פגישות חברות נפוצות טעויות דקות
פגישות התאגיד הנפוצות ביותר מציגות טעויות
הקדמה קצרה לפרוטוקול הפגישה
פרוטוקולי פגישה הם, בעצם, כרוניקה של התמקדות המפתח של הפגישה ותיעוד של המתרחש בפגישה. הם בדרך כלל מתארים את אירועי הפגישה ועשויים לכלול רשימת משתתפים, הצהרה על הנושאים עליהם דנו המשתתפים ותגובות הקשורות או החלטות בנושא. לטענת חוקרים מסוימים, "דקות" אולי נובעות מהביטוי הלטיני minuta scriptura (פשוטו כמשמעו "כתיבה קטנה") שפירושו "הערות גסות".
בימים האנלוגים הישנים, בדרך כלל נוצרו פרוטוקולים במהלך הפגישה על ידי קלדנית או כתב בית משפט, שלעתים קרובות השתמשו בסימני קיצור ואז הכינו את הפרוטוקול והנפיקו למשתתפים לאחר מכן. כיום, הפגישה יכולה להיות מוקלטת באודיו, מוקלטת בוידאו, או שמזכירה קבוצה או שהוקצה באופן לא רשמי של הקבוצה עשויה לרשום הערות, עם פרוטוקולים שהוכנו אחר כך. סוכנויות ממשלתיות רבות משתמשות בתוכנות הקלטת דקות כדי להקליט ולהכין את כל הדקות בזמן אמת.
חשוב לציין כי פרוטוקולים הם התיעוד הרשמי בכתב של ישיבות הארגון או הקבוצה, אך הם אינם תמלילים מפורטים של אותם הליכים. על פי מדריך ההליך הפרלמנטרי הנפוץ ביותר הנקרא תקנון הסדר החדש של רוברט (RONR), על הפרוטוקול להכיל בעיקר תיעוד של הנעשה בפגישה, ולא את מה שנאמר בדיוק על ידי החברים.
פורמט הפרוטוקולים יכול להשתנות בהתאם לסטנדרטים שקבע ארגון, אם כי יש הנחיות כלליות. כללי הסדר של רוברט מכילים ערכת דוגמה של דקות.
באופן כללי, דקות מתחילות בשם הגוף המקיים את הפגישה (למשל לוח) ויכולות לכלול גם את המקום, את התאריך, את רשימת הנוכחים ואת השעה בה הכינו את הישיבה לסדר.
יש לשמור על הפרוטוקול של קבוצות מסוימות, כגון דירקטוריון תאגידי, ומסמכים משפטיים חשובים. פרוטוקולים מישיבות הדירקטוריון נשמרים בנפרד מפרוטוקולים של ישיבות חברות כלליות באותו ארגון. כמו כן, ניתן לשמור פרוטוקולים של ישיבות מנהלים בנפרד.
למה כדאי לך לקחת פרוטוקול של פגישה?
מאיזו סיבה תצטרך להקליט פרוטוקולי פגישה? איך לוקחים דקות בפגישה ארגונית? היית רוצה לקחת דקות בפגישה ארגונית לצורך התייחסות היסטורית, לתת עדכון לאנשים שהיו חסרים, ולתת תיאור מדויק של המידע שנחשף, שיכול בהמשך לשמש אישור או הוכחה.
כיום, התפרצות וירוס הכורון גורמת לארגונים לעבור לעבודה מרחוק. תהליך הקלטת דקות של פגישות ארגוניות מסייע לארגונים להישאר מסתגלים וחזקים. זה שימושי בתנאי הסגר ומסייע להתמודד עם תנאים משתנים במהירות.
דמיין את המצב הבא: אתה מקיים פגישה חשובה עם עורך דין, וייתכן שתצטרך לשמור תיעוד מפורט של כל נקודה שדנית בה לצורך התייחסות נוספת.
אם יש לך בעיות מטרידות בהסכם שלך, שעלולות להשפיע באופן מכריע על ענייניך העסקיים או האישיים. זו הסיבה שחשוב מאוד לעקוב אחרי הכל.
