የተለመዱ የድርጅት ስብሰባ ደቂቃዎች ስህተቶች
በጣም የተለመዱ የድርጅት ስብሰባዎች ደቂቃዎች ስህተቶች
የስብሰባ ደቂቃዎች አጭር መግቢያ
የስብሰባ ደቂቃዎች በመሠረቱ የስብሰባው ቁልፍ የትኩረት መግለጫዎች እና በስብሰባ ውስጥ ምን እንደነበሩ የሚያሳዩ ዘገባዎች ናቸው። እነሱ በተለምዶ የስብሰባውን ክስተቶች ይገልጻሉ እና የተሰብሳቢዎችን ዝርዝር ፣ በተሳታፊዎች የተወያዩባቸውን ጉዳዮች መግለጫ እና ለጉዳዮቹ ተዛማጅ ምላሾችን ወይም ውሳኔዎችን ሊያካትቱ ይችላሉ። አንዳንድ ምሁራን እንደሚሉት፣ “ደቂቃዎች” ከላቲን ሐረግ minuta scriptura (በትክክል “ትንሽ ጽሑፍ”) ትርጉሙም “ጨካኝ ማስታወሻዎች” ማለት ነው።
በቀድሞው የአናሎግ ቀናት ውስጥ ቃለ ጉባኤው በአብዛኛው የሚፈጠረው በታይፒስት ወይም የፍርድ ቤት ዘጋቢ ሲሆን ብዙ ጊዜ አጭር ማስታወሻዎችን ተጠቅሞ ቃለ ጉባኤውን አዘጋጅቶ ለተሳታፊዎች ይሰጣል። ዛሬ ስብሰባው በድምጽ ሊቀረጽ፣ ቪዲዮ ሊቀረጽ ወይም የቡድን የተሾመ ወይም መደበኛ ባልሆነ መንገድ የተመደበው ጸሐፊ ማስታወሻ ሊይዝ ይችላል፣ ከደቂቃዎች በኋላ ተዘጋጅቷል። ብዙ የመንግስት ኤጀንሲዎች ሁሉንም ደቂቃዎች ለመቅዳት እና በቅጽበት ለማዘጋጀት ደቂቃዎችን የሚቀዳ ሶፍትዌር ይጠቀማሉ።
ቃለ ጉባኤ የአንድ ድርጅት ወይም ቡድን ስብሰባ ይፋዊ የጽሑፍ መዝገብ ቢሆንም የዚያ ሂደት ዝርዝር ግልባጭ እንዳልሆኑ ልብ ሊባል ይገባል። በብዛት ጥቅም ላይ በሚውለው የፓርላሜንታዊ አሰራር መመሪያ መሰረት የሮበርትስ ህግጋት አዲስ የተሻሻለው (RONR) ቃለ ጉባኤው በዋናነት በስብሰባው ላይ የተከናወነውን ዘገባ መያዝ አለበት እንጂ በአባላቱ የተነገረውን በትክክል መያዝ የለበትም።
አጠቃላይ መመሪያዎች ቢኖሩትም በድርጅት በተቀመጡት መመዘኛዎች ላይ በመመስረት የደቂቃዎቹ ፎርማት ሊለያይ ይችላል። የሮበርት የትዕዛዝ ደንቦች ናሙና ደቂቃዎች ስብስብ ይዟል።
በአጠቃላይ ቃለ ጉባኤ የሚጀመረው ስብሰባውን በሚያካሂደው አካል ስም (ለምሳሌ ቦርድ) ሲሆን እንዲሁም ቦታ፣ ቀን፣ የተሰበሰቡ ሰዎች ስም ዝርዝር እና ሊቀመንበሩ ትእዛዝ ለመስጠት የጠራበትን ጊዜ ሊያካትት ይችላል።
እንደ የኮርፖሬት የዳይሬክተሮች ቦርድ ያሉ የተወሰኑ ቡድኖች ቃለ-ጉባኤዎች በፋይል ላይ መቀመጥ አለባቸው እና አስፈላጊ ህጋዊ ሰነዶች ናቸው። የቦርድ ስብሰባዎች ደቂቃዎች በተመሳሳይ ድርጅት ውስጥ ካሉ አጠቃላይ የአባልነት ስብሰባዎች ቃለ-ጉባኤዎች ተለይተው ይቀመጣሉ። እንዲሁም፣ የስራ አስፈፃሚ ክፍለ ጊዜዎች ደቂቃዎች ተለይተው ሊቀመጡ ይችላሉ።
ለምን ስብሰባ ደቂቃዎችን መውሰድ አለብዎት?
