Gemeenschappelijke Zakelijke Bijeenkomsten Minuten Fouten

De meest voorkomende fouten in de notulen van zakelijke vergaderingen

Een korte inleiding tot notulen van de vergadering

De notulen van de vergadering zijn in feite een kroniek van de belangrijkste aandachtspunten van de vergadering en een verslag van wat er tijdens een vergadering gebeurde. Ze beschrijven doorgaans de gebeurtenissen van de vergadering en kunnen een lijst met aanwezigen bevatten, een uiteenzetting van de kwesties die door de deelnemers zijn besproken en gerelateerde reacties of beslissingen voor de problemen. Volgens sommige geleerden zijn ‘minuten’ mogelijk afgeleid van de Latijnse uitdrukking minuta scriptura (letterlijk ‘klein schrift’) dat ‘ruwe noten’ betekent.

In de oude analoge dagen werden notulen meestal tijdens de vergadering gemaakt door een typist of rechtbankverslaggever, die vaak steno-notatie gebruikte en vervolgens de notulen opstelde en ze daarna aan de deelnemers verstrekte. Tegenwoordig kan de vergadering worden opgenomen met audio of video, of kan de aangestelde of informeel toegewezen secretaris van een groep aantekeningen maken, waarna de notulen later worden voorbereid. Veel overheidsinstanties gebruiken software voor het opnemen van minuten om alle minuten in realtime op te nemen en voor te bereiden.

Het is belangrijk op te merken dat notulen het officiële schriftelijke verslag zijn van de vergaderingen van een organisatie of groep, maar geen gedetailleerde transcripties van die procedures. Volgens de meest gebruikte handleiding van de parlementaire procedure, genaamd Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), moeten de notulen voornamelijk een verslag bevatten van wat er tijdens de vergadering is gedaan, niet wat er precies door de leden is gezegd.

Het formaat van de notulen kan variëren, afhankelijk van de normen die door een organisatie zijn vastgesteld, hoewel er algemene richtlijnen zijn. Robert's Rules of Order bevat een voorbeeldset van minuten.

Over het algemeen beginnen de notulen met de naam van de instantie die de vergadering organiseert (bijv. Een bestuur) en kunnen ook de plaats, de datum, de lijst met aanwezige personen en het tijdstip waarop de voorzitter de vergadering heeft gebeld, bevatten.

De notulen van bepaalde groepen, zoals een corporate raad van bestuur, moeten in een dossier worden bewaard en zijn belangrijke juridische documenten. Notulen van bestuursvergaderingen worden gescheiden bewaard van notulen van algemene ledenvergaderingen binnen dezelfde organisatie. Ook kunnen notulen van directiesessies afzonderlijk worden bijgehouden.

Waarom zou u een vergadering notuleren?

Om welke reden zou u vergadernotulen moeten opnemen? Hoe notuleren tijdens een zakelijke bijeenkomst? U zou notulen willen maken op een zakelijke bijeenkomst voor historische referentie, om een update te geven aan de mensen die werden vermist, en om een nauwkeurige beschrijving te geven van de vrijgegeven informatie die later kan worden gebruikt als bevestiging of bewijs.

Tegenwoordig zorgt de uitbraak van het coronavirus ervoor dat organisaties overschakelen naar werken op afstand. Het proces van het vastleggen van notulen van zakelijke vergaderingen helpt organisaties om flexibel en sterk te blijven. Het is nuttig in quarantainevoorwaarden en helpt bij snel veranderende omstandigheden.

Stelt u zich de volgende situatie voor: u heeft een belangrijke bespreking met een advocaat en u moet mogelijk een gedetailleerd verslag bijhouden van elk punt dat u hebt besproken, zodat u deze kunt raadplegen.

Als u lastige problemen heeft met uw overeenkomst, kan dat een cruciale invloed hebben op uw zakelijke of persoonlijke zaken. Daarom is het erg belangrijk om alles bij te houden.

