Gemeinsam Corporate Reuniounen Minutten Feeler
Meeschte gemeinsam Corporate Reuniounen Minutt Feeler
Eng kuerz Aféierung an d'Versammlungsprotokoller
Minutte vun der Versammlung sinn am Fong eng Chronik vun de Schlësselfokuss vun der Versammlung an e Rekord vun deem wat an enger Versammlung geschitt ass. Si beschreiwen typesch d'Evenementer vun der Versammlung a kënnen eng Lëscht vun de Participanten enthalen, eng Ausso vun den Themen, déi vun de Participanten diskutéiert goufen, a verbonne Äntwerten oder Entscheedunge fir d'Themen. No e puer Geléiert, "Minuten" kënnt méiglecherweis aus dem Laténgeschen Ausdrock minuta scriptura (wuertwiertlech "kleng Schreifweis") dat heescht "rau Notizen".
An den alen analogen Deeg goufe bei der Versammlung meeschtens Minutte vun engem Typist oder Geriichtsreporter erstallt, deen dacks Shorthand Notatioun benotzt huet an dann d'Protokoller virbereet an duerno un d'Participanten erausginn huet. Haut kann d'Sëtzung Audio opgeholl ginn, Video opgeholl ginn, oder e Grupp ernannt oder informell zougewisen Sekretär kann Notizen huelen, mat Minutte méi spéit virbereet. Vill Regierungsagenturen benotzen Minutenopnamsoftware fir all Minutte an Echtzäit opzehuelen an ze preparéieren.
Et ass wichteg ze bemierken datt d'Minuten den offiziellen schrëftleche Rekord vun de Versammlungen vun enger Organisatioun oder Grupp sinn, awer si sinn net detailléiert Transkriptiounen vun dëse Prozeduren. Laut dem am meeschte verbreeten Handbuch vun der parlamentarescher Prozedur mam Numm Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), sollten d'Protokoller haaptsächlech e Rekord enthalen wat an der Versammlung gemaach gouf, net wat genee vun de Membere gesot gouf.
D'Format vun de Minutten ka variéieren jee no de Standarden, déi vun enger Organisatioun etabléiert sinn, obwuel et allgemeng Richtlinnen gëtt. Dem Robert seng Uerdnungsregelen enthält eng Probe vu Minutten.
Allgemeng fänken d'Minuten mam Numm vum Kierper un deen d'Sëtzung hält (zB e Verwaltungsrot) a kënnen och d'Plaz, den Datum, d'Lëscht vun de präsentéierte Leit enthalen an d'Zäit wou de President d'Sëtzung op Uerdnung geruff huet.
D'Protokoller vu bestëmmte Gruppen, wéi zum Beispill e Verwaltungsrot, mussen op Datei gehale ginn a si wichteg juristesch Dokumenter. Protokoller vu Verwaltungsrotssëtzunge ginn getrennt vu Protokoller vun allgemenge Membersversammlungen bannent der selwechter Organisatioun gehal. Och Minutte vun Exekutiv Sessiounen kënnen separat gehale ginn.
Firwat sollt Dir Minutte vun der Versammlung huelen?
Aus wéi engem Grond musst Dir Versammlungsprotokollen ophuelen? Wéi huelen ech Minutten op enger Firmenversammlung? Dir wëllt Minutte bei enger Firmenversammlung fir historesch Referenz huelen, fir d'Leit ze updaten, déi vermësst goufen, an eng präzis Beschreiwung vun der verëffentlechter Informatioun ze ginn, déi spéider als Bestätegung oder Beweis kënne benotzt ginn.
Haut mécht de Coronavirus Ausbroch Organisatiounen op Fernaarbecht ze wiesselen. De Prozess fir Firmenversammlungsminutten opzehuelen hëlleft Organisatiounen adaptéierbar a staark ze bleiwen. Et ass nëtzlech a Quarantänbedéngungen an hëlleft bei séier verännerleche Konditiounen.
Stellt Iech déi folgend Situatioun vir: Dir hutt eng wichteg Reunioun mat engem Affekot, an Dir musst eventuell en detailléierte Rekord vun all Punkt behalen, deen Dir fir zousätzlech Referenz diskutéiert hutt.
Wann Dir lästeg Themen an Ärem Accord hutt, kann dat entscheedend Äert Geschäft oder perséinlech Saache beaflossen. Dofir ass et ganz wichteg alles ze verfollegen.
