பொதுவான கார்ப்பரேட் கூட்டங்கள் நிமிட தவறுகள்
மிகவும் பொதுவான கார்ப்பரேட் கூட்டங்கள் நிமிட தவறுகள்
சந்திப்பு நிமிடங்களுக்கு ஒரு சிறிய அறிமுகம்
சந்திப்பின் நிமிடங்கள், அடிப்படையில், கூட்டத்தின் முக்கிய கவனம் செலுத்துதல் மற்றும் கூட்டத்தில் என்ன நடந்தது என்பதற்கான பதிவு. அவை பொதுவாக கூட்டத்தின் நிகழ்வுகளை விவரிக்கின்றன மற்றும் பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியல், பங்கேற்பாளர்களால் விவாதிக்கப்பட்ட சிக்கல்களின் அறிக்கை மற்றும் தொடர்புடைய பதில்கள் அல்லது சிக்கல்களுக்கான முடிவுகள் ஆகியவை அடங்கும். சில அறிஞர்களின் கூற்றுப்படி, "நிமிடங்கள்" என்பது லத்தீன் சொற்றொடரான மினுடா ஸ்கிரிப்டுரா (அதாவது "சிறிய எழுத்து") என்பதிலிருந்து "கரடுமுரடான குறிப்புகள்" என்பதிலிருந்து பெறப்பட்டிருக்கலாம்.
பழைய அனலாக் நாட்களில், கூட்டத்தின் போது நிமிடங்களை தட்டச்சு செய்பவர் அல்லது நீதிமன்ற நிருபர்கள் உருவாக்குவார்கள், அவர் அடிக்கடி சுருக்கெழுத்து குறியீட்டைப் பயன்படுத்தினார், பின்னர் நிமிடங்களைத் தயாரித்து பின்னர் பங்கேற்பாளர்களுக்கு வழங்கினார். இன்று, மீட்டிங் ஆடியோ ரெக்கார்டு செய்யப்படலாம், வீடியோ ரெக்கார்டு செய்யப்படலாம் அல்லது குழுவால் நியமிக்கப்பட்ட அல்லது முறைசாரா முறையில் நியமிக்கப்பட்ட செயலர் சில நிமிடங்களுக்குப் பிறகு குறிப்புகளை எடுக்கலாம். அனைத்து நிமிடங்களையும் நிகழ்நேரத்தில் பதிவு செய்யவும் தயார் செய்யவும் பல அரசு நிறுவனங்கள் நிமிட பதிவு மென்பொருளைப் பயன்படுத்துகின்றன.
நிமிடங்கள் என்பது ஒரு அமைப்பு அல்லது குழுவின் கூட்டங்களின் அதிகாரப்பூர்வ எழுத்துப் பதிவாகும், ஆனால் அவை அந்த நடவடிக்கைகளின் விரிவான டிரான்ஸ்கிரிப்டுகள் அல்ல என்பதைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். புதிதாகத் திருத்தப்பட்ட ராபர்ட் விதிகள் (RONR) எனப்படும் நாடாளுமன்ற நடைமுறையின் மிகவும் பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படும் கையேட்டின் படி, நிமிடங்களில் முக்கியமாக கூட்டத்தில் என்ன செய்யப்பட்டது என்பதைப் பற்றிய பதிவு இருக்க வேண்டும், உறுப்பினர்கள் சரியாக என்ன சொன்னார்கள் என்று அல்ல.
பொதுவான வழிகாட்டுதல்கள் இருந்தாலும், ஒரு நிறுவனத்தால் நிறுவப்பட்ட தரநிலைகளைப் பொறுத்து நிமிடங்களின் வடிவம் மாறுபடும். ராபர்ட்டின் ஒழுங்கு விதிகள் மாதிரி நிமிடத் தொகுப்பைக் கொண்டுள்ளது.
பொதுவாக, நிமிடங்கள் கூட்டத்தை நடத்தும் அமைப்பின் பெயருடன் தொடங்கும் (எ.கா., ஒரு பலகை) மேலும் இடம், தேதி, இருக்கும் நபர்களின் பட்டியல் மற்றும் தலைவர் கூட்டத்தை ஆர்டர் செய்ய அழைத்த நேரம் ஆகியவற்றையும் உள்ளடக்கியிருக்கலாம்.
