Kasalahan Menit Rapat Perusahaan Umum
Kasalahan menit rapat perusahaan anu paling umum
Bubuka ringkes kana menit rapat
Menit rapat, dina dasarna, mangrupikeun babad fokus konci rapat sareng catetan naon anu lumangsung dina rapat. Aranjeunna biasana ngajelaskeun acara rapat sareng tiasa kalebet daptar hadirin, pernyataan masalah anu dibahas ku pamilon, sareng réspon atanapi kaputusan anu aya hubunganana pikeun masalah éta. Numutkeun sababaraha sarjana, "menit" sigana asalna tina frasa Latin minuta scriptura (hartosna "tulisan leutik") hartosna "catetan kasar".
Dina jaman analog baheula, notulen biasana dijieun salila rapat ku juru ketik atawa wartawan pangadilan, anu mindeng ngagunakeun notasi shorthand lajeng nyiapkeun menit sarta dikaluarkeun ka pamilon sanggeus. Kiwari, pasamoan bisa dirékam audio, dirékam vidéo, atawa sekretaris anu ditunjuk atawa ditugaskeun sacara teu resmi ku grup bisa nyieun catetan, jeung menit disusun engké. Seueur instansi pamaréntahan nganggo parangkat lunak ngarékam menit pikeun ngarékam sareng nyiapkeun sadaya menit sacara real-time.
Penting pikeun dicatet yén menit mangrupikeun catetan tinulis resmi ngeunaan rapat organisasi atanapi grup, tapi éta sanés transkrip rinci ngeunaan prosés éta. Numutkeun kana manual prosedur parlemén anu paling seueur dianggo anu disebut Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), menit-menit éta kedah ngandung catetan khusus ngeunaan naon anu dilakukeun dina rapat, sanés naon anu diucapkeun ku anggota.
Format menit tiasa rupa-rupa gumantung kana standar anu ditetepkeun ku organisasi, sanaos aya pedoman umum. Aturan Orde Robert ngandung sakumpulan sampel menit.
Sacara umum, notulen dimimitian ku nami awak anu ngayakeun rapat (contona, dewan) sareng tiasa ogé kalebet tempat, tanggal, daptar jalma anu hadir, sareng waktos anu ditunjuk rapat pikeun pesenan.
Notulen kelompok tangtu, sapertos dewan direksi perusahaan, kedah disimpen dina file sareng mangrupikeun dokumén hukum anu penting. Menit ti rapat dewan disimpen sacara misah ti menit rapat kaanggotaan umum dina organisasi anu sami. Ogé, menit sési eksekutif tiasa disimpen nyalira.
Naha anjeun kedah nyandak menit rapat?
Naon sababna anjeun kedah ngarékam menit rapat? Kumaha cara nyandak menit dina rapat perusahaan? Anjeun hoyong nyandak menit dina rapat perusahaan pikeun rujukan bersejarah, pikeun masihan apdet ka jalma anu leungit, sareng masihan pedaran tepat inpormasi anu diungkabkeun anu engké tiasa dianggo salaku konfirmasi atanapi buktina.
Kiwari, wabah coronavirus ngajantenkeun organisasi ngalih ka padamelan jarak jauh. Prosés ngarékam menit rapat perusahaan ngabantosan organisasi pikeun tetep adaptasi sareng kuat. Mangpaat dina kaayaan karantina sareng ngabantosan dina nyanghareupan kaayaan anu robih gancang.
Bayangkeun kaayaan di handap ieu: Anjeun nuju rapat penting sareng pengacara, sareng anjeun panginten kedah nyimpen catetan rinci ngeunaan unggal titik anu anjeun bahas pikeun rujukan tambahan.
Upami Anjeun gaduh masalah troublesome dina kasapukan Anjeun, éta bisa crucially mangaruhan bisnis Anjeun atawa urusan pribadi. Éta pisan sababna naha éta pohara penting pikeun ngalacak sagalana.
Dina gaw profésional, menit rapat éféktif téh rada penting. Naha? Kusabab kamampuan urang pikeun nginget subtleties biasana dibatesan. Oversights tiasa nyababkeun kasalahan sareng pilihan bisnis anu salah. Éta pisan sababna naha nyandak menit rapat perusahaan merlukeun kapasitas alus pikeun fokus sarta ceuli astounding pikeun detil. Tugas ieu biasana didelegasikeun ka sekretaris anu dipercaya atanapi asistén pribadi. Nanging, éta gampang pisan pikeun ngalakukeun kasalahan nalika nyandak menit rapat.
