ข้อผิดพลาดของรายงานการประชุมองค์กรทั่วไป
ข้อผิดพลาดด้านนาทีการประชุมขององค์กรที่พบบ่อยที่สุด
การแนะนำรายงานการประชุมโดยย่อ
รายงานการประชุมโดยพื้นฐานแล้วจะเป็นบันทึกเหตุการณ์สำคัญในการประชุมและบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุม โดยทั่วไปจะอธิบายเหตุการณ์ของการประชุมและอาจรวมถึงรายชื่อผู้เข้าร่วม คำแถลงประเด็นที่ผู้เข้าร่วมอภิปราย และคำตอบหรือการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องสำหรับประเด็นต่างๆ ตามที่นักวิชาการบางคนกล่าวว่า "นาที" อาจมาจากวลีภาษาละติน minuta scriptura (แปลว่า "การเขียนเล็กๆ") ซึ่งแปลว่า "บันทึกคร่าวๆ"
ในสมัยอนาล็อกเก่า รายงานการประชุมมักจะถูกสร้างขึ้นในระหว่างการประชุมโดยพนักงานพิมพ์ดีดหรือนักข่าวของศาล ซึ่งมักใช้การจดชวเลข จากนั้นจึงจัดเตรียมรายงานการประชุมและออกให้กับผู้เข้าร่วมในภายหลัง ในปัจจุบัน การประชุมสามารถบันทึกเสียง บันทึกวิดีโอ หรือเลขานุการกลุ่มที่ได้รับการแต่งตั้งหรือมอบหมายอย่างไม่เป็นทางการอาจจดบันทึก โดยจะจัดทำรายงานการประชุมในภายหลัง หน่วยงานภาครัฐหลายแห่งใช้ซอฟต์แวร์บันทึกนาทีเพื่อบันทึกและเตรียมนาทีทั้งหมดแบบเรียลไทม์
สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่ารายงานการประชุมเป็นบันทึกการประชุมขององค์กรหรือกลุ่มอย่างเป็นทางการเป็นลายลักษณ์อักษร แต่ไม่ใช่บันทึกรายละเอียดของการดำเนินการเหล่านั้น ตามคู่มือขั้นตอนรัฐสภาที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดที่เรียกว่ากฎระเบียบใหม่ของโรเบิร์ต (RONR) รายงานการประชุมควรประกอบด้วยบันทึกสิ่งที่ทำในการประชุมเป็นหลัก ไม่ใช่สิ่งที่สมาชิกได้กล่าวไว้อย่างชัดเจน
รูปแบบของรายงานการประชุมอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับมาตรฐานที่องค์กรกำหนด แม้ว่าจะมีหลักเกณฑ์ทั่วไปก็ตาม กฎคำสั่งของโรเบิร์ตมีชุดตัวอย่างนาที
โดยทั่วไป รายงานการประชุมจะเริ่มต้นด้วยชื่อของผู้จัดการประชุม (เช่น คณะกรรมการ) และอาจรวมถึงสถานที่ วันที่ รายชื่อบุคคลที่อยู่ และเวลาที่ประธานเรียกประชุมเพื่อสั่งการประชุม
รายงานการประชุมของบางกลุ่ม เช่น คณะกรรมการของบริษัท จะต้องเก็บไว้ในแฟ้มและเป็นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญ รายงานการประชุมคณะกรรมการจะเก็บแยกจากรายงานการประชุมสมาชิกสามัญภายในองค์กรเดียวกัน นอกจากนี้ รายงานการประชุมของผู้บริหารอาจแยกเก็บไว้ต่างหาก
เหตุใดคุณจึงควรจดบันทึกการประชุม?