கார்ப்பரேட் போர்டு ஆஃப் டைரக்டர்கள் போன்ற சில குழுக்களின் நிமிடங்கள் கோப்பில் வைக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் முக்கியமான சட்ட ஆவணங்களாக இருக்க வேண்டும். வாரியக் கூட்டங்களின் நிமிடங்கள் ஒரே நிறுவனத்தில் பொது உறுப்பினர் கூட்டங்களின் நிமிடங்களிலிருந்து தனித்தனியாக வைக்கப்படுகின்றன. மேலும், நிர்வாக அமர்வுகளின் நிமிடங்கள் தனித்தனியாக வைக்கப்படலாம்.
சந்திப்பின் நிமிடங்களை ஏன் எடுக்க வேண்டும்?
எந்த காரணத்திற்காக சந்திப்பு நிமிடங்களை பதிவு செய்ய வேண்டும்? கார்ப்பரேட் கூட்டத்தில் நிமிடங்களை எடுப்பது எப்படி? ஒரு கார்ப்பரேட் மீட்டிங்கில் வரலாற்று சிறப்பு மிக்க குறிப்பிற்காகவும், காணாமல் போன நபர்களுக்கு ஒரு புதுப்பிப்பை வழங்கவும், மேலும் வெளிப்படுத்தப்பட்ட தகவல்களின் துல்லியமான விளக்கத்தை கொடுக்கவும், பின்னர் அவை உறுதிப்படுத்தல் அல்லது ஆதாரமாக பயன்படுத்தப்படலாம்.
இன்று, கொரோனா வைரஸ் வெடிப்பு நிறுவனங்களை தொலைதூர வேலைக்கு மாறச் செய்கிறது. கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிடங்களைப் பதிவு செய்யும் செயல்முறையானது, நிறுவனங்களுக்கு மாற்றியமைக்கக்கூடியதாகவும் வலுவாகவும் இருக்க உதவுகிறது. தனிமைப்படுத்தப்பட்ட சூழ்நிலைகளில் இது பயனுள்ளதாக இருக்கும் மற்றும் விரைவாக மாறும் நிலைமைகளை எதிர்கொள்ள உதவுகிறது.
பின்வரும் சூழ்நிலையை கற்பனை செய்து பாருங்கள்: நீங்கள் ஒரு வழக்கறிஞருடன் ஒரு முக்கியமான சந்திப்பை நடத்துகிறீர்கள், மேலும் கூடுதல் குறிப்புக்காக நீங்கள் விவாதித்த ஒவ்வொரு புள்ளியின் விரிவான பதிவையும் நீங்கள் வைத்திருக்க வேண்டியிருக்கும்.
உங்கள் ஒப்பந்தத்தில் உங்களுக்கு சிக்கல்கள் இருந்தால், அது உங்கள் வணிகம் அல்லது தனிப்பட்ட விஷயங்களை முக்கியமாகப் பாதிக்கலாம். அதனால்தான் எல்லாவற்றையும் கண்காணிப்பது மிகவும் முக்கியம்.
ஒரு தொழில்முறை பணியிடத்தில், பயனுள்ள சந்திப்பு நிமிடங்கள் மிகவும் முக்கியம். ஏன்? ஏனெனில் நுணுக்கங்களை நினைவுபடுத்தும் திறன் பொதுவாக கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது. மேற்பார்வைகள் தவறான வழிகளையும் தவறான வணிகத் தேர்வுகளையும் தூண்டலாம். அதனால்தான் கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுத்துக்கொள்வதற்கு கவனம் செலுத்துவதற்கான நல்ல திறனும், விவரங்களுக்கு வியக்க வைக்கும் செவியும் தேவை. இந்த கடமை பொதுவாக நம்பகமான செயலாளர் அல்லது தனிப்பட்ட உதவியாளரிடம் ஒப்படைக்கப்படுகிறது. இருப்பினும், சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுக்கும்போது தவறு செய்வது மிகவும் எளிதானது.
இந்த கட்டுரையில், சந்திப்பின் நிமிடங்களை எடுக்கும்போது ஏற்படும் மிகவும் பிரபலமான ஸ்லிப்-அப்கள் மற்றும் அவற்றைத் தவிர்ப்பதற்கு உங்களுக்கு உதவக்கூடிய ஏற்பாடுகள் பற்றி பேசுவோம்.
