Уобичајене грешке у записницима на корпоративним састанцима

Најчешће грешке у записницима на корпоративним састанцима

Кратак увод у записник са састанка

Записници са састанка су, у основи, хроника кључних фокуса састанка и запис онога што се дешавало на састанку. Они обично описују догађаје на састанку и могу укључивати листу присутних, изјаву о питањима о којима су учесници разговарали и повезане одговоре или одлуке за питања. Према неким научницима, „минути“ вероватно потиче од латинске фразе минута сцриптура (буквално „мало писање“) што значи „грубе белешке“.

У старим аналогним данима, записник је обично током састанка креирао дактилограф или судски извештач, који је често користио стенографски запис, а затим припремао записник и потом га издавао учесницима. Данас се састанак може снимати аудио, видео записом, или именовани или неформално додељени секретар групе може да води белешке, са записником припремљеним касније. Многе владине агенције користе софтвер за снимање записника за снимање и припрему свих минута у реалном времену.

Важно је напоменути да су записници званични писани записи састанака организације или групе, али нису детаљни транскрипти тих састанака. Према најчешће коришћеном приручнику о парламентарној процедури под називом Робертова новоревидирана правила (РОНР), записник треба да садржи углавном запис о томе шта је урађено на састанку, а не шта су тачно рекли чланови.

Формат записника може да варира у зависности од стандарда које је успоставила организација, иако постоје опште смернице. Робертова правила реда садрже узорак записника.

Генерално, записник почиње именом тела које одржава састанак (нпр. одбора) и може такође да садржи место, датум, списак присутних људи и време када је председавајући сазвао састанак како би одредио ред.

Записници одређених група, као што је корпоративни одбор директора, морају се чувати у архиви и представљају важан правни документ. Записници са седница одбора воде се одвојено од записника са општих седница чланства у оквиру исте организације. Такође, записници са извршних седница могу се водити посебно.

Зашто би требало да водите записник са састанка?

Из ког разлога би требало да снимите записник са састанка? Како водити записник на корпоративном састанку? Желели бисте да направите записник на корпоративном састанку за историјску референцу, да дате најновије информације о људима који су нестали и да дате прецизан опис откривених информација који се касније могу користити као потврда или доказ.

Данас, епидемија коронавируса тера организације да пређу на даљински рад. Процес снимања записника корпоративних састанака помаже организацијама да остану прилагодљиве и јаке. Користан је у условима карантина и помаже у суочавању са условима који се брзо мењају.

Замислите следећу ситуацију: имате важан састанак са адвокатом и можда ћете морати да водите детаљну евиденцију о свакој тачки о којој сте разговарали ради додатне референце.

Ако имате проблематичне проблеме у уговору, то би могло кључно утицати на ваше пословне или личне ствари. То је разлог зашто је веома важно све пратити.

На професионалном радном месту, ефективни записници са састанака су веома важни. Зашто? Зато што је наша способност да се сетимо суптилности обично ограничена. Превиди могу довести до погрешних корака и погрешних пословних избора. То је разлог зашто узимање записника са корпоративних састанака захтева добар капацитет за фокусирање и запањујући слух за детаље. Ова дужност се обично делегира секретару од поверења или личном асистенту. Међутим, заиста је лако погрешити док водите записник са састанка.

У овом чланку ћемо говорити о најпознатијим грешкама које се дешавају приликом узимања записника са састанка и аранжманима који вам могу помоћи да их избегнете.

Грешке у записнику корпоративних састанака које треба избегавати

Да би се гарантовала транспарентност и директност, америчко законодавство захтева да састанци корпоративног одбора прате одређену процедуру. Управни одбори предузећа треба да воде записнике са састанака и да их потом дистрибуирају радницима.

Узимање записника са корпоративних састанака додатно помаже члановима да докажу да делују у најбољем интересу. Исто тако, помаже у разумевању пословања на основном нивоу иу сврхе пореза, обавеза и фидуцијара. Без праве методологије, међутим, састанци ће генерално постати предуги и исцрпљујући. У тренутку када већина учесника почне да посматра састанке као узалудну вежбу, знате да сте на погрешном путу.

Најраширеније грешке су следеће:

1. Не утврђивање дневног реда састанка

Дневни ред поставља структуру одређеног састанка. То је дијаграм тема о којима ћете разговарати са кратким прегледом говорника и временом које ћете распоредити за сваку тему. Дневни ред састанка одбора може изгледати следеће:

1. Финансијски извештај за први квартал (главни финансијски службеник, 15 минута)

2. Имплементација новог система безбедности података (ЦТО, 15 минута)

3. Припрема за предстојећу конференцију за штампу о лансирању производа (секретар за штампу, 20 минута)

Јасно дефинисан дневни ред даје смернице учесницима састанка дефинисањем граничних тачака и граница. Без обзира на то да ли је то уобичајен састанак из недеље у недељу, он подстиче чланове да се држе тачке и спрече да им мозак (и говор) не кривудају.

