Типові помилки протоколів корпоративних зустрічей
Найбільш поширені помилки в протоколах корпоративних зустрічей
Короткий вступ до протоколу засідання
Протокол наради, в основному, є хронікою ключових питань зустрічі та записом того, що відбувалося на нараді. Зазвичай вони описують події зустрічі і можуть включати список учасників, виклад питань, які обговорювали учасники, а також відповідні відповіді чи рішення щодо проблем. На думку деяких вчених, «хвилини», можливо, походять від латинського словосполучення minuta scriptura (буквально «дрібне письмо»), що означає «грубі нотатки».
У старі аналогічні часи протоколи зазвичай створювалися під час наради друкаркою або судовим репортером, які часто використовували стенографію, а потім готували протокол і потім видавали його учасникам. Сьогодні зустріч можна записувати аудіо, відео, або призначений або неофіційно призначений секретар групи може робити нотатки, а протокол готується пізніше. Багато державних установ використовують програмне забезпечення для запису протоколів для запису та підготовки всіх протоколів у режимі реального часу.
Важливо зазначити, що протоколи є офіційним письмовим записом засідань організації чи групи, але вони не є детальними стенограмами цих засідань. Відповідно до найбільш широко використовуваного посібника з парламентської процедури під назвою «Новий переглянутий регламент Роберта» (RONR), протокол повинен містити в основному запис того, що було зроблено на засіданні, а не те, що було сказано членами.
Формат протоколу може змінюватися в залежності від стандартів, встановлених організацією, хоча існують загальні рекомендації. «Правила порядку» Роберта містить зразок протоколів.
Як правило, протокол починається з назви органу, який проводить засідання (наприклад, ради), а також може включати місце, дату, список присутніх та час, коли головуючий скликав засідання для порядку.
Протоколи певних груп, таких як корпоративна рада директорів, мають зберігатися в архіві та є важливими юридичними документами. Протоколи засідань правління ведуться окремо від протоколів загальних зборів членів однієї організації. Також протоколи виконавчих засідань можуть вестися окремо.
Чому потрібно вести протокол засідання?
З якої причини вам потрібно записувати протокол наради? Як вести протокол на корпоративній зустрічі? Ви б хотіли взяти протокол на корпоративній зустрічі для історичної довідки, повідомити про людей, які зникли безвісти, і дати точний опис розкритої інформації, яку згодом можна використовувати як підтвердження або доказ.
Сьогодні спалах коронавірусу змушує організації перейти на віддалену роботу. Процес запису протоколів корпоративних зустрічей допомагає організаціям залишатися адаптивними та сильними. Він корисний в умовах карантину та допомагає швидко мінити умови.
Уявіть собі таку ситуацію: у вас важлива зустріч з юристом, і вам, можливо, доведеться вести детальний запис кожного питання, яке ви обговорювали, для додаткової довідки.
Якщо у вашій угоді є проблемні питання, це може суттєво вплинути на ваші ділові чи особисті питання. Ось чому дуже важливо стежити за всім.
На професійному робочому місці ефективні протоколи зустрічей дуже важливі. Чому? Тому що наша здатність пригадувати тонкощі зазвичай обмежена. Огляди можуть спонукати до помилкових кроків і неправильного вибору бізнесу. Ось чому ведення протоколу корпоративних зустрічей вимагає хорошої зосередженості та вражаючого слуху до деталей. Зазвичай цей обов’язок покладається на довіреного секретаря або особистого помічника. Однак під час запису протоколу наради дуже легко зробити помилку.
У цій статті ми розповімо про найбільш відомі помилки, які трапляються під час запису протоколу зустрічі, та про заходи, які можуть допомогти вам уникнути їх.
Уникати помилок у протоколі корпоративних зустрічей
Щоб гарантувати прозорість і прямолінійність, законодавство США вимагає, щоб засідання правління корпорації проходили за певною процедурою. Корпоративним радам необхідно вести протоколи засідань, а потім розповсюджувати їх серед робітників.
Протокол корпоративних зборів додатково допомагає членам довести, що вони діють у найкращих інтересах. Аналогічно, це допомагає зрозуміти бізнес на базовому рівні, а також для цілей оподаткування, відповідальності та фідуціарної діяльності. Однак без правильної методології зустрічі загалом стануть занадто довгими та виснажливими. У той момент, коли більшість учасників починає розглядати зустрічі як марну вправу, ви розумієте, що на неправильному шляху.
Найпоширеніші помилки:
- Не встановлює порядок денний засідання
Порядок денний встановлює структуру конкретного засідання. Це діаграма тем, про які ви будете говорити разом із викладом спікерів і часом, який ви розподілите для кожної теми. Порядок денний засідання ради може мати такий вигляд:
1. Фінансовий звіт за 1 квартал (фінансовий директор, 15 хвилин)
2. Впровадження нової системи захисту даних (технічний директор, 15 хв.)
3. Підготовка до майбутньої прес-конференції з презентації продукту (прес-секретар, 20 хвилин)
Чітко визначений порядок денний надає рекомендації учасникам зустрічі, визначаючи граничні точки та межі. Незалежно від того, чи є це звичайні збори щотижня, вони заохочують членів дотримуватись суті й утримувати їхні мізки (і мова) від меандрів.