Op een professionele werkplek zijn effectieve notulen van vergaderingen erg belangrijk. Waarom? Omdat ons vermogen om subtiliteiten te herinneren normaal gesproken beperkt is. Oversights kunnen leiden tot misstappen en verkeerde zakelijke keuzes. Dat is de reden waarom het maken van notulen van zakelijke vergaderingen een goed concentratievermogen en een verbazingwekkend oor voor details vereist. Deze taak wordt meestal gedelegeerd aan een vertrouwde secretaris of een persoonlijke assistent. Het is echter heel gemakkelijk om fouten te maken tijdens het notuleren van vergaderingen.

In dit artikel zullen we het hebben over de meest bekende vergissingen die optreden bij het notuleren van een vergadering en de regelingen die u kunnen helpen deze te vermijden.

Fouten in zakelijke notulen die moeten worden vermeden

Om transparantie en rechtlijnigheid te garanderen, vereist de Amerikaanse wetgeving dat de vergaderingen van de raden van bestuur een bepaalde procedure volgen. Bestuursraden moeten notulen maken en deze daarna onder arbeiders verdelen.

Het maken van notulen van zakelijke vergaderingen helpt leden bovendien om te bewijzen dat ze in het beste belang handelen. Evenzo helpt het bij het begrijpen van het bedrijf op een basisniveau en voor belasting-, aansprakelijkheids- en fiduciaire doeleinden. Zonder de juiste methodiek worden vergaderingen over het algemeen echter te lang en vermoeiend. Op het moment dat de meeste deelnemers vergaderingen gaan beschouwen als een oefening in zinloosheid, weet je dat je op de verkeerde weg bent.

De meest algemeen erkende fouten zijn:

1. Het niet opstellen van de agenda voor de vergadering

Een agenda bepaalt de structuur van een specifieke vergadering. Het is een diagram van thema's waarover u gaat praten met het overzicht van sprekers en de tijd die u voor elk thema gaat verdelen. De agenda van een bestuursvergadering kan er als volgt uitzien:

1. Financieel rapport eerste kwartaal (Chief Financial Officer, 15 minuten)

2. Implementatie van een nieuw gegevensbeveiligingssysteem (CTO, 15 minuten)

3. Voorbereidingen treffen voor een aanstaande persconferentie voor productlancering (perssecretaris, 20 minuten)

Een duidelijk gedefinieerde agenda geeft richting aan de deelnemers aan de vergadering door afkappunten en limieten te definiëren. Ongeacht of het een gebruikelijke vergadering van week tot week is, het moedigt leden aan om bij het punt te blijven en te voorkomen dat hun hersenen (en spraak) slingeren.

Voor succesvolle notulen van zakelijke vergaderingen is het ontbreken van een agenda een enorme belemmering. Het maken van notulen vereist een zorgvuldige regeling. Zonder een duidelijke agenda heeft de persoon die verantwoordelijk is voor het opnemen van minuten geen flauw idee waarop hij zich moet concentreren. Oplossing: stel altijd een agenda op voor de vergadering. Als u om onbekende redenen hebt nagelaten dit te doen, zal transcriptiesoftware u in staat stellen om de openbaar gemaakte informatie op te vangen. Het organiseren van uw vergadernotulen kost echter wat tijd.

2. Niet vasthouden aan timing en inhoud tijdens het notuleren van vergaderingen

Als u een agenda voor de vergadering heeft opgesteld, moet u deze volgen. Het aanhouden van timing en de onderwerpen op de agenda vereist discipline. Bovendien vervult het een belangrijke rol: om te voorkomen dat vergaderingen veranderen in nutteloze en zinloze kletspraatjes.

Wat gebeurt er met de notulen van zakelijke vergaderingen als u nalaat de vergadering binnen de limieten te houden? Ze worden te uitgebreid en missen structuur, en kunnen daarom niet als referentie worden gebruikt of als betrouwbaar worden beschouwd. Ongeacht of een lid dat verantwoordelijk is voor de notulen van de vergadering een enorm vermogen heeft om zich te concentreren, u kunt zijn vermogen om zich voortdurend te concentreren niet uitbreiden.

Oplossing: in deze omstandigheid is het ontmoeten van eigendom de beste remedie. Wijs een persoon aan om toezicht te houden op de verbinding. Zorg er bovendien voor dat iedereen zich houdt aan de vooraf vastgestelde regels en vergaderagenda. Timing is de doorslaggevende factor van een vergadering, dus laat deze niet onbeheerd achter.