במקום עבודה מקצועי, די חשוב בפגישות פגישה. למה? כי היכולת שלנו להיזכר בדקויות מוגבלת בדרך כלל. פיקוח עלול לגרום לתקלות שגויות ובחירות עסקיות שגויות. זו הסיבה שלקיחת פרוטוקולי פגישות תאגידיים נדרשת יכולת מיקוד טובה ואוזן מדהימה לפרטים. חובה זו מועברת בדרך כלל למזכירה מהימנה או לעוזר אישי. עם זאת, קל מאוד לטעות תוך לקיחת דקות פגישה.
במאמר זה נדבר על החלקות הידועות ביותר המתרחשות בעת לקיחת דקות של פגישה והסדרים העשויים לסייע לכם בהימנעות מהם.
פגישות תאגיד מפרוטוקול טעויות שיש להימנע מהן
כדי להבטיח שקיפות וישרות, חקיקת ארה"ב מחייבת כי ישיבות דירקטוריון תאגידי יבצעו הליך מסוים. דירקטוריונים תאגידיים צריכים לקחת פרוטוקול ישיבה ולאחר מכן להפיץ אותם בין עובדים.
לקיחת פרוטוקולים של פגישות עסקיות מסייעת בנוסף לחברים להוכיח שהם פועלים עם טובת האינטרסים. כמו כן, הוא מסייע בהבנת העסק ברמה הבסיסית ולצורכי מס, אחריות ונאמנות. אולם ללא מתודולוגיה נכונה, הפגישות בדרך כלל תהיינה ארוכות ומתישות מדי. בשלב שרוב המשתתפים מתחילים להתייחס לפגישות כאל תרגיל חסר תועלת, אתה יודע שאתה בדרך הלא נכונה.
השגיאות הנפוצות ביותר הן כדלקמן:
- לא לקבוע את סדר היום לפגישה
סדר יום קובע את מבנה הפגישה הספציפית. זוהי תרשים של נושאים עליהם תדברו עם רשימת הדוברים ואת הזמן שתפיץ עבור כל נושא. סדר היום של ישיבת הדירקטוריון עשוי להידמות לדברים הבאים:
1. דוח כספי ברבעון הראשון (מנהל פיננסי ראשי, 15 דקות)
2. יישום מערכת אבטחת נתונים חדשה (CTO, 15 דקות)
3. היערכות למסיבת עיתונאים הקרובה להשקת מוצר (מזכיר העיתונות, 20 דקות)
סדר יום מוגדר בבירור מספק הנחיה למשתתפי הפגישה על ידי הגדרת נקודות מגבלה ומגבלות. לא משנה אם מדובר במפגש נהוג משבוע לשבוע, זה מעודד את החברים לדבוק בנקודה ולמנוע ממוחם (ודיבורם) להתפתל.
לפרוטוקולים מוצלחים של פגישות ארגוניות, היעדר סדר יום מהווה מכשול עצום. לקיחת פרוטוקול פגישה מחייבת סידור זהיר. ללא סדר יום ברור, לאדם האחראי על הקלטת דקות אין מושג מטושטש במה להתרכז. פתרון: הגדר סדר יום תמיד לפני הפגישה. אם מסיבות לא ידועות הזנחתם לעשות זאת, תוכנת תמלול תאפשר לכם לתפוס את המידע שנחשף. עם זאת, ארגון דקות הפגישה שלך ייקח זמן מה.
- לא עומד בתזמון ובתוכן תוך לקיחת דקות פגישה
כאשר קבעת סדר יום לפגישה, עליך לעקוב אחריו. עמידה בתזמון ובנושאים שעל סדר היום דורשת משמעת. מה גם שהוא משרת תפקיד חשוב: למנוע מפגישות להפוך לצ'ט צ'יטים חסרי תועלת וחסרי משמעות.
מה קורה לפרוטוקול הפגישות הארגוניות אם אתה מזניח לשמור את הפגישה בגבולותיה? הם הופכים נרחבים מדי וחסרים מבנה, ובהתאם, לא ניתן להשתמש בהם לצורך התייחסות או להיחשב אמינים. לא משנה אם לחבר האחראי לפרוטוקול יכולות להתמקד עצום, אינך יכול להרחיב את יכולתו להתרכז באופן תמידי.
פתרון: בנסיבות אלה, פגישה עם בעלות היא התרופה הטובה ביותר. מינוי אדם שיפקח על הקשר. יתרה מכך, וודאו שכולם מקפידים על הכללים שנקבעו מראש ועל סדר היום של הפגישה. תזמון הוא הגורם המכריע לפגישה, לכן אל תשאיר אותה ללא השגחה.
