Ședințe corporative obișnuite Minute Greșeli

Cele mai obișnuite ședințe corporative procesează verbal greșeli

O scurtă introducere în procesul-verbal al ședinței

Procesele-verbale ale întâlnirii sunt, practic, o cronică a punctelor cheie ale întâlnirii și o înregistrare a ceea ce s-a întâmplat într-o întâlnire. Ele descriu de obicei evenimentele întâlnirii și pot include o listă de participanți, o declarație a problemelor discutate de participanți și răspunsuri sau decizii aferente problemelor. Potrivit unor oameni de știință, „minute” derivă probabil din expresia latină minuta scriptura (literal „scriere mică”), care înseamnă „note brute”.

În vechile zile analogice, procesele-verbale erau de obicei întocmite în timpul întâlnirii de către un dactilograf sau un reporter al instanței, care folosea adesea notarea scurtă și apoi pregătea procesele-verbale și le emitea participanților ulterior. Astăzi, întâlnirea poate fi înregistrată audio, înregistrată video sau secretarul desemnat sau desemnat informal al unui grup poate lua note, cu procese-verbale întocmite ulterior. Multe agenții guvernamentale folosesc software de înregistrare a minutelor pentru a înregistra și a pregăti toate minutele în timp real.

Este important de reținut că procesele-verbale sunt înregistrările oficiale scrise ale reuniunilor unei organizații sau grup, dar nu sunt transcrieri detaliate ale acelor lucrări. Potrivit celui mai folosit manual de procedură parlamentară numit Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), procesul-verbal ar trebui să conțină în principal o înregistrare a ceea ce s-a făcut la ședință, nu ceea ce s-a spus exact de către membri.

Formatul procesului-verbal poate varia în funcție de standardele stabilite de o organizație, deși există linii directoare generale. Regulile de ordine ale lui Robert conțin un exemplu de set de minute.

În general, procesele-verbale încep cu numele organismului care ține ședința (de exemplu, un consiliu) și poate include, de asemenea, locul, data, lista persoanelor prezente și ora la care președintele a anunțat ședința.

Procesele verbale ale anumitor grupuri, cum ar fi un consiliu de administrație corporativ, trebuie păstrate la dosar și sunt documente legale importante. Procesele-verbale de la ședințele consiliului de administrație sunt ținute separat de procesele-verbale ale ședințelor generale ale membrilor din cadrul aceleiași organizații. De asemenea, procesele-verbale ale sesiunilor executive pot fi păstrate separat.

De ce ar trebui să iei procese verbale de întâlnire?

Din ce motiv ar trebui să înregistrați procesele-verbale de întâlnire? Cum să iei procese verbale la o întâlnire corporativă? Ați dori să înregistrați procese-verbale la o întâlnire corporativă pentru referință istorică, pentru a oferi o actualizare persoanelor care au lipsit și pentru a oferi o descriere precisă a informațiilor dezvăluite care poate fi folosită ulterior ca confirmare sau dovadă.

Astăzi, focarul de coronavirus face ca organizațiile să treacă la munca de la distanță. Procesul de înregistrare a proceselor verbale de întâlnire corporativă ajută organizațiile să rămână adaptabile și puternice. Este util în condiții de carantină și ajută la confruntarea cu condițiile care se schimbă rapid.

Imaginați-vă următoarea situație: aveți o întâlnire importantă cu un avocat și poate fi necesar să păstrați o evidență detaliată a fiecărui punct pe care l-ați discutat pentru referință suplimentară.

Dacă aveți probleme supărătoare în acordul dvs., acestea ar putea afecta în mod esențial afacerile dvs. sau problemele personale. Acesta este motivul pentru care este foarte important să urmăriți totul.

Într-un loc de muncă profesionist, procesele-verbale eficiente ale întâlnirilor sunt destul de importante. De ce? Pentru că capacitatea noastră de a ne aminti subtilitățile este în mod normal constrânsă. Supravegherile pot determina pași greșiți și alegeri greșite de afaceri. Acesta este motivul pentru care luarea proceselor verbale de întâlnire corporativă necesită o bună capacitate de concentrare și o ureche uimitoare pentru detalii. Această îndatorire este de obicei delegată unei secretare de încredere sau unui asistent personal. Cu toate acestea, este foarte ușor să faceți greșeli în timp ce luați minutele întâlnirii.

