Vanliga företagsmöten Protokollfel
De flesta vanliga företagsmöten protokollar misstag
En kort introduktion till mötesprotokollet
Mötesprotokoll är i grunden en krönika över mötets nyckelfokuser och ett register över vad som pågick i ett möte. De beskriver vanligtvis mötets händelser och kan innehålla en lista med deltagare, ett uttalande om de frågor som diskuterats av deltagarna och relaterade svar eller beslut för frågorna. Enligt vissa forskare härrör "minuter" möjligen från den latinska frasen minuta scriptura (bokstavligen "liten skrift") som betyder "grova anteckningar".
Under de gamla analoga dagarna skapades vanligtvis protokoll under mötet av en skrivare eller domstolsreporter, som ofta använde stenografisk notation och sedan förberedde protokollet och utfärdade dem till deltagarna efteråt. Idag kan mötet vara inspelat med ljud, videoinspelning eller så kan en grupps utsedda eller informellt tilldelade sekreterare ta anteckningar, med protokoll som förbereds senare. Många myndigheter använder protokollinspelningsprogram för att spela in och förbereda alla minuter i realtid.
Det är viktigt att notera att protokoll är den officiella skriftliga registreringen av möten i en organisation eller grupp, men de är inte detaljerade transkriptioner av dessa förfaranden. Enligt den mest använda handboken för parlamentariskt förfarande som heter Robert's Order of Order Newly Revised (RONR), bör protokollet huvudsakligen innehålla ett register över vad som gjordes vid mötet, inte vad som exakt sa av medlemmarna.
Protokollets format kan variera beroende på vilka standarder som en organisation har fastställt, även om det finns allmänna riktlinjer. Roberts ordningsregler innehåller ett urval av minuter.
Generellt börjar protokollet med namnet på det organ som håller mötet (t.ex. en styrelse) och kan också innehålla plats, datum, lista över personer närvarande och den tid som ordföranden kallade mötet till ordning.
Protokoll från vissa grupper, såsom en styrelse, måste förvaras och är viktiga juridiska dokument. Protokoll från styrelsemöten hålls separat från protokoll från allmänna medlemsmöten inom samma organisation. Protokoll från ledningssessioner kan också hållas separat.
Varför ska du ta protokoll från mötet?
Av vilken anledning skulle du behöva spela in mötesprotokoll? Hur tar jag protokoll vid ett företagsmöte? Du skulle vilja ta några minuter på ett företagsmöte för historisk referens, ge en uppdatering till de personer som saknades och att ge en exakt beskrivning av den information som lämnats ut och som senare kan användas som bekräftelse eller bevis.
Idag gör coronavirusutbrottet att organisationer byter till fjärrarbete. Processen med att spela in mötesprotokoll hjälper organisationer att förbli anpassningsbara och starka. Det är användbart i karantänförhållanden och hjälper till att möta snabbt föränderliga förhållanden.
Föreställ dig följande situation: Du har ett viktigt möte med en advokat och du kan behöva hålla en detaljerad redogörelse för varje punkt du har diskuterat för ytterligare referens.
Om du har besvärliga problem i ditt avtal kan det på ett avgörande sätt påverka dina affärs- eller personliga frågor. Det är därför det är mycket viktigt att hålla reda på allt.
På en professionell arbetsplats är effektiva mötesprotokoll ganska viktiga. Varför? Eftersom vår förmåga att återkalla finesser är normalt begränsad. Övervakning kan leda till felsteg och felaktiga affärsval. Det är anledningen till att företagsmötesprotokoll kräver en bra förmåga att fokusera och ett häpnadsväckande öra för detaljer. Denna plikt delegeras vanligtvis till en betrodd sekreterare eller en personlig assistent. Det är dock väldigt enkelt att göra misstag när man tar mötesprotokoll.
I den här artikeln kommer vi att prata om de mest kända slip-ups som händer när du tar protokoll från mötet och de arrangemang som kan hjälpa dig att undvika dem.
Företagsmöten protokollar misstag att undvika
För att garantera öppenhet och rakhet kräver den amerikanska lagstiftningen att styrelsemöten följer ett visst förfarande. Företagsstyrelser måste ta mötesprotokoll och sedan fördela dem bland arbetare.
Att ta företagsmötesprotokoll hjälper också medlemmarna att bevisa att de agerar med det bästa. På samma sätt hjälper den att förstå verksamheten på en grundläggande nivå och för skatte-, ansvars- och förvaltningsändamål. Utan rätt metod blir möten i allmänhet för långa och utmattande. När de flesta deltagare börjar betrakta möten som en övning i meningslöshet, vet du att du är på fel spår.
De mest erkända felen är som följer:
- Inte ställa upp dagordningen för mötet
En agenda anger strukturen för ett specifikt möte. Det är ett diagram med teman du kommer att prata om med översikten av högtalare och den tid du kommer att distribuera för varje tema. En styrelsemötesagenda kan likna följande:
1. Finansiell rapport för första kvartalet (ekonomichef, 15 minuter)
2. Implementering av ett nytt datasäkerhetssystem (CTO, 15 minuter)
3. Gör dig redo för en kommande produktlansering presskonferens (Presssekreterare, 20 minuter)
En tydligt definierad agenda ger vägledning till mötesdeltagarna genom att definiera gränsvärden. Oavsett om det är ett vanligt möte vecka för vecka, uppmuntrar det medlemmarna att hålla fast vid saken och hålla hjärnan (och talet) från att slingra.