3. Geen overeengekomen notulen hebben

Zonder een vooraf vastgesteld formaat kunnen notulen van zakelijke vergaderingen onleesbaar of ontoegankelijk worden. Als u het niet eens bent over een bestandsindeling, hebben uw partners die de software niet hebben om deze bestandstypen te lezen, er mogelijk geen toegang toe.

De vergaderminuten zijn bedoeld om in een fractie van een seconde voor u beschikbaar te zijn, op elk moment dat u ze als referentie nodig heeft. In een kritieke situatie wilt u liever geen kostbare tijd verspillen aan het converteren van documenten naar leesbare formaten.

Het is eveneens van cruciaal belang om voor de notulen van vergaderingen een archief te nemen. Cloudrepository is toegankelijk vanaf tal van apparaten en het is regelmatig de meest ideale beslissing voor het opslaan van transcripties van notulen van zakelijke vergaderingen.

Oplossing: Gglot converteert opnames automatisch naar .doc- of .txt-bestandsformaten. Bovendien ondersteunt het de meeste populaire audio- en videoformaten: MP3, M4A, WAV.

Transcriptiesoftware uploadt ook uw bestanden met vergaderminuten naar de cloud. Dit elimineert alle toegankelijkheidsproblemen.

4. Geen aandacht besteden aan details tijdens het opnemen van notulen van vergaderingen

Niemand houdt van overdreven gedetailleerde vergaderverslagen. Alles bij elkaar genomen, zijn ze bedoeld voor snelle naslag en zouden ze een korte briefing moeten geven van de uitgewisselde informatie.

Als u zich niet op subtiliteiten concentreert, kan dit tot ernstige vergissingen leiden. Bovendien kan het ernstige problemen veroorzaken wanneer u dringend behoefte heeft aan goed onderbouwde verificatie of bewijs.

Het is de focus op de belangrijkste thema's en subtiliteiten die vergadernotulen zo handig maken. Het belangrijkste is dat die verbindingen een afspiegeling zouden moeten zijn van de kernkwesties en de beslissingen waarover de deelnemers aan de vergadering het eens waren.

De notulen mogen niets fundamenteels missen: wanneer het bestuur bijvoorbeeld over een besluit stemt, moeten de notulen een aantekening hebben waarin staat wie waarvoor heeft gestemd.

Oplossing: kies een sjabloon voor de notulen van zakelijke vergaderingen. Het helpt u bij het tonen van het type bijeenkomst, de timing, de leden, de dingen op de agenda, het overzicht van de belangrijkste beslissingen en de samenvatting van de bijeenkomst. Deze sjabloon moet u helpen grote fouten te vermijden en gecentreerd, gefocust en effectief te blijven.

Het belangrijkste: bereid je van tevoren voor en maak een samenvatting van een bestuursvergadering

Het maken van notulen vereist uw volledige focus. Het is absoluut noodzakelijk om elk onderwerp afzonderlijk te scheiden en te definiëren wat belangrijk is en wat onbeduidend. Het is een moeilijke activiteit die relevante ervaring en oefening vereist. Het is niet zo eenvoudig om alle beslissingen die het bestuur tijdens de vergadering heeft genomen op te vangen en vervolgens op te schrijven of op te schrijven.

Een samenvatting van de bijeenkomst is buitengewoon belangrijk. U moet een kleine check-out maken met vragen die alles zullen samenvatten wat er is gezegd.

Gelukkig biedt de huidige transcriptiesoftware u toolsets waarmee u effectief notulen van zakelijke vergaderingen kunt maken. Het helpt ook bij het wegwerken van kieskeurig handmatig werk. De slimme luidsprekeridentificatiefunctie van Ggglot identificeert bijvoorbeeld automatisch elke luidspreker. Dit is een zeer nuttige functie bij het maken van notulen van vergaderingen. Gglot converteert geluidsopnamen ook automatisch naar tekst. Met tools als Gglot kunt u tijd besparen en u concentreren op de belangrijkere zaken.

Onthoud deze tips en maak de notulen van uw zakelijke bijeenkomst aantrekkelijker.