Ortak Kurumsal Toplantılar Tutanak Hataları
En Yaygın Kurumsal toplantı tutanağı hataları
Toplantı tutanaklarına kısa bir giriş
Toplantı tutanakları temelde toplantının ana odak noktalarının bir kronolojisi ve bir toplantıda neler olup bittiğinin bir kaydıdır. Genellikle toplantının olaylarını açıklar ve katılımcıların bir listesini, katılımcılar tarafından tartışılan konuların bir açıklamasını ve konularla ilgili yanıtları veya kararları içerebilir. Bazı bilim adamlarına göre, "dakika" muhtemelen "kaba notlar" anlamına gelen Latince minuta scriptura (kelimenin tam anlamıyla "küçük yazı") ifadesinden türemiştir.
Eski analog günlerde, tutanaklar genellikle toplantı sırasında bir daktilo ya da mahkeme muhabiri tarafından oluşturulur ve genellikle steno notasyonu kullanır ve ardından tutanakları hazırlayıp daha sonra katılımcılara verirdi. Bugün, toplantı ses kaydı, video kaydı olabilir veya bir grubun atanmış veya gayri resmi olarak atanan sekreteri daha sonra hazırlanan tutanaklarla not alabilir. Birçok devlet kurumu, tüm dakikaları gerçek zamanlı olarak kaydetmek ve hazırlamak için dakika kayıt yazılımı kullanır.
Tutanakların, bir organizasyonun veya grubun toplantılarının resmi yazılı kayıtları olduğunu, ancak bu işlemlerin ayrıntılı dökümleri olmadığını unutmamak önemlidir. Robert'in Yeni Revize Edilen Düzen Kuralları (RONR) adlı parlamento usulünün en yaygın olarak kullanılan el kitabına göre, tutanaklar, üyeler tarafından tam olarak ne söylendiğini değil, esas olarak toplantıda yapılanların bir kaydını içermelidir.
Tutanakların formatı, genel yönergeler olmasına rağmen, bir kuruluş tarafından belirlenen standartlara bağlı olarak değişebilir. Robert'ın Düzen Kuralları örnek bir dakika kümesi içerir.
Genel olarak, tutanaklar, toplantıyı düzenleyen organın adıyla başlar (örneğin, bir yönetim kurulu) ve ayrıca yer, tarih, hazır bulunan kişilerin listesi ve başkanın toplantıyı düzenlemek için çağırdığı zamanı da içerebilir.
Kurumsal yönetim kurulu gibi belirli grupların tutanakları dosyada tutulmalıdır ve önemli yasal belgelerdir. Yönetim kurulu toplantı tutanakları, aynı teşkilat içinde genel üyelik toplantı tutanaklarından ayrı tutulur. Ayrıca icra toplantılarının tutanakları ayrı tutulabilir.
Neden toplantı tutanağı almalısınız?
Toplantı tutanaklarını hangi nedenle kaydetmeniz gerekir? Kurumsal bir toplantıda tutanak nasıl tutulur? Geçmişe atıfta bulunmak için kurumsal bir toplantıda tutanak tutmak, kayıp olan kişilere bir güncelleme vermek ve ifşa edilen bilgilerin daha sonra bir onay veya kanıt olarak kullanılabilecek kesin bir tanımını vermek istersiniz.
Bugün, koronavirüs salgını, kuruluşların uzaktan çalışmaya geçmesini sağlıyor. Kurumsal toplantı tutanaklarının kaydedilmesi süreci, kuruluşların uyumlu ve güçlü kalmasına yardımcı olur. Karantina koşullarında yararlıdır ve hızla değişen koşullarla yüzleşmeye yardımcı olur.
Şu durumu hayal edin: Bir avukatla önemli bir toplantı yapıyorsunuz ve ek referans için tartıştığınız her noktanın ayrıntılı bir kaydını tutmanız gerekebilir.
Sözleşmenizde sorunlu konular varsa, bu işinizi veya kişisel meselelerinizi önemli ölçüde etkileyebilir. Her şeyi takip etmenin çok önemli olmasının nedeni budur.
Profesyonel bir işyerinde etkili toplantı tutanakları oldukça önemlidir. Neden? Çünkü incelikleri hatırlama yeteneğimiz normalde kısıtlıdır. Gözetim, yanlış adımlara ve yanlış iş seçimlerine yol açabilir. Kurumsal toplantı tutanaklarının alınmasının iyi bir odaklanma kapasitesi ve ayrıntılar için şaşırtıcı bir kulak gerektirmesinin nedeni budur. Bu görev genellikle güvenilir bir sekretere veya kişisel bir asistana verilir. Ancak toplantı tutanaklarını alırken hata yapmak gerçekten çok kolay.
