సాధారణ కార్పొరేట్ సమావేశాలు నిమిషాల తప్పులు
అత్యంత సాధారణ కార్పొరేట్ సమావేశాల నిమిషాల తప్పులు
సమావేశ నిమిషాలకు సంక్షిప్త పరిచయం
మీటింగ్ యొక్క నిమిషాలు, ప్రాథమికంగా, మీటింగ్ యొక్క కీలక ఫోకస్‌ల యొక్క క్రానికల్ మరియు మీటింగ్‌లో ఏమి జరిగిందో రికార్డ్. వారు సాధారణంగా సమావేశ ఈవెంట్‌లను వివరిస్తారు మరియు హాజరైన వారి జాబితా, పాల్గొనేవారు చర్చించిన సమస్యల ప్రకటన మరియు సంబంధిత ప్రతిస్పందనలు లేదా సమస్యలకు సంబంధించిన నిర్ణయాలను కలిగి ఉండవచ్చు. కొంతమంది పండితుల ప్రకారం, "నిమిషాలు" అనేది లాటిన్ పదబంధమైన మినుటా స్క్రిప్టురా (అక్షరాలా "చిన్న రచన") నుండి "కఠినమైన గమనికలు" అని అర్ధం.
పాత అనలాగ్ రోజులలో, సాధారణంగా టైపిస్ట్ లేదా కోర్ట్ రిపోర్టర్ మీటింగ్ సమయంలో నిమిషాలను రూపొందించారు, అతను తరచుగా సంక్షిప్తలిపి సంజ్ఞామానాన్ని ఉపయోగిస్తాడు మరియు తరువాత నిమిషాలను సిద్ధం చేసి, ఆపై వాటిని పాల్గొనేవారికి జారీ చేస్తాడు. ఈరోజు, మీటింగ్‌ని ఆడియో రికార్డ్ చేయవచ్చు, వీడియో రికార్డ్ చేయవచ్చు లేదా గ్రూప్‌కి నియమించబడిన లేదా అనధికారికంగా కేటాయించిన సెక్రటరీ నిమిషాల తర్వాత నోట్స్ తీసుకోవచ్చు. అనేక ప్రభుత్వ సంస్థలు నిజ సమయంలో అన్ని నిమిషాలను రికార్డ్ చేయడానికి మరియు సిద్ధం చేయడానికి నిమిషాల రికార్డింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగిస్తాయి.
మినిట్స్ అనేది ఒక సంస్థ లేదా సమూహం యొక్క సమావేశాల యొక్క అధికారిక వ్రాతపూర్వక రికార్డు అని గమనించడం ముఖ్యం, అయితే అవి ఆ ప్రక్రియల యొక్క వివరణాత్మక లిప్యంతరీకరణలు కావు. రాబర్ట్‌స్ రూల్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్ న్యూలీ రివైజ్డ్ (RONR) అని పిలువబడే పార్లమెంటరీ ప్రక్రియ యొక్క విస్తృతంగా ఉపయోగించే మాన్యువల్ ప్రకారం, నిమిషాల్లో ప్రధానంగా సమావేశంలో ఏమి జరిగింది అనే రికార్డు ఉండాలి, సభ్యులు సరిగ్గా ఏమి చెప్పారో కాదు.
సాధారణ మార్గదర్శకాలు ఉన్నప్పటికీ, సంస్థ ఏర్పాటు చేసిన ప్రమాణాలపై ఆధారపడి నిమిషాల ఆకృతి మారవచ్చు. రాబర్ట్ యొక్క రూల్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్ నిమిషాల నమూనా సెట్‌ను కలిగి ఉంది.
సాధారణంగా, మినిట్స్ మీటింగ్‌ని నిర్వహించే బాడీ పేరుతో ప్రారంభమవుతాయి (ఉదా, ఒక బోర్డు) మరియు స్థలం, తేదీ, హాజరైన వ్యక్తుల జాబితా మరియు సభను ఆదేశించడానికి సభకు పిలిచిన సమయాన్ని కూడా చేర్చవచ్చు.
కార్పొరేట్ బోర్డ్ ఆఫ్ డైరెక్టర్ల వంటి నిర్దిష్ట సమూహాల యొక్క నిమిషాలు తప్పనిసరిగా ఫైల్‌లో ఉంచబడతాయి మరియు ముఖ్యమైన చట్టపరమైన పత్రాలు. బోర్డ్ మీటింగ్‌ల నుండి మినిట్స్ ఒకే సంస్థలోని సాధారణ మెంబర్‌షిప్ సమావేశాల నిమిషాల నుండి విడిగా ఉంచబడతాయి. అలాగే, ఎగ్జిక్యూటివ్ సెషన్‌ల నిమిషాలను విడిగా ఉంచవచ్చు.
