Mienskiplike Corporate Gearkomsten Minuten Flaters
Meast Common Corporate gearkomsten minuten flaters
In koarte ynlieding op notulen fan 'e gearkomste
Minuten fan 'e gearkomste binne, yn prinsipe, in kronyk fan' e wichtichste fokusen fan 'e gearkomste en in rekord fan wat der gie yn in gearkomste. Se beskriuwe typysk de barrens fan 'e gearkomste en kinne in list mei oanwêzigen omfetsje, in ferklearring fan' e problemen besprutsen troch de dielnimmers, en relatearre antwurden of besluten foar de problemen. Neffens guon gelearden komt "minuten" mooglik ôf fan 'e Latynske útdrukking minuta scriptura (letterlik "lyts skrift") dat "rûge notysjes" betsjut.
Yn 'e âlde analoge dagen waarden yn 'e gearkomste meastentiids notulen makke troch in typiste of rjochtbankferslachjouwer, dy't gauris koartskrift brûkte en dan de notulen opmakke en dêrnei oan 'e dielnimmers útjoech. Tsjintwurdich kin de gearkomste audio wurde opnommen, fideo opnommen, of in groep beneamd of ynformeel tawiisd sekretaris kin notysjes nimme, mei minuten taret letter. In protte oerheidsynstânsjes brûke software foar it opnimmen fan minuten om alle minuten yn realtime op te nimmen en ta te rieden.
It is wichtich om te notearjen dat notulen it offisjele skriftlike rekord binne fan 'e gearkomsten fan in organisaasje of groep, mar se binne gjin detaillearre transkripsjes fan dy prosedueres. Neffens it meast brûkte hantlieding foar parlemintêre prosedueres neamd Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), moatte de notulen benammen in rekord befetsje fan wat op 'e gearkomste dien is, net wat krekt troch de leden sein is.
It formaat fan 'e minuten kin ferskille ôfhinklik fan' e noarmen fêststeld troch in organisaasje, hoewol d'r algemiene rjochtlinen binne. Robert's Rules of Order befettet in foarbyld set fan minuten.
Yn 't algemien begjinne de notulen mei de namme fan it orgaan dat de gearkomste hâldt (bygelyks in bestjoer) en kinne ek it plak, de datum, de list mei oanwêzige minsken en de tiid omfetsje dat de foarsitter de gearkomste ta oarder rôp.
De notulen fan bepaalde groepen, lykas in bedriuwsbestjoer, moatte op bestân wurde hâlden en binne wichtige juridyske dokuminten. Notulen fan bestjoersgearkomsten wurde apart hâlden fan notulen fan algemiene ledegearkomsten binnen deselde organisaasje. Ek kinne minuten fan útfierende sesjes apart wurde hâlden.
Wêrom moatte jo minuten fan 'e gearkomste nimme?
Om hokker reden soene jo gearkomstenotulen moatte opnimme? Hoe notulen nimme op in bedriuwsgearkomste? Jo wolle notulen nimme op in bedriuwsgearkomste foar histoaryske referinsje, om in update te jaan oan de minsken dy't ûntbrekke, en in krekte beskriuwing te jaan fan iepenbiere ynformaasje dy't letter kin wurde brûkt as befêstiging of bewiis.
Hjoed makket de útbraak fan coronavirus organisaasjes oerskeakelje op wurk op ôfstân. It proses fan it opnimmen fan bedriuwsgearkomsteminuten helpt organisaasjes oanpasber en sterk te bliuwen. It is nuttich yn betingsten fan karantine en helpt by it konfrontearjen fan fluch feroarjende betingsten.
Stel jo de folgjende situaasje foar: Jo hawwe in wichtige gearkomste mei in advokaat, en jo moatte miskien in detaillearre rekord hâlde fan elk punt dat jo hawwe besprutsen foar ekstra referinsje.
As jo lestige problemen hawwe yn jo oerienkomst, kin dat krúsjaal ynfloed hawwe op jo bedriuw of persoanlike saken. Dat is de reden dat it tige wichtich is om alles by te hâlden.