Dina tulisan ieu, urang bakal ngobrol ngeunaan slip-up anu paling terkenal anu kajantenan nalika nyandak menit rapat sareng pangaturan anu tiasa ngabantosan anjeun ngahindarkeunana.
Kasalahan menit rapat perusahaan pikeun dihindari
Pikeun ngajamin transparansi sareng lugas, panerapan AS ngawajibkeun rapat dewan perusahaan nuturkeun prosedur anu tangtu. Dewan direksi perusahaan kedah nyandak menit rapat sareng teras ngabagikeunana diantara para buruh.
Nyandak menit rapat perusahaan ogé ngabantosan anggota pikeun ngabuktikeun yén aranjeunna ngalakukeun anu paling hadé. Kitu ogé, éta ngabantosan ngartos bisnis dina tingkat dasar, sareng pikeun pajak, tanggung jawab, sareng tujuan fiduciary. Tanpa metodologi anu leres, kumaha oge, rapat umumna bakal janten panjang teuing sareng nyapekeun. Nalika sabagéan ageung pamilon mimiti nganggap rapat salaku latihan anu sia-sia, anjeun terang yén anjeun dina jalur anu salah.
Kasalahan anu paling umum dikenal nyaéta kieu:
- Henteu nyetél agenda pikeun rapat
Agenda nyetél struktur rapat khusus. Éta mangrupikeun diagram téma anu anjeun bakal ngobrolkeun sareng rundown panyatur sareng waktos anu anjeun bakal nyebarkeun pikeun unggal téma. Agenda rapat dewan tiasa sapertos kieu:
1. Laporan keuangan Q1 (Kapala patugas keuangan, 15 menit)
2. Implementasi sistem kaamanan data anyar (CTO, 15 menit)
3. Nyiapkeun pikeun konferensi pers peluncuran produk anu bakal datang (Sekretaris Pencét, 20 menit)
Agenda anu didefinisikeun sacara jelas nyayogikeun pitunjuk ka pamilon rapat ku netepkeun titik sareng wates cutoff. Henteu paduli naha éta mangrupikeun rapat mingguan mingguan, éta nyorong anggota pikeun lengket kana titik sareng ngajaga otakna (sareng ucapan) tina hal-hal.
Pikeun menit rapat perusahaan anu suksés, henteuna agenda mangrupikeun halangan anu ageung. Nyokot menit rapat merlukeun susunan ati. Tanpa agenda anu jelas, individu anu tanggung jawab pikeun ngarékam menit henteu gaduh ide anu paling penting pikeun konsentrasi. Solusi: Salawasna nyetél agenda sateuacan rapat. Upami kusabab alesan anu teu dipikanyaho anjeun parantos ngalalaworakeun sapertos kitu, parangkat lunak transkripsi bakal ngamungkinkeun anjeun nyekel inpormasi anu diungkabkeun. Pangatur menit rapat anjeun, kumaha oge, bakal butuh sababaraha waktos.
- Henteu lengket kana waktos sareng eusi nalika nyandak menit rapat
Nalika anjeun parantos nyetél agenda pikeun rapat, anjeun kedah nuturkeunana. Adhering kana waktos sareng topik dina agenda peryogi disiplin. Naon deui, éta ngagaduhan peran anu penting: ngajaga rapat tina ngarobih janten obrolan anu teu aya gunana sareng henteu aya gunana.
Naon anu lumangsung dina menit rapat perusahaan upami anjeun ngalalaworakeun tetep rapat dina watesna? Éta janten éksténsif teuing sareng strukturna kirang, sareng, sasuai, teu tiasa dianggo pikeun rujukan atanapi dianggap tiasa dipercaya. Henteu paduli naha anggota anu tanggung jawab pikeun rapat rapat gaduh kamampuan anu ageung pikeun difokuskeun, anjeun moal tiasa manjangkeun kapasitasna pikeun konsentrasi salamina.
Solusi: Dina kaayaan ieu, pasamoan kapamilikan téh tamba pangalusna. Nunjuk hiji jalma pikeun ngawas sambungan. Naon deui, pastikeun yén sadayana taat kana aturan anu tos ditetepkeun sareng agenda rapat. Waktosna mangrupikeun faktor penentu rapat, janten ulah ngantepkeunana tanpa dijaga.
