Хатогиҳои умумӣ дар ҷаласаҳои корпоративӣ
Хатогиҳои маъмултарин дар ҷаласаҳои корпоративӣ
Сарсухани мухтасар ба протоколи мачлис
Протоколи вохӯрӣ аслан хроникаи самтҳои асосии мулоқот ва сабти он чизест, ки дар мулоқот гузашт. Онҳо маъмулан рӯйдодҳои вохӯриро тавсиф мекунанд ва метавонанд рӯйхати иштирокчиён, изҳороти масъалаҳое, ки аз ҷониби иштирокчиён баррасӣ карда мешаванд ва посухҳо ё қарорҳои марбут ба ин масъалаҳоро дар бар гиранд. Ба ақидаи баъзе олимон, «дақиқаҳо» эҳтимолан аз ибораи лотинии minuta scriptura (айнан «навиштаи хурд») гирифта шуда, маънояш «кайдҳои ноҳамвор» аст.
Дар айёми аналогии пешин одатан дар рафти маҷлис протоколҳоро машинист ё хабарнигори додгоҳ тартиб медоданд, ки аксар вақт аз стенография истифода мебурданд ва баъдан протоколро омода карда ба иштирокчиён медоданд. Имрӯз, вохӯрӣ метавонад сабти аудиоӣ, сабти видеоӣ ё котиби таъиншуда ё ғайрирасмӣ таъиншудаи гурӯҳ метавонад қайдҳо гирад ва протокол баъдтар омода карда шавад. Бисёре аз муассисаҳои давлатӣ нармафзори сабти дақиқаҳоро барои сабт ва омода кардани ҳама дақиқаҳо дар вақти воқеӣ истифода мебаранд.
Бояд қайд кард, ки протоколҳо сабти расмии хаттии маҷлисҳои созмон ё гурӯҳ мебошанд, аммо онҳо стенограммаи муфассали ин мурофиаҳо нестанд. Тибқи дастури аз ҳама бештар истифодашавандаи расмиёти парлумонӣ, ки Қоидаҳои Тартиби нав аз нав дидашудаи Роберт (RONR) ном дорад, протокол бояд асосан сабти он чизеро, ки дар маҷлис анҷом дода буд, дар бар гирад, на он чизе ки аз ҷониби аъзоён дақиқ гуфта шудааст.
Шакли дақиқаҳо вобаста ба стандартҳои муқарраркардаи ташкилот метавонад фарқ кунад, гарчанде ки дастурҳои умумӣ мавҷуданд. Қоидаҳои Тартиби Роберт маҷмӯи намунаҳои дақиқаҳоро дар бар мегирад.
Одатан, протокол бо номи маќомоти гузаронидани маљлис (масалан, раёсат) оѓоз мешавад ва инчунин метавонад љой, сана, рўйхати шахсони њозирин ва ваќте, ки раис љаласаро ба тартиб даъват кардааст, дар бар гирад.
Протоколҳои гурӯҳҳои алоҳида, ба монанди шӯрои директорони корпоративӣ, бояд дар парванда нигоҳ дошта шаванд ва ҳуҷҷатҳои муҳими ҳуқуқӣ мебошанд. Протоколхои мачлисхои раёсат аз протоколхои мачлисхои умумии аъзоёни як ташкилот алохида тартиб дода мешаванд. Инчунин, протоколҳои ҷаласаҳои иҷроия метавонанд алоҳида нигоҳ дошта шаванд.
Чаро шумо бояд протоколи вохӯриро гиред?
Бо кадом сабаб ба шумо лозим меояд, ки протоколҳои вохӯриро сабт кунед? Чӣ тавр бояд дар ҷаласаи корпоративӣ протокол гиред? Шумо мехоҳед дар маҷлиси корпоративӣ барои истинодҳои таърихӣ дақиқаҳо гиред, ба одамони гумшуда хабар диҳед ва тавсифи дақиқи маълумоти ошкоршударо диҳед, ки баъдтар ҳамчун тасдиқ ё далел истифода мешаванд.