Bu yazıda, toplantı tutanaklarını alırken meydana gelen en bilinen hatalardan ve bunlardan kaçınmanıza yardımcı olabilecek düzenlemelerden bahsedeceğiz.
Kurumsal toplantı tutanağı hatalarından kaçınılması
Şeffaflığı ve açıklığı garanti etmek için, ABD mevzuatı, kurumsal yönetim kurulu toplantılarının belirli bir prosedürü izlemesini şart koşmaktadır. Kurumsal yönetim kurullarının toplantı tutanağı tutması ve daha sonra bunları işçiler arasında dağıtması gerekir.
Kurumsal toplantı tutanaklarının alınması ayrıca üyelerin çıkarlarına en uygun şekilde hareket ettiklerini kanıtlamalarına yardımcı olur. Aynı şekilde, işi temel düzeyde anlamaya ve vergi, sorumluluk ve güvene dayalı amaçlara yardımcı olur. Ancak doğru metodoloji olmadan toplantılar genel olarak çok uzun ve yorucu olacaktır. Çoğu katılımcının toplantıları boşuna bir egzersiz olarak görmeye başladığı noktada, yanlış yolda olduğunuzu bilirsiniz.
En yaygın olarak tanınan hatalar aşağıdaki gibidir:
- Toplantı için gündem oluşturmamak
Gündem, belirli bir toplantının yapısını oluşturur. Konuşmacıların listesi ve her tema için dağıtacağınız zaman ile bahsedeceğiniz temaların bir diyagramıdır. Bir yönetim kurulu toplantısı gündemi aşağıdakilere benzeyebilir:
1. 1. çeyrek mali raporu (Mali işler müdürü, 15 dakika)
2. Yeni bir veri güvenlik sisteminin uygulanması (CTO, 15 dakika)
3. Yaklaşan bir ürün lansmanı basın toplantısına hazırlanma (Basın sekreteri, 20 dakika)
Açıkça tanımlanmış bir gündem, kesme noktalarını ve sınırları tanımlayarak toplantı katılımcılarına rehberlik sağlar. Haftalık bir toplantı olup olmadığına bakılmaksızın, üyeleri konuya sadık kalmaya ve beyinlerini (ve konuşmalarını) dolambaçlı hale getirmeye teşvik eder.
Başarılı kurumsal toplantı tutanakları için gündem olmaması büyük bir engeldir. Toplantı tutanağı tutmak dikkatli bir düzenleme gerektirir. Net bir gündem olmadan, tutanakları kaydetmekle yükümlü kişi neye konsantre olacağına dair en ufak bir fikre sahip değildir. Çözüm: Her zaman toplantıdan önce bir gündem oluşturun. Bilinmeyen nedenlerden dolayı böyle yapmayı ihmal ettiyseniz, transkripsiyon yazılımı ifşa edilen bilgileri yakalamanızı sağlayacaktır. Ancak toplantı tutanaklarınızı düzenlemek biraz zaman alacaktır.
- Toplantı tutanağı tutarken zamanlamaya ve içeriğe bağlı kalmamak
Toplantı için bir gündem belirlediğinizde, onu takip etmelisiniz. Zamanlamaya ve gündemdeki konulara bağlı kalmak disiplin gerektirir. Dahası, önemli bir role hizmet eder: toplantıların gereksiz ve anlamsız sohbetlere dönüşmesini engellemek.
Toplantıyı sınırları içinde tutmayı ihmal ederseniz kurumsal toplantı tutanaklarına ne olur? Çok geniş ve yapıdan yoksun hale gelirler ve bu nedenle referans için kullanılamaz veya güvenilir olarak kabul edilemezler. Toplantı tutanaklarından sorumlu bir üyenin odaklanma konusunda muazzam kapasiteye sahip olup olmadığına bakılmaksızın, sürekli konsantre olma kapasitesini genişletemezsiniz.
Çözüm: Bu durumda, sahiplik ile tanışmak en iyi çözümdür. Bağlantıyı denetlemesi için bir kişi atayın. Dahası, herkesin önceden belirlenmiş kurallara ve toplantı gündemine uymasını sağlayın. Zamanlama, bir toplantının belirleyici faktörüdür, bu yüzden onu gözetimsiz bırakmayın.