మీరు సమావేశ నిమిషాలను ఎందుకు తీసుకోవాలి?
మీరు ఏ కారణంతో సమావేశ నిమిషాలను రికార్డ్ చేయాలి? కార్పొరేట్ సమావేశంలో నిమిషాలను ఎలా తీసుకోవాలి? చారిత్రాత్మక సూచన కోసం, తప్పిపోయిన వ్యక్తులకు అప్‌డేట్ ఇవ్వడానికి మరియు బహిర్గతం చేయబడిన సమాచారం యొక్క ఖచ్చితమైన వర్ణనను అందించడానికి మీరు కార్పొరేట్ సమావేశంలో నిమిషాల సమయాన్ని వెచ్చించాలనుకుంటున్నారు, అది తర్వాత నిర్ధారణ లేదా రుజువుగా ఉపయోగించబడుతుంది.
నేడు, కరోనావైరస్ వ్యాప్తి సంస్థలను రిమోట్ పనికి మార్చేలా చేస్తోంది. కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాలను రికార్డ్ చేసే ప్రక్రియ సంస్థలకు అనుకూలత మరియు బలంగా ఉండటానికి సహాయపడుతుంది. దిగ్బంధంలో ఉన్న పరిస్థితుల్లో ఇది ఉపయోగపడుతుంది మరియు త్వరగా మారుతున్న పరిస్థితులను ఎదుర్కోవడంలో సహాయపడుతుంది.
కింది పరిస్థితిని ఊహించండి: మీరు ఒక న్యాయవాదితో ముఖ్యమైన సమావేశాన్ని కలిగి ఉన్నారు మరియు అదనపు సూచన కోసం మీరు చర్చించిన ప్రతి పాయింట్ యొక్క వివరణాత్మక రికార్డును మీరు ఉంచవలసి ఉంటుంది.
మీ ఒప్పందంలో మీకు సమస్యాత్మకమైన సమస్యలు ఉంటే, అది మీ వ్యాపారం లేదా వ్యక్తిగత విషయాలపై కీలకంగా ప్రభావితం కావచ్చు. అందుకే ప్రతి విషయాన్ని ట్రాక్ చేయడం చాలా ముఖ్యం.
వృత్తిపరమైన కార్యాలయంలో, సమర్థవంతమైన సమావేశ నిమిషాలు చాలా ముఖ్యమైనవి. ఎందుకు? ఎందుకంటే సూక్ష్మాలను గుర్తుచేసుకునే మన సామర్థ్యం సాధారణంగా పరిమితం చేయబడింది. పర్యవేక్షణలు తప్పుడు అడుగులు మరియు తప్పు వ్యాపార ఎంపికలను ప్రేరేపించవచ్చు. కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాలను తీసుకోవడానికి ఫోకస్ చేయడానికి మంచి సామర్థ్యం మరియు వివరాల కోసం ఆశ్చర్యపరిచే చెవి అవసరం. ఈ విధి సాధారణంగా విశ్వసనీయ కార్యదర్శికి లేదా వ్యక్తిగత సహాయకుడికి అప్పగించబడుతుంది. అయితే, సమావేశ నిమిషాలను తీసుకునేటప్పుడు తప్పులు చేయడం చాలా సులభం.
ఈ ఆర్టికల్‌లో, సమావేశానికి నిమిషాల సమయం తీసుకున్నప్పుడు జరిగే అత్యంత ప్రసిద్ధ స్లిప్-అప్‌లు మరియు వాటిని నివారించడంలో మీకు సహాయపడే ఏర్పాట్ల గురించి మేము మాట్లాడుతాము.
కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాల తప్పులను నివారించాలి
పారదర్శకత మరియు సరళతకు హామీ ఇవ్వడానికి, US చట్టానికి కార్పొరేట్ బోర్డు సమావేశాలు ఒక నిర్దిష్ట విధానాన్ని అనుసరించాలి. కార్పొరేట్ బోర్డ్ ఆఫ్ డైరెక్టర్లు మీటింగ్ మినిట్స్ తీసుకుని, ఆ తర్వాత వాటిని కార్మికులకు పంపిణీ చేయాలి.