Имрӯзҳо сар задани коронавирус ташкилотҳоро ба кори дурдаст гузаронд. Раванди сабти протоколҳои вохӯрии корпоративӣ ба созмонҳо кӯмак мекунад, ки мутобиқшавӣ ва қавӣ боқӣ монанд. Он дар шароити карантин муфид аст ва дар муқовимат бо шароити зуд тағйирёбанда кӯмак мекунад.
Вазъияти зеринро тасаввур кунед: Шумо бо ҳуқуқшинос вохӯрии муҳим доред ва шояд ба шумо лозим меояд, ки ҳар як нуқтаи муҳокимашударо барои маълумоти иловагӣ сабт кунед.
Агар шумо дар созишномаи худ мушкилоти душворе дошта бошед, ин метавонад ба тиҷорат ё масъалаҳои шахсии шумо таъсир расонад. Аз ин рӯ, ҳама чизро пайгирӣ кардан хеле муҳим аст.
Дар ҷои кори касбӣ, протоколҳои вохӯрӣ хеле муҳиманд. Чаро? Зеро қобилияти мо барои ба ёд овардани нозукҳо одатан маҳдуд аст. Назоратҳо метавонанд ба хатогиҳо ва интихоби нодурусти тиҷорат оварда расонанд. Ин аст, ки сабаби гирифтани протоколҳои вохӯрии корпоративӣ қобилияти хуби тамаркуз ва гӯши ҳайратангез барои тафсилотро талаб мекунад. Ин вазифа одатан ба котиби боэътимод ё ёрдамчии шахсӣ вогузор карда мешавад. Бо вуҷуди ин, ҳангоми гирифтани протоколҳои вохӯрӣ хато кардан дар ҳақиқат осон аст.
Дар ин мақола мо дар бораи хатогиҳои машҳуре, ки ҳангоми гирифтани дақиқаҳои вохӯрӣ рух медиҳанд ва чораҳое, ки метавонанд ба шумо барои пешгирӣ кардани онҳо кӯмак расонанд, сӯҳбат хоҳем кард.
Хатогиҳои протоколҳои маҷлиси корпоративӣ барои пешгирӣ кардан
Барои кафолат додани шаффофият ва ростқавлӣ, қонунгузории ИМА талаб мекунад, ки ҷаласаҳои шӯрои корпоративӣ тартиби муайянро риоя кунанд. Шӯроҳои директорони корпоративӣ бояд протоколҳои маҷлисро гирифта, баъдан онҳоро дар байни коргарон тақсим кунанд.
Гирифтани протоколҳои маҷлиси корпоративӣ ба аъзоён кӯмак мекунад, ки исбот кунанд, ки онҳо бо манфиатҳои беҳтарин амал мекунанд. Ба ҳамин монанд, он барои фаҳмидани тиҷорат дар сатҳи асосӣ ва барои мақсадҳои андоз, масъулият ва фидусиарӣ кӯмак мекунад. Аммо бе методологияи дуруст, вохӯриҳо умуман хеле тӯлонӣ ва хаста мешаванд. Дар лаҳзае, ки аксарияти иштирокчиён вохӯриро ҳамчун машқи бефоида мешуморанд, шумо медонед, ки шумо дар роҳи нодуруст ҳастед.
Хатогиҳои маъмултарин инҳоянд:
- Муайян накардани рузномаи мачлис
Рӯзнома сохтори ҷаласаи мушаххасро муқаррар мекунад. Ин диаграммаи мавзӯҳоест, ки шумо дар бораи он бо шарҳи баромадкунандагон ва вақте, ки шумо барои ҳар як мавзӯъ тақсим мекунед, сӯҳбат хоҳед кард. Рӯзномаи ҷаласаи Раёсат метавонад ба инҳо монанд бошад:
1. Ҳисоботи молиявӣ дар семоҳаи 1 (Сармутахассиси молиявӣ, 15 дақиқа)
2. Татбиқи системаи нави амнияти додаҳо (CTO, 15 дақиқа)
3. Омодагӣ ба конфронси матбуотии дарпешистода оид ба муаррифии маҳсулот (Котиби матбуот, 20 дақиқа)
Рӯзномаи дақиқ муайяншуда ба иштирокчиёни вохӯрӣ бо роҳи муайян кардани нуқтаҳо ва маҳдудиятҳо роҳнамоӣ медиҳад. Новобаста аз он ки ин як ҷаласаи ҳафта ба ҳафтаи муқаррарӣ аст, он аъзоёнро ташвиқ мекунад, ки ба нуқтаи худ бимонанд ва мағзи худро (ва сухани худро) аз ғафлат нигоҳ доранд.