เหตุใดจึงต้องบันทึกรายงานการประชุม? จะจดบันทึกการประชุมในองค์กรได้อย่างไร? คุณต้องการใช้เวลาไม่กี่นาทีในการประชุมของบริษัทเพื่อใช้อ้างอิงทางประวัติศาสตร์ เพื่อแจ้งข้อมูลล่าสุดแก่ผู้ที่สูญหาย และเพื่อให้คำอธิบายที่ชัดเจนของข้อมูลที่เปิดเผย ซึ่งสามารถใช้เป็นการยืนยันหรือเป็นหลักฐานได้ในภายหลัง
ในปัจจุบัน การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนาทำให้องค์กรต่างๆ หันมาทำงานจากระยะไกล กระบวนการบันทึกรายงานการประชุมขององค์กรช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวและเข้มแข็งได้ มีประโยชน์ในสภาวะการกักกันและช่วยในการเผชิญกับสภาวะที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
ลองนึกภาพสถานการณ์ต่อไปนี้: คุณกำลังมีการประชุมที่สำคัญกับทนายความ และคุณอาจต้องเก็บบันทึกรายละเอียดของแต่ละประเด็นที่คุณได้พูดคุยไว้เพื่อใช้อ้างอิงเพิ่มเติม
หากคุณมีปัญหายุ่งยากในข้อตกลงของคุณ นั่นอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจหรือเรื่องส่วนตัวของคุณ นั่นคือเหตุผลที่การติดตามทุกสิ่งเป็นสิ่งสำคัญมาก
ในที่ทำงานแบบมืออาชีพ รายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญมาก ทำไม เนื่องจากความสามารถของเราในการจดจำรายละเอียดปลีกย่อยมักถูกจำกัด การกำกับดูแลอาจกระตุ้นให้เกิดความผิดพลาดและทางเลือกทางธุรกิจที่ไม่ถูกต้อง นั่นคือเหตุผลที่การจัดทำรายงานการประชุมขององค์กรจำเป็นต้องมีความสามารถในการมุ่งเน้นและรับฟังรายละเอียดอย่างน่าทึ่ง หน้าที่นี้มักจะมอบหมายให้กับเลขานุการที่เชื่อถือได้หรือผู้ช่วยส่วนตัว อย่างไรก็ตาม การทำผิดพลาดขณะจดบันทึกการประชุมนั้นเป็นเรื่องง่ายมาก
ในบทความนี้ เราจะพูดถึงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่เกิดขึ้นเมื่อจดบันทึกการประชุมและการเตรียมการที่อาจช่วยคุณในการหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว
ข้อผิดพลาดในรายงานการประชุมขององค์กรที่ควรหลีกเลี่ยง
เพื่อรับประกันความโปร่งใสและตรงไปตรงมา กฎหมายของสหรัฐอเมริกากำหนดให้การประชุมคณะกรรมการบริษัทต้องปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนด คณะกรรมการของบริษัทจำเป็นต้องจัดทำรายงานการประชุมแล้วแจกจ่ายให้กับคนงาน
การเขียนรายงานการประชุมของบริษัทยังช่วยให้สมาชิกพิสูจน์ได้ว่าพวกเขากำลังดำเนินการเพื่อผลประโยชน์สูงสุด ในทำนองเดียวกัน ช่วยให้เข้าใจธุรกิจในระดับพื้นฐาน และเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี ความรับผิด และความไว้วางใจ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีวิธีการที่เหมาะสม การประชุมโดยทั่วไปจะยาวนานและเหน็ดเหนื่อยเกินไป เมื่อผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่เริ่มมองว่าการประชุมเป็นแบบฝึกหัดที่ไร้ประโยชน์ คุณก็รู้ว่าคุณกำลังมาผิดทาง
ข้อผิดพลาดที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางที่สุดมีดังนี้:
- ไม่กำหนดวาระการประชุม
วาระการประชุมจะกำหนดโครงสร้างของการประชุมเฉพาะเรื่อง เป็นแผนภาพของธีมที่คุณจะพูดถึงพร้อมกับรายชื่อวิทยากร และเวลาที่คุณจะแจกจ่ายให้กับทุกธีม วาระการประชุมคณะกรรมการอาจมีลักษณะดังต่อไปนี้:
1. รายงานการเงินไตรมาส 1 (ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน 15 นาที)
2. การดำเนินการระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลใหม่ (CTO, 15 นาที)
3. เตรียมความพร้อมงานแถลงข่าวเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่กำลังจะมาถึง (เลขาธิการสื่อมวลชน 20 นาที)
วาระการประชุมที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนจะให้คำแนะนำแก่ผู้เข้าร่วมการประชุมโดยการกำหนดจุดตัดและขีดจำกัด ไม่ว่าจะเป็นการประชุมปกติรายสัปดาห์หรือไม่ก็ตาม การประชุมดังกล่าวสนับสนุนให้สมาชิกยึดประเด็นและรักษาสมอง (และคำพูด) ไม่ให้คดเคี้ยว
เพื่อให้รายงานการประชุมขององค์กรประสบความสำเร็จ การไม่มีวาระการประชุมถือเป็นอุปสรรคใหญ่ การจัดทำรายงานการประชุมจำเป็นต้องมีการจัดเตรียมอย่างรอบคอบ หากไม่มีวาระการประชุมที่ชัดเจน บุคคลที่รับผิดชอบในการบันทึกนาทีก็ไม่มีความคิดที่คลุมเครือที่สุดว่าจะต้องมุ่งความสนใจไปที่สิ่งใด วิธีแก้ไข: จัดให้มีวาระการประชุมก่อนการประชุมทุกครั้ง หากคุณละเลยการกระทำดังกล่าวโดยไม่ทราบสาเหตุ ซอฟต์แวร์ถอดเสียงจะช่วยให้คุณสามารถตรวจจับข้อมูลที่เปิดเผยได้ อย่างไรก็ตาม การจัดรายงานการประชุมอาจต้องใช้เวลาพอสมควร
- ไม่ยึดติดกับเวลาและเนื้อหาขณะจดบันทึกการประชุม
เมื่อกำหนดวาระการประชุมแล้วควรปฏิบัติตาม การปฏิบัติตามกำหนดเวลาและหัวข้อในวาระการประชุมต้องมีวินัย ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีบทบาทสำคัญ: ป้องกันไม่ให้การประชุมกลายเป็นการพูดคุยคุยกันที่ไร้ประโยชน์และไร้ความหมาย
จะเกิดอะไรขึ้นกับรายงานการประชุมของบริษัทหากคุณละเลยที่จะจัดการประชุมให้อยู่ในขอบเขตที่กำหนด มีขนาดใหญ่เกินไปและไม่มีโครงสร้าง ดังนั้นจึงไม่สามารถใช้อ้างอิงหรือถือว่าเชื่อถือได้ ไม่ว่าสมาชิกที่รับผิดชอบบันทึกการประชุมจะมีความสามารถมหาศาลในการมุ่งเน้นหรือไม่ คุณไม่สามารถขยายความสามารถในการมีสมาธิตลอดไปได้
วิธีแก้ไข: ในสถานการณ์นี้ การประชุมความเป็นเจ้าของเป็นวิธีการรักษาที่ดีที่สุด แต่งตั้งบุคคลเพื่อดูแลการเชื่อมต่อ ยิ่งไปกว่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและวาระการประชุม เวลาเป็นปัจจัยในการตัดสินใจของการประชุม ดังนั้นอย่าปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล
- ไม่มีรูปแบบรายงานการประชุมที่ตกลงกันไว้
หากไม่มีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า รายงานการประชุมของบริษัทอาจอ่านไม่ได้หรือเข้าถึงไม่ได้ หากคุณไม่เห็นด้วยกับรูปแบบไฟล์ คู่ค้าของคุณที่ไม่มีซอฟต์แวร์สำหรับอ่านไฟล์ประเภทเหล่านี้อาจไม่สามารถเข้าถึงได้
รายงานการประชุมมีไว้เพื่อให้คุณพร้อมใช้ภายในเสี้ยววินาที เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการเพื่อใช้อ้างอิง ในสถานการณ์วิกฤติ คุณคงไม่อยากเสียเวลาอันมีค่าในการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบที่อ่านได้