కార్పోరేట్ మీటింగ్ నిమిషాలను తీసుకోవడం ద్వారా సభ్యులు తాము ఉత్తమ ప్రయోజనాలతో వ్యవహరిస్తున్నారని నిరూపించుకోవడానికి వారికి సహాయపడుతుంది. అదేవిధంగా, ఇది వ్యాపారాన్ని ప్రాథమిక స్థాయిలో అర్థం చేసుకోవడంలో మరియు పన్ను, బాధ్యత మరియు విశ్వసనీయ ప్రయోజనాల కోసం సహాయపడుతుంది. అయితే, సరైన పద్దతి లేకుండా, సమావేశాలు సాధారణంగా చాలా పొడవుగా మరియు అలసిపోతాయి. చాలా మంది పాల్గొనేవారు సమావేశాలను నిష్ఫలమైన వ్యాయామంగా పరిగణించడం ప్రారంభించిన సమయంలో, మీరు తప్పు మార్గంలో ఉన్నారని మీకు తెలుసు.
అత్యంత విస్తృతంగా గుర్తించబడిన లోపాలు క్రింది విధంగా ఉన్నాయి:
- సమావేశానికి సంబంధించిన ఎజెండాను ఏర్పాటు చేయడం లేదు
ఎజెండా ఒక నిర్దిష్ట సమావేశం యొక్క నిర్మాణాన్ని ఏర్పాటు చేస్తుంది. ఇది మీరు మాట్లాడే థీమ్‌ల రేఖాచిత్రం, స్పీకర్ల తగ్గింపు మరియు ప్రతి థీమ్‌కు మీరు పంపిణీ చేసే సమయం. బోర్డు మీటింగ్ ఎజెండా క్రింది వాటిని పోలి ఉండవచ్చు:
1. Q1 ఆర్థిక నివేదిక (ముఖ్య ఆర్థిక అధికారి, 15 నిమిషాలు)
2. కొత్త డేటా సెక్యూరిటీ సిస్టమ్ (CTO, 15 నిమిషాలు) అమలు
3. రాబోయే ఉత్పత్తి లాంచ్ ప్రెస్ కాన్ఫరెన్స్ కోసం సిద్ధమవుతోంది (ప్రెస్ సెక్రటరీ, 20 నిమిషాలు)
స్పష్టంగా నిర్వచించబడిన ఎజెండా కటాఫ్ పాయింట్లు మరియు పరిమితులను నిర్వచించడం ద్వారా సమావేశంలో పాల్గొనేవారికి మార్గదర్శకత్వం అందిస్తుంది. ఇది వారానికి వారానికి ఆచారంగా జరిగే సమావేశమైనా, అది సభ్యులను పాయింట్‌కి అంటిపెట్టుకుని మరియు వారి మెదడులను (మరియు ప్రసంగం) మెలికలు తిప్పకుండా ఉంచేలా ప్రోత్సహిస్తుంది.
విజయవంతమైన కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాల కోసం, ఎజెండా లేకపోవడం భారీ అవరోధం. సమావేశ నిమిషాలను తీసుకోవడానికి జాగ్రత్తగా ఏర్పాటు చేయడం అవసరం. స్పష్టమైన ఎజెండా లేకుండా, నిమిషాలను రికార్డ్ చేయడానికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తికి దేనిపై దృష్టి పెట్టాలనే ఆలోచన ఉండదు. పరిష్కారం: సమావేశానికి ముందు ఎల్లప్పుడూ ఎజెండాను సెటప్ చేయండి. తెలియని కారణాల వల్ల మీరు అలా చేయడం విస్మరించినట్లయితే, ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సాఫ్ట్‌వేర్ బహిర్గతం చేయబడిన సమాచారాన్ని పట్టుకోవడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. అయితే మీ సమావేశ నిమిషాలను నిర్వహించడానికి కొంత సమయం పడుతుంది.
- మీటింగ్ నిమిషాలను తీసుకునేటప్పుడు సమయం మరియు కంటెంట్‌కు కట్టుబడి ఉండకపోవడం
మీరు సమావేశం కోసం ఎజెండాను సెటప్ చేసినప్పుడు, మీరు దానిని అనుసరించాలి. సమయపాలన మరియు అజెండాలోని అంశాలకు కట్టుబడి ఉండాలంటే క్రమశిక్షణ అవసరం. ఇంకా ఏమిటంటే, ఇది ఒక ముఖ్యమైన పాత్రను పోషిస్తుంది: సమావేశాలు పనికిరాని మరియు అర్ధంలేని చిట్-చాట్‌లుగా మారకుండా ఉంచడం.
