Mga Karaniwang Pagkakamali sa Minuto ng Mga Pagpupulong ng Kumpanya

Karamihan sa mga karaniwang pagkakamali ng mga pulong ng Korporasyon

Isang maikling pagpapakilala sa mga minuto ng pulong

Ang mga minuto ng pagpupulong ay, karaniwang, isang talaan ng mga pangunahing pokus ng pulong at isang talaan ng kung ano ang nangyari sa isang pulong. Karaniwang inilalarawan nila ang mga kaganapan ng pulong at maaaring may kasamang listahan ng mga dadalo, isang pahayag ng mga isyung tinalakay ng mga kalahok, at mga kaugnay na tugon o desisyon para sa mga isyu. Ayon sa ilang iskolar, ang "minuto" ay posibleng nagmula sa Latin na pariralang minuta scriptura (literal na "maliit na sulat") na nangangahulugang "mga magaspang na tala".

Sa mga lumang araw ng analogue, ang mga minuto ay karaniwang nilikha sa panahon ng pulong ng isang typist o court reporter, na kadalasang gumagamit ng shorthand notation at pagkatapos ay inihanda ang mga minuto at ibinigay ang mga ito sa mga kalahok pagkatapos. Sa ngayon, ang pulong ay maaaring i-record ng audio, video recorded, o ang hinirang o impormal na itinalagang sekretarya ng isang grupo ay maaaring gumawa ng mga tala, na may mga minutong inihanda sa ibang pagkakataon. Maraming ahensya ng gobyerno ang gumagamit ng software sa pagre-record ng minuto upang i-record at ihanda ang lahat ng minuto sa real-time.

Mahalagang tandaan na ang mga minuto ay ang opisyal na nakasulat na rekord ng mga pagpupulong ng isang organisasyon o grupo, ngunit ang mga ito ay hindi mga detalyadong transcript ng mga paglilitis na iyon. Ayon sa pinakamalawak na ginagamit na manual ng parliamentary procedure na tinatawag na Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), ang mga minuto ay dapat maglaman ng pangunahing talaan ng kung ano ang ginawa sa pulong, hindi kung ano ang eksaktong sinabi ng mga miyembro.

Ang format ng mga minuto ay maaaring mag-iba depende sa mga pamantayang itinatag ng isang organisasyon, bagama't may mga pangkalahatang alituntunin. Ang Mga Panuntunan ng Order ni Robert ay naglalaman ng isang sample na hanay ng mga minuto.

Sa pangkalahatan, ang mga minuto ay nagsisimula sa pangalan ng katawan na nagdaraos ng pulong (hal., isang board) at maaari ring isama ang lugar, petsa, listahan ng mga taong naroroon, at ang oras na tinawag ng upuan ang pulong upang mag-order.

Ang mga minuto ng ilang mga grupo, tulad ng isang corporate board of directors, ay dapat na itago sa file at mahalagang mga legal na dokumento. Ang mga minuto mula sa mga pulong ng lupon ay iniingatan nang hiwalay mula sa mga minuto ng mga pangkalahatang pulong ng mga miyembro sa loob ng parehong organisasyon. Gayundin, ang mga minuto ng mga executive session ay maaaring panatilihing hiwalay.

Bakit kailangan mong kumuha ng minuto ng pagpupulong?

Sa anong dahilan kailangan mong itala ang mga minuto ng pagpupulong? Paano kumuha ng mga minuto sa isang corporate meeting? Gusto mong maglaan ng mga minuto sa isang corporate meeting para sa makasaysayang sanggunian, upang magbigay ng update sa mga taong nawawala, at magbigay ng isang tumpak na paglalarawan ng impormasyong ibinunyag na maaaring magamit sa ibang pagkakataon bilang kumpirmasyon o patunay.

Ngayon, ang pagsiklab ng coronavirus ay ginagawang lumipat ang mga organisasyon sa malayong trabaho. Ang proseso ng pagtatala ng mga minuto ng pulong ng korporasyon ay tumutulong sa mga organisasyon na manatiling madaling ibagay at malakas. Ito ay kapaki-pakinabang sa mga kondisyon ng quarantine at tumutulong sa pagharap sa mabilis na pagbabago ng mga kondisyon.

Isipin ang sumusunod na sitwasyon: Nagkakaroon ka ng mahalagang pagpupulong sa isang abogado, at maaaring kailanganin mong magtago ng isang detalyadong talaan ng bawat puntong iyong napag-usapan para sa karagdagang sanggunian.

Kung mayroon kang mga problemang isyu sa iyong kasunduan, maaaring makaapekto iyon sa iyong negosyo o personal na mga bagay. Iyon ang dahilan kung bakit napakahalaga na subaybayan ang lahat.