Барои бомуваффақият гузаронидани протоколҳои маҷлиси корпоративӣ, набудани рӯзнома монеаи бузург аст. Гирифтани протоколҳои вохӯрӣ бодиққат тартиб доданро талаб мекунад. Бе рӯзномаи дақиқ, шахсе, ки барои сабти дақиқаҳо масъул аст, фикри тумантаринро надорад, ки ба чӣ тамаркуз кунад. Ҳалли: Ҳамеша пеш аз вохӯрӣ рӯзнома тартиб диҳед. Агар шумо бо сабабҳои номаълум ба ин кор беэътиноӣ карда бошед, нармафзори транскриптӣ ба шумо имкон медиҳад, ки маълумоти ошкоршударо дарёфт кунед. Ташкили протоколҳои вохӯрии шумо каме вақтро мегирад.
- Ҳангоми гирифтани дақиқаҳои вохӯрӣ ба вақт ва мундариҷа риоя накунед
Вақте ки шумо рӯзномаи ҷаласаро тартиб додед, шумо бояд онро риоя кунед. Риояи вақт ва мавзӯъҳои рӯзнома интизомро талаб мекунад. Гайр аз ин, он роли мухимро ичро мекунад: барои ба чит-чатхои бефоида ва бемаънй табдил додани мачлисхо.
Агар шумо ба нигоҳ доштани маҷлис дар ҳудуди худ беэътиноӣ кунед, ба протоколи маҷлиси корпоративӣ чӣ рӯй медиҳад? Онҳо сохтори хеле васеъ ва норасоӣ мешаванд ва аз ин рӯ, наметавонанд барои истинод истифода шаванд ё боэътимод ҳисобида шаванд. Новобаста аз он ки узви масъули протоколҳои маҷлис дорои қобилияти бузурги тамаркуз кардан аст, шумо наметавонед қобилияти онҳоро барои тамаркузи доимӣ васеъ кунед.
Ҳалли: Дар ин шароит вохӯрӣ бо моликият беҳтарин табобат аст. Барои назорат кардани пайвастшавӣ шахсеро таъин кунед. Ғайр аз ин, боварӣ ҳосил кунед, ки ҳама ба қоидаҳои пешакӣ муқарраршуда ва рӯзномаи ҷаласа риоя мекунанд. Вақт омили ҳалкунандаи вохӯрӣ аст, бинобар ин онро бе назорат нагузоред.
- Набудани формати протоколҳои мувофиқашуда
Бе формати пешакӣ муқарраршуда, протоколҳои маҷлиси корпоративӣ метавонанд хондан ё дастнорас гарданд. Агар шумо дар бораи формати файл розӣ набошед, шарикони шумо, ки нармафзори хондани ин намуди файлҳоро надоранд, метавонанд ба он дастрасӣ пайдо накунанд.
Дақиқаҳои вохӯрӣ пешбинӣ шудааст, ки дар як сония, дар ҳар лаҳзае, ки ба шумо барои истинод лозим аст, дастрас бошанд. Дар вазъияти вазнин шумо бартарӣ медиҳед, ки вақти арзишмандро барои табдил додани ҳуҷҷатҳо ба форматҳои хондашаванда сарф накунед.
Дар бойгонии ҳуҷҷатҳои протоколҳои маҷлис қарор гирифтан низ муҳим аст. Ба анбори абрӣ аз дастгоҳҳои сершумор дастрасӣ пайдо кардан мумкин аст ва он мунтазам беҳтарин қарор барои нигоҳ доштани стенограммаҳои протоколҳои маҷлиси корпоративӣ мебошад.
