Erros comuns em atas de reuniões corporativas

Erros mais comuns em atas de reuniões corporativas

Uma breve introdução às atas da reunião

As atas das reuniões são, basicamente, uma crônica dos principais focos da reunião e um registro do que aconteceu em uma reunião. Eles geralmente descrevem os eventos da reunião e podem incluir uma lista de participantes, uma declaração das questões discutidas pelos participantes e respostas relacionadas ou decisões para as questões. De acordo com alguns estudiosos, “minutos” possivelmente deriva da frase latina minuta scriptura (literalmente “escrita pequena”) que significa “notas brutas”.

Nos velhos tempos analógicos, as atas eram geralmente criadas durante a reunião por um digitador ou repórter do tribunal, que frequentemente usava a notação taquigráfica e, em seguida, preparava as atas e depois as passava aos participantes. Hoje, a reunião pode ser gravada em áudio, vídeo ou um secretário designado ou designado informalmente por um grupo pode tomar notas, com atas preparadas posteriormente. Muitas agências governamentais usam software de gravação de minutos para registrar e preparar todos os minutos em tempo real.

É importante notar que as atas são o registro oficial por escrito das reuniões de uma organização ou grupo, mas não são transcrições detalhadas desses procedimentos. De acordo com o manual de procedimento parlamentar mais amplamente utilizado, denominado Regras de Ordem de Robert Recentemente Revisadas (RONR), as atas devem conter principalmente um registro do que foi feito na reunião, não exatamente o que foi dito pelos membros.

O formato das atas pode variar dependendo dos padrões estabelecidos por uma organização, embora existam diretrizes gerais. As Regras de Ordem de Robert contêm um conjunto de minutos de amostra.

Geralmente, as atas começam com o nome do órgão que realiza a reunião (por exemplo, um conselho) e também pode incluir o local, a data, a lista das pessoas presentes e a hora em que o presidente deu início à reunião.

As atas de certos grupos, como um conselho de administração corporativo, devem ser mantidas em arquivo e são documentos legais importantes. As atas das reuniões do conselho são mantidas separadamente das atas das reuniões gerais de membros da mesma organização. Além disso, as atas das sessões executivas podem ser mantidas separadamente.

Por que você deve reservar minutos da reunião?

Por que motivo você precisaria registrar as atas das reuniões? Como fazer atas em uma reunião corporativa? Você gostaria de fazer uma ata de uma reunião corporativa para referência histórica, para atualizar as pessoas que estavam desaparecidas e para dar uma descrição precisa das informações divulgadas que podem mais tarde ser usadas como uma confirmação ou prova.

Hoje, o surto de coronavírus está fazendo com que as organizações mudem para o trabalho remoto. O processo de registro de atas de reuniões corporativas ajuda as organizações a permanecerem adaptáveis e fortes. É útil em condições de quarentena e auxilia no enfrentamento de condições que mudam rapidamente.

Imagine a seguinte situação: Você está tendo uma reunião importante com um advogado e pode precisar manter um registro detalhado de cada ponto discutido para referência adicional.

Se você tiver questões problemáticas em seu contrato, isso poderá afetar de maneira crucial seus negócios ou assuntos pessoais. É por isso que é muito importante manter o controle de tudo.

Em um local de trabalho profissional, atas de reunião eficazes são muito importantes. Por quê? Porque nossa capacidade de lembrar sutilezas normalmente é restringida. Descuidos podem levar a erros e escolhas de negócios erradas. Esse é o motivo pelo qual fazer atas de reuniões corporativas requer uma boa capacidade de foco e um ouvido surpreendente para os detalhes. Essa tarefa geralmente é delegada a uma secretária de confiança ou assistente pessoal. No entanto, é muito fácil cometer erros ao registrar as atas das reuniões.

Neste artigo, falaremos sobre os deslizes mais conhecidos que acontecem ao registrar atas de reuniões e as providências que podem ajudá-lo a evitá-los.

Erros de atas de reuniões corporativas para evitar

Para garantir a transparência e a franqueza, a legislação dos Estados Unidos exige que as reuniões do conselho corporativo sigam um determinado procedimento. Os conselhos de administração corporativos precisam tomar atas das reuniões e depois distribuí-las entre os trabalhadores.

Além disso, tomar atas de reuniões corporativas ajuda os membros a provar que estão agindo de acordo com os melhores interesses. Da mesma forma, auxilia na compreensão do negócio em um nível básico e para fins tributários, fiscais e fiduciários. Sem a metodologia certa, entretanto, as reuniões geralmente se tornam muito longas e exaustivas. No momento em que a maioria dos participantes começa a considerar as reuniões um exercício de futilidade, você sabe que está no caminho errado.

Os erros mais amplamente reconhecidos são os seguintes:

1. Não estabelecendo a agenda da reunião

Uma agenda define a estrutura de uma reunião específica. É um diagrama de temas que você falará com o resumo de palestrantes e o tempo que vai distribuir para cada tema. A agenda de uma reunião do conselho pode ser semelhante ao seguinte:

1. Relatório financeiro do primeiro trimestre (diretor financeiro, 15 minutos)

2. Implementação de um novo sistema de segurança de dados (CTO, 15 minutos)

3. Preparando-se para uma entrevista coletiva de lançamento de produto (secretária de imprensa, 20 minutos)

Uma agenda claramente definida fornece orientação aos participantes da reunião, definindo pontos de corte e limites. Independentemente de ser uma reunião habitual de semana a semana, incentiva os membros a irem direto ao ponto e evitar que seus cérebros (e fala) divaguem.