За успешне записнике корпоративних састанака, одсуство дневног реда је огромна препрека. Записивање записника са састанка захтева пажљив договор. Без јасног дневног реда, појединац који је одговоран за снимање записника нема ни најсјајнију идеју на шта да се концентрише. Решење: Увек поставите дневни ред пре састанка. Ако сте из непознатих разлога то занемарили, софтвер за транскрипцију ће вам омогућити да ухватите информације које су откривене. Међутим, организовање записника са састанка ће потрајати.

2. Не придржавање времена и садржаја док водите записник са састанка

Када сте поставили дневни ред састанка, требало би да га пратите. Придржавање времена и тема на дневном реду захтева дисциплину. Штавише, има важну улогу: спречава да се састанци трансформишу у бескорисна и бесмислена ћаскања.

Шта се дешава са записницима корпоративног састанка ако занемарите одржавање састанка унутар његових граница? Они постају превише опсежни и немају структуру, и, сходно томе, не могу се користити као референца или сматрати поузданим. Без обзира на то да ли члан одговоран за записнике са састанака има огромне капацитете да се фокусира, не можете проширити њихов капацитет да се стално концентришу.

Решење: У овим околностима, власништво над састанцима је најбољи лек. Одредите особу која ће надгледати везу. Штавише, побрините се да се сви придржавају унапред утврђених правила и дневног реда састанка. Време је одлучујући фактор састанка, зато га не остављајте без надзора.

3. Без договореног формата записника са састанака

Без унапред утврђеног формата, записници корпоративних састанака могу постати нечитљиви или недоступни. Ако се не слажете око формата датотеке, ваши партнери који немају софтвер за читање ових типова датотека можда неће моћи да му приступе.

Записници састанка су намењени да вам буду доступни у делићу секунде, у ком год тренутку вам затребају за референцу. У критичној ситуацији, радије не бисте губили драгоцено време на претварање докумената у читљиве формате.

Такође је од кључне важности да се одлучите за архиву докумената записника са састанка. Цлоуд репозиторијуму се може приступити са бројних уређаја и то је редовно најидеалнија одлука за чување транскрипата записника корпоративних састанака.

Решење: Гглот аутоматски претвара снимке у .доц или .ткт формате датотека. Поврх тога, подржава већину популарних аудио и видео формата: МП3, М4А, ВАВ.

Софтвер за транскрипцију ће такође отпремити датотеке са записницима састанка у облак. Ово ће елиминисати све проблеме приступачности.

4. Не обраћајући пажњу на детаље док снимате записнике са састанака

Нико не воли записнике са састанака који су претерано детаљни. Све у свему, они су намењени за брзу референцу и требало би да дају кратак преглед размењених информација.

Не фокусирање на суптилности, опет, може довести до неких озбиљних превида. Штавише, то може изазвати озбиљне проблеме када вам је очајнички потребна добро подржана верификација или доказ.

Фокус на најзначајније теме и суптилности чини записнике са састанка тако корисним алатом. Што је најважније, те везе треба да одражавају централна питања и одлуке око којих су се учесници састанка сложили.

Записник не сме пропустити ништа суштинско: на пример, када одбор гласа о одлуци, записник мора да садржи белешку у којој се наводи ко је за шта гласао.

Решење: Одлучите се за образац записника корпоративног састанка. Помоћи ће вам да прикажете врсту окупљања, време, чланове, ствари на дневном реду, сажетак кључних одлука и синопсис састанка. Овај шаблон треба да вам помогне да избегнете велике грешке и да останете усредсређени, фокусирани и ефикасни.

Најважније: припремите се унапред и направите резиме састанка одбора

Узимање записника са састанка захтева ваш пун фокус. Неопходно је одвојити сваку тему појединачно и дефинисати шта је битно, а шта небитно. То је тешка активност која захтева релевантно искуство и праксу. Није тако лако ухватити све одлуке које је одбор донео током састанка и онда их снимити или записати.

Рекапитулација састанка је изузетно значајна. Требало би да направите малу одјаву са питањима која ће резимирати све што је речено.

Срећом, данашњи софтвер за транскрипцију пружа вам скупове алата за ефикасно узимање записника са састанака предузећа. Такође, помаже при одлагању избирљивог ручног рада. На пример, функција Ггглот паметне идентификације звучника аутоматски идентификује сваког звучника. Ово је веома корисна функција када водите записник са састанка. Гглот такође аутоматски претвара звучне снимке у текст. Са алаткама као што је Гглот, можете да одвојите време и фокусирате се на важније ствари.

Запамтите ове савете и учините своје записнике корпоративних састанака убедљивијим.