- ללא פורמט פרוטוקול מוסכם של פגישות
ללא פורמט שנקבע מראש, פרוטוקולי פגישות ארגוניים עשויים להפוך לקריאים או בלתי נגישים. אם אינך מסכים לפורמט קובץ, ייתכן ששותפיך שאין להם את התוכנה לקריאת סוגי קבצים אלה לא יוכלו לגשת אליו.
פרוטוקולי פגישה נועדו להיות זמינים עבורך בשבריר שנייה, בכל נקודה שאתה זקוק להם להתייחסות. במצב קריטי, אתה מעדיף לא לבזבז זמן יקר על המרת מסמכים לפורמטים קריאים.
כמו כן, קריטי להתיישב בארכיון למסמכי פרוטוקולי פגישה. ניתן לגשת למאגר הענן ממכשירים רבים וזו בדרך כלל ההחלטה האידיאלית ביותר לאחסון תמלילים של פרוטוקולי פגישות ארגוניים.
פתרון: Gglot ממיר הקלטות אוטומטית לפורמטים של קבצי .doc או .txt. נוסף על כך, הוא תומך ברוב פורמטי האודיו והווידאו הפופולאריים: MP3, M4A, WAV.
תוכנת תמלול תעלה לענן גם את קבצי דקות הפגישה שלך. זה יבטל את כל בעיות הנגישות.
- לא לשים לב לפרטים בזמן הקלטת פרוטוקולים של פגישות
אף אחד לא אוהב פרוטוקולי פגישה מפורטים מדי. בסך הכל, הם מיועדים לעיון מהיר ועליהם לתת תדריך קצר של מידע שהוחלף.
אי התמקדות בדקויות, אז שוב, עשויה להביא לפיקוח חמור. יתר על כן, זה עלול לגרום לצרות חמורות כשאתה זקוק נואש לאימות או הוכחה מגובים.
המיקוד הוא על הנושאים והדקויות המשמעותיים ביותר שהופך את דקות הפגישה לכלי כל כך שימושי. והכי חשוב, הקשרים האלה צריכים לשקף את נושאי המרכז ואת ההחלטות שעליהם הסכמו משתתפי הפגישה.
בפרוטוקול אסור לפספס שום דבר מהותי: למשל, כאשר הדירקטוריון מצביע על החלטה, בדקות צריך להיות פתק המפרט מי הצביע על מה.
פתרון: החלט על תבנית פרוטוקול לפגישות ארגוניות. זה יסייע לך בהצגת סוג ההתכנסות, העיתוי, החברים, הדברים שעל סדר היום, פירוט ההחלטות המרכזיות ותקציר הפגישה. תבנית זו אמורה לסייע לך בהימנעות מטעויות גדולות ולהישאר מרוכזת, ממוקדת ויעילה.
והכי חשוב: להתכונן מראש ולהכין סיכום לישיבת דירקטוריון
לקיחת דקות פגישה מחייבת את המיקוד המלא שלך. חובה להפריד כל נושא בנפרד ולהגדיר מה חשוב ומה לא חשוב. זוהי פעילות קשה הדורשת התנסות ותרגול רלוונטיים. לא כל כך קל לתפוס את כל ההחלטות שהוועדה קיבלה במהלך הפגישה ואז להקליט או לרשום אותן.
סיכום הפגישה הוא משמעותי ביותר. כדאי לבצע צ'ק-אאוט קטן עם שאלות שהולכות לסכם את כל הנאמר.
למרבה המזל, תוכנת תמלול של ימינו מספקת לכם כלים כלים לביצוע יעיל של דקות פגישות ארגוניות. כמו כן, הוא מסייע בסילוק עבודות ידניות מהירות. למשל, התכונה לזיהוי רמקולים חכמים Ggglot מזהה אוטומטית כל רמקול. זו תכונה שימושית מאוד בעת לקיחת דקות פגישה. Gglot גם ממיר הקלטות קול לטקסט באופן אוטומטי. בעזרת כלים כמו Gglot תוכלו לחסוך זמן ולהתמקד בדברים החשובים יותר.
זכור טיפים אלה והפוך את דקות הפגישות הארגוניות שלך למשכנעות יותר.