadnień omawianych przez uczestników oraz powiązane odpowiedzi lub decyzje dotyczące problemów. Według niektórych uczonych „minuty” prawdopodobnie wywodzą się od łacińskiego wyrażenia minuta scriptura (dosłownie „małe pismo”), co oznacza „szorstkie nuty”.
W dawnych analogowych czasach protokoły były zwykle sporządzane podczas spotkania przez maszynistkę lub reportera sądowego, który często posługiwał się notacją stenograficzną, a następnie sporządzał protokół i następnie wydawał go uczestnikom. Dziś spotkanie może być nagrane audio, wideo lub wyznaczony lub nieformalnie wyznaczony sekretarz grupy może robić notatki, a protokół jest sporządzany później. Wiele agencji rządowych używa oprogramowania do nagrywania minut, aby rejestrować i przygotowywać wszystkie minuty w czasie rzeczywistym.
Należy zauważyć, że protokoły są oficjalnym pisemnym zapisem posiedzeń organizacji lub grupy, ale nie stanowią szczegółowego zapisu tych postępowań. Zgodnie z najczęściej używanym podręcznikiem procedury parlamentarnej zwanym niedawno zmienionym regulaminem Roberta (RONR), protokół powinien zawierać głównie zapis tego, co zostało zrobione na posiedzeniu, a nie to, co dokładnie powiedzieli posłowie.
Format protokołu może się różnić w zależności od standardów ustanowionych przez organizację, chociaż istnieją ogólne wytyczne. Reguły porządku Roberta zawierają przykładowy zestaw minut.
Generalnie protokół zaczyna się od nazwy organu prowadzącego posiedzenie (np. Zarząd) i może również zawierać miejsce, datę, listę obecnych osób oraz godzinę, o której przewodniczący wezwał posiedzenie w celu zamówienia.
Protokoły niektórych grup, takich jak zarząd korporacji, muszą być przechowywane w aktach i stanowią ważne dokumenty prawne. Protokoły z posiedzeń zarządu są przechowywane oddzielnie od protokołów z walnych posiedzeń członków w tej samej organizacji. Ponadto protokoły sesji wykonawczych mogą być przechowywane oddzielnie.
Dlaczego powinieneś robić minuty ze spotkania?
Z jakiego powodu musisz nagrywać protokół ze spotkania? Jak robić minuty na spotkaniu firmowym? Chciałbyś poświęcić minuty na spotkanie firmowe, aby uzyskać informacje historyczne, przekazać aktualne informacje osobom, które zaginęły, oraz podać dokładny opis ujawnionych informacji, które można później wykorzystać jako potwierdzenie lub dowód.
Obecnie epidemia koronawirusa zmusza organizacje do przechodzenia na pracę zdalną. Proces rejestrowania protokołów spotkań firmowych pomaga organizacjom pozostać elastycznymi i silnymi. Jest przydatny w warunkach kwarantanny i pomaga stawić czoła szybko zmieniającym się warunkom.
Wyobraź sobie następującą sytuację: masz ważne spotkanie z prawnikiem i być może będziesz musiał zachować szczegółowy zapis każdego omówionego punktu, aby uzyskać dodatkowe informacje.
Jeśli masz kłopotliwe kwestie w umowie, może to mieć istotny wpływ na Twoje sprawy biznesowe lub osobiste. Dlatego bardzo ważne jest, aby wszystko śledzić.
W profesjonalnym miejscu pracy efektywne protokoły spotkań są bardzo ważne. Czemu? Ponieważ nasza zdolność do przypominania sobie subtelności jest zwykle ograniczona. Przeoczenia mogą powodować pomyłki i błędne wybory biznesowe. To jest powód, dla którego sporządzanie protokołów ze spotkań firmowych wymaga dobrej zdolności koncentracji i zdumiewającego ucha do szczegółów. Obowiązek ten jest zwykle przekazywany zaufanej sekretarce lub osobistemu asystentowi. Jednak bardzo łatwo jest popełniać błędy podczas sporządzania protokołów ze spotkań.
