साधारण कर्पोरेट बैठक मिनेट गल्तीहरू
धेरै साधारण कर्पोरेट बैठक मिनेट गल्तीहरू
बैठकको मिनेटको संक्षिप्त परिचय
बैठकको मिनेटहरू, मूलतया, बैठकको मुख्य फोकसहरूको इतिहास र बैठकमा के भयो भन्ने रेकर्ड हो। तिनीहरूले सामान्यतया बैठकका घटनाहरू वर्णन गर्छन् र सहभागीहरूको सूची, सहभागीहरूले छलफल गरेका मुद्दाहरूको कथन, र सम्बन्धित प्रतिक्रियाहरू वा मुद्दाहरूको लागि निर्णयहरू समावेश गर्न सक्छन्। केही विद्वानहरूका अनुसार, "मिनेटहरू" सम्भवतः ल्याटिन वाक्यांश minuta scriptura (शाब्दिक रूपमा "सानो लेखन") बाट आएको हो जसको अर्थ "रफ नोटहरू" हो।
पुरानो एनालग दिनहरूमा, सामान्यतया एक टाइपिस्ट वा अदालत रिपोर्टर द्वारा बैठकको समयमा मिनेटहरू सिर्जना गरिन्थ्यो, जसले प्रायः शर्टह्यान्ड नोटेशन प्रयोग गर्थे र त्यसपछि मिनेटहरू तयार गर्थे र त्यसपछि सहभागीहरूलाई जारी गर्थे। आज, बैठक अडियो रेकर्ड गर्न सकिन्छ, भिडियो रेकर्ड गर्न सकिन्छ, वा समूहको नियुक्त वा अनौपचारिक रूपमा तोकिएको सेक्रेटरीले पछि तयार मिनेटहरू सहित टिप्पणीहरू लिन सक्छ। धेरै सरकारी एजेन्सीहरूले वास्तविक समयमा सबै मिनेटहरू रेकर्ड गर्न र तयार गर्न मिनेट रेकर्डिङ सफ्टवेयर प्रयोग गर्छन्।
यो नोट गर्न महत्त्वपूर्ण छ कि मिनेटहरू एक संगठन वा समूहको बैठकहरूको आधिकारिक लिखित रेकर्ड हो, तर ती ती कार्यवाहीहरूको विस्तृत ट्रान्सक्रिप्टहरू होइनन्। रोबर्टको रुल्स अफ अर्डर न्यूली रिभाइज्ड (RONR) भनिने संसदीय कार्यविधिको सबैभन्दा व्यापक रूपमा प्रयोग हुने म्यानुअल अनुसार, मिनेटमा मुख्यतया बैठकमा के भयो भन्ने अभिलेख हुनुपर्छ, सदस्यहरूले के भनेका थिए भन्ने होइन।
सामान्य दिशानिर्देशहरू भए तापनि संस्थाद्वारा स्थापित मापदण्डहरूको आधारमा मिनेटको ढाँचा फरक हुन सक्छ। रबर्टको आदेशको नियमले मिनेटको नमूना सेट समावेश गर्दछ।
सामान्यतया, मिनेटहरू बैठक बस्ने निकायको नामबाट सुरु हुन्छ (जस्तै, बोर्ड) र यसमा स्थान, मिति, उपस्थित व्यक्तिहरूको सूची, र अध्यक्षले बैठक बोलाएको समय पनि समावेश हुन सक्छ।
कर्पोरेट बोर्ड अफ डाइरेक्टर जस्ता निश्चित समूहहरूको मिनेट फाइलमा राख्नुपर्छ र महत्त्वपूर्ण कानुनी कागजातहरू हुन्। बोर्ड बैठकहरूको मिनेटहरू एउटै संगठन भित्रको सामान्य सदस्यता बैठकहरूको मिनेटहरूबाट अलग राखिन्छ। साथै, कार्यकारिणी सत्रको मिनेटहरू छुट्टै राख्न सकिन्छ।
तपाईंले बैठकको मिनेट किन लिनु पर्छ?
