Chyby z bežných firemných stretnutí

Najčastejšie chyby v zápisoch z firemných stretnutí

Krátky úvod k zápisnici zo stretnutia

Zápisnica zo stretnutia je v podstate kronikou kľúčových bodov stretnutia a záznamom toho, čo sa dialo na stretnutí. Zvyčajne opisujú udalosti stretnutia a môžu zahŕňať zoznam účastníkov, vyhlásenie o problémoch, o ktorých účastníci diskutovali, a súvisiace odpovede alebo rozhodnutia týkajúce sa problémov. Podľa niektorých vedcov „minúty“ možno pochádzajú z latinského výrazu minuta scriptura (doslova „malé písmo“), čo znamená „hrubé poznámky“.

V starých analógových časoch zápisnicu zvyčajne vytváral počas stretnutia pisár alebo súdny zapisovateľ, ktorý často používal stenografický zápis a zápisnicu potom pripravil a následne vydal účastníkom. Dnes je možné schôdzu zaznamenať audiozáznamom, nahrať na video alebo si môže menovaný alebo neformálne pridelený tajomník skupiny robiť poznámky a zápisnicu pripraviť neskôr. Mnoho vládnych agentúr používa softvér na zaznamenávanie minút na zaznamenávanie a prípravu všetkých minút v reálnom čase.

Je dôležité poznamenať, že zápisnice sú oficiálnym písomným záznamom zo stretnutí organizácie alebo skupiny, ale nie sú podrobnými prepismi týchto rokovaní. Podľa najpoužívanejšieho manuálu parlamentného postupu s názvom Robertov rokovací poriadok novo revidovaný (RONR) má zápisnica obsahovať najmä záznam toho, čo sa na schôdzi urobilo, nie to, čo presne povedali poslanci.

Formát zápisnice sa môže líšiť v závislosti od noriem stanovených organizáciou, aj keď existujú všeobecné usmernenia. Robertov poriadok obsahuje vzorový súbor zápisníc.

Zápisnica sa vo všeobecnosti začína názvom orgánu, ktorý schôdzu koná (napr. predstavenstvo), a môže obsahovať aj miesto, dátum, zoznam prítomných osôb a čas, kedy predsedajúci schôdzu zvolal.

Zápisnice určitých skupín, ako je napríklad predstavenstvo spoločnosti, sa musia uchovávať v evidencii a sú dôležitými právnymi dokumentmi. Zápisnice zo zasadnutí rady sa vedú oddelene od zápisníc z valných členských schôdzí v rámci tej istej organizácie. Zápisnice z výkonných zasadnutí sa tiež môžu uchovávať oddelene.

Prečo by ste si mali písať zápisnicu zo stretnutia?

Z akého dôvodu by ste potrebovali zaznamenávať zápisnice zo schôdze? Ako urobiť zápisnicu na firemnom stretnutí? Na firemnom stretnutí by ste chceli urobiť zápisnicu pre historické referencie, poskytnúť aktuálne informácie ľuďom, ktorí boli nezvestní, a poskytnúť presný popis zverejnených informácií, ktoré môžu byť neskôr použité ako potvrdenie alebo dôkaz.

Prepuknutie koronavírusu dnes núti organizácie prejsť na prácu na diaľku. Proces zaznamenávania zápisníc z firemných stretnutí pomáha organizáciám zostať prispôsobivými a silnými. Je užitočný v podmienkach karantény a pomáha čeliť rýchlo sa meniacim podmienkam.

Predstavte si nasledujúcu situáciu: Máte dôležité stretnutie s právnikom a možno budete musieť viesť podrobný záznam o každom bode, o ktorom ste diskutovali, aby ste ho mohli použiť.

Ak máte vo svojej zmluve problematické otázky, môže to zásadne ovplyvniť vaše obchodné alebo osobné záležitosti. To je dôvod, prečo je veľmi dôležité sledovať všetko.