Sa isang propesyonal na lugar ng trabaho, ang epektibong mga minuto ng pagpupulong ay lubos na mahalaga. Bakit? Dahil ang aming kakayahang mag-recall ng mga subtleties ay karaniwang napipigilan. Ang mga oversight ay maaaring mag-udyok ng mga maling hakbang at maling mga pagpipilian sa negosyo. Iyon ang dahilan kung bakit ang pagkuha ng mga minuto ng pulong ng korporasyon ay nangangailangan ng isang mahusay na kapasidad na tumutok at isang kamangha-manghang tainga para sa detalye. Ang tungkuling ito ay karaniwang ipinagkakatiwala sa isang pinagkakatiwalaang sekretarya o isang personal na katulong. Gayunpaman, napakadaling magkamali habang kumukuha ng mga minuto ng pulong.

Sa artikulong ito, pag-uusapan natin ang tungkol sa mga pinakakilalang slip-up na nangyayari kapag kumukuha ng mga minuto ng pulong at ang mga pagsasaayos na maaaring makatulong sa iyo sa pag-iwas sa mga ito.

Mga pagkakamali ng corporate meeting minutes na dapat iwasan

Upang matiyak ang transparency at prangka, ang batas ng US ay nangangailangan na ang mga corporate board meeting ay sumunod sa isang partikular na pamamaraan. Ang mga lupon ng mga direktor ng korporasyon ay kailangang kumuha ng mga minuto ng pagpupulong at pagkatapos ay ipamahagi ang mga ito sa mga manggagawa.

Ang pagkuha ng corporate meeting minutes ay nakakatulong din sa mga miyembro na patunayan na sila ay kumikilos nang may pinakamabuting interes. Gayundin, nakakatulong ito sa pag-unawa sa negosyo sa isang pangunahing antas, at para sa mga layunin ng buwis, pananagutan, at katiwala. Kung wala ang tamang pamamaraan, gayunpaman, ang mga pagpupulong sa pangkalahatan ay magiging masyadong mahaba at nakakapagod. Sa puntong sinimulan ng karamihan sa mga kalahok na ituring ang mga pagpupulong bilang isang ehersisyo sa kawalang-saysay, alam mong nasa maling landas ka.

Ang pinakakilalang mga error ay ang mga sumusunod:

1. Hindi nagse-set up ng agenda para sa pulong

Ang isang agenda ay nagtatakda ng istraktura ng isang partikular na pulong. Ito ay isang diagram ng mga tema na iyong pag-uusapan kasama ang rundown ng mga nagsasalita at ang oras na iyong ipapamahagi para sa bawat tema. Ang isang agenda ng pulong ng lupon ay maaaring maging katulad ng sumusunod:

1. Q1 financial report (Chief financial officer, 15 minuto)

2. Pagpapatupad ng bagong data security system (CTO, 15 minuto)

3. Paghahanda para sa paparating na press conference sa paglulunsad ng produkto (Press secretary, 20 minuto)

Ang isang malinaw na tinukoy na agenda ay nagbibigay ng patnubay sa mga kalahok sa pulong sa pamamagitan ng pagtukoy ng mga cutoff point at limitasyon. Hindi alintana kung ito ay isang nakagawiang pagpupulong linggo-linggo, hinihikayat nito ang mga miyembro na manatili sa punto at panatilihin ang kanilang mga utak (at pananalita) mula sa paliko-liko.

Para sa matagumpay na mga minuto ng pulong ng korporasyon, ang kawalan ng agenda ay isang malaking hadlang. Ang pagkuha ng mga minuto ng pulong ay nangangailangan ng maingat na pag-aayos. Kung walang malinaw na agenda, ang indibidwal na mananagot para sa pag-record ng mga minuto ay walang pinakamaraming ideya kung ano ang pagtutuunan ng pansin. Solusyon: Palaging mag-set up ng agenda bago ang pulong. Kung sa hindi malamang kadahilanan ay napabayaan mong gawin ito, ang software ng transkripsyon ay magbibigay-daan sa iyo na makuha ang impormasyong isiniwalat. Ang pag-aayos ng iyong mga minuto ng pagpupulong, gayunpaman, ay magtatagal ng ilang oras.

2. Hindi nananatili sa timing at content habang kumukuha ng mga minuto ng pulong

Kapag nakapag-set up ka ng agenda para sa pulong, dapat mong sundin ito. Ang pagsunod sa timing at ang mga paksa sa agenda ay nangangailangan ng disiplina. Higit pa rito, nagsisilbi itong mahalagang papel: upang pigilan ang mga pagpupulong na maging walang kwenta at walang kabuluhang chit-chat.

Ano ang mangyayari sa mga minuto ng pulong ng korporasyon kung hindi mo pinapansin na panatilihin ang pulong sa loob ng mga limitasyon nito? Nagiging masyadong malawak ang mga ito at kulang sa istraktura, at, nang naaayon, hindi magagamit para sa sanggunian o itinuturing na maaasahan. Hindi alintana kung ang isang miyembro na responsable para sa mga minuto ng pagpupulong ay may napakalaking kapasidad na tumuon, hindi mo maaaring pahabain ang kanilang kapasidad na tumutok nang tuluyan.

Solusyon: Sa ganitong sitwasyon, ang pagtugon sa pagmamay-ari ay ang pinakamahusay na lunas. Magtalaga ng isang tao upang mangasiwa sa koneksyon. Higit pa rito, tiyaking sumusunod ang lahat sa paunang itinatag na mga panuntunan at agenda ng pagpupulong. Ang timing ay ang nagpapasya na kadahilanan ng isang pulong, kaya huwag iwanan ito nang walang pansin.