Para atas de reuniões corporativas bem-sucedidas, a ausência de uma agenda é um grande obstáculo. Tirar as atas das reuniões requer um arranjo cuidadoso. Sem uma agenda clara, o indivíduo responsável por registrar as atas não tem a menor ideia em que se concentrar. Solução: Sempre estabeleça uma agenda antes da reunião. Se, por razões desconhecidas, você tiver negligenciado fazê-lo, o software de transcrição permitirá que você capture as informações divulgadas. A organização das atas da reunião, no entanto, levará algum tempo.

2. Não respeitar o tempo e o conteúdo enquanto registra as atas da reunião

Depois de definir uma agenda para a reunião, você deve segui-la. Respeitar o tempo e os tópicos da agenda exige disciplina. Além do mais, ele desempenha um papel importante: impedir que as reuniões se transformem em bate-papos inúteis e sem sentido.

O que acontecerá com as atas da reunião corporativa se você deixar de manter a reunião dentro de seus limites? Eles se tornam muito extensos e sem estrutura e, portanto, não podem ser utilizados como referência ou considerados confiáveis. Independentemente de um membro responsável pelas atas de reuniões ter uma enorme capacidade de concentração, você não pode estender sua capacidade de concentração perpetuamente.

Solução: nesta circunstância, encontrar a propriedade é o melhor remédio. Designe uma pessoa para supervisionar a conexão. Além do mais, garanta que todos cumpram as regras pré-estabelecidas e a agenda de reuniões. O tempo é o fator decisivo de uma reunião, portanto, não a deixe sem supervisão.

3. Não tendo formato de atas de reuniões acordado

Sem um formato pré-estabelecido, as atas de reuniões corporativas podem se tornar ilegíveis ou inacessíveis. Se você não concordar com um formato de arquivo, seus parceiros que não possuem o software para ler esses tipos de arquivo podem não conseguir acessá-lo.

As atas da reunião devem estar disponíveis em uma fração de segundo, no ponto em que você precisar delas para referência. Em uma situação crítica, você prefere não perder tempo valioso convertendo documentos em formatos legíveis.

É igualmente crítico estabelecer um arquivo para documentos de atas de reuniões. O repositório na nuvem pode ser acessado de vários dispositivos e costuma ser a decisão mais ideal para armazenar transcrições de atas de reuniões corporativas.

Solução: Gglot converte automaticamente as gravações em formatos de arquivo .doc ou .txt. Além disso, suporta a maioria dos formatos populares de áudio e vídeo: MP3, M4A, WAV.

O software de transcrição também carregará seus arquivos de atas de reunião para a nuvem. Isso eliminará todos os problemas de acessibilidade.

4. Não prestando atenção aos detalhes ao registrar as atas das reuniões

Ninguém gosta de atas de reuniões excessivamente detalhadas. Levando tudo em consideração, eles se destinam a uma referência rápida e devem fornecer um breve resumo das informações trocadas.

Não focar nas sutilezas, então, pode causar graves omissões. Além disso, pode causar graves problemas quando você precisa desesperadamente de uma verificação ou prova bem fundamentada.

É o foco nos temas e sutilezas mais importantes que torna as atas de reuniões uma ferramenta tão útil. Mais importante, essas conexões devem espelhar as questões centrais e as decisões com as quais os participantes da reunião concordaram.

As atas não devem perder nada de fundamental: por exemplo, quando o conselho vota uma decisão, as atas precisam ter uma nota detalhando quem votou em quê.

Solução: decidir sobre um modelo de ata de reunião corporativa. Ele o ajudará a mostrar o tipo de reunião, o momento, os membros, as coisas na agenda, o resumo das principais decisões e a sinopse da reunião. Este modelo deve ajudá-lo a evitar grandes erros e a permanecer centrado, focado e eficaz.

Mais importante: prepare-se com antecedência e faça uma recapitulação da reunião do conselho

Tirar as atas da reunião requer seu foco total. É imperativo separar cada tópico individualmente e definir o que é importante e o que é insignificante. É uma atividade difícil que requer experiência e prática relevantes. Não é tão fácil pegar todas as decisões que o conselho administrativo tomou durante a reunião e então registrá-las ou anotá-las.

A recapitulação da reunião é extremamente significativa. Você deve fazer um pequeno check-out com perguntas que vão resumir tudo o que foi dito.

Felizmente, o software de transcrição atual fornece conjuntos de ferramentas para a elaboração eficaz de atas de reuniões corporativas. Além disso, auxilia na eliminação de trabalhos manuais exigentes. Por exemplo, o recurso de identificação de alto-falante inteligente Ggglot identifica automaticamente cada alto-falante. Este é um recurso muito útil ao fazer atas de reuniões. Gglot também converte automaticamente gravações de som em texto. Com ferramentas como o Gglot, você pode poupar tempo e se concentrar nas coisas mais importantes.

Lembre-se dessas dicas e torne as atas de suas reuniões corporativas mais atraentes.