የስብሰባ ደቂቃዎችን ለምን መመዝገብ ያስፈልግዎታል? በድርጅት ስብሰባ ላይ ደቂቃዎችን እንዴት መውሰድ እንደሚቻል? በድርጅታዊ ስብሰባ ላይ ለታሪካዊ ማጣቀሻ ደቂቃዎችን ወስደህ ለጠፉ ሰዎች ወቅታዊ መረጃ ለመስጠት እና በኋላ ላይ እንደ ማረጋገጫ ወይም ማረጋገጫ ሊያገለግል የሚችል ትክክለኛ መግለጫ ለመስጠት ትፈልጋለህ።
ዛሬ የኮሮና ቫይረስ ወረርሽኝ ድርጅቶችን ወደ ሩቅ ስራ እንዲቀይሩ እያደረገ ነው። የኮርፖሬት ስብሰባ ቃለ ጉባኤን የመቅዳት ሂደት ድርጅቶቹ ተለዋዋጭ እና ጠንካራ ሆነው እንዲቀጥሉ ይረዳል። በኳራንታይን ሁኔታዎች ውስጥ ጠቃሚ እና በፍጥነት የሚለዋወጡ ሁኔታዎችን ለመቋቋም ይረዳል።
እስቲ የሚከተለውን ሁኔታ በዓይነ ሕሊናህ ተመልከት: ከሕግ ባለሙያ ጋር አስፈላጊ ስብሰባ እያደረግክ ነው, እና ለተጨማሪ ማጣቀሻ የተወያየሃቸውን እያንዳንዱን ነጥቦች ዝርዝር መዝግቦ መያዝ ያስፈልግህ ይሆናል.
በስምምነትዎ ውስጥ አስጨናቂ ጉዳዮች ካጋጠሙዎት፣ ያ ንግድዎን ወይም የግል ጉዳዮችዎን በእጅጉ ሊነካ ይችላል። ለዚህም ነው ሁሉንም ነገር መከታተል በጣም አስፈላጊ የሆነው.
በሙያዊ የስራ ቦታ ውጤታማ የስብሰባ ደቂቃዎች በጣም አስፈላጊ ናቸው. ለምን? ምክንያቱም ስውር ነገሮችን የማስታወስ ችሎታችን በመደበኛነት የተገደበ ነው። ክትትል የተሳሳቱ እርምጃዎችን እና የተሳሳቱ የንግድ ምርጫዎችን ሊጠይቅ ይችላል። ለዚህም ነው የኮርፖሬት ስብሰባ ቃለ ጉባኤን መውሰድ ጥሩ የማተኮር ችሎታ እና ለዝርዝር መረጃ አስገራሚ ጆሮ የሚፈልግ። ይህ ተግባር ብዙውን ጊዜ ለታመነ ፀሐፊ ወይም ለግል ረዳት ይተላለፋል። ሆኖም፣ የስብሰባ ደቂቃዎችን በሚወስዱበት ጊዜ ስህተት መሥራት በጣም ቀላል ነው።
በዚህ ጽሑፍ ውስጥ የስብሰባ ደቂቃዎችን በሚወስዱበት ጊዜ ስለሚከሰቱ በጣም የታወቁ መንሸራተቻዎች እና እነሱን ለማስወገድ ሊረዱዎት ስለሚችሉ ዝግጅቶች እንነጋገራለን ።
ለማስወገድ የድርጅት ስብሰባ ደቂቃዎች ስህተቶች
ግልጽነት እና ቀጥተኛነትን ለማረጋገጥ የዩኤስ ህግ የድርጅት ቦርድ ስብሰባዎች የተወሰነ አሰራር እንዲከተሉ ይጠይቃል። የኮርፖሬት የዳይሬክተሮች ቦርድ የስብሰባ ደቂቃዎችን ወስደው በሠራተኞች መካከል ማከፋፈል አለባቸው።