தவிர்க்க வேண்டிய கார்ப்பரேட் மீட்டிங் நிமிட தவறுகள்
வெளிப்படைத்தன்மை மற்றும் நேரடியான தன்மைக்கு உத்தரவாதம் அளிக்க, அமெரிக்க சட்டத்தின்படி கார்ப்பரேட் போர்டு கூட்டங்கள் ஒரு குறிப்பிட்ட நடைமுறையைப் பின்பற்ற வேண்டும். கார்ப்பரேட் இயக்குநர்கள் குழுக்கள் சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுத்து பின்னர் தொழிலாளர்களிடையே விநியோகிக்க வேண்டும்.
கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுத்துக்கொள்வது, உறுப்பினர்கள் தாங்கள் சிறந்த நலன்களுடன் செயல்படுகிறார்கள் என்பதை நிரூபிக்க உதவுகிறது. அதேபோல், வணிகத்தை அடிப்படை மட்டத்திலும், வரி, பொறுப்பு மற்றும் நம்பிக்கை நோக்கங்களுக்காகவும் புரிந்து கொள்ள உதவுகிறது. இருப்பினும், சரியான முறை இல்லாமல், கூட்டங்கள் பொதுவாக மிக நீண்டதாகவும் சோர்வாகவும் மாறும். பெரும்பாலான பங்கேற்பாளர்கள் கூட்டங்களை பயனற்ற ஒரு பயிற்சியாகக் கருதத் தொடங்கும் கட்டத்தில், நீங்கள் தவறான பாதையில் செல்கிறீர்கள் என்பது உங்களுக்குத் தெரியும்.
மிகவும் பரவலாக அங்கீகரிக்கப்பட்ட பிழைகள் பின்வருமாறு:
- கூட்டத்திற்கான நிகழ்ச்சி நிரலை அமைக்கவில்லை
ஒரு நிகழ்ச்சி நிரல் ஒரு குறிப்பிட்ட கூட்டத்தின் கட்டமைப்பை அமைக்கிறது. இது ஸ்பீக்கர்களின் தீர்வறிக்கை மற்றும் ஒவ்வொரு கருப்பொருளுக்கும் நீங்கள் விநியோகிக்கும் நேரத்துடன் நீங்கள் பேசும் தீம்களின் வரைபடம். ஒரு குழு கூட்ட நிகழ்ச்சி நிரல் பின்வருவனவற்றை ஒத்திருக்கலாம்:
1. Q1 நிதி அறிக்கை (தலைமை நிதி அதிகாரி, 15 நிமிடங்கள்)
2. ஒரு புதிய தரவு பாதுகாப்பு அமைப்பை செயல்படுத்துதல் (CTO, 15 நிமிடங்கள்)
3. வரவிருக்கும் தயாரிப்பு வெளியீட்டு செய்தியாளர் சந்திப்பிற்கு தயாராகிறது (பத்திரிகை செயலாளர், 20 நிமிடங்கள்)
தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்ட நிகழ்ச்சி நிரலானது, சந்திப்பில் பங்கேற்பவர்களுக்கு வெட்டுப்புள்ளிகள் மற்றும் வரம்புகளை வரையறுப்பதன் மூலம் வழிகாட்டுதலை வழங்குகிறது. இது வாராவாரம் வாடிக்கையான சந்திப்பாக இருந்தாலும், உறுப்பினர்களை புள்ளியில் ஒட்டிக்கொள்ளவும், அவர்களின் மூளையை (மற்றும் பேச்சை) அலைக்கழிக்காமல் இருக்கவும் இது ஊக்குவிக்கிறது.
வெற்றிகரமான கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிடங்களுக்கு, நிகழ்ச்சி நிரல் இல்லாதது பெரும் தடையாக உள்ளது. சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுப்பதற்கு கவனமாக ஏற்பாடு தேவை. தெளிவான நிகழ்ச்சி நிரல் இல்லாமல், நிமிடங்களை பதிவு செய்யும் பொறுப்புள்ள நபருக்கு எதில் கவனம் செலுத்துவது என்பது பற்றிய தெளிவான யோசனை இருக்காது. தீர்வு: கூட்டத்திற்கு முன் எப்போதும் ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை அமைக்கவும். தெரியாத காரணங்களுக்காக நீங்கள் புறக்கணித்திருந்தால், டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் மென்பொருள் வெளிப்படுத்தப்பட்ட தகவலைப் பிடிக்க உங்களுக்கு உதவும். இருப்பினும், உங்கள் சந்திப்பு நிமிடங்களை ஒழுங்கமைக்க சிறிது நேரம் எடுக்கும்.
- சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுக்கும்போது நேரத்தையும் உள்ளடக்கத்தையும் கடைப்பிடிக்கவில்லை
கூட்டத்திற்கான நிகழ்ச்சி நிரலை நீங்கள் அமைத்தவுடன், அதைப் பின்பற்ற வேண்டும். நேரம் மற்றும் நிகழ்ச்சி நிரலில் உள்ள தலைப்புகளை கடைபிடிக்க ஒழுக்கம் தேவை. மேலும், இது ஒரு முக்கிய பங்கு வகிக்கிறது: கூட்டங்கள் பயனற்ற மற்றும் அர்த்தமற்ற அரட்டைகளாக மாறாமல் இருக்க.
கூட்டத்தை அதன் வரம்புக்குள் வைத்திருக்க நீங்கள் புறக்கணித்தால், கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிடங்களுக்கு என்ன நடக்கும்? அவை மிகவும் விரிவானதாகவும், கட்டமைப்பு இல்லாததாகவும் ஆகின்றன, அதன்படி, குறிப்புக்காகப் பயன்படுத்த முடியாது அல்லது நம்பகமானதாகக் கருத முடியாது. சந்திப்பு நிமிடங்களுக்குப் பொறுப்பான ஒரு உறுப்பினருக்கு கவனம் செலுத்தும் திறன் உள்ளதா என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல், நிரந்தரமாக கவனம் செலுத்தும் திறனை நீங்கள் நீட்டிக்க முடியாது.
தீர்வு: இந்த சூழ்நிலையில், உரிமையை சந்திப்பதே சிறந்த சிகிச்சையாகும். இணைப்பைக் கண்காணிக்க ஒரு நபரை நியமிக்கவும். மேலும் என்னவென்றால், அனைவரும் முன்பே நிறுவப்பட்ட விதிகள் மற்றும் சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு இணங்குவதை உறுதிப்படுத்தவும். நேரமே ஒரு சந்திப்பை தீர்மானிக்கும் காரணியாகும், எனவே அதை கவனிக்காமல் விட்டுவிடாதீர்கள்.
- ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட கூட்டங்களின் நிமிட வடிவம் இல்லை
முன்பே நிறுவப்பட்ட வடிவம் இல்லாமல், கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிடங்கள் படிக்க முடியாததாகவோ அல்லது அணுக முடியாததாகவோ இருக்கலாம். கோப்பு வடிவமைப்பில் நீங்கள் உடன்படவில்லை என்றால், இந்தக் கோப்பு வகைகளைப் படிப்பதற்கான மென்பொருள் இல்லாத உங்கள் கூட்டாளர்களால் அதை அணுக முடியாமல் போகலாம்.
சந்திப்பு நிமிடங்கள் உங்களுக்கு எந்த நேரத்திலும் குறிப்புக்காகத் தேவைப்பட்டாலும் ஒரு நொடியில் கிடைக்கும். ஒரு முக்கியமான சூழ்நிலையில், ஆவணங்களை படிக்கக்கூடிய வடிவங்களாக மாற்றுவதில் மதிப்புமிக்க நேரத்தை வீணடிக்க வேண்டாம்.
சந்திப்பு நிமிட ஆவணங்களுக்கான காப்பகத்தில் தீர்வு காண்பதும் மிகவும் முக்கியமானது. கிளவுட் களஞ்சியத்தை பல சாதனங்களில் இருந்து அணுகலாம் மற்றும் கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிடங்களின் டிரான்ஸ்கிரிப்டுகளை சேமிப்பதற்கான மிகச் சிறந்த முடிவு இதுவாகும்.
தீர்வு: Gglot தானாகவே பதிவுகளை .doc அல்லது .txt கோப்பு வடிவங்களாக மாற்றுகிறது. அதற்கு மேல், இது பெரும்பாலான பிரபலமான ஆடியோ மற்றும் வீடியோ வடிவங்களை ஆதரிக்கிறது: MP3, M4A, WAV.
டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் மென்பொருள் உங்கள் சந்திப்பு நிமிட கோப்புகளையும் கிளவுட்டில் பதிவேற்றும். இது அனைத்து அணுகல் சிக்கல்களையும் நீக்கும்.
- சந்திப்பு நிமிடங்களை பதிவு செய்யும் போது விவரங்களுக்கு கவனம் செலுத்துவதில்லை
மிக விரிவான சந்திப்பு நிமிடங்களை யாரும் விரும்புவதில்லை. அனைத்து விஷயங்களையும் கருத்தில் கொண்டால், அவை விரைவான குறிப்புக்காக வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளன மற்றும் பரிமாற்றப்பட்ட தகவல்களின் சுருக்கமான விளக்கத்தை வழங்க வேண்டும்.
