Procesverbalet e takimeve të përbashkëta të korporatës Gabime

Gabimet më të zakonshme të minutave të takimeve të korporatës

Një hyrje e shkurtër në procesverbalin e mbledhjes

Procesverbalet e takimit janë, në thelb, një kronikë e fokuseve kryesore të takimit dhe një regjistrim i asaj që ndodhi në një takim. Ato zakonisht përshkruajnë ngjarjet e takimit dhe mund të përfshijnë një listë të pjesëmarrësve, një deklaratë të çështjeve të diskutuara nga pjesëmarrësit dhe përgjigjet ose vendimet përkatëse për çështjet. Sipas disa studiuesve, "minuta" ndoshta rrjedh nga fraza latine minuta scriptura (fjalë për fjalë "shkrim i vogël") që do të thotë "shënime të përafërta".

Në ditët e vjetra analoge, procesverbalet zakonisht krijoheshin gjatë takimit nga një daktilografist ose gazetar i gjykatës, i cili shpesh përdorte stenografi dhe më pas përgatitte procesverbalin dhe ua jepte pjesëmarrësve më pas. Sot, takimi mund të regjistrohet me audio, video ose sekretari i caktuar ose i caktuar joformalisht i një grupi mund të mbajë shënime, me procesverbal të përgatitur më vonë. Shumë agjenci qeveritare përdorin softuer për regjistrimin e minutave për të regjistruar dhe përgatitur të gjitha minutat në kohë reale.

Është e rëndësishme të theksohet se procesverbali është procesverbali zyrtar me shkrim i takimeve të një organizate ose grupi, por ato nuk janë transkripte të detajuara të atyre procedurave. Sipas manualit më të përdorur të procedurës parlamentare të quajtur Rregullat e Rendit të Robertit të Rishikuara rishtas (RONR), procesverbali duhet të përmbajë kryesisht një procesverbal të asaj që është bërë në mbledhje, jo atë që është thënë saktësisht nga anëtarët.

Formati i procesverbalit mund të ndryshojë në varësi të standardeve të vendosura nga një organizatë, megjithëse ka udhëzime të përgjithshme. Rregullat e Rendit të Robertit përmbajnë një grup mostër minutash.

Në përgjithësi, procesverbali fillon me emrin e organit që mban mbledhjen (p.sh., një bord) dhe mund të përfshijë gjithashtu vendin, datën, listën e njerëzve të pranishëm dhe kohën kur kryesuesi thirri mbledhjen me urdhër.

Procesverbalet e grupeve të caktuara, si për shembull bordi i drejtorëve të korporatës, duhet të mbahen në dosje dhe janë dokumente të rëndësishme ligjore. Procesverbalet nga mbledhjet e bordit mbahen veçmas nga procesverbalet e mbledhjeve të përgjithshme të anëtarëve brenda së njëjtës organizatë. Gjithashtu, procesverbalet e seancave të ekzekutivit mund të mbahen veçmas.

Pse duhet të merrni procesverbal të takimit?

Për çfarë arsye do t'ju duhet të regjistroni procesverbalet e mbledhjes? Si të mbani minuta në një takim të korporatës? Ju do të dëshironi të merrni minuta në një takim të korporatës për referencë historike, për t'u dhënë një përditësim njerëzve që mungonin dhe për të dhënë një përshkrim të saktë të informacionit të zbuluar që mund të përdoret më vonë si një konfirmim ose provë.

Sot, shpërthimi i koronavirusit po i bën organizatat të kalojnë në punë në distancë. Procesi i regjistrimit të minutave të takimeve të korporatës i ndihmon organizatat të mbeten të adaptueshme dhe të forta. Është i dobishëm në kushtet e karantinës dhe ndihmon në përballimin e kushteve që ndryshojnë shpejt.

Imagjinoni situatën e mëposhtme: Ju jeni duke pasur një takim të rëndësishëm me një avokat dhe mund t'ju duhet të mbani një shënim të detajuar për secilën pikë që keni diskutuar për referencë shtesë.

Nëse keni probleme shqetësuese në marrëveshjen tuaj, kjo mund të ndikojë në mënyrë thelbësore në çështjet tuaja të biznesit ose personale. Kjo është arsyeja pse është shumë e rëndësishme të mbani gjurmët e gjithçkaje.

Në një vend pune profesional, procesverbalet efektive të takimeve janë mjaft të rëndësishme. Pse? Sepse aftësia jonë për të kujtuar hollësitë normalisht është e kufizuar. Mbikëqyrjet mund të nxisin hapa të gabuar dhe zgjedhje të gabuara biznesi. Kjo është arsyeja që marrja e minutave të takimeve të korporatës kërkon një kapacitet të mirë për t'u fokusuar dhe një vesh mahnitës për detaje. Kjo detyrë zakonisht i delegohet një sekretari të besuar ose një asistenti personal. Megjithatë, është me të vërtetë e lehtë të bësh gabime gjatë mbledhjes së procesverbaleve.

