Pogoste napake zapisnikov poslovnih sestankov

Najpogostejše napake pri zapisniku poslovnih sestankov

Kratek uvod v zapisnik seje

Zapisnik sestanka je v bistvu kronika ključnih poudarkov sestanka in zapis dogajanja na sestanku. Običajno opisujejo dogodke sestanka in lahko vključujejo seznam udeležencev, izjavo o vprašanjih, o katerih razpravljajo udeleženci, in povezane odgovore ali odločitve za vprašanja. Po mnenju nekaterih učenjakov "minute" verjetno izhajajo iz latinske fraze minuta scriptura (dobesedno "majhen zapis"), kar pomeni "grobe opombe".

V starih analognih časih je zapisnik med sestankom običajno sestavljal strojepisec ali sodni poročevalec, ki je pogosto uporabljal stenografski zapis in nato pripravil zapisnik ter ga nato izdal udeležencem. Danes je sestanek mogoče zvočno posneti, posneti video ali pa si lahko imenovani ali neformalno dodeljeni tajnik skupine dela zapiske, zapisnik pa se pripravi pozneje. Številne vladne agencije uporabljajo programsko opremo za zapisovanje zapisnikov za beleženje in pripravo vseh zapisnikov v realnem času.

Pomembno je omeniti, da so zapisniki uradni pisni zapis sestankov organizacije ali skupine, vendar niso podrobni prepisi teh postopkov. V skladu z najbolj razširjenim priročnikom parlamentarnega postopka, imenovanim Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), bi moral zapisnik vsebovati predvsem zapis o tem, kaj je bilo storjeno na sestanku, ne pa o tem, kaj so natančno povedali člani.

Oblika zapisnika se lahko razlikuje glede na standarde, ki jih je določila organizacija, čeprav obstajajo splošne smernice. Robertova pravila reda vsebujejo vzorec zapisnika.

Na splošno se zapisnik začne z imenom organa, ki vodi sestanek (npr. upravni odbor), lahko pa vključuje tudi kraj, datum, seznam prisotnih in čas, ko je predsednik sklical sestanek.

Zapisnike določenih skupin, kot je upravni odbor podjetja, je treba hraniti v datoteki in so pomembni pravni dokumenti. Zapisniki sej upravnega odbora se vodijo ločeno od zapisnikov občnih zborov članov iste organizacije. Ločeno se lahko vodijo tudi zapisniki upravnih sej.

Zakaj bi morali voditi zapisnik sestanka?

Zakaj bi morali zapisovati zapisnik sestanka? Kako vzeti zapisnik na poslovnem sestanku? Želeli bi si vzeti zapisnik na poslovnem sestanku za zgodovinsko referenco, obvestiti ljudi, ki so bili pogrešani, in podati natančen opis razkritih informacij, ki se lahko kasneje uporabijo kot potrditev ali dokaz.

Danes zaradi izbruha koronavirusa organizacije prehajajo na delo na daljavo. Postopek beleženja zapisnikov poslovnih sestankov pomaga organizacijam, da ostanejo prilagodljive in močne. Uporaben je v razmerah karantene in pomaga pri soočanju s hitro spreminjajočimi se razmerami.

Predstavljajte si naslednjo situacijo: imate pomemben sestanek z odvetnikom in morda boste morali za dodatno referenco voditi podroben zapis o vsaki točki, o kateri ste razpravljali.

Če imate v pogodbi težave, lahko to bistveno vpliva na vaše poslovne ali osebne zadeve. Zato je zelo pomembno, da spremljamo vse.

Na poklicnem delovnem mestu so učinkoviti zapisniki sestankov zelo pomembni. Zakaj? Ker je naša sposobnost priklica subtilnosti običajno omejena. Spregledi lahko povzročijo napačne korake in napačne poslovne odločitve. To je razlog, zakaj zapisovanje zapisnikov poslovnih sestankov zahteva dobro zmožnost osredotočanja in osupljiv posluh za podrobnosti. Ta dolžnost je običajno prenesena na zaupanja vredno tajnico ali osebnega pomočnika. Vendar pa je pri zapisovanju sestankov zelo enostavno narediti napake.

