Общие ошибки в протоколе корпоративных встреч

Наиболее распространенные ошибки в протоколах корпоративных встреч

Краткое введение в протокол собрания

Протоколы собрания - это, по сути, хроника основных тем встречи и запись того, что происходило на встрече. Обычно они описывают события собрания и могут включать список участников, изложение проблем, обсуждаемых участниками, и соответствующие ответы или решения по проблемам. По мнению некоторых ученых, «минуты», возможно, происходит от латинской фразы minuta scriptura (буквально «мелкое письмо»), означающей «грубые заметки».

В старые аналоговые времена протоколы обычно составлялись во время собрания машинисткой или судебным репортером, которые часто использовали стенографические записи, а затем готовили протоколы и затем выдавали их участникам. Сегодня собрание может быть записано на аудио, видео или назначенный или неофициально назначенный секретарь группы может делать записи, а протоколы готовятся позже. Многие правительственные учреждения используют программное обеспечение для записи минут, чтобы записывать и готовить все минуты в режиме реального времени.

Важно отметить, что протоколы - это официальный письменный отчет собраний организации или группы, но не подробные стенограммы этих заседаний. Согласно наиболее широко используемому руководству по парламентской процедуре, которое называется «Новые пересмотренные правила порядка Роберта» (RONR), протоколы должны содержать в основном записи о том, что было сделано на собрании, а не о том, что именно было сказано членами.

Формат протокола может варьироваться в зависимости от стандартов, установленных организацией, хотя существуют общие правила. Правила порядка Роберта содержат образец протокола.

Обычно протокол начинается с названия органа, проводящего собрание (например, правления), и может также включать место, дату, список присутствующих людей и время, когда председатель созвал собрание по порядку.

Протоколы определенных групп, таких как корпоративный совет директоров, должны храниться в файлах и являются важными юридическими документами. Протоколы заседаний совета директоров ведутся отдельно от протоколов общих собраний членов той же организации. Также отдельно могут храниться протоколы исполнительных заседаний.

Зачем вам вести протокол собрания?

По какой причине вам нужно записывать протокол собрания? Как отвести минутку на корпоративной встрече? Вы могли бы выделить протокол на корпоративном собрании для исторической справки, чтобы сообщить обновленную информацию о пропавших без вести людях и дать точное описание раскрытой информации, которое впоследствии может быть использовано в качестве подтверждения или доказательства.

Сегодня вспышка коронавируса заставляет организации переходить на удаленную работу. Процесс записи протоколов корпоративных встреч помогает организациям оставаться гибкими и сильными. Это полезно в условиях карантина и помогает справляться с быстро меняющимися условиями.

Представьте себе следующую ситуацию: у вас важная встреча с юристом, и вам может потребоваться вести подробный учет каждого обсуждаемого вами вопроса для дополнительной справки.

Если в вашем соглашении есть неприятные вопросы, это может существенно повлиять на ваш бизнес или личные дела. Вот почему очень важно все отслеживать.

На рабочем месте эффективные протоколы встреч очень важны. Почему? Потому что наша способность вспоминать тонкости обычно ограничена. Недостатки могут побудить к ошибкам и неправильным деловым решениям. По этой причине ведение протокола корпоративного собрания требует хорошей способности сосредотачиваться и поразительного внимания к деталям. Эта обязанность обычно делегируется доверенному секретарю или личному помощнику. Тем не менее, действительно легко ошибиться, ведя протокол собрания.

В этой статье мы поговорим о наиболее известных промахах, которые случаются при ведении протокола встречи, и о мерах, которые могут помочь вам их избежать.

Ошибки в протоколе корпоративных встреч, которых следует избегать

Чтобы гарантировать прозрачность и простоту, законодательство США требует, чтобы заседания совета директоров проводились в соответствии с определенной процедурой. Корпоративные советы директоров должны вести протоколы заседаний и затем раздавать их работникам.

Ведение протокола корпоративного собрания дополнительно помогает участникам доказать, что они действуют в лучших интересах. Точно так же он помогает понять бизнес на базовом уровне, а также в целях налогообложения, ответственности и фидуциарных целей. Однако без правильной методологии собрания, как правило, становятся слишком длинными и утомительными. В тот момент, когда большинство участников начинают рассматривать встречи как бесполезное упражнение, вы понимаете, что ошиблись.

Наиболее распространены следующие ошибки:

1. Не составлять повестку дня собрания

Повестка дня устанавливает структуру конкретной встречи. Это диаграмма тем, о которых вы будете говорить, с кратким описанием выступающих и временем, которое вы распределите для каждой темы. Повестка дня заседания совета директоров может выглядеть следующим образом:

1. Финансовый отчет за 1 квартал (Финансовый директор, 15 минут)

2. Внедрение новой системы защиты данных (технический директор, 15 минут)

3. Подготовка к предстоящей пресс-конференции по запуску продукта (пресс-секретарь, 20 минут).