สิ่งสำคัญเช่นกันคือต้องจัดเก็บเอกสารบันทึกการประชุม พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์จำนวนมาก และมักเป็นการตัดสินใจที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการจัดเก็บสำเนาบันทึกรายงานการประชุมขององค์กร
วิธีแก้ไข: Gglot จะแปลงการบันทึกเป็นรูปแบบไฟล์ .doc หรือ .txt โดยอัตโนมัติ ยิ่งไปกว่านั้น ยังรองรับรูปแบบเสียงและวิดีโอยอดนิยมส่วนใหญ่: MP3, M4A, WAV
ซอฟต์แวร์ถอดเสียงจะอัปโหลดไฟล์รายงานการประชุมของคุณไปยังระบบคลาวด์ วิธีนี้จะขจัดปัญหาการเข้าถึงทั้งหมด
- ไม่ใส่ใจรายละเอียดขณะบันทึกรายงานการประชุม
ไม่มีใครชอบรายงานการประชุมที่มีรายละเอียดมากเกินไป ทุกสิ่งที่พิจารณาแล้ว มีจุดประสงค์เพื่อให้อ้างอิงได้อย่างรวดเร็ว และควรให้ข้อมูลสรุปสั้นๆ ที่มีการแลกเปลี่ยนกัน
การไม่มุ่งเน้นไปที่รายละเอียดปลีกย่อยอาจทำให้เกิดการกำกับดูแลที่ร้ายแรง นอกจากนี้ ยังอาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงเมื่อคุณต้องการการตรวจสอบหรือหลักฐานที่ได้รับการสนับสนุนอย่างดี
การมุ่งเน้นไปที่ธีมที่สำคัญที่สุดและรายละเอียดปลีกย่อยที่ทำให้รายงานการประชุมเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ สิ่งสำคัญที่สุดคือ ความเชื่อมโยงเหล่านั้นควรสะท้อนประเด็นของศูนย์และการตัดสินใจที่ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นพ้องต้องกัน
นาทีจะต้องไม่พลาดสิ่งพื้นฐานใด ๆ เช่น เมื่อคณะกรรมการลงคะแนนเสียงในการตัดสินใจ นาทีจะต้องมีบันทึกรายละเอียดว่าใครลงคะแนนเสียงอะไร
วิธีแก้ไข: ตัดสินใจเลือกเทมเพลตรายงานการประชุมขององค์กร โดยจะช่วยคุณในการแสดงประเภทการชุมนุม เวลา สมาชิก สิ่งต่างๆ ในวาระการประชุม สรุปการตัดสินใจที่สำคัญ และบทสรุปของการประชุม เทมเพลตนี้ควรช่วยคุณในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใหญ่ๆ และเพื่อให้มีศูนย์กลาง มีสมาธิ และมีประสิทธิภาพ
ที่สำคัญที่สุด: เตรียมตัวล่วงหน้าและสรุปผลการประชุมคณะกรรมการ
การจดบันทึกการประชุมต้องอาศัยสมาธิอย่างเต็มที่ จำเป็นต้องแยกแต่ละหัวข้อแยกกันและกำหนดว่าสิ่งใดสำคัญและสิ่งใดไม่มีนัยสำคัญ เป็นกิจกรรมที่ยากซึ่งต้องใช้ประสบการณ์และการฝึกฝนที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะเข้าใจการตัดสินใจทั้งหมดที่คณะกรรมการทำในระหว่างการประชุมแล้วจึงบันทึกหรือจดบันทึก
สรุปการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่ง คุณควรตรวจสอบเล็กน้อยโดยถามคำถามที่จะสรุปทุกอย่างที่พูดไป
โชคดีที่ซอฟต์แวร์ถอดความในปัจจุบันมีชุดเครื่องมือสำหรับการจดบันทึกการประชุมขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยกำจัดงานที่ต้องมือจุกจิกอีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณลักษณะการระบุลำโพงอัจฉริยะ Ggglot จะระบุลำโพงแต่ละตัวโดยอัตโนมัติ นี่เป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากเมื่อจดบันทึกการประชุม Gglot ยังแปลงการบันทึกเสียงเป็นข้อความโดยอัตโนมัติ ด้วยเครื่องมืออย่าง Gglot คุณสามารถแบ่งเวลาและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญกว่าได้
จำเคล็ดลับเหล่านี้และทำให้รายงานการประชุมขององค์กรของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้น