V tem članku bomo govorili o najbolj znanih spodrsljajih, ki se zgodijo pri zapisovanju sestankov, in o dogovorih, ki vam lahko pomagajo, da se jim izognete.

Napake v zapisniku poslovnih sestankov, ki se jim je treba izogniti

Da bi zagotovili preglednost in preprostost, zakonodaja ZDA zahteva, da sestanki upravnega odbora podjetja sledijo določenemu postopku. Upravni odbori podjetij morajo voditi zapisnike sestankov in jih nato razdeliti med delavce.

Vodenje zapisnikov korporativnih sestankov dodatno pomaga članom dokazati, da delujejo v najboljšem interesu. Prav tako pomaga pri razumevanju poslovanja na osnovni ravni ter za davčne namene, obveznosti in fiduciarne namene. Brez prave metodologije pa bodo sestanki na splošno predolgi in naporni. Ko večina udeležencev začne na sestanke gledati kot na nekoristno vajo, veš, da si na napačni poti.

Najbolj razširjene napake so naslednje:

1. Ne pripravljam dnevnega reda seje

Dnevni red določa strukturo določenega sestanka. Je diagram tem, o katerih boste govorili, s seznamom govorcev in časom, ki ga boste razdelili za vsako temo. Dnevni red seje odbora je lahko podoben naslednjemu:

1. Finančno poročilo Q1 (glavni finančni direktor, 15 minut)

2. Implementacija novega sistema varovanja podatkov (CTO, 15 minut)

3. Priprava na prihajajočo tiskovno konferenco ob predstavitvi izdelka (tiskovni sekretar, 20 minut)

Jasno opredeljen dnevni red daje smernice udeležencem sestanka z opredelitvijo mejnih točk in omejitev. Ne glede na to, ali gre za običajno tedensko tedensko srečanje, spodbuja člane, da se držijo bistva in preprečijo, da bi njihovi možgani (in govor) vijugali.

Za uspešne zapisnike poslovnih sestankov je odsotnost dnevnega reda velika ovira. Vodenje zapisnika sestanka zahteva skrbno organizacijo. Brez jasnega dnevnega reda posameznik, odgovoren za beleženje zapisnikov, nima niti najmanjše ideje, na kaj bi se lahko osredotočil. Rešitev: Pred sestankom vedno pripravite dnevni red. Če iz neznanega razloga tega niste storili, vam bo programska oprema za prepisovanje omogočila, da ujamete informacije, ki so bile razkrite. Organiziranje zapisnika sestanka pa bo trajalo nekaj časa.

2. Med zapisovanjem zapisnika se ne držite časa in vsebine

Ko določite dnevni red za sestanek, ga morate upoštevati. Upoštevanje časa in tem na dnevnem redu zahteva disciplino. Še več, ima pomembno vlogo: preprečuje, da bi se sestanki spremenili v nekoristne in nesmiselne klepete.

Kaj se zgodi z zapisnikom poslovnega sestanka, če zanemarite, da bi sestanek ohranil znotraj njegovih meja? Postanejo preobsežni in brez strukture, zato jih ni mogoče uporabiti za referenco ali šteti za zanesljive. Ne glede na to, ali ima član, ki je odgovoren za zapisnik sestankov, ogromne zmožnosti osredotočanja, ne morete povečati njihove zmožnosti za stalno koncentracijo.

Rešitev: V teh okoliščinah je lastništvo srečanja najboljše zdravilo. Določite osebo, ki bo nadzorovala povezavo. Še več, zagotovite, da se vsi držijo vnaprej določenih pravil in dnevnega reda sestanka. Čas je odločilen dejavnik sestanka, zato ga ne pustite brez nadzora.

