Laqgħat Korporattivi Komuni Minuti Żbalji

Ħafna laqgħat Korporattivi Komuni minuti żbalji

Introduzzjoni qasira għall-minuti tal-laqgħa

Il-minuti tal-laqgħa huma, bażikament, kronika tal-fokus ewlenin tal-laqgħa u rekord ta’ dak li ġara f’laqgħa. Tipikament jiddeskrivu l-avvenimenti tal-laqgħa u jistgħu jinkludu lista ta’ dawk li attendew, dikjarazzjoni tal-kwistjonijiet diskussi mill-parteċipanti, u tweġibiet jew deċiżjonijiet relatati għall-kwistjonijiet. Skont xi studjużi, “minuti” possibbilment ġejja mill-frażi Latina minuta scriptura (litteralment “kitba żgħira”) li tfisser “noti mhux maħduma”.

Fil-jiem analogi qodma, il-minuti kienu ġeneralment maħluqa matul il-laqgħa minn tajpista jew reporter tal-qorti, li spiss uża notazzjoni ta' qosor u mbagħad ipprepara l-minuti u ħariġhom lill-parteċipanti wara. Illum, il- laqgħa tistaʼ tiġi rrekordjata bl- awdjo, bil- vidjow, jew is- segretarju maħtur jew assenjat b’mod informali taʼ grupp jistaʼ jieħu noti, bil- minuti ppreparati aktar tard. Ħafna aġenziji tal-gvern jużaw softwer li jirreġistra l-minuti biex jirreġistraw u jippreparaw il-minuti kollha f'ħin reali.

Huwa importanti li wieħed jinnota li l-minuti huma r-rekord uffiċjali bil-miktub tal-laqgħat ta’ organizzazzjoni jew grupp, iżda mhumiex traskrizzjonijiet dettaljati ta’ dawk il-proċedimenti. Skont il-manwal tal-proċedura parlamentari l-aktar użat imsejjaħ Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), il-minuti għandu jkun fihom prinċipalment rekord ta 'dak li sar fil-laqgħa, mhux dak li ntqal eżatt mill-membri.

Il-format tal-minuti jista’ jvarja skont l-istandards stabbiliti minn organizzazzjoni, għalkemm hemm linji gwida ġenerali. Ir-Regoli ta' l-Ordni ta' Robert fihom kampjun ta' sett ta' minuti.

Ġeneralment, il-minuti jibdew bl-isem tal-korp li jorganizza l-laqgħa (eż., bord) u jistgħu jinkludu wkoll il-post, id-data, il-lista tan-nies preżenti, u l-ħin li fih il-president sejjaħ il-laqgħa għall-ordni.

Il-minuti ta' ċerti gruppi, bħal bord korporattiv tad-diretturi, għandhom jinżammu fil-fajl u huma dokumenti legali importanti. Il-minuti mil-laqgħat tal-bord jinżammu separatament mill-minuti tal-laqgħat ġenerali tas-sħubija fi ħdan l-istess organizzazzjoni. Ukoll, il-minuti tas-sessjonijiet eżekuttivi jistgħu jinżammu separatament.

Għaliex għandek tieħu minuti tal-laqgħa?

Għal liema raġuni jkollok bżonn tirreġistra l-minuti tal-laqgħat? Kif tieħu l-minuti f'laqgħa korporattiva? Trid tieħu minuti f'laqgħa korporattiva għal referenza storika, biex tagħti aġġornament lin-nies li kienu neqsin, u biex tagħti deskrizzjoni preċiża tal-informazzjoni żvelata li aktar 'il quddiem tista' tintuża bħala konferma jew prova.

Illum, it-tifqigħa tal-koronavirus qed iġġiegħel lill-organizzazzjonijiet jaqilbu għal xogħol mill-bogħod. Il-proċess tar-reġistrazzjoni tal-minuti tal-laqgħat korporattivi jgħin lill-organizzazzjonijiet jibqgħu adattabbli u b'saħħithom. Huwa utli f'kundizzjonijiet ta 'kwarantina u jgħin biex jiffaċċja kundizzjonijiet li jinbidlu malajr.

Immaġina s-sitwazzjoni li ġejja: Qed ikollok laqgħa importanti ma' avukat, u jista' jkollok bżonn iżżomm rekord dettaljat ta' kull punt li ddiskutejt għal referenza addizzjonali.

Jekk għandek kwistjonijiet idejqek fil-ftehim tiegħek, dan jista 'jaffettwa b'mod kruċjali n-negozju tiegħek jew kwistjonijiet personali. Din hija r-raġuni li huwa importanti ħafna li żżomm kont ta 'kollox.

F'post tax-xogħol professjonali, minuti effettivi tal-laqgħat huma pjuttost importanti. Għaliex? Minħabba li l-abbiltà tagħna li niftakru irqaqat hija normalment ristretta. Is-sorveljanza jistgħu jwasslu għal passi żbaljati u għażliet kummerċjali żbaljati. Din hija r-raġuni li t-teħid tal-minuti tal-laqgħat korporattivi jeħtieġ kapaċità tajba biex tiffoka u widna tal-għaġeb għad-dettall. Dan id-dmir normalment jiġi delegat lil