कुन कारणको लागि तपाईंले बैठक मिनेटहरू रेकर्ड गर्न आवश्यक छ? कर्पोरेट बैठकमा मिनेट कसरी लिने? तपाईं ऐतिहासिक सन्दर्भको लागि कर्पोरेट बैठकमा मिनेट लिन चाहानुहुन्छ, हराएको व्यक्तिहरूलाई अद्यावधिक दिन, र खुलासा गरिएको जानकारीको सटीक विवरण दिन जुन पछि पुष्टि वा प्रमाणको रूपमा प्रयोग गर्न सकिन्छ।
आज, कोरोनाभाइरस प्रकोपले संगठनहरूलाई टाढाको काममा स्विच गरिरहेको छ। कर्पोरेट बैठक मिनेटहरू रेकर्ड गर्ने प्रक्रियाले संगठनहरूलाई अनुकूलनीय र बलियो रहन मद्दत गर्दछ। यो क्वारेन्टाइनको अवस्थामा उपयोगी छ र द्रुत रूपमा परिवर्तन हुने अवस्थाहरूको सामना गर्न मद्दत गर्दछ।
निम्न अवस्थाको कल्पना गर्नुहोस्: तपाईंले एक वकिलसँग महत्त्वपूर्ण बैठक गरिरहनुभएको छ, र तपाईंले थप सन्दर्भको लागि छलफल गर्नुभएको प्रत्येक बिन्दुको विस्तृत रेकर्ड राख्न आवश्यक हुन सक्छ।
यदि तपाइँसँग तपाइँको सम्झौतामा समस्याहरू छन् भने, यसले तपाइँको व्यवसाय वा व्यक्तिगत मामिलाहरूलाई महत्त्वपूर्ण रूपमा असर गर्न सक्छ। यही कारणले गर्दा सबै कुराको ट्रयाक राख्नु धेरै महत्त्वपूर्ण छ।
एक व्यावसायिक कार्यस्थलमा, प्रभावकारी बैठक मिनेटहरू धेरै महत्त्वपूर्ण छन्। किन? किनभने सूक्ष्मताहरू सम्झने हाम्रो क्षमता सामान्यतया सीमित हुन्छ। निरीक्षणले गलत कदमहरू र गलत व्यापार छनौटहरू प्रम्प्ट गर्न सक्छ। यही कारण हो कि कर्पोरेट बैठक मिनेटहरू लिनको लागि ध्यान केन्द्रित गर्न राम्रो क्षमता र विवरणको लागि अचम्मको कान चाहिन्छ। यो कर्तव्य सामान्यतया एक विश्वसनीय सचिव वा एक निजी सहायकलाई प्रत्यायोजित गरिन्छ। यद्यपि, बैठक मिनेटहरू लिँदा गल्तीहरू गर्न यो साँच्चै सजिलो छ।
यस लेखमा, हामी बैठकको मिनेटहरू लिँदा हुने सबैभन्दा प्रसिद्ध स्लिप-अपहरू र तिनीहरूलाई बेवास्ता गर्न मद्दत गर्ने प्रबन्धहरूको बारेमा कुरा गर्नेछौं।
कर्पोरेट बैठक मिनेट गल्तीहरू जोगिन
पारदर्शिता र सीधापनको ग्यारेन्टी गर्न, यूएस कानूनले कर्पोरेट बोर्ड बैठकहरू निश्चित प्रक्रिया पालना गर्न आवश्यक छ। कर्पोरेट सञ्चालक समितिले बैठकको मिनेट लिनु पर्छ र त्यसपछि श्रमिकहरूमा बाँड्नु पर्छ।
कर्पोरेट बैठक मिनेटहरू लिनुले सदस्यहरूलाई उनीहरूले सर्वोत्तम चासोका साथ काम गरिरहेको प्रमाणित गर्न मद्दत गर्दछ। त्यस्तै गरी, यसले व्यापारलाई आधारभूत स्तरमा, र कर, दायित्व, र विश्वस्त उद्देश्यका लागि बुझ्न मद्दत गर्दछ। सही विधिविना, तथापि, बैठकहरू सामान्यतया धेरै लामो र थकाउने हुनेछ। बिन्दुमा जब धेरै सहभागीहरूले बैठकहरूलाई व्यर्थताको अभ्यासको रूपमा लिन थाल्छन्, तपाईंलाई थाहा छ तपाईं गलत ट्र्याकमा हुनुहुन्छ।
सबैभन्दा व्यापक रूपमा मान्यता प्राप्त त्रुटिहरू निम्नानुसार छन्:
- बैठकको एजेण्डा तय नगर्ने
एजेन्डाले एक विशेष बैठकको संरचना सेट अप गर्दछ। यो विषयवस्तुहरूको रेखाचित्र हो जसको बारेमा तपाइँ स्पिकरहरूको रनडाउन र तपाइँ प्रत्येक विषयवस्तुको लागि वितरण गर्ने समयसँग कुरा गर्नुहुनेछ। बोर्ड बैठकको एजेन्डा निम्नसँग मिल्दोजुल्दो हुन सक्छ:
1. Q1 वित्तीय रिपोर्ट (मुख्य वित्तीय अधिकारी, 15 मिनेट)