Na profesionálnom pracovisku sú efektívne zápisnice zo stretnutí dosť dôležité. prečo? Pretože naša schopnosť spomenúť si na jemnosti je zvyčajne obmedzená. Prehliadnutia môžu viesť k chybným krokom a nesprávnym obchodným rozhodnutiam. To je dôvod, prečo si zapisovanie zápisníc z firemných stretnutí vyžaduje dobrú schopnosť sústrediť sa a ohromujúci zmysel pre detaily. Táto povinnosť je zvyčajne delegovaná na dôveryhodnú sekretárku alebo osobného asistenta. Pri zapisovaní zápisníc zo stretnutí je však naozaj ľahké urobiť chyby.

V tomto článku si povieme o najznámejších prešľapoch, ku ktorým dochádza pri zapisovaní zápisnice zo stretnutia, a o opatreniach, ktoré vám môžu pomôcť, ako sa im vyhnúť.

Chybám v zápisoch z firemných stretnutí, ktorým sa treba vyhnúť

Aby sa zaručila transparentnosť a priamosť, legislatíva USA vyžaduje, aby sa na zasadnutiach predstavenstva spoločností dodržiaval určitý postup. Správne rady spoločností musia vyhotoviť zápisnice zo zasadnutia a následne ich rozdeliť medzi pracovníkov.

Zapisovanie zápisníc z firemných stretnutí navyše pomáha členom dokázať, že konajú v najlepšom záujme. Podobne pomáha s porozumením podnikania na základnej úrovni a na účely daní, zodpovednosti a zverencov. Bez správnej metodiky však budú stretnutia vo všeobecnosti príliš dlhé a vyčerpávajúce. V momente, keď väčšina účastníkov začne považovať stretnutia za cvičenie márnosti, viete, že ste na zlej ceste.

Najrozšírenejšie chyby sú nasledovné:

1. Nestanovuje program schôdze

Program stanovuje štruktúru konkrétneho stretnutia. Je to schéma tém, o ktorých budete hovoriť, s prehľadom rečníkov a časom, ktorý pridelíte každej téme. Program zasadnutia správnej rady môže vyzerať takto:

1. Finančná správa Q1 (finančný riaditeľ, 15 minút)

2. Implementácia nového systému zabezpečenia dát (CTO, 15 minút)

3. Príprava na nadchádzajúcu tlačovú konferenciu o uvedení produktu (Tlačový tajomník, 20 minút)

Jasne definovaný program poskytuje usmernenia pre účastníkov stretnutia definovaním hraničných bodov a limitov. Bez ohľadu na to, či ide o zvyčajné stretnutia z týždňa na týždeň, povzbudzuje členov, aby sa držali veci a zabránili tomu, aby sa ich mozgy (a reč) motali.

Pre úspešné zápisnice z firemných stretnutí je absencia programu veľkou prekážkou. Spracovanie zápisnice zo stretnutia si vyžaduje starostlivé usporiadanie. Bez jasnej agendy nemá osoba zodpovedná za zaznamenávanie zápisníc ani tú najhmlistejšiu predstavu, na čo sa má sústrediť. Riešenie: Pred stretnutím si vždy stanovte program. Ak ste to z neznámych dôvodov zanedbali, prepisovací softvér vám umožní zachytiť informácie, ktoré boli zverejnené. Organizácia zápisnice zo schôdze však bude nejaký čas trvať.

2. Nedodržiavanie načasovania a obsahu pri zapisovaní zápisníc zo stretnutí

Keď ste si nastavili program stretnutia, mali by ste sa ním riadiť. Dodržiavanie načasovania a tém na programe si vyžaduje disciplínu. A čo viac, plní dôležitú úlohu: aby sa stretnutia nezmenili na zbytočné a nezmyselné rozhovory.

Čo sa stane pri zápise z firemného stretnutia, ak zanedbáte, že stretnutie bude v rámci možností? Stávajú sa príliš rozsiahlymi a nemajú štruktúru, a preto ich nemožno použiť ako referenciu alebo ich považovať za spoľahlivé. Bez ohľadu na to, či má člen zodpovedný za zápis zo schôdze obrovské schopnosti sústrediť sa, nemôžete rozšíriť jeho schopnosť neustále sa sústrediť.

Riešenie: Za týchto okolností je najlepším liekom stretnutie vlastníctvo. Vymenujte osobu, ktorá bude dohliadať na pripojenie. A čo viac, zaistite, aby každý dodržiaval vopred stanovené pravidlá a program stretnutia. Načasovanie je rozhodujúcim faktorom stretnutia, preto ho nenechávajte bez dozoru.