Четко определенная повестка дня служит руководством для участников собрания, определяя точки отсечения и ограничения. Независимо от того, обычное ли это собрание неделя за неделей, оно побуждает участников придерживаться сути и не допускать путаницы в своем мозгу (и речи).

Для успешного ведения протокола корпоративной встречи отсутствие повестки дня является огромным препятствием. Ведение протокола собрания требует тщательной подготовки. Без четкой повестки дня человек, ответственный за запись минут, не имеет ни малейшего представления о том, на чем сосредоточиться. Решение: всегда составляйте повестку дня перед встречей. Если по неизвестным причинам вы не сделали этого, программное обеспечение для транскрипции позволит вам уловить раскрытую информацию. Однако составление протокола собрания займет некоторое время.

2. Не придерживаться сроков и содержания при ведении протокола встречи

Когда вы составили повестку дня встречи, вы должны следовать ей. Соблюдение сроков и тем в повестке дня требует дисциплины. Более того, он выполняет важную роль: предотвращает превращение встреч в бесполезные и бессмысленные болтовни.

Что произойдет с протоколом корпоративного собрания, если вы не соблюдаете его рамки? Они становятся слишком обширными и лишенными структуры, и, соответственно, не могут использоваться для справки или считаться надежными. Независимо от того, обладает ли член, ответственный за протокол собрания, огромными способностями к концентрации, вы не можете расширять его способность к постоянной концентрации.

Решение: в этом случае лучшим лекарством является владение собранием. Назначьте человека для наблюдения за подключением. Более того, убедитесь, что все соблюдают заранее установленные правила и повестку дня собрания. Время - решающий фактор встречи, поэтому не оставляйте ее без внимания.

3. Отсутствие согласованного формата протокола заседаний

Без заранее установленного формата протоколы корпоративных собраний могут стать нечитаемыми или недоступными. Если вы не согласны с форматом файла, ваши партнеры, у которых нет программного обеспечения для чтения этих типов файлов, могут не получить к нему доступ.

Протоколы собраний должны быть доступны вам за доли секунды, в любой момент, когда они вам понадобятся для справки. В критической ситуации вы бы предпочли не тратить драгоценное время на преобразование документов в удобочитаемые форматы.

Также важно создать архив для документов протоколов заседаний. Доступ к облачному репозиторию можно получить с множества устройств, и это наиболее идеальное решение для хранения стенограмм протоколов корпоративных встреч.

Решение: Gglot автоматически конвертирует записи в форматы файлов .doc или .txt. Кроме того, он поддерживает большинство популярных форматов аудио и видео: MP3, M4A, WAV.

Программное обеспечение для транскрипции также загрузит файлы протоколов встречи в облако. Это устранит все проблемы с доступностью.

4. Не обращать внимания на детали при записи протоколов встреч

Никто не любит излишне подробные протоколы встреч. Учитывая все обстоятельства, они предназначены для быстрого ознакомления и должны давать краткое изложение информации, которой обмениваются.

Опять же, если не сосредотачиваться на тонкостях, это может привести к серьезным упущениям. Более того, это может вызвать серьезные проблемы, когда вы отчаянно нуждаетесь в надежной проверке или доказательствах.

Сосредоточение внимания на наиболее важных темах и тонкостях делает протоколы заседаний таким полезным инструментом. Самое главное, эти связи должны отражать проблемы центра и решения, с которыми согласились участники встречи.

Протокол не должен упускать ничего принципиального: например, когда правление голосует по решению, в протоколе должна быть запись с подробным описанием того, кто за что голосовал.

Решение: выберите шаблон протокола корпоративного собрания. Это поможет вам показать тип собрания, время, участников, вещи в повестке дня, краткое изложение ключевых решений и синопсис собрания. Этот шаблон должен помочь вам избежать серьезных ошибок и оставаться сосредоточенным, целенаправленным и эффективным.

Самое главное: подготовьтесь заранее и сделайте итоги заседания совета директоров

Ведение протокола собрания требует вашего полного сосредоточения. Крайне важно отделить каждую тему индивидуально и определить, что важно, а что нет. Это сложная деятельность, требующая соответствующего опыта и практики. Не так просто уловить все решения, которые правление приняло во время собрания, а затем записать или записать их.

Итоги встречи чрезвычайно важны. Вам следует сделать небольшую проверку с вопросами, которые будут обобщать все, что было сказано.

К счастью, современное программное обеспечение для транскрипции предоставляет вам набор инструментов для эффективного ведения протоколов корпоративных встреч. Кроме того, это помогает избавиться от трудоемкой ручной работы. Например, функция идентификации интеллектуальных колонок Ggglot автоматически идентифицирует каждую колонку. Это очень полезная функция при ведении протоколов совещаний. Gglot также автоматически конвертирует звукозаписи в текст. С такими инструментами, как Gglot, вы можете сэкономить время и сосредоточиться на более важных вещах.

Запомните эти советы и сделайте протокол корпоративной встречи более интересным.