Ҳалли: Gglot ба таври худкор сабтҳоро ба форматҳои файли .doc ё .txt табдил медиҳад. Илова бар ин, он аксари форматҳои маъмули аудио ва видеоро дастгирӣ мекунад: MP3, M4A, WAV.
Нармафзори транскрипсия инчунин файлҳои дақиқаҳои вохӯрии шуморо ба абр бор мекунад. Ин ҳама мушкилоти дастрасиро бартараф мекунад.
- Ҳангоми сабти протоколҳои ҷаласа ба ҷузъиёт аҳамият надиҳед
Ҳеҷ кас дақиқаҳои вохӯриро, ки аз ҳад зиёд муфассал аст, дӯст намедорад. Ҳама чизро ба назар гирифта, онҳо барои истинодҳои зуд пешбинӣ шудаанд ва бояд брифинги мухтасари иттилооти табодулишударо пешниҳод кунанд.
Таваҷҷӯҳ накардан ба нозукиҳо, пас боз ҳам метавонад боиси нофаҳмиҳои ҷиддӣ гардад. Ғайр аз он, он метавонад боиси мушкилоти ҷиддие гардад, вақте ки шумо ба тасдиқ ё далели боэътимод ниёз доред.
Маҳз таваҷҷӯҳ ба мавзӯъҳо ва нозукиҳои муҳимтаринест, ки дақиқаҳои вохӯриро як воситаи муфид месозад. Муҳимтар аз ҳама, ин робитаҳо бояд масъалаҳои марказӣ ва қарорҳоеро инъикос кунанд, ки иштирокчиёни ҷаласа ба мувофиқа расиданд.
Протокол набояд ягон чизи асосиро аз даст надиҳад: масалан, вақте ки раёсат оид ба қарор овоз медиҳад, протокол бояд қайд дошта бошад, ки кӣ ба чӣ овоз додааст.
Ҳалли: Дар бораи қолаби протоколҳои ҷаласаи корпоративӣ қарор қабул кунед. Он ба шумо дар нишон додани намуди ҷамъомад, вақт, аъзоён, чизҳои рӯзнома, хулосаи қарорҳои асосӣ ва конспекти ҷаласа кӯмак хоҳад кард. Ин қолаб бояд ба шумо дар канорагирӣ аз хатогиҳои калон ва барои нигоҳ доштани мутамарказ, мутамарказ ва муассир кӯмак расонад.
Муҳимтар аз ҳама: пешакӣ омодагӣ гиред ва хулосаи ҷаласаи шӯроро тартиб диҳед
Гирифтани дақиқаҳои вохӯрӣ диққати пурраи шуморо талаб мекунад. Зарур аст, ки ҳар як мавзӯъро алоҳида ҷудо карда, муҳим ва ночизро муайян кунед. Ин як кори душворест, ки таҷриба ва таҷрибаи мувофиқро талаб мекунад. Хамаи карорхоеро, ки раёсат дар рафти мачлис кабул кардааст, гирифта, баъд кайд кардан ё навиштан он кадар осон нест.
Хулосаи мулокот нихоят мухим аст. Шумо бояд як санҷиши хурдеро бо саволҳое анҷом диҳед, ки ҳама чизҳои гуфташударо ҷамъбаст мекунанд.
Хушбахтона, нармафзори транскрипсияи имрӯза ба шумо асбобҳоро барои самаранок гирифтани дақиқаҳои вохӯрии корпоративӣ медиҳад. Илова бар ин, он барои бартараф кардани корҳои вазнини дастӣ кӯмак мекунад. Масалан, хусусияти идентификатсияи баландгӯяки интеллектуалии Ggglot ба таври худкор ҳар як баромадкунандаро муайян мекунад. Ин хусусияти хеле муфид ҳангоми гирифтани дақиқаҳои мулоқот аст. Gglot инчунин ба таври худкор сабтҳои садоиро ба матн табдил медиҳад. Бо асбобҳое мисли Gglot, шумо метавонед вақт ҷудо кунед ва ба чизҳои муҳимтар таваҷҷӯҳ кунед.
Ин маслиҳатҳоро дар хотир доред ва дақиқаҳои вохӯрии корпоративии худро ҷолибтар созед.