የድርጅት ስብሰባ ደቂቃዎችን መውሰዱ በተጨማሪ አባላት በተሻለ ጥቅም እየሰሩ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ይረዳል። እንደዚሁም፣ ንግዱን በመሠረታዊ ደረጃ ለመረዳት ይረዳል፣ እና ለታክስ፣ ተጠያቂነት እና ታማኝ ዓላማዎች። ትክክለኛው የአሰራር ዘዴ ከሌለ ግን በአጠቃላይ ስብሰባዎች በጣም ረጅም እና አድካሚ ይሆናሉ. ብዙ ተሳታፊዎች ስብሰባዎችን እንደ ከንቱ ልምምድ አድርገው መቁጠር ሲጀምሩ፣ በተሳሳተ መንገድ ላይ እንደሆኑ ያውቃሉ።
በሰፊው የሚታወቁት ስህተቶች የሚከተሉት ናቸው።
- የስብሰባውን አጀንዳ አለማዘጋጀት ነው።
አጀንዳ የአንድ የተወሰነ ስብሰባ መዋቅር ያዘጋጃል። ስለ ተናጋሪዎች ዝርዝር እና ለእያንዳንዱ ጭብጥ የሚያሰራጩበትን ጊዜ የሚናገሩት የጭብጦች ንድፍ ነው። የቦርድ ስብሰባ አጀንዳ የሚከተለውን ሊመስል ይችላል።
1. Q1 የፋይናንስ ሪፖርት (ዋና የፋይናንስ ኦፊሰር፣ 15 ደቂቃ)
2. አዲስ የመረጃ ደህንነት ስርዓት (CTO፣ 15 ደቂቃ) መተግበር
3. ለመጪው የምርት ማስጀመሪያ ጋዜጣዊ መግለጫ መዘጋጀት (የፕሬስ ሴክሬታሪ፣ 20 ደቂቃ)
በግልጽ የተቀመጠ አጀንዳ የመቁረጫ ነጥቦችን እና ገደቦችን በመግለጽ ለስብሰባው ተሳታፊዎች መመሪያ ይሰጣል። የሳምንት ከሳምንት መደበኛ ስብሰባ ምንም ይሁን ምን አባላት ነጥቡ ላይ እንዲቆዩ እና አእምሮአቸውን (እና ንግግራቸውን) ከመጥፎ ነገር እንዲጠብቁ ያበረታታል።
ለስኬታማ የድርጅት ስብሰባ ቃለ-ጉባኤዎች አጀንዳ አለመኖር ትልቅ እንቅፋት ነው። የስብሰባ ደቂቃዎችን መውሰድ ጥንቃቄ የተሞላበት ዝግጅት ይጠይቃል። ግልጽ አጀንዳ ከሌለ ለደቂቃዎች ተጠያቂ የሆነው ግለሰብ ምን ላይ ማተኮር እንዳለበት ጭጋጋማ ሀሳብ የለውም። መፍትሄ፡- ሁልጊዜ ከስብሰባው በፊት አጀንዳ አዘጋጅ። ባልታወቁ ምክንያቶች እንደዚያ ማድረግን ችላ ካልዎት፣ የጽሑፍ ቅጂ ሶፍትዌር የተገለጸውን መረጃ ለማግኘት ያስችልዎታል። የስብሰባ ደቂቃዎችዎን ማደራጀት ግን የተወሰነ ጊዜ ይወስዳል።
- የስብሰባ ደቂቃዎችን በሚወስዱበት ጊዜ በጊዜ እና ይዘት ላይ አለመጣበቅ
ለስብሰባው አጀንዳ ስታዘጋጅ እሱን መከተል አለብህ። ጊዜን እና በአጀንዳው ላይ ያሉትን ርዕሶች ማክበር ተግሣጽ ይጠይቃል። ከዚህም በላይ ጠቃሚ ሚና ይጫወታል፡ ስብሰባዎች ወደ እርባና ትርጉም የለሽ ቺት-ቻት እንዳይለወጡ ማድረግ።