Для успішних протоколів корпоративних зустрічей відсутність порядку денного є величезною перешкодою. Протокол наради вимагає ретельної організації. Без чіткого порядку денного особа, відповідальна за запис протоколів, не має навіть туманного уявлення, на чому зосередитися. Рішення: Завжди встановлюйте порядок денний перед зборами. Якщо з невідомих причин ви не зважали на це, програмне забезпечення для транскрипції дозволить вам зловити інформацію, яка була розкрита. Проте організація протоколу зустрічі займе деякий час.
- Не дотримуючись часу та змісту під час ведення протоколу зустрічі
Коли ви сформулювали порядок денний зустрічі, ви повинні дотримуватися його. Дотримання часу та тем порядку денного вимагає дисципліни. Більше того, він виконує важливу роль: запобігає перетворенню зустрічей у марні та безглузді балачки.
Що трапиться з протоколом корпоративних зборів, якщо ви не дбаєте про те, щоб зустріч не входила до її меж? Вони стають занадто об'ємними і позбавленими структури, і, відповідно, не можуть бути використані для довідки або вважатися надійними. Незалежно від того, чи має член, відповідальний за протоколи зборів, величезні можливості для зосередження, ви не можете розширювати його здатність постійно концентруватися.
Рішення: у цій ситуації найкраще лікувати зустріч. Призначте особу, яка буде контролювати з’єднання. Більше того, переконайтеся, що всі дотримуються заздалегідь встановлених правил і порядку денного зборів. Час є вирішальним фактором зустрічі, тому не залишайте її без уваги.
- Немає узгодженого формату протоколу зустрічей
Без заздалегідь встановленого формату протоколи корпоративних зустрічей можуть стати нечитабельними або недоступними. Якщо ви не згодні щодо формату файлу, ваші партнери, які не мають програмного забезпечення для читання файлів цих типів, можуть не мати до нього доступу.
Протоколи наради мають бути доступні вам за частку секунди, у будь-який момент, коли вони потрібні для довідки. У критичній ситуації ви віддаєте перевагу не витрачати дорогоцінний час на перетворення документів у формати для читання.
Також важливо зупинитися на архіві документів протоколів засідання. До хмарного сховища можна отримати доступ із багатьох пристроїв, і це завжди найкраще рішення для зберігання стенограм протоколів корпоративних зустрічей.
Рішення: Gglot автоматично перетворює записи у формати файлів .doc або .txt. Крім того, він підтримує більшість популярних аудіо- та відеоформатів: MP3, M4A, WAV.
Програмне забезпечення для транскрипції також завантажить ваші файли протоколів зустрічі в хмару. Це усуне всі проблеми з доступністю.
- Не звертаючи уваги на деталі під час запису протоколів зустрічей
Ніхто не любить надмірно детальні протоколи зустрічей. Враховуючи всі обставини, вони призначені для швидкого ознайомлення та повинні давати короткий брифінг обміну інформацією.
Знову ж таки, не зосереджуючись на тонкощах, це може призвести до серйозних помилок. Крім того, це може спричинити серйозні проблеми, коли ви відчайдушно потребуєте підтвердженої перевірки чи доказів.
Саме зосередженість на найважливіших темах і тонкощах робить протоколи наради таким корисним інструментом. Найголовніше, ці зв’язки мають відображати центральні питання та рішення, з якими погоджувалися учасники зустрічі.
У протоколі не повинно бути пропущено нічого принципового: наприклад, коли рада голосує за рішення, протокол повинен мати примітку з детальною інформацією, хто за що голосував.
Рішення: виберіть шаблон протоколу корпоративної зустрічі. Він допоможе вам показати тип зборів, час, членів, питання порядку денного, виклад ключових рішень та конспект зустрічі. Цей шаблон повинен допомогти вам уникнути великих помилок і залишатися зосередженими, зосередженими та ефективними.
Найголовніше: підготуватися заздалегідь і зробити підсумок засідання ради
Протокол наради вимагає вашої повної зосередженості. Необхідно розділяти кожну тему окремо та визначити, що важливо, а що несуттєве. Це важка діяльність, яка вимагає відповідного досвіду та практики. Не так просто вловити всі рішення, які прийняла рада під час засідання, а потім записати або записати їх.
Підсумок зустрічі є надзвичайно важливим. Вам слід зробити невелику перевірку з питаннями, які будуть підсумовувати все, що було сказано.
На щастя, сучасне програмне забезпечення для транскрипції надає вам набори інструментів для ефективного ведення протоколів корпоративних зустрічей. Крім того, це допомагає утилізувати вибагливу ручну роботу. Наприклад, функція інтелектуальної ідентифікації динаміків Ggglot автоматично ідентифікує кожного динаміка. Це дуже корисна функція під час протоколювання нарад. Gglot також автоматично перетворює звукові записи в текст. За допомогою таких інструментів, як Gglot, ви можете звільнити час і зосередитися на важливіших речах.
Запам’ятайте ці поради і зробіть протоколи корпоративних зустрічей більш привабливими.