3. Walang napagkasunduang format ng mga minuto ng pagpupulong

Kung walang paunang naitatag na format, ang mga minuto ng pulong ng korporasyon ay maaaring maging hindi nababasa o hindi naa-access. Kung hindi ka sumasang-ayon sa isang format ng file, ang iyong mga kasosyo na walang software para sa pagbabasa ng mga uri ng file na ito ay maaaring hindi ma-access ito.

Ang mga minuto ng pagpupulong ay inilaan na maging available sa iyo sa isang segundo, sa anumang punto na kailangan mo ang mga ito para sa sanggunian. Sa isang kritikal na sitwasyon, mas gugustuhin mong huwag mag-aksaya ng mahalagang oras sa pag-convert ng mga dokumento sa mga nababasang format.

Mahalaga rin na manirahan sa isang archive para sa mga dokumento ng minuto ng pagpupulong. Maaaring ma-access ang cloud repository mula sa maraming device at ito ang regular na pinaka-perpektong desisyon para sa pag-iimbak ng mga transcript ng corporate meeting minutes.

Solusyon: Awtomatikong kino-convert ng Gglot ang mga recording sa mga .doc o .txt na format ng file. Higit pa rito, sinusuportahan nito ang karamihan sa mga sikat na format ng audio at video: MP3, M4A, WAV.

Ang transcription software ay mag-a-upload din ng iyong mga meeting minutes file sa cloud. Aalisin nito ang lahat ng isyu sa accessibility.

4. Hindi binibigyang pansin ang detalye habang nagre-record ng mga minuto ng pulong

Walang may gusto sa mga minuto ng pulong na sobrang detalyado. Lahat ng mga bagay na isinasaalang-alang, ang mga ito ay inilaan para sa mabilis na sanggunian at dapat magbigay ng isang maikling briefing ng impormasyon na ipinagpapalit.

Ang hindi pagtuunan ng pansin sa mga subtleties, at muli, ay maaaring magdulot ng ilang malubhang mga oversight. Higit pa rito, maaari itong magdulot ng malubhang problema kapag ikaw ay lubhang nangangailangan ng mahusay na suportadong pag-verify o patunay.

Ito ang pagtuon sa pinakamahalagang tema at subtleties na ginagawang isang kapaki-pakinabang na tool ang mga minuto ng pagpupulong. Pinakamahalaga, ang mga koneksyon na iyon ay dapat na sumasalamin sa mga isyu sa sentro at ang mga desisyon na sinang-ayunan ng mga kalahok sa pulong.

Ang mga minuto ay hindi dapat makaligtaan ng anumang pangunahing bagay: halimbawa, kapag ang lupon ay bumoto sa isang desisyon, ang mga minuto ay kailangang magkaroon ng isang tala na nagdedetalye kung sino ang bumoto para sa kung ano.

Solusyon: Magpasya sa isang template ng mga minuto ng pulong ng kumpanya. Tutulungan ka nito sa pagpapakita ng uri ng pagtitipon, timing, mga miyembro, mga bagay sa agenda, ang rundown ng mga pangunahing desisyon, at ang buod ng pulong. Ang template na ito ay dapat tumulong sa iyo sa pag-iwas sa malalaking pagkakamali at upang manatiling nakasentro, nakatuon at epektibo.

Pinakamahalaga: maghanda nang maaga at gumawa ng recap ng board meeting

Ang pagkuha ng mga minuto ng pulong ay nangangailangan ng iyong buong pagtuon. Kinakailangang paghiwalayin ang bawat paksa nang isa-isa at tukuyin kung ano ang mahalaga at kung ano ang hindi gaanong mahalaga. Ito ay isang mahirap na aktibidad na nangangailangan ng nauugnay na karanasan at kasanayan. Hindi napakadaling mahuli ang lahat ng mga desisyon na ginawa ng lupon sa panahon ng pulong at pagkatapos ay itala o isulat ang mga ito.

Ang recap ng pulong ay lubhang makabuluhan. Dapat kang gumawa ng isang maliit na check-out na may mga tanong na magbubuod sa lahat ng sinabi.

Sa kabutihang-palad, ang kasalukuyang transcription software ay nagbibigay sa iyo ng mga toolset para sa epektibong pagkuha ng mga minuto ng corporate meeting. Gayundin, nakakatulong ito sa pagtatapon ng maselan na manu-manong gawain. Halimbawa, ang tampok na pagkakakilanlan ng smart speaker ng Ggglot ay awtomatikong kinikilala ang bawat speaker. Ito ay isang napaka-kapaki-pakinabang na tampok kapag kumukuha ng mga minuto ng pulong. Awtomatikong kino-convert din ng Gglot ang mga sound recording sa text. Sa mga tool tulad ng Gglot, maaari kang maglaan ng oras at tumuon sa mas mahahalagang bagay.

Tandaan ang mga tip na ito at gawing mas nakakahimok ang iyong corporate meeting minutes.