ስብሰባው በገደቡ ውስጥ እንዲቆይ ማድረግን ችላ ካልዎት የድርጅት ስብሰባ ቃለ-ጉባኤው ላይ ምን ያጋጥመዋል? በጣም ሰፊ እና መዋቅር ይጎድላቸዋል፣ እና በዚህ መሰረት፣ ለማጣቀሻነት ጥቅም ላይ ሊውሉ ወይም እንደ አስተማማኝ ሊቆጠሩ አይችሉም። ለስብሰባ ቃለ ጉባኤ ኃላፊነት ያለው አባል የማተኮር ትልቅ አቅም ቢኖረውም፣ በቋሚነት የማተኮር አቅማቸውን ማራዘም አይችሉም።
መፍትሄ፡ በዚህ ሁኔታ ውስጥ የባለቤትነት መብትን ማሟላት ከሁሉ የተሻለው ፈውስ ነው። ግንኙነቱን የሚቆጣጠር ሰው ይሾሙ። ከዚህም በላይ ሁሉም ሰው አስቀድሞ የተቋቋሙትን ደንቦች እና የስብሰባ አጀንዳዎችን መያዙን ያረጋግጡ። የስብሰባ ወሳኙ ጊዜ ነው፣ ስለዚህ ያለ ክትትል አይተዉት።
- ምንም የተስማሙ የስብሰባ ቃለ ጉባኤዎች ፎርማት የሌላቸው
ያለቅድመ-የተመሰረተ ቅርጸት፣የድርጅት ስብሰባ ቃለ ጉባኤ የማይነበብ ወይም የማይደረስ ሊሆን ይችላል። በፋይል ቅርጸት ካልተስማሙ፣ እነዚህን የፋይል አይነቶች ለማንበብ ሶፍትዌሩ የሌላቸው አጋሮችዎ ሊደርሱበት አይችሉም።
የስብሰባ ደቂቃዎች ለማጣቀሻ በሚፈልጉበት በማንኛውም ጊዜ በሰከንድ ውስጥ ለእርስዎ እንዲገኙ የታሰቡ ናቸው። በአስቸጋሪ ሁኔታ ውስጥ ሰነዶችን ወደ ተነባቢ ቅርጸቶች በመቀየር ጠቃሚ ጊዜን ላለማባከን ይመርጣሉ.
እንዲሁም የስብሰባ ሰነዶችን ለማግኘት በማህደር ውስጥ ማስቀመጥ በጣም አስፈላጊ ነው። የክላውድ ማከማቻ ከበርካታ መሳሪያዎች ሊደረስበት ይችላል እና በመደበኛነት የድርጅት ስብሰባ ደቂቃዎች ቅጂዎችን ለማከማቸት በጣም ጥሩው ውሳኔ ነው።
መፍትሄ፡ Gglot ቅጂዎችን ወደ .doc ወይም .txt የፋይል ቅርጸቶች በራስ ሰር ይቀይራል። በዛ ላይ፣ አብዛኞቹን ተወዳጅ የድምጽ እና የቪዲዮ ቅርጸቶችን ይደግፋል፡ MP3፣ M4A፣ WAV።
የሶፍትዌር ቅጂ የስብሰባ ደቂቃዎች ፋይሎችዎን ወደ ደመና ይሰቅላል። ይህ ሁሉንም የተደራሽነት ችግሮች ያስወግዳል።
- የስብሰባ ደቂቃዎችን በሚመዘግቡበት ጊዜ ለዝርዝር ትኩረት አለመስጠት
ከመጠን በላይ ዝርዝር የሆኑ የስብሰባ ደቂቃዎችን ማንም አይወድም። ሁሉም ነገሮች ከግምት ውስጥ ሲገቡ፣ ለፈጣን ማጣቀሻ የታሰቡ ናቸው እና የተለዋወጡትን መረጃዎች አጭር አጭር መግለጫ መስጠት አለባቸው።