நுணுக்கங்களில் கவனம் செலுத்தாமல், மீண்டும், சில கடுமையான மேற்பார்வைகளை கொண்டு வரலாம். மேலும், நன்கு ஆதரிக்கப்பட்ட சரிபார்ப்பு அல்லது ஆதாரம் உங்களுக்கு மிகவும் தேவைப்படும்போது அது கடுமையான சிக்கல்களை ஏற்படுத்தலாம்.
மிக முக்கியமான கருப்பொருள்கள் மற்றும் நுணுக்கங்களில் கவனம் செலுத்துவதே சந்திப்பு நிமிடங்களை மிகவும் பயனுள்ள கருவியாக மாற்றுகிறது. மிக முக்கியமாக, அந்த இணைப்புகள் மைய சிக்கல்கள் மற்றும் கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் ஒப்புக்கொண்ட முடிவுகளை பிரதிபலிக்க வேண்டும்.
நிமிடங்கள் அடிப்படையான எதையும் தவறவிடக் கூடாது: உதாரணமாக, வாரியம் ஒரு முடிவை வாக்களிக்கும்போது, எதற்காக வாக்களித்தது என்பதை விவரிக்கும் குறிப்பு நிமிடங்களில் இருக்க வேண்டும்.
தீர்வு: கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிட டெம்ப்ளேட்டைத் தீர்மானிக்கவும். சேகரிக்கும் வகை, நேரம், உறுப்பினர்கள், நிகழ்ச்சி நிரலில் உள்ள விஷயங்கள், முக்கிய முடிவுகளின் தீர்வறிக்கை மற்றும் கூட்டத்தின் சுருக்கம் ஆகியவற்றைக் காட்ட இது உங்களுக்கு உதவும். இந்த டெம்ப்ளேட் பெரிய தவறுகளைத் தவிர்க்கவும், மையமாக, கவனம் செலுத்தி, பயனுள்ளதாகவும் இருக்க உங்களுக்கு உதவும்.
மிக முக்கியமாக: முன்கூட்டியே தயார் செய்து ஒரு குழு கூட்டத்தை மீண்டும் செய்யவும்
சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுப்பதற்கு உங்கள் முழு கவனம் தேவை. ஒவ்வொரு தலைப்பையும் தனித்தனியாகப் பிரித்து, எது முக்கியமானது எது முக்கியமற்றது என்பதை வரையறுப்பது அவசியம். பொருத்தமான அனுபவமும் பயிற்சியும் தேவைப்படும் கடினமான செயலாகும். கூட்டத்தின் போது குழு எடுக்கும் அனைத்து முடிவுகளையும் பதிவு செய்வது அல்லது எழுதுவது அவ்வளவு எளிதானது அல்ல.
சந்திப்பின் மறுபரிசீலனை மிகவும் முக்கியமானது. சொல்லப்பட்ட அனைத்தையும் சுருக்கமாகச் சொல்லும் கேள்விகளுடன் நீங்கள் ஒரு சிறிய செக்-அவுட் செய்ய வேண்டும்.
அதிர்ஷ்டவசமாக, இன்றைய டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் மென்பொருள் கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிடங்களை திறம்பட எடுப்பதற்கான கருவிகளை உங்களுக்கு வழங்குகிறது. மேலும், இது வேகமான கையேடு வேலைகளை அப்புறப்படுத்த உதவுகிறது. எடுத்துக்காட்டாக, Ggglot ஸ்மார்ட் ஸ்பீக்கர் அடையாள அம்சம் ஒவ்வொரு ஸ்பீக்கரையும் தானாகவே அடையாளம் காணும். சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுக்கும்போது இது மிகவும் பயனுள்ள அம்சமாகும். Gglot தானாகவே ஒலிப்பதிவுகளை உரையாக மாற்றுகிறது. Gglot போன்ற கருவிகள் மூலம், நீங்கள் நேரத்தை மிச்சப்படுத்தலாம் மற்றும் மிக முக்கியமான விஷயங்களில் கவனம் செலுத்தலாம்.
இந்த உதவிக்குறிப்புகளை நினைவில் வைத்து, உங்கள் கார்ப்பரேட் சந்திப்பு நிமிடங்களை மிகவும் கட்டாயமாக்குங்கள்.