Op in profesjonele wurkplak binne effektive gearkomsteminuten frij wichtich. Wêrom? Om't ús fermogen om subtiliteiten te ûnthâlden normaal beheind is. Tafersjoch kin feroarsaakje misstappen en ferkearde saaklike karren. Dat is de reden dat it nimmen fan minuten fan bedriuwsgearkomsten in goede kapasiteit om te fokusjen en in ferrassend ear foar detail fereasket. Dizze plicht wurdt normaal delegearre oan in fertroude sekretaris as in persoanlike assistint. It is lykwols echt maklik om flaters te meitsjen by it nimmen fan gearkomsteminuten.
Yn dit artikel sille wy prate oer de meast bekende slip-ups dy't barre by it nimmen fan minuten fan 'e gearkomste en de arranzjeminten dy't jo kinne helpe om se te foarkommen.
Corporate gearkomste minuten flaters te foarkommen
Om transparânsje en rjochtlinigens te garandearjen fereasket de Amerikaanske wetjouwing dat bedriuwsgearkomsten in bepaalde proseduere folgje. Bedriuwsbestjoeren moatte notulen fan gearkomsten nimme en se dêrnei ferdield ûnder arbeiders.
It nimmen fan minuten fan bedriuwsgearkomsten helpt ek leden om te bewizen dat se hannelje mei de bêste belangen. Likegoed helpt it mei it begripen fan it bedriuw op basisnivo, en foar belesting, oanspraaklikens en fidusiêre doelen. Sûnder de goede metodyk sille gearkomsten lykwols yn 't algemien te lang en útputtend wurde. Op it punt dat de measte dielnimmers gearkomsten begjinne te beskôgjen as in oefening yn futiliteit, wite jo dat jo op it ferkearde spoar binne.
De meast erkende flaters binne as folget:
- De aginda foar de gearkomste net opstelle
In aginda stelt de struktuer fan in spesifike gearkomste op. It is in diagram fan tema's wêr't jo oer sille prate mei de oersjoch fan sprekkers en de tiid dy't jo sille fersprieden foar elk tema. In aginda fan 'e bestjoersgearkomste kin it folgjende lykje:
1. Q1 finansjeel rapport (Chief financial officer, 15 minuten)
2. Implementaasje fan in nij systeem foar gegevensfeiligens (CTO, 15 minuten)
3. Tariede op in oankommende parsekonferinsje fan produktlansearring (parsekretaris, 20 minuten)
In dúdlik definiearre aginda jout begelieding oan 'e dielnimmers fan' e gearkomste troch it definiearjen fan ôfsnijpunten en grinzen. Nettsjinsteande oft it in gewoane gearkomste fan wike foar wike is, stimulearret it leden om by it punt te bliuwen en har harsens (en spraak) te hâlden fan meanderjen.
Foar suksesfolle bedriuwsgearkomsteminuten is it ûntbrekken fan in aginda in enoarme hinder. It nimmen fan gearkomsteminuten fereasket soarchfâldige regeling. Sûnder in dúdlike aginda hat de yndividu dy't oanspraaklik is foar it opnimmen fan minuten net it mistichste idee wêr't hy him op moat konsintrearje. Oplossing: Stel altyd in aginda op foar de gearkomste. As jo om ûnbekende redenen hawwe negeare om sa te dwaan, sil transkripsjesoftware jo de ynformaasje kinne fange dy't waard iepenbiere. It organisearjen fan jo gearkomsteminuten sil lykwols wat tiid duorje.
- Net fêsthâlde oan timing en ynhâld by it nimmen fan gearkomsteminuten
As jo in aginda foar de gearkomste opsteld hawwe, moatte jo dy folgje. It oanhâlden fan timing en de ûnderwerpen op 'e aginda freget dissipline. Wat mear is, it tsjinnet in wichtige rol: om te foarkommen dat gearkomsten feroarje yn nutteleaze en betsjuttingsleaze petearen.
Wat bart de notulen fan bedriuwsgearkomsten as jo negearje om de gearkomste binnen har grinzen te hâlden? Se wurde te wiidweidich en ûntbrekke struktuer, en kinne dêrom net brûkt wurde foar referinsje of wurde beskôge as betrouber. Nettsjinsteande oft in lid ferantwurdlik foar gearkomsteminuten enoarme kapasiteiten hat om te fokusjen, jo kinne har fermogen om ivich te konsintrearjen net útwreidzje.
Oplossing: yn dizze omstannichheid is besit fan besit de bêste remedie. In persoan beneame om de ferbining te kontrolearjen. Wat mear is, soargje derfoar dat elkenien him hâldt oan de foarôf fêststelde regels en gearkomsteaginda. Timing is de beslissende faktor fan in gearkomste, dus lit it net sûnder tafersjoch litte.