W tym artykule omówimy najbardziej znane wpadki, które zdarzają się podczas protokołowania spotkań oraz ustalenia, które mogą pomóc w ich uniknięciu.
Błędy w protokołach spotkań firmowych, których należy unikać
Aby zagwarantować przejrzystość i prostolinijność, ustawodawstwo Stanów Zjednoczonych wymaga, aby posiedzenia zarządu firmy przebiegały zgodnie z określoną procedurą. Zarządy firm muszą sporządzać protokoły ze spotkań, a następnie rozprowadzać je wśród pracowników.
Sporządzanie protokołów ze spotkań firmowych dodatkowo pomaga członkom udowodnić, że działają w najlepszym interesie. Pomaga również w zrozumieniu biznesu na podstawowym poziomie oraz w celach podatkowych, zobowiązań i powiernictwa. Jednak bez odpowiedniej metodologii spotkania na ogół staną się zbyt długie i wyczerpujące. W momencie, gdy większość uczestników zaczyna postrzegać spotkania jako daremne ćwiczenie, wiesz, że jesteś na złej drodze.
Najpowszechniej rozpoznawane błędy to:
- Nie ustalanie porządku obrad
Porządek obrad określa strukturę konkretnego spotkania. Jest to schemat tematów, o których będziesz mówić, wraz z listą prelegentów i czasem, w którym będziesz rozprowadzać dla każdego tematu. Porządek obrad zarządu może wyglądać następująco:
1. Raport finansowy za I kwartał (dyrektor finansowy, 15 minut)
2. Wdrożenie nowego systemu bezpieczeństwa danych (CTO, 15 minut)
3. Przygotowanie do zbliżającej się konferencji prasowej na temat wprowadzenia produktu (sekretarz prasowy, 20 minut)
Jasno zdefiniowany program zapewnia wskazówki dla uczestników spotkania poprzez określenie punktów odcięcia i limitów. Niezależnie od tego, czy jest to zwyczajowe spotkanie tydzień po tygodniu, zachęca członków do trzymania się sedna i powstrzymywania ich mózgów (i mowy) przed meandrowaniem.
W przypadku udanych protokołów ze spotkań firmowych brak porządku obrad jest ogromną przeszkodą. Sporządzanie protokołów ze spotkań wymaga starannego ustalenia. Bez jasnego planu osoba odpowiedzialna za nagrywanie minut nie ma najmniejszego pojęcia, na czym powinna się skupić. Rozwiązanie: Zawsze ustal program przed spotkaniem. Jeśli z nieznanych powodów zaniedbałeś to zrobić, oprogramowanie transkrypcyjne umożliwi Ci wyłapanie ujawnionych informacji. Zorganizowanie protokołu spotkania zajmie jednak trochę czasu.
- Nie trzymanie się czasu i treści podczas sporządzania protokołów ze spotkań
Po ustaleniu programu spotkania należy go przestrzegać. Przestrzeganie harmonogramu i tematów programu wymaga dyscypliny. Co więcej, pełni ważną rolę: zapobiega przekształcaniu się spotkań w bezużyteczne i bezsensowne pogawędki.
Co dzieje się z protokołami ze spotkań firmowych, jeśli zaniedbujesz utrzymanie spotkania w jego granicach? Stają się zbyt rozległe i pozbawione struktury, w związku z czym nie można ich wykorzystać jako odniesienia ani uznać za wiarygodne. Niezależnie od tego, czy członek odpowiedzialny za protokoły z posiedzeń ma ogromne możliwości koncentracji, nie można rozszerzać jego zdolności do ciągłej koncentracji.
Rozwiązanie: W tej sytuacji najlepszym lekarstwem jest spotkanie się z własnością. Wyznacz osobę do nadzorowania połączenia. Co więcej, upewnij się, że wszyscy przestrzegają wcześniej ustalonych zasad i programu spotkania. Czas jest decydującym czynnikiem o spotkaniu, więc nie zostawiaj go bez opieki.