2. नयाँ डाटा सुरक्षा प्रणालीको कार्यान्वयन (CTO, 15 मिनेट)
3. आगामी उत्पादन प्रक्षेपण प्रेस सम्मेलनको लागि तयारी गर्दै (प्रेस सचिव, 20 मिनेट)
स्पष्ट रूपमा परिभाषित एजेन्डाले बैठकका सहभागीहरूलाई कटअफ बिन्दुहरू र सीमाहरू परिभाषित गरेर मार्गदर्शन प्रदान गर्दछ। हप्ताको बैठकमा यो प्रथागत हप्ता हो वा होइन, यसले सदस्यहरूलाई बिन्दुमा अडिग रहन र तिनीहरूको दिमाग (र बोली) लाई मिथुनबाट जोगाउन प्रोत्साहित गर्दछ।
सफल कर्पोरेट बैठक मिनेटहरूको लागि, एजेन्डाको अनुपस्थिति ठूलो बाधा हो। बैठकको मिनेट लिँदा सावधानीपूर्वक व्यवस्था आवश्यक छ। स्पष्ट एजेन्डा बिना, रेकर्डिङ मिनेट को लागी व्यक्तिगत उत्तरदायी के मा ध्यान केन्द्रित गर्ने कोलो विचार छैन। समाधान: बैठक अघि सधैं एजेन्डा सेट गर्नुहोस्। यदि अज्ञात कारणहरूका लागि तपाईंले त्यसो गर्न बेवास्ता गर्नुभएको छ भने, ट्रान्सक्रिप्शन सफ्टवेयरले तपाईंलाई खुलासा भएको जानकारी समात्न सक्षम पार्नेछ। तपाईंको बैठक मिनेटहरू व्यवस्थित गर्न, तथापि, केही समय लाग्नेछ।
- बैठक मिनेटहरू लिँदा समय र सामग्रीमा अडिग छैन
जब तपाईंले बैठकको लागि एजेन्डा सेट गर्नुभयो, तपाईंले यसलाई पछ्याउनु पर्छ। समय र एजेन्डामा विषयहरू पालन गर्न अनुशासन चाहिन्छ। अझ के छ, यसले महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छ: बैठकहरूलाई बेकार र अर्थहीन चिट-च्याटमा परिणत हुनबाट जोगाउन।
यदि तपाईंले बैठकलाई यसको सीमाभित्र राख्न बेवास्ता गर्नुभयो भने कर्पोरेट बैठक मिनेटलाई के हुन्छ? तिनीहरू धेरै व्यापक हुन्छन् र संरचनाको अभाव हुन्छ, र, तदनुसार, सन्दर्भको लागि प्रयोग गर्न सकिँदैन वा विश्वसनीय मानिन्छ। बैठकको मिनेटको लागि जिम्मेवार सदस्यसँग फोकस गर्ने ठूलो क्षमता छ कि छैन, तपाईंले सधैँ ध्यान केन्द्रित गर्ने क्षमता विस्तार गर्न सक्नुहुन्न।
समाधान: यस अवस्थामा, स्वामित्व भेट्नु उत्तम उपचार हो। जडान पर्यवेक्षण गर्न एक व्यक्ति नियुक्त गर्नुहोस्। थप के छ, सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सबैले पूर्व-स्थापित नियमहरू र बैठक एजेन्डाको पालना गर्छन्। समय बैठकको निर्णायक कारक हो, त्यसैले यसलाई ध्यान नदिनुहोस्।
- कुनै सहमत बैठक मिनेट ढाँचा छैन
पूर्व-स्थापित ढाँचा बिना, कर्पोरेट बैठक मिनेटहरू अपठनीय वा पहुँचयोग्य हुन सक्छ। यदि तपाईं फाइल ढाँचामा सहमत हुनुहुन्न भने, यी फाइल प्रकारहरू पढ्नको लागि सफ्टवेयर नभएका तपाईंका साझेदारहरूले यसलाई पहुँच गर्न सक्षम नहुन सक्छन्।
मिटिङ मिनेटहरू तपाईलाई एक सेकेन्डमा उपलब्ध गराउने उद्देश्यले गरिन्छ, जुनसुकै बिन्दुमा तपाईलाई सन्दर्भको लागि आवश्यक पर्दछ। गम्भीर अवस्थामा, तपाइँ कागजातहरूलाई पढ्न योग्य ढाँचाहरूमा रूपान्तरण गर्नमा बहुमूल्य समय बर्बाद गर्न चाहनुहुन्न।
बैठक मिनेट कागजातहरूको लागि अभिलेखमा बसोबास गर्न पनि महत्त्वपूर्ण छ। क्लाउड रिपोजिटरी धेरै यन्त्रहरूबाट पहुँच गर्न सकिन्छ र यो नियमित रूपमा कर्पोरेट बैठक मिनेटहरूको ट्रान्सक्रिप्टहरू भण्डारण गर्नको लागि सबैभन्दा आदर्श निर्णय हो।