För framgångsrika mötesprotokoll är avsaknaden av en agenda ett stort hinder. Att ta mötesprotokoll kräver noggrant arrangemang. Utan en tydlig agenda har den person som är ansvarig för inspelning av protokoll inte den dimmaste uppfattningen vad man ska koncentrera sig på. Lösning: Ställ alltid in en agenda före mötet. Om du av okända skäl har försummat att göra som sådant kommer transkriptionsprogramvara att göra det möjligt för dig att fånga den information som avslöjades. Att ordna dina mötesprotokoll tar dock lite tid.
- Håller inte på timing och innehåll medan du tar mötesprotokoll
När du har satt upp en agenda för mötet bör du följa den. Att följa tidpunkten och ämnena på agendan kräver disciplin. Dessutom har det en viktig roll: att hålla möten från att förvandlas till värdelösa och meningslösa chit-chats.
Vad händer med mötesprotokollet om du försummar att hålla mötet inom dess gränser? De blir för omfattande och saknar struktur och kan följaktligen inte användas för referens eller anses vara tillförlitliga. Oavsett om en medlem som är ansvarig för mötesprotokoll har enorm kapacitet att fokusera, kan du inte utöka deras kapacitet att ständigt koncentrera sig.
Lösning: Under denna omständighet är det bästa botemedlet att möta ägande. Utnäm en person som ska övervaka anslutningen. Se till att alla följer de förutbestämda reglerna och mötesagendan. Timing är den avgörande faktorn för ett möte, så lämna det inte utan uppsikt.
- Har inget avtalat mötesprotokollformat
Utan ett förutbestämt format kan mötesprotokoll bli oläsliga eller oåtkomliga. Om du inte håller med om ett filformat kanske dina partners som inte har programvaran för att läsa dessa filtyper kanske inte kommer åt det.
Mötesprotokoll är avsedda att vara tillgängliga för dig på en bråkdels sekund, oavsett vilken punkt du behöver för referens. I en kritisk situation föredrar du att inte slösa värdefull tid på att konvertera dokument till läsbara format.
Det är också viktigt att lägga sig till ett arkiv för mötesprotokoll. Molnförvaret kan nås från många enheter och det är regelbundet det mest idealiska beslutet för lagring av transkriptioner av mötesprotokoll.
Lösning: Gglot konverterar automatiskt inspelningar till .doc- eller .txt-filformat. Dessutom stöder den de flesta populära ljud- och videoformaten: MP3, M4A, WAV.
Transkriptionsprogramvara laddar också upp dina mötesprotokollfiler till molnet. Detta kommer att eliminera alla tillgänglighetsproblem.
- Var inte uppmärksam på detaljer när du spelar in mötesprotokoll
Ingen gillar mötesprotokoll som är alltför detaljerade. Sammantaget är de avsedda för snabb referens och borde ge en kort sammanfattning av informationsutbytet.
Om du inte fokuserar på finesser kan det återigen leda till allvarliga övervakningar. Dessutom kan det orsaka allvarliga problem när du är i desperat behov av välsäker verifiering eller bevis.
Det är fokus på de viktigaste teman och finesser som gör mötesprotokoll till ett användbart verktyg. Viktigast av allt, dessa anslutningar borde spegla centrala frågor och de beslut som mötesdeltagarna instämde i.
Protokollet får inte missa något grundläggande: till exempel när styrelsen röstar om ett beslut måste protokollet ha en anteckning som beskriver vem som röstade på vad.
Lösning: Bestäm en mall för företagsmötesprotokoll. Det kommer att hjälpa dig att visa insamlingstyp, tidpunkt, medlemmar, saker på agendan, genomgång av viktiga beslut och mötets sammanfattning. Den här mallen ska hjälpa dig att undvika stora misstag och att vara centrerad, fokuserad och effektiv.
Viktigast av allt: förbered dig i förväg och gör en sammanfattning av styrelsemötet
Att ta mötesprotokoll kräver ditt fulla fokus. Det är absolut nödvändigt att separera varje ämne individuellt och definiera vad som är viktigt och vad som är obetydligt. Det är en svår aktivitet som kräver relevant erfarenhet och övning. Det är inte så lätt att fånga alla beslut som styrelsen fattade under mötet och sedan spela in eller skriva ner dem.
Sammanfattning av mötet är extremt betydelsefullt. Du bör göra en liten utcheckning med frågor som kommer att sammanfatta allt som sagts.
Lyckligtvis erbjuder dagens transkriptionsprogramvara verktygssatser för att effektivt ta mötesprotokoll. Det hjälper också till att hantera snabba manuella arbeten. Till exempel identifierar Ggglots smarta högtalaridentifieringsfunktion automatiskt varje högtalare. Detta är en mycket användbar funktion när man tar mötesprotokoll. Gglot konverterar också automatiskt ljudinspelningar till text. Med verktyg som Gglot kan du spara tid och fokusera på de viktigare sakerna.
Kom ihåg dessa tips och gör ditt företags mötesprotokoll mer övertygande.