Në këtë artikull, ne do të flasim për gabimet më të njohura që ndodhin gjatë mbledhjes së procesverbaleve të takimit dhe masat që mund t'ju ndihmojnë t'i shmangni ato.

Gabimet e procesverbalit të mbledhjeve të korporatës për t'u shmangur

Për të garantuar transparencë dhe drejtësi, legjislacioni amerikan kërkon që mbledhjet e bordit të korporatave të ndjekin një procedurë të caktuar. Bordet e drejtorëve të korporatave duhet të mbajnë procesverbalet e mbledhjeve dhe më pas t'i shpërndajnë ato midis punëtorëve.

Marrja e procesverbaleve të mbledhjeve të korporatës ndihmon gjithashtu anëtarët të dëshmojnë se po veprojnë me interesat më të mira. Po kështu, ai ndihmon me të kuptuarit e biznesit në një nivel bazë, dhe për qëllime tatimore, detyrimesh dhe fiduciare. Megjithatë, pa metodologjinë e duhur, takimet në përgjithësi do të bëhen shumë të gjata dhe rraskapitëse. Në momentin kur shumica e pjesëmarrësve fillojnë t'i konsiderojnë takimet si një ushtrim kotësie, ju e dini se jeni në rrugën e gabuar.

Gabimet më të njohura janë si më poshtë:

1. Mos përcaktimi i rendit të ditës për mbledhjen

Një axhendë përcakton strukturën e një takimi specifik. Është një diagram temash për të cilat do të flisni me përmbledhjen e folësve dhe kohën që do të shpërndani për çdo temë. Një axhendë e mbledhjes së bordit mund të jetë si më poshtë:

1. Raporti financiar i tremujorit të parë (Zyrtari kryesor financiar, 15 minuta)

2. Zbatimi i një sistemi të ri të sigurisë së të dhënave (CTO, 15 minuta)

3. Përgatitja për një konferencë shtypi të ardhshme për prezantimin e produktit (Sekretari i shtypit, 20 minuta)

Një axhendë e përcaktuar qartë ofron udhëzime për pjesëmarrësit e takimit duke përcaktuar pikat dhe kufijtë e ndërprerjes. Pavarësisht nëse është një takim i zakonshëm javë pas jave, ai inkurajon anëtarët që t'i përmbahen pikës dhe të mbajnë trurin (dhe fjalimin) e tyre nga gjarpërimi.

Për procesverbal të suksesshëm të takimeve të korporatës, mungesa e një axhende është një pengesë e madhe. Mbajtja e procesverbaleve të takimit kërkon rregullim të kujdesshëm. Pa një axhendë të qartë, individi përgjegjës për regjistrimin e minutave nuk e ka idenë më të mjegullt se në çfarë të përqendrohet. Zgjidhja: Vendosni gjithmonë një axhendë përpara takimit. Nëse për arsye të panjohura keni neglizhuar ta bëni si të tillë, programi i transkriptimit do t'ju mundësojë të kapni informacionin që u zbulua. Megjithatë, organizimi i procesverbaleve të takimit do të marrë pak kohë.

2. Mos respektimi i kohës dhe përmbajtjes gjatë mbajtjes së procesverbaleve të takimit

Kur të keni vendosur një axhendë për takimin, duhet ta ndiqni atë. Respektimi i kohës dhe temave në rendin e ditës kërkon disiplinë. Për më tepër, ai shërben një rol të rëndësishëm: që takimet të mos shndërrohen në biseda të kota dhe të pakuptimta.

Çfarë i ndodh procesverbalit të mbledhjes së korporatës nëse neglizhoni ta mbani takimin brenda kufijve të tij? Ato bëhen shumë të gjera dhe nuk kanë strukturë dhe, në përputhje me rrethanat, nuk mund të përdoren për referencë ose të konsiderohen të besueshme. Pavarësisht nëse një anëtar përgjegjës për procesverbalet e mbledhjeve ka kapacitete të mëdha për t'u fokusuar, ju nuk mund ta zgjeroni kapacitetin e tij për t'u përqendruar vazhdimisht.

Zgjidhja: Në këtë rrethanë, takimi me pronësinë është kura më e mirë. Cakto një person për të mbikëqyrur lidhjen. Për më tepër, sigurohuni që të gjithë t'u përmbahen rregullave të paracaktuara dhe agjendës së takimeve. Koha është faktori vendimtar i një takimi, ndaj mos e lini pa mbikëqyrje.