3. Bez dohodnutého formátu zápisníc zo stretnutí

Bez vopred stanoveného formátu sa zápisnice z firemných stretnutí môžu stať nečitateľné alebo nedostupné. Ak sa nezhodnete na formáte súboru, vaši partneri, ktorí nemajú softvér na čítanie týchto typov súborov, k nemu nemusia mať prístup.

Zápisy zo stretnutí sú určené na to, aby ste ich mali k dispozícii v zlomku sekundy, kedykoľvek ich potrebujete ako referenciu. V kritickej situácii by ste radšej nestrácali drahocenný čas konverziou dokumentov do čitateľných formátov.

Rovnako dôležité je usadiť sa v archíve pre dokumenty zo zápisníc. Cloudové úložisko je dostupné z mnohých zariadení a je to pravidelne najideálnejšie rozhodnutie na ukladanie prepisov zápisníc z firemných stretnutí.

Riešenie: Gglot automaticky konvertuje nahrávky do súborových formátov .doc alebo .txt. Okrem toho podporuje väčšinu populárnych audio a video formátov: MP3, M4A, WAV.

Prepisovací softvér tiež nahrá súbory so zápisnicami zo schôdze do cloudu. Tým sa odstránia všetky problémy s prístupnosťou.

4. Nevenovanie pozornosti detailom pri zaznamenávaní zápisníc zo stretnutí

Nikto nemá rád zápisnice zo stretnutí, ktoré sú príliš podrobné. Po zvážení všetkých vecí sú určené na rýchlu orientáciu a mali by poskytnúť krátky prehľad vymieňaných informácií.

Nezameranie sa na jemnosti môže spôsobiť vážne prehliadnutia. Okrem toho to môže spôsobiť vážne problémy, keď zúfalo potrebujete dobre podložené overenie alebo dôkaz.

Práve zameranie sa na najvýznamnejšie témy a jemnosti robí zápisnice zo stretnutí takým užitočným nástrojom. Najdôležitejšie je, že tieto prepojenia by mali odrážať hlavné problémy a rozhodnutia, na ktorých sa zhodli účastníci stretnutia.

V zápisnici nesmie chýbať nič zásadné: napríklad, keď rada hlasuje o rozhodnutí, zápisnica musí obsahovať poznámku, kto za čo hlasoval.

Riešenie: Rozhodnite sa pre šablónu zápisu z firemného stretnutia. Pomôže vám to ukázať typ stretnutia, načasovanie, členov, veci na programe, prehľad kľúčových rozhodnutí a synopsu stretnutia. Táto šablóna by vám mala pomôcť vyhnúť sa veľkým chybám a zostať sústredený, sústredený a efektívny.

Najdôležitejšie: pripravte sa vopred a urobte rekapituláciu zasadnutia správnej rady

Vytváranie zápisníc zo stretnutí si vyžaduje vašu plnú pozornosť. Je nevyhnutné oddeliť každú tému samostatne a definovať, čo je dôležité a čo nepodstatné. Je to náročná činnosť, ktorá si vyžaduje príslušné skúsenosti a prax. Nie je také jednoduché zachytiť všetky rozhodnutia, ktoré predstavenstvo počas rokovania urobilo a následne ich zaznamenať alebo zapísať.

Rekapitulácia stretnutia je mimoriadne dôležitá. Mali by ste urobiť malú kontrolu s otázkami, ktoré zhrnú všetko, čo bolo povedané.

Našťastie vám súčasný prepisovací softvér poskytuje sady nástrojov na efektívne zaznamenávanie zápisov z firemných stretnutí. Tiež pomáha pri likvidácii náročnej manuálnej práce. Napríklad funkcia identifikácie inteligentného reproduktora Ggglot automaticky identifikuje každý reproduktor. Toto je veľmi užitočná funkcia pri vytváraní zápisníc zo stretnutí. Gglot tiež automaticky konvertuje zvukové nahrávky na text. S nástrojmi ako Gglot si môžete ušetriť čas a sústrediť sa na dôležitejšie veci.

Zapamätajte si tieto tipy a urobte z vašich firemných stretnutí pôsobivejšie.