Op enger professioneller Aarbechtsplaz sinn effektiv Versammlungsminutten zimlech wichteg. Firwat? Well eis Fäegkeet fir Subtletien ze erënneren ass normalerweis limitéiert. Iwwersiicht kann Feeler a falsch Geschäftswahlen ufroen. Dat ass de Grond fir Firmenversammlungsminutten ze huelen erfuerdert eng gutt Kapazitéit fir ze fokusséieren an en erstaunlech Ouer fir Detailer. Dës Flicht gëtt normalerweis un e vertrauenswürdege Sekretär oder engem perséinlechen Assistent delegéiert. Wéi och ëmmer, et ass wierklech einfach Feeler ze maachen wann Dir Versammlungsminutten maacht.
An dësem Artikel schwätze mir iwwer déi bekanntst Ausrutscher déi geschéien wann Dir Minutte vun der Versammlung huelen an d'Arrangementer déi Iech hëllefe kënnen ze vermeiden.
Firmenversammlungsminutt Feeler ze vermeiden
Fir Transparenz an Einfachheet ze garantéieren, erfuerdert d'US Gesetzgebung datt Firmenversammlungen eng gewësse Prozedur verfollegen. Corporate Verwaltungsrot musse Versammlungsminutten huelen an se duerno ënner Aarbechter verdeelen.
Fir Firmenversammlungsminutten ze huelen hëlleft zousätzlech Memberen ze beweisen datt se mat de beschten Interessen handelen. Och hëlleft et mam Geschäft op Basisniveau ze verstoen, a fir Steier, Haftung a fiduciary Zwecker. Ouni déi richteg Methodik ginn d'Versammlungen awer allgemeng ze laang an ustrengend. Um Punkt wou déi meescht Participanten ufänken Reuniounen als eng Übung an der Futilitéit ze betruechten, wësst Dir datt Dir um falsche Wee sidd.
Déi meescht unerkannt Feeler sinn wéi follegt:
- Net den Ordre du jour fir d'Versammlung opstellen
Eng Agenda setzt d'Struktur vun enger spezifescher Versammlung op. Et ass en Diagramm vun Themen iwwer déi Dir schwätzt mat der Ausféierung vu Spriecher an der Zäit déi Dir fir all Thema verdeelt. Eng Agenda vum Verwaltungsrot kann déi folgend ausgesinn:
1. Q1 Finanzbericht (Chief Financial Officer, 15 Minutten)
2. Ëmsetzung vun engem neien Datesécherheetssystem (CTO, 15 Minutten)
3. Preparéieren fir eng kommend Produktstart Pressekonferenz (Pressekretär, 20 Minutten)
Eng kloer definéiert Agenda liwwert Orientatioun fir d'Versammlungsparticipanten andeems se Ofschnëttpunkten a Limiten definéieren. Egal ob et eng üblech Woch fir Woch Versammlung ass, et encouragéiert d'Membere sech un de Punkt ze halen an hir Gehirn (a Ried) ze vermeiden.
Fir erfollegräich Firmenversammlungsminutten ass d'Feele vun enger Agenda e grousst Hindernis. Reuniounsminutten ze huelen erfuerdert virsiichteg Arrangement. Ouni eng kloer Agenda huet den Individuum, dee fir d'Opnam vun de Minutten verantwortlech ass, net déi niwwelegst Ahnung op wat ee sech konzentréiere soll. Léisung: Setzt ëmmer en Agenda virun der Versammlung op. Wann Dir aus onbekannte Grënn vernoléissegt hutt esou ze maachen, wäert d'Transkriptiounssoftware Iech erlaben d'Informatioun ze fangen déi offensichtlech gouf. D'Organisatioun vun Ärer Versammlungsminutt wäert awer e bëssen Zäit daueren.
- Bleift net un Timing an Inhalt wärend Dir Reuniounsminutten hëlt
Wann Dir en Ordre du jour fir d'Sëtzung opgestallt hutt, sollt Dir se verfollegen. Den Timing an d'Themen op der Agenda halen, erfuerdert Disziplin. Wat ass méi, et déngt eng wichteg Roll: Reuniounen ze verhënneren an nëtzlos an sënnlos Chit-Chats ze transforméieren.
Wat passéiert d'Gesellschaftsversammlungsminutten wann Dir vernoléissegt d'Sëtzung a senge Grenzen ze halen? Si ginn ze extensiv a feelen Struktur, an deementspriechend kënnen se net als Referenz benotzt oder als zouverlässeg ugesi ginn. Egal ob e Member verantwortlech fir Reuniounsminutten enorm Fäegkeeten huet fir sech ze fokusséieren, Dir kënnt hir Kapazitéit net verlängeren fir dauernd ze konzentréieren.