समाधान: Gglot ले रेकर्डिङहरूलाई स्वचालित रूपमा .doc वा .txt फाइल ढाँचाहरूमा रूपान्तरण गर्छ। यसको शीर्षमा, यसले धेरै जसो लोकप्रिय अडियो र भिडियो ढाँचाहरूलाई समर्थन गर्दछ: MP3, M4A, WAV।
ट्रान्सक्रिप्शन सफ्टवेयरले क्लाउडमा तपाईंको बैठक मिनेट फाइलहरू पनि अपलोड गर्नेछ। यसले सबै पहुँच समस्याहरू हटाउनेछ।
- बैठकको मिनेट रेकर्ड गर्दा विवरणमा ध्यान नदिने
कसैलाई पनि बैठक मिनेटहरू मनपर्दैन जुन अत्यधिक विस्तृत छन्। सबै चीजहरू विचार गरियो, तिनीहरू द्रुत सन्दर्भको लागि अभिप्रेरित छन् र आदानप्रदान गरिएको जानकारीको छोटो ब्रीफिंग दिनुपर्दछ।
सूक्ष्मताहरूमा ध्यान केन्द्रित नगर्दा, फेरि, केही गम्भीर निरीक्षणहरू ल्याउन सक्छ। यसबाहेक, यसले गम्भीर समस्याहरू निम्त्याउन सक्छ जब तपाईलाई राम्रोसँग समर्थित प्रमाणिकरण वा प्रमाणको आवश्यकता छ।
यो सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण विषयवस्तु र सूक्ष्मताहरूमा फोकस हो जसले बैठक मिनेटहरूलाई यस्तो उपयोगी उपकरण बनाउँछ। सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण कुरा, ती जडानहरूले केन्द्रका मुद्दाहरू र बैठकका सहभागीहरूले सहमति जनाएका निर्णयहरू प्रतिबिम्बित गर्नुपर्छ।
मिनेटहरूले कुनै पनि आधारभूत कुरालाई नछुटाउनु हुँदैन: उदाहरणका लागि, जब बोर्डले निर्णयमा मतदान गर्छ, मिनेटमा कसले केलाई मतदान गर्यो भन्ने विवरण दिने नोट हुनु आवश्यक छ।
समाधान: कर्पोरेट बैठक मिनेट टेम्प्लेटमा निर्णय गर्नुहोस्। यसले तपाईंलाई भेलाको प्रकार, समय, सदस्यहरू, एजेन्डाका कुराहरू, मुख्य निर्णयहरूको रनडाउन, र बैठकको सारांश देखाउन मद्दत गर्नेछ। यस टेम्प्लेटले तपाईंलाई ठूला गल्तीहरूबाट जोगिन र केन्द्रित, केन्द्रित र प्रभावकारी रहन मद्दत गर्नुपर्छ।
सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण: अग्रिम तयारी गर्नुहोस् र बोर्ड बैठक रिक्याप बनाउनुहोस्
बैठक मिनेटहरू लिएर तपाईंको पूर्ण फोकस चाहिन्छ। प्रत्येक बिषयलाई छुट्टाछुट्टै छुट्याउन र के महत्त्वपूर्ण र नगण्य हो भनेर परिभाषित गर्नु अनिवार्य छ। यो एक कठिन गतिविधि हो जसको लागि प्रासंगिक अनुभव र अभ्यास चाहिन्छ। बोर्डले बैठकमा गरेका सबै निर्णयहरू समातेर रेकर्ड गर्न वा लेख्न त्यति सजिलो छैन।
बैठकको रिक्याप अत्यन्तै महत्त्वपूर्ण छ। तपाईंले भनिएको सबै कुरा संक्षेप गर्न जाँदैछ भन्ने प्रश्नहरूको साथ एउटा सानो चेक-आउट गर्नुपर्छ।
सौभाग्य देखि, वर्तमान दिन ट्रान्सक्रिप्शन सफ्टवेयरले तपाईंलाई प्रभावकारी रूपमा कर्पोरेट बैठक मिनेटहरू लिनको लागि उपकरणसेटहरू प्रदान गर्दछ। साथै, यसले फास्टिडियस म्यानुअल कामको निपटानमा मद्दत गर्दछ। उदाहरणका लागि, Ggglot स्मार्ट स्पिकर पहिचान सुविधाले प्रत्येक स्पिकरलाई स्वचालित रूपमा पहिचान गर्छ। बैठक मिनेट लिँदा यो एक धेरै उपयोगी सुविधा हो। Gglot स्वचालित रूपमा ध्वनि रेकर्डिङहरूलाई पाठमा रूपान्तरण गर्दछ। Gglot जस्ता उपकरणहरूसँग, तपाईं समय खाली गर्न सक्नुहुन्छ र थप महत्त्वपूर्ण सामानहरूमा ध्यान केन्द्रित गर्न सक्नुहुन्छ।
यी सुझावहरू सम्झनुहोस् र तपाईंको कर्पोरेट बैठक मिनेटहरू थप आकर्षक बनाउनुहोस्।