În acest articol, vom vorbi despre cele mai cunoscute derapaje care se întâmplă atunci când întocmesc procesele verbale de întâlnire și despre aranjamentele care vă pot ajuta să le evitați.

Greșeli de evitat în procesul-verbal al întâlnirilor corporative

Pentru a garanta transparența și simplitatea, legislația SUA impune ca reuniunile consiliului de administrație corporative să urmeze o anumită procedură. Consiliile de administrație ale corporațiilor trebuie să întocmească procese-verbale ale ședințelor și apoi să le distribuie între muncitori.

În plus, luarea proceselor-verbale ale întâlnirilor corporative îi ajută pe membri să demonstreze că acţionează în interesul superior. De asemenea, ajută la înțelegerea afacerii la un nivel de bază și în scopuri fiscale, de răspundere și fiduciare. Fără metodologia potrivită, întâlnirile vor deveni, în general, prea lungi și epuizante. În momentul în care majoritatea participanților încep să considere întâlnirile ca pe un exercițiu inutil, știi că ești pe drumul greșit.

Cele mai recunoscute erori sunt următoarele:

1. Nu se stabilesc ordinea de zi a ședinței

O agendă stabilește structura unei întâlniri specifice. Este o diagramă a temelor despre care veți vorbi cu lista de difuzoare și timpul pe care îl veți distribui pentru fiecare temă. Ordinea de zi a unei ședințe a consiliului poate fi următoarea:

1. Raport financiar Q1 (Chief Financial Officer, 15 minute)

2. Implementarea unui nou sistem de securitate a datelor (CTO, 15 minute)

3. Pregătirea pentru o viitoare conferință de presă de lansare a produsului (Secretar de presă, 20 de minute)

O agendă clar definită oferă îndrumări participanților la întâlnire prin definirea punctelor limită și a limitelor. Indiferent dacă este o întâlnire obișnuită săptămânală de săptămână, îi încurajează pe membri să rămână la obiect și să-și țină creierul (și vorbirea) să nu meargă.

Pentru procesele verbale de succes ale întâlnirilor corporative, absența unei agende este o piedică uriașă. Întocmirea proceselor verbale de întâlnire necesită o aranjare atentă. Fără o agendă clară, persoana responsabilă pentru înregistrarea minutelor nu are cea mai vagă idee la ce să se concentreze. Soluție: stabiliți întotdeauna o agendă înainte de întâlnire. Dacă, din motive necunoscute, ați neglijat să faceți acest lucru, software-ul de transcriere vă va permite să capturați informațiile care au fost dezvăluite. Organizarea proceselor verbale de întâlnire va dura însă ceva timp.

2. Nu respectați timpul și conținutul în timp ce luați minutele întâlnirii

Când ați stabilit o agendă pentru întâlnire, ar trebui să o urmați. Respectarea timpului și a subiectelor de pe ordinea de zi necesită disciplină. În plus, are un rol important: să împiedice întâlnirile să se transforme în discuții inutile și fără sens.

Ce se întâmplă cu procesele-verbale ale ședinței corporative dacă neglijezi să păstrezi ședința în limitele sale? Ele devin prea extinse și lipsite de structură și, în consecință, nu pot fi utilizate ca referință sau considerate fiabile. Indiferent dacă un membru responsabil cu procesele verbale de întâlnire are capacități enorme de concentrare, nu îi puteți extinde capacitatea de concentrare permanent.

Soluție: În această împrejurare, întâlnirea dreptului de proprietate este cel mai bun remediu. Numiți o persoană care să supravegheze conexiunea. În plus, asigurați-vă că toată lumea respectă regulile prestabilite și agenda întâlnirilor. Timpul este factorul decisiv al unei întâlniri, așa că nu o lăsați nesupravegheată.