Léisung: An dësem Fall ass d'Besëtzerbesëtzung déi bescht Kur. Ernennt eng Persoun fir d'Verbindung ze iwwerwaachen. Wat méi ass, suergt dofir datt jidderee sech un déi viropgestallte Reegelen a Versammlungsagenda hält. Timing ass den entscheedende Faktor vun enger Versammlung, also loosst et net onbestänneg.
- Hutt keng ausgemaach Reunioune Minutt Format
Ouni e pre-etabléierten Format kënne Firmenversammlungsminutten onliesbar oder onzougänglech ginn. Wann Dir net mat engem Dateiformat averstane sidd, kënnen Är Partner, déi d'Software net hunn fir dës Dateitypen ze liesen, vläicht net zougräifen.
Versammlungsminutten solle fir Iech an enger Split-Sekonn zur Verfügung gestallt ginn, egal wéini Dir se als Referenz braucht. An enger kritescher Situatioun, géift Dir léiwer net wäertvoll Zäit verschwenden fir Dokumenter a liesbar Formater ze konvertéieren.
Et ass och kritesch sech op en Archiv ze settelen fir d'Versammlungsprotokollen Dokumenter. Cloud Repository ka vu villen Apparater zougänglech sinn an et ass reegelméisseg déi ideal Entscheedung fir Transkriptioune vu Firmenversammlungsminuten ze späicheren.
Léisung: Gglot konvertéiert automatesch Opzeechnungen an .doc oder .txt Dateiformater. Zousätzlech ënnerstëtzt et déi meescht populär Audio- a Videoformater: MP3, M4A, WAV.
Transkriptiounssoftware wäert och Är Versammlungsminuttdateien an d'Wollek eroplueden. Dëst wäert all Accessibilitéitsprobleemer eliminéieren.
- Opgepasst net op Detailer beim Opname vun Reuniounsminutten
Keen huet gär Versammlungsprotokollen déi exzessiv detailléiert sinn. Alles berücksichtegt, si si fir séier Referenz geduecht a sollten e kuerze Briefing vun den ausgetoschene Informatioune ginn.
Net op Subtilitéiten ze fokusséieren, dann erëm, kann e puer grave Iwwerbléck bréngen. Ausserdeem kann et grave Probleemer verursaachen wann Dir an verzweifelte Bedierfnesser vu gutt ënnerstëtzte Verifizéierung oder Beweis sidd.
Et ass de Fokus op déi bedeitendst Themen a Subtletien, déi Versammlungsminutten esou en nëtzlecht Tool maachen. Wichtegst, dës Verbindunge sollten d'Zentrumthemen an d'Entscheedungen spigelen, op déi d'Participanten d'Versammlung averstane sinn.
D’Protokoll däerf näischt fundamentales verpassen: Zum Beispill, wann de Verwaltungsrot iwwer eng Decisioun ofstëmmt, muss de Protokoll eng Notiz hunn, wien fir wat gestëmmt huet.
Léisung: Entscheed iwwer e Firmeversammlungsminutt Template. Et hëlleft Iech mat der Versammlungstyp ze weisen, Timing, Memberen, Saachen op der Agenda, de Réckbléck vu Schlësselentscheedungen, an d'Synopsis vun der Versammlung. Dës Schabloun soll Iech hëllefen grouss Feeler ze vermeiden an zentréiert, fokusséiert an effektiv ze bleiwen.
Virun allem: Preparéieren am Viraus a maachen e Verwaltungsrot Recap
Reuniounsminutten ze huelen erfuerdert Äre vollen Fokus. Et ass néideg fir all Thema individuell ze trennen an ze definéieren wat wichteg ass a wat net bedeitend ass. Et ass eng schwiereg Aktivitéit déi relevant Erfahrung a Praxis erfuerdert. Et ass net esou einfach all Entscheedungen opzehuelen, déi de Verwaltungsrot während der Versammlung geholl huet an se dann opzehuelen oder opzeschreiwen.
Recap vun der Versammlung ass extrem bedeitend. Dir sollt e klenge Check-out mat Froen maachen, déi alles zesummefaassen wat gesot gouf.
Glécklecherweis liwwert haut Transkriptiounssoftware Iech Toolsets fir effektiv Firmenversammlungsminutten ze huelen. Och hëlleft et bei der Entsuergung vu séier manueller Aarbecht. Zum Beispill identifizéiert d'Ggglot Smart Speaker Identifikatioun automatesch all Speaker. Dëst ass eng ganz nëtzlech Feature wann Dir Versammlungsminutten maacht. Gglot konvertéiert och automatesch Tounopnamen an Text. Mat Tools wéi Gglot kënnt Dir Zäit späicheren an op déi méi wichteg Saachen fokusséieren.
Erënnert dës Tipps a maacht Är Firmenversammlungsminut méi iwwerzeegend.