మీరు సమావేశాన్ని దాని పరిమితుల్లో ఉంచకుండా నిర్లక్ష్యం చేస్తే కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాలకు ఏమి జరుగుతుంది? అవి చాలా విస్తృతమైనవి మరియు నిర్మాణం లేనివిగా మారతాయి మరియు తదనుగుణంగా, సూచన కోసం ఉపయోగించబడవు లేదా నమ్మదగినవిగా పరిగణించబడవు. సమావేశ నిమిషాలకు బాధ్యత వహించే సభ్యుడు దృష్టి కేంద్రీకరించడానికి అపారమైన సామర్థ్యాలను కలిగి ఉన్నారా లేదా అనే దానితో సంబంధం లేకుండా, మీరు నిరంతరంగా ఏకాగ్రత వహించే సామర్థ్యాన్ని పెంచలేరు.
పరిష్కారం: ఈ పరిస్థితిలో, యాజమాన్యాన్ని కలవడం ఉత్తమ నివారణ. కనెక్షన్‌ని పర్యవేక్షించడానికి ఒక వ్యక్తిని నియమించండి. ఇంకా ఏమిటంటే, ప్రతి ఒక్కరూ ముందుగా ఏర్పాటు చేసిన నియమాలు మరియు సమావేశ ఎజెండాకు కట్టుబడి ఉండేలా చూసుకోండి. సమయపాలన అనేది సమావేశాన్ని నిర్ణయించే అంశం, కాబట్టి దానిని గమనించకుండా వదిలివేయవద్దు.
- అంగీకరించిన సమావేశాల నిమిషాల ఫార్మాట్ లేదు
ముందుగా ఏర్పాటు చేసిన ఫార్మాట్ లేకుండా, కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాలు చదవలేకపోవచ్చు లేదా యాక్సెస్ చేయలేకపోవచ్చు. మీరు ఫైల్ ఫార్మాట్‌ను అంగీకరించకపోతే, ఈ ఫైల్ రకాలను చదవడానికి సాఫ్ట్‌వేర్ లేని మీ భాగస్వాములు దీన్ని యాక్సెస్ చేయలేరు.
మీటింగ్ నిమిషాలు మీకు రెఫరెన్స్ కోసం అవసరమైన ఏ సమయంలోనైనా స్ప్లిట్ సెకనులో మీకు అందుబాటులో ఉండేలా ఉద్దేశించబడ్డాయి. క్లిష్టమైన పరిస్థితిలో, మీరు పత్రాలను చదవగలిగే ఫార్మాట్‌లలోకి మార్చడంలో విలువైన సమయాన్ని వృథా చేయకూడదని ఇష్టపడతారు.
మీటింగ్ మినిట్స్ డాక్యుమెంట్‌ల కోసం ఆర్కైవ్‌లో స్థిరపడటం కూడా అంతే కీలకం. క్లౌడ్ రిపోజిటరీని అనేక పరికరాల నుండి యాక్సెస్ చేయవచ్చు మరియు కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాల ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌లను నిల్వ చేయడానికి ఇది చాలా సరైన నిర్ణయం.
పరిష్కారం: Gglot స్వయంచాలకంగా రికార్డింగ్‌లను .doc లేదా .txt ఫైల్ ఫార్మాట్‌లుగా మారుస్తుంది. దాని పైన, ఇది చాలా ప్రసిద్ధ ఆడియో మరియు వీడియో ఫార్మాట్‌లకు మద్దతు ఇస్తుంది: MP3, M4A, WAV.
ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సాఫ్ట్‌వేర్ మీ మీటింగ్ నిమిషాల ఫైల్‌లను కూడా క్లౌడ్‌కి అప్‌లోడ్ చేస్తుంది. ఇది అన్ని యాక్సెసిబిలిటీ సమస్యలను తొలగిస్తుంది.
- సమావేశాల నిమిషాలను రికార్డ్ చేస్తున్నప్పుడు వివరాలపై శ్రద్ధ చూపడం లేదు
మితిమీరిన వివరణాత్మక సమావేశ నిమిషాలను ఎవరూ ఇష్టపడరు. అన్ని విషయాలను పరిగణనలోకి తీసుకుంటే, అవి ఫాస్ట్ రిఫరెన్స్ కోసం ఉద్దేశించబడ్డాయి మరియు మార్పిడి చేయబడిన సమాచారం యొక్క చిన్న బ్రీఫింగ్ ఇవ్వాలి.