- Mutabık kalınan toplantı tutanağı formatının olmaması
Önceden belirlenmiş bir format olmadan, kurumsal toplantı tutanakları okunamaz veya erişilemez hale gelebilir. Bir dosya biçimi üzerinde anlaşmazsanız, bu dosya türlerini okumak için yazılıma sahip olmayan ortaklarınız ona erişemeyebilir.
Toplantı tutanaklarının, başvurmak için ihtiyacınız olan her noktada, bir saniyede size sunulması amaçlanmıştır. Kritik bir durumda, belgeleri okunabilir biçimlere dönüştürmek için değerli zamanınızı boşa harcamamayı tercih edersiniz.
Toplantı tutanağı belgeleri için bir arşiv oluşturmak da aynı şekilde çok önemlidir. Bulut havuzuna çok sayıda cihazdan erişilebilir ve kurumsal toplantı tutanaklarının transkriptlerini depolamak için düzenli olarak en ideal karardır.
Çözüm: Gglot, kayıtları otomatik olarak .doc veya .txt dosya formatlarına dönüştürür. Üstelik popüler ses ve video formatlarının çoğunu destekler: MP3, M4A, WAV.
Transkripsiyon yazılımı ayrıca toplantı dakikası dosyalarınızı buluta yükleyecektir. Bu, tüm erişilebilirlik sorunlarını ortadan kaldıracaktır.
- Toplantı tutanaklarını kaydederken detaylara dikkat etmemek
Aşırı detaylı toplantı tutanaklarını kimse sevmez. Her şey düşünüldüğünde, hızlı başvuru amaçlıdırlar ve alışverişi yapılan bilgilerin kısa bir özetini vermeleri gerekir.
O zaman, inceliklere odaklanmamak, bazı ciddi göz ardı edilmelerine neden olabilir. Dahası, iyi desteklenen bir doğrulama veya kanıta umutsuzca ihtiyaç duyduğunuzda ciddi sorunlara neden olabilir.
Toplantı tutanaklarını böylesine kullanışlı bir araç haline getiren en önemli temalara ve inceliklere odaklanmaktır. En önemlisi, bu bağlantılar, toplantı katılımcılarının hemfikir olduğu ana konuları ve kararları yansıtmalıdır.
Tutanaklar temel hiçbir şeyi gözden kaçırmamalıdır: örneğin, yönetim kurulu bir kararı oyladığında, tutanakların kimin neye oy verdiğini detaylandıran bir not alması gerekir.
Çözüm: Bir kurumsal toplantı tutanağı şablonuna karar verin. Toplanma türünü, zamanlamayı, üyeleri, gündemdeki şeyleri, önemli kararların özetini ve toplantının özetini göstermenize yardımcı olacaktır. Bu şablon, büyük hatalardan kaçınmanıza ve odaklanmış, odaklanmış ve etkili kalmanıza yardımcı olacaktır.
En önemlisi: önceden hazırlanın ve bir yönetim kurulu toplantısı özeti yapın
Toplantı tutanağı almak, tam odaklanmanızı gerektirir. Her konuyu ayrı ayrı ayırmak ve neyin önemli neyin önemsiz olduğunu tanımlamak zorunludur. İlgili deneyim ve pratik gerektiren zor bir faaliyettir. Yönetim kurulunun toplantı sırasında verdiği tüm kararları yakalayıp daha sonra kaydetmek ya da yazmak o kadar kolay değil.
Toplantının özeti son derece önemlidir. Söylenen her şeyi özetleyecek sorularla küçük bir kontrol yapmalısınız.
Neyse ki, günümüzün transkripsiyon yazılımı, kurumsal toplantı tutanaklarını etkin bir şekilde tutmanız için size araç setleri sağlıyor. Ayrıca zahmetli manuel işlerin ortadan kaldırılmasına yardımcı olur. Örneğin, Ggglot akıllı hoparlör tanımlama özelliği her konuşmacıyı otomatik olarak tanımlar. Bu, toplantı tutanakları alırken çok kullanışlı bir özelliktir. Gglot ayrıca ses kayıtlarını otomatik olarak metne dönüştürür. Gglot gibi araçlarla zaman ayırıp daha önemli işlere odaklanabilirsiniz.
Bu ipuçlarını unutmayın ve kurumsal toplantı tutanaklarınızı daha çekici hale getirin.