3. Nuk ka formatin e procesverbaleve të takimeve të dakorduara

Pa një format të paracaktuar, procesverbali i takimit të korporatës mund të bëhet i palexueshëm ose i paarritshëm. Nëse nuk bini dakord për një format skedari, partnerët tuaj që nuk kanë softuerin për leximin e këtyre llojeve të skedarëve mund të mos jenë në gjendje t'i qasen atij.

Procesverbalet e takimit synohen të jenë të disponueshme për ju në një pjesë të sekondës, në çdo moment që ju nevojiten për referencë. Në një situatë kritike, do të preferonit të mos humbisni kohë të vlefshme për konvertimin e dokumenteve në formate të lexueshme.

Është gjithashtu e rëndësishme që të vendoseni në një arkiv për dokumentet e procesverbaleve të mbledhjeve. Depoja e resë kompjuterike mund të aksesohet nga pajisje të shumta dhe është rregullisht vendimi më ideal për ruajtjen e transkripteve të procesverbaleve të mbledhjeve të korporatës.

Zgjidhja: Gglot konverton automatikisht regjistrimet në formatet e skedarëve .doc ose .txt. Për më tepër, ai mbështet shumicën e formateve të njohura audio dhe video: MP3, M4A, WAV.

Softueri i transkriptimit do të ngarkojë gjithashtu skedarët e minutave të takimit në renë kompjuterike. Kjo do të eliminojë të gjitha problemet e aksesit.

4. Mos i kushtoni vëmendje detajeve gjatë regjistrimit të procesverbaleve të takimeve

Askush nuk i pëlqen procesverbalet e takimeve që janë tepër të detajuara. Marrë parasysh të gjitha gjërat, ato janë të destinuara për referencë të shpejtë dhe duhet të japin një përmbledhje të shkurtër të informacionit të shkëmbyer.

Mos përqendrimi në hollësitë, përsëri, mund të sjellë disa gabime të rënda. Për më tepër, mund të shkaktojë probleme të rënda kur keni nevojë të dëshpëruar për verifikim ose provë të mbështetur mirë.

Është fokusi në temat dhe hollësitë më domethënëse që i bën procesverbalet e takimeve një mjet kaq të dobishëm. Më e rëndësishmja, këto lidhje duhet të pasqyrojnë çështjet e qendrës dhe vendimet për të cilat u pajtuan pjesëmarrësit e takimit.

Në procesverbal nuk duhet të mungojë asgjë thelbësore: për shembull, kur bordi voton një vendim, procesverbali duhet të ketë një shënim që detajon se kush ka votuar për çfarë.

Zgjidhja: Vendosni për një model të procesverbalit të takimit të korporatës. Ai do t'ju ndihmojë të tregoni llojin e mbledhjes, kohën, anëtarët, gjërat në rendin e ditës, përmbledhjen e vendimeve kryesore dhe përmbledhjen e takimit. Ky shabllon duhet t'ju ndihmojë të shmangni gabimet e mëdha dhe të qëndroni të përqendruar, të fokusuar dhe efektiv.

Më e rëndësishmja: përgatituni paraprakisht dhe bëni një përmbledhje të mbledhjes së bordit

Mbajtja e procesverbaleve të takimit kërkon fokusin tuaj të plotë. Është e domosdoshme që çdo temë të veçohet individualisht dhe të përcaktohet se çfarë është e rëndësishme dhe çfarë është e parëndësishme. Është një aktivitet i vështirë që kërkon përvojë dhe praktikë përkatëse. Nuk është aq e lehtë të kapësh të gjitha vendimet që ka marrë bordi gjatë mbledhjes dhe më pas t'i regjistrosh ose t'i shkruajmë ato.

Përmbledhja e takimit është jashtëzakonisht domethënëse. Ju duhet të bëni një kontroll të vogël me pyetje që do të përmbledhin gjithçka që u tha.

Për fat të mirë, softveri aktual i transkriptimit ju ofron grupe mjetesh për të marrë në mënyrë efektive minutat e takimeve të korporatës. Gjithashtu, ndihmon në asgjësimin e punëve të vështira manuale. Për shembull, veçoria e identifikimit të altoparlantëve inteligjentë Ggglot identifikon automatikisht çdo altoparlant. Ky është një veçori shumë e dobishme kur mbani procesverbalet e takimit. Gglot gjithashtu konverton automatikisht regjistrimet e zërit në tekst. Me mjete si Gglot, mund të kurseni kohë dhe të përqendroheni në gjërat më të rëndësishme.

Mbani mend këto këshilla dhe bëjini minutat e takimit të korporatës tuaj më bindëse.