3. Brez dogovorjene oblike zapisnika sestankov

Brez vnaprej določenega formata lahko postanejo zapisniki sestankov podjetja neberljivi ali nedostopni. Če se ne strinjate z obliko datoteke, vaši partnerji, ki nimajo programske opreme za branje teh vrst datotek, morda ne bodo mogli dostopati do nje.

Zapisniki sestankov naj bi vam bili na voljo v delčku sekunde, kadar koli jih potrebujete za referenco. V kritični situaciji raje ne izgubljajte dragocenega časa s pretvorbo dokumentov v berljive formate.

Prav tako je pomembno, da se odločite za arhiv zapisnikov sestankov. Do repozitorija v oblaku je mogoče dostopati iz številnih naprav in je pogosto najbolj idealna odločitev za shranjevanje prepisov zapisnikov korporativnih sestankov.

Rešitev: Gglot samodejno pretvori posnetke v formate datotek .doc ali .txt. Poleg tega podpira večino priljubljenih avdio in video formatov: MP3, M4A, WAV.

Programska oprema za prepisovanje bo tudi naložila vaše zapisnike sestankov v oblak. To bo odpravilo vse težave z dostopnostjo.

4. Ne posvečanje pozornosti podrobnostim pri zapisovanju zapisnikov sestankov

Nihče ne mara pretirano podrobnih zapisnikov sestankov. Če upoštevamo vse, so namenjene hitri uporabi in bi morale vsebovati kratke informacije o izmenjanih informacijah.

Če se ne osredotočite na tankosti, lahko spet povzročite resne spreglede. Poleg tega lahko povzroči resne težave, ko obupno potrebujete dobro podprto preverjanje ali dokaz.

Zaradi osredotočenosti na najpomembnejše teme in podrobnosti so zapisniki sestankov tako uporabno orodje. Najpomembneje je, da bi morale te povezave odražati središčna vprašanja in odločitve, s katerimi so se udeleženci srečanja strinjali.

V zapisniku ne sme manjkati nič bistvenega: na primer, ko upravni odbor glasuje o odločitvi, mora zapisnik vsebovati opombo o tem, kdo je za kaj glasoval.

Rešitev: Odločite se za predlogo zapisnika sestanka podjetja. Pomagal vam bo pri prikazu vrste srečanja, časa, članov, stvari na dnevnem redu, povzetka ključnih odločitev in sinopsisa sestanka. Ta predloga bi vam morala pomagati, da se izognete velikim napakam in ostanete osredotočeni, osredotočeni in učinkoviti.

Najpomembneje: pripravite se vnaprej in naredite povzetek seje odbora

Pisanje zapisnika sestanka zahteva vašo popolno osredotočenost. Nujno je ločiti vsako temo posebej in opredeliti, kaj je pomembno in kaj nepomembno. To je težka dejavnost, ki zahteva ustrezne izkušnje in prakso. Ni tako enostavno ujeti vseh odločitev, ki jih je upravni odbor sprejel na seji, in jih nato zabeležiti ali zapisati.

Povzetek srečanja je izjemno pomemben. Naredite majhen pregled z vprašanji, ki bodo povzela vse, kar je bilo povedano.

Na srečo vam današnja programska oprema za prepisovanje ponuja nabor orodij za učinkovito beleženje zapisnikov poslovnih sestankov. Pomaga tudi pri odstranjevanju zahtevnega ročnega dela. Funkcija identifikacije pametnega zvočnika Ggglot na primer samodejno identificira vsakega zvočnika. To je zelo uporabna funkcija pri zapisovanju sestankov. Gglot tudi samodejno pretvori zvočne posnetke v besedilo. Z orodji, kot je Gglot, lahko preživite čas in se osredotočite na pomembnejše stvari.

Zapomnite si te nasvete in poskrbite, da bodo zapisniki vaših poslovnih sestankov privlačnejši.