3. Nu au un format de proces verbal convenit pentru ședințe

Fără un format prestabilit, procesele-verbale ale întâlnirilor corporative pot deveni ilizibile sau inaccesibile. Dacă nu sunteți de acord cu un format de fișier, partenerii dvs. care nu au software-ul pentru citirea acestor tipuri de fișiere ar putea să nu-l poată accesa.

Minutele de întâlnire sunt destinate să vă fie disponibile într-o fracțiune de secundă, în orice moment aveți nevoie de ele pentru referință. Într-o situație critică, ați prefera să nu pierdeți timp prețios cu conversia documentelor în formate care pot fi citite.

De asemenea, este esențial să se stabilească o arhivă pentru documentele proceselor verbale de întâlnire. Depozitul cloud poate fi accesat de pe numeroase dispozitive și este în mod regulat cea mai ideală decizie pentru stocarea transcrierilor proceselor verbale ale întâlnirilor corporative.

Soluție: Gglot convertește automat înregistrările în formate de fișiere .doc sau .txt. În plus, acceptă majoritatea formatelor audio și video populare: MP3, M4A, WAV.

Software-ul de transcriere va încărca, de asemenea, fișierele minutelor întâlnirii în cloud. Acest lucru va elimina toate problemele de accesibilitate.

4. Nu acordați atenție detaliilor în timp ce înregistrați minutele întâlnirilor

Nimănui nu-i place procesele verbale de întâlnire care sunt excesiv de detaliate. Toate lucrurile luate în considerare, acestea sunt destinate unei referințe rapide și ar trebui să ofere o scurtă informare a informațiilor schimbate.

Ne concentrarea pe subtilități, din nou, poate duce la unele neglijențe grave. În plus, ar putea cauza probleme grave atunci când aveți nevoie disperată de verificare sau dovezi bine susținute.

Este concentrarea asupra celor mai semnificative teme și subtilități care face ca procesele verbale de întâlnire să fie un instrument atât de util. Cel mai important, aceste conexiuni ar trebui să reflecte problemele centrului și deciziile la care au fost de acord participanții la întâlnire.

Procesul-verbal nu trebuie să lipsească nimic fundamental: de exemplu, atunci când consiliul de administrație votează o decizie, procesul-verbal trebuie să conțină o notă care să detalieze cine a votat pentru ce.

Soluție: decideți asupra unui șablon de proces-verbal de întâlnire corporativă. Vă va ajuta să afișați tipul de adunare, calendarul, membrii, lucrurile de pe ordinea de zi, rezumatul deciziilor cheie și rezumatul întâlnirii. Acest șablon ar trebui să vă ajute să evitați greșelile mari și să rămâneți centrat, concentrat și eficient.

Cel mai important: pregătiți-vă în avans și faceți o recapitulare a ședinței consiliului

Luarea procesului-verbal de întâlnire necesită concentrarea dvs. deplină. Este imperativ să separă fiecare subiect individual și să definești ce este important și ce este nesemnificativ. Este o activitate dificilă care necesită experiență și practică relevantă. Nu este atât de ușor să prinzi toate deciziile pe care consiliul le-a luat în timpul ședinței și apoi să le înregistrezi sau să le notezi.

Recapitularea întâlnirii este extrem de semnificativă. Ar trebui să faceți un mic check-out cu întrebări care vor rezuma tot ce a fost spus.

Din fericire, software-ul actual de transcriere vă oferă seturi de instrumente pentru a prelua în mod eficient minutele întâlnirilor corporative. De asemenea, ajută la eliminarea lucrărilor manuale dificile. De exemplu, funcția de identificare inteligentă a difuzorului Ggglot identifică automat fiecare difuzor. Aceasta este o caracteristică foarte utilă atunci când luați minutele întâlnirii. De asemenea, Gglot convertește automat înregistrările audio în text. Cu instrumente precum Gglot, puteți economisi timp și vă puteți concentra asupra lucrurilor mai importante.

Amintiți-vă aceste sfaturi și faceți minutele întâlnirilor dvs. corporative mai convingătoare.