- It hawwen fan gjin oerienkommen notulen fan gearkomsten
Sûnder in foarôf fêststeld formaat kinne bedriuwsgearkomsteminuten ûnlêsber of net tagonklik wurde. As jo it net iens binne oer in bestânsformaat, kinne jo partners dy't de software net hawwe foar it lêzen fan dizze bestânstypen miskien gjin tagong krije.
Gearkomsteminuten binne bedoeld om beskikber te wêzen foar jo yn in split sekonde, op hokker punt jo se ek nedich hawwe foar referinsje. Yn in krityske situaasje wolle jo leaver gjin weardefolle tiid fergrieme oan it konvertearjen fan dokuminten yn lêsbere formaten.
It is ek kritysk om te fêstigjen op in argyf foar dokuminten fan gearkomstenotulen. Cloud repository kin tagonklik wurde fan ferskate apparaten en it is geregeldwei it meast ideale beslút foar it opslaan fan transkripsjes fan bedriuwsgearkomsteminuten.
Oplossing: Gglot konvertearret opnames automatysk yn .doc of .txt bestânsformaten. Boppedat stipet it de measte populêre audio- en fideoformaten: MP3, M4A, WAV.
Transkripsjesoftware sil ek bestannen fan jo gearkomsteminuten uploade nei de wolk. Dit sil alle tagonklikheidsproblemen eliminearje.
- Net omtinken jaan oan detail by it opnimmen fan minuten fan gearkomsten
Nimmen hâldt fan gearkomsteminuten dy't te detaillearre binne. Alle dingen beskôge, se binne bedoeld foar rappe referinsje en moatte in koarte briefing jaan fan útwiksele ynformaasje.
Net konsintrearje op subtiliteiten kin dan wer wat swiere tafersjoch bringe. Fierder kin it serieuze problemen feroarsaakje as jo wanhopich ferlet binne fan goed-stipe ferifikaasje of bewiis.
It is de fokus op 'e meast wichtige tema's en subtiliteiten dy't gearkomsteminuten sa'n nuttich ark makket. It wichtichste is dat dy ferbiningen de sintrale problemen moatte spegelje en de besluten dêr't de dielnimmers fan 'e gearkomste mei iens binne.
De notulen meie neat fûneminteel misse: as it bestjoer bygelyks stimt oer in beslút, moatte de notulen in notysje hawwe mei wa't foar wat stimd hat.
Oplossing: beslute oer in sjabloan foar bedriuwsgearkomsten foar minuten. It sil jo helpe by it toanen fan it type gearkomste, timing, leden, dingen op 'e aginda, it oersjoch fan wichtige besluten, en de synopsis fan' e gearkomste. Dit sjabloan moat jo helpe om grutte flaters te foarkommen en sintraal, rjochte en effektyf te bliuwen.
It wichtichste: meitsje jo foarôf ta en meitsje in bestjoersgearkomste opnij
It nimmen fan gearkomsteminuten fereasket jo folsleine fokus. It is ymperatyf om elk ûnderwerp yndividueel te skieden en te definiearjen wat wichtich is en wat net is. It is in drege aktiviteit dy't relevante ûnderfining en praktyk fereasket. It is net sa maklik om alle besluten te fangen dy't it bestjoer yn de gearkomste naam en dy dan op te nimmen of op te skriuwen.
Recap fan 'e gearkomste is ekstreem wichtich. Jo moatte in lytse check-out meitsje mei fragen dy't alles sille gearfetsje wat sein is.
Gelokkich biedt hjoeddeistige transkripsjesoftware jo arksets foar it effektyf nimme fan bedriuwsgearkomsteminuten. Ek helpt it mei it ôfmeitsjen fan hurde hânwurk. Bygelyks, de Ggglot smart speaker identifikaasjefunksje identifisearret elke sprekker automatysk. Dit is in heul nuttige funksje by it nimmen fan gearkomsteminuten. Gglot konvertearret ek automatysk lûdopnames yn tekst. Mei ark lykas Gglot kinne jo tiid besparje en fokusje op it wichtiger guod.
Unthâld dizze tips en meitsje jo bedriuwsgearkomsten mear twingend.