- Henteu gaduh format notulen rapat anu disatujuan
Tanpa format anu tos ditetepkeun, menit rapat perusahaan tiasa janten teu tiasa dibaca atanapi teu tiasa diaksés. Upami anjeun henteu satuju kana format file, mitra anjeun anu teu gaduh parangkat lunak pikeun maca jinis file ieu panginten henteu tiasa ngaksés éta.
Menit rapat dimaksudkeun pikeun sayogi pikeun anjeun dina sakedap, dina waktos naon waé anu anjeun peryogikeun pikeun rujukan. Dina kaayaan kritis, anjeun langkung milih henteu miceunan waktos anu berharga pikeun ngarobih dokumén kana format anu tiasa dibaca.
Éta ogé penting pikeun netepkeun arsip pikeun rapat dokumén menit. Repositori awan tiasa diaksés tina sababaraha alat sareng éta mangrupikeun kaputusan anu paling idéal pikeun nyimpen transkrip menit rapat perusahaan.
Solusi: Gglot otomatis ngarobah rekaman kana format file .doc atanapi .txt. Salian ti éta, éta ngadukung kalolobaan format audio sareng pidéo populér: MP3, M4A, WAV.
Parangkat lunak transkripsi ogé bakal unggah file menit rapat anjeun ka méga. Ieu bakal ngaleungitkeun sagala masalah aksés.
- Henteu nengetan detil nalika ngarékam menit rapat
Teu aya anu resep menit rapat anu rinci teuing. Sagala hal dianggap, aranjeunna dimaksudkeun pikeun rujukan gancang sarta halah méré pengarahan pondok tina informasi disilihtukeurkeun.
Henteu fokus kana subtleties, teras deui, tiasa nyababkeun sababaraha panilitian anu parah. Salaku tambahan, éta tiasa nyababkeun masalah anu parah nalika anjeun peryogi pisan pikeun verifikasi atanapi bukti anu didukung.
Éta fokus kana téma sareng subtleties anu paling penting anu ngajantenkeun menit rapat janten alat anu mangpaat. Anu paling penting, hubungan éta kedah ngeunteung kana masalah pusat sareng kaputusan anu disatujukeun ku pamilon rapat.
Menit henteu kedah sono naon waé anu penting: contona, nalika dewan milih kaputusan, menit kedah gaduh catetan anu rinci ngeunaan saha anu milih naon.
Solusi: Putuskeun template menit rapat perusahaan. Éta bakal ngabantosan anjeun nunjukkeun jinis ngumpul, waktos, anggota, hal-hal dina agenda, rundown kaputusan konci, sareng sinopsis rapat. Citakan ieu kedah ngabantosan anjeun ngahindarkeun kasalahan anu ageung sareng tetep dipuseurkeun, fokus sareng efektif.
Anu paling penting: nyiapkeun sateuacanna sareng ngadamel recap rapat dewan
Nyokot menit rapat merlukeun fokus pinuh anjeun. Penting pikeun misahkeun unggal topik masing-masing sareng ngartikeun naon anu penting sareng anu teu penting. Éta mangrupikeun kagiatan anu sesah anu peryogi pangalaman sareng prakték anu relevan. Teu jadi gampang nyekel sagala kaputusan nu dewan dijieun salila rapat lajeng ngarekam atawa nulis aranjeunna handap.
Recap rapat penting pisan. Anjeun kedah ngadamel cek-out leutik sareng patarosan anu badé nyimpulkeun sadayana anu diomongkeun.
Kabeneran, parangkat lunak transkripsi ayeuna nyayogikeun anjeun alat-alat pikeun sacara efektif nyandak menit rapat perusahaan. Ogé, éta ngabantosan miceun karya manual anu gancang. Contona, fitur idéntifikasi spiker pinter Ggglot otomatis ngidentipikasi unggal spiker. Ieu mangrupikeun fitur anu mangpaat nalika nyandak menit rapat. Gglot ogé otomatis ngarobih rékaman sora kana téks. Kalayan alat sapertos Gglot, anjeun tiasa nyéépkeun waktos sareng fokus kana hal anu langkung penting.
Émut tip ieu sareng ngajantenkeun menit rapat perusahaan anjeun langkung narik.