- Brak uzgodnionego formatu protokołów ze spotkań
Bez ustalonego formatu protokoły spotkań firmowych mogą stać się nieczytelne lub niedostępne. Jeśli nie uzgodnisz formatu pliku, Twoi partnerzy, którzy nie mają oprogramowania do odczytywania tych typów plików, mogą nie mieć do niego dostępu.
Protokoły spotkań mają być dostępne w ułamku sekundy, niezależnie od tego, gdzie są potrzebne w celach informacyjnych. W krytycznej sytuacji wolałbyś nie tracić cennego czasu na konwertowanie dokumentów do czytelnych formatów.
Ważne jest również, aby założyć archiwum dokumentów z protokołami ze spotkań. Do repozytorium w chmurze można uzyskać dostęp z wielu urządzeń i jest to często najbardziej idealna decyzja dotycząca przechowywania transkrypcji protokołów spotkań firmowych.
Rozwiązanie: Gglot automatycznie konwertuje nagrania do formatów plików .doc lub .txt. Ponadto obsługuje większość popularnych formatów audio i wideo: MP3, M4A, WAV.
Oprogramowanie do transkrypcji prześle również pliki protokołów ze spotkań do chmury. To wyeliminuje wszystkie problemy z dostępnością.
- Nie zwracanie uwagi na szczegóły podczas nagrywania protokołów ze spotkań
Nikt nie lubi zbyt szczegółowych protokołów spotkań. Biorąc wszystko pod uwagę, są one przeznaczone do szybkiego odniesienia i powinny zawierać krótki opis wymienianych informacji.
Z drugiej strony, nie skupianie się na subtelnościach może spowodować poważne niedopatrzenia. Co więcej, może to powodować poważne problemy, gdy rozpaczliwie potrzebujesz dobrze popartej weryfikacji lub dowodu.
To skupienie się na najważniejszych tematach i subtelnościach sprawia, że protokół ze spotkania jest tak przydatnym narzędziem. Co najważniejsze, powiązania te powinny odzwierciedlać sprawy ośrodka i decyzje, z którymi zgodzili się uczestnicy spotkania.
W protokole nie może zabraknąć niczego fundamentalnego: na przykład, kiedy zarząd głosuje nad decyzją, w protokole musi znajdować się notatka wyszczególniająca, kto za czym głosował.
Rozwiązanie: Wybierz szablon protokołu ze spotkania firmowego. Pomoże Ci w pokazaniu rodzaju spotkania, harmonogramu, członków, spraw w porządku obrad, podsumowania kluczowych decyzji i streszczenia spotkania. Ten szablon powinien pomóc Ci uniknąć dużych błędów i pozostać skupionym, skoncentrowanym i skutecznym.
Co najważniejsze: przygotuj się z wyprzedzeniem i podsumuj spotkanie zarządu
Sporządzanie protokołów ze spotkań wymaga pełnej koncentracji. Konieczne jest oddzielne oddzielenie każdego tematu i określenie, co jest ważne, a co nieistotne. Jest to trudna czynność, wymagająca odpowiedniego doświadczenia i praktyki. Nie jest łatwo wyłapać wszystkie decyzje, które zarząd podjął podczas spotkania, a następnie je zapisać lub spisać.
Podsumowanie spotkania jest niezwykle istotne. Powinieneś zrobić mały check-out z pytaniami, które podsumują wszystko, co zostało powiedziane.
Na szczęście obecne oprogramowanie do transkrypcji zapewnia zestawy narzędzi do efektywnego sporządzania protokołów ze spotkań firmowych. Ponadto pomaga pozbyć się wybrednej pracy ręcznej. Na przykład funkcja inteligentnej identyfikacji głośników Ggglot automatycznie identyfikuje każdy głośnik. Jest to bardzo przydatna funkcja podczas sporządzania protokołów ze spotkań. Gglot również automatycznie konwertuje nagrania dźwiękowe na tekst. Dzięki narzędziom takim jak Gglot możesz poświęcić czas i skupić się na ważniejszych sprawach.
Zapamiętaj te wskazówki i spraw, aby protokoły ze spotkań firmowych były bardziej atrakcyjne.