సూక్ష్మాంశాలపై దృష్టి సారించడం లేదు, మళ్లీ కొన్ని తీవ్రమైన పర్యవేక్షణలను తీసుకురావచ్చు. ఇంకా, మీకు బాగా మద్దతు ఉన్న ధృవీకరణ లేదా రుజువు అవసరం అయినప్పుడు ఇది తీవ్రమైన సమస్యలను కలిగిస్తుంది.
ఇది సమావేశ నిమిషాలను చాలా ఉపయోగకరమైన సాధనంగా మార్చే అత్యంత ముఖ్యమైన థీమ్‌లు మరియు సూక్ష్మాంశాలపై దృష్టి పెడుతుంది. మరీ ముఖ్యంగా, ఆ కనెక్షన్లు కేంద్ర సమస్యలు మరియు సమావేశంలో పాల్గొనేవారు ఏకీభవించిన నిర్ణయాలకు అద్దం పట్టాలి.
నిమిషాలు ప్రాథమికంగా దేనినీ మిస్ చేయకూడదు: ఉదాహరణకు, బోర్డు నిర్ణయంపై ఓటు వేసినప్పుడు, నిమిషాల్లో ఎవరు దేనికి ఓటు వేశారో వివరించే గమనికను కలిగి ఉండాలి.
పరిష్కారం: కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాల టెంప్లేట్‌ను నిర్ణయించండి. ఇది సమావేశ రకం, సమయం, సభ్యులు, ఎజెండాలోని విషయాలు, కీలక నిర్ణయాల తగ్గింపు మరియు సమావేశం యొక్క సారాంశాన్ని చూపడంలో మీకు సహాయం చేస్తుంది. ఈ టెంప్లేట్ పెద్ద పొరపాట్లను నివారించడంలో మరియు కేంద్రీకృతంగా, కేంద్రీకృతమై మరియు ప్రభావవంతంగా ఉండటానికి మీకు సహాయం చేస్తుంది.
మరీ ముఖ్యంగా: ముందుగానే సిద్ధం చేసి, బోర్డు మీటింగ్ రీక్యాప్ చేయండి
సమావేశ నిమిషాలను తీసుకోవడానికి మీ పూర్తి దృష్టి అవసరం. ప్రతి అంశాన్ని ఒక్కొక్కటిగా విడదీసి, ఏది ముఖ్యమైనది మరియు ఏది అప్రధానమో నిర్వచించడం అత్యవసరం. ఇది కష్టమైన కార్యకలాపం, దీనికి సంబంధిత అనుభవం మరియు అభ్యాసం అవసరం. సమావేశంలో బోర్డు తీసుకున్న అన్ని నిర్ణయాలను పట్టుకుని, ఆపై వాటిని రికార్డ్ చేయడం లేదా వ్రాయడం అంత సులభం కాదు.
సమావేశం యొక్క పునశ్చరణ చాలా ముఖ్యమైనది. మీరు చెప్పిన ప్రతిదానిని సంగ్రహించే ప్రశ్నలతో చిన్న చెక్-అవుట్ చేయాలి.
అదృష్టవశాత్తూ, ప్రస్తుత రోజు ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సాఫ్ట్‌వేర్ కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాలను సమర్థవంతంగా తీసుకోవడానికి మీకు టూల్‌సెట్‌లను అందిస్తుంది. అలాగే, ఇది వేగవంతమైన మాన్యువల్ పనిని పారవేయడంలో సహాయపడుతుంది. ఉదాహరణకు, Ggglot స్మార్ట్ స్పీకర్ గుర్తింపు ఫీచర్ ప్రతి స్పీకర్‌ను స్వయంచాలకంగా గుర్తిస్తుంది. సమావేశ నిమిషాలను తీసుకునేటప్పుడు ఇది చాలా ఉపయోగకరమైన ఫీచర్. Gglot సౌండ్ రికార్డింగ్‌లను స్వయంచాలకంగా టెక్స్ట్‌గా మారుస్తుంది. Gglot వంటి సాధనాలతో, మీరు సమయాన్ని వెచ్చించవచ్చు మరియు మరింత ముఖ్యమైన విషయాలపై దృష్టి పెట్టవచ్చు.
ఈ చిట్కాలను గుర్తుంచుకోండి మరియు మీ కార్పొరేట్ సమావేశ నిమిషాలను మరింత బలవంతం చేయండి.