ስውር በሆኑ ነገሮች ላይ አለማተኮር፣ እንደገና፣ አንዳንድ ከባድ ክትትልዎችን ሊያመጣ ይችላል። በተጨማሪም፣ በጥሩ ሁኔታ የተደገፈ ማረጋገጫ ወይም ማረጋገጫ በሚፈልጉበት ጊዜ ከባድ ችግር ሊፈጥር ይችላል።
የመሰብሰቢያ ደቂቃዎችን ጠቃሚ መሣሪያ የሚያደርገው በጣም ጉልህ በሆኑ ጭብጦች እና ረቂቅ ነገሮች ላይ ማተኮር ነው። ከሁሉም በላይ፣ እነዚያ ግንኙነቶች ማዕከላዊ ጉዳዮችን እና የስብሰባው ተሳታፊዎች የተስማሙባቸውን ውሳኔዎች የሚያንፀባርቅ መሆን አለበት።
ቃለ ጉባኤው ምንም መሠረታዊ ነገር ሊያመልጥ አይገባም፡ ለምሳሌ፡ ቦርዱ ውሳኔ ላይ ድምጽ ሲሰጥ፡ ቃለ ጉባኤው ማን ምን እንደ መረጠ የሚገልጽ ማስታወሻ መያዝ አለበት።
መፍትሄ፡ የድርጅት ስብሰባ ቃለ ጉባኤን አብነት ይወስኑ። የመሰብሰቢያውን አይነት፣ ጊዜን፣ አባላትን፣ አጀንዳዎችን፣ የወሳኝ ውሳኔዎችን ዝርዝር እና የስብሰባውን ማጠቃለያ ለማሳየት ይረዳዎታል። ይህ አብነት ትላልቅ ስህተቶችን በማስወገድ እና ማእከል፣ ትኩረት እና ውጤታማ ሆኖ እንዲቀጥል ሊረዳዎት ይገባል።
በጣም አስፈላጊው ነገር: አስቀድመው ያዘጋጁ እና የቦርድ ስብሰባን እንደገና ይሳሉ
የስብሰባ ደቂቃዎችን መውሰድ ሙሉ ትኩረትዎን ይጠይቃል። እያንዳንዱን ርዕስ ለየብቻ መለየት እና አስፈላጊ የሆነውን እና የማይረባውን መግለፅ አስፈላጊ ነው. አግባብነት ያለው ልምድ እና ልምምድ የሚፈልግ ከባድ እንቅስቃሴ ነው. ቦርዱ በስብሰባ ጊዜ ያሳለፋቸውን ውሳኔዎች ሁሉ ለመያዝ እና ከዚያም ለመመዝገብ ወይም ለመጻፍ ቀላል አይደለም.
የስብሰባውን እንደገና ማጠቃለል እጅግ በጣም ጠቃሚ ነው. የተናገረውን ሁሉ ለማጠቃለል ከሚያስፈልጉ ጥያቄዎች ጋር ትንሽ ቼክ ማድረግ አለብዎት።
እንደ እድል ሆኖ፣ የዛሬው የጽሑፍ ቅጂ ሶፍትዌር የኮርፖሬት ስብሰባ ደቂቃዎችን በብቃት ለመውሰድ የሚረዱ መሳሪያዎችን ይሰጥዎታል። እንዲሁም ፈጣን የእጅ ሥራን ለማስወገድ ይረዳል. ለምሳሌ፣ የGgglot ስማርት ስፒከር መለያ ባህሪ እያንዳንዱን ድምጽ ማጉያ በራስ-ሰር ይለያል። የስብሰባ ደቂቃዎችን ሲወስዱ ይህ በጣም ጠቃሚ ባህሪ ነው። Gglot እንዲሁ የድምፅ ቅጂዎችን በራስ-ሰር ወደ ጽሑፍ ይለውጣል። እንደ Gglot ባሉ መሳሪያዎች ጊዜ መቆጠብ እና በጣም አስፈላጊ በሆኑ ነገሮች ላይ ማተኮር ይችላሉ።
እነዚህን ምክሮች አስታውሱ እና የድርጅት ስብሰባ ደቂቃዎችን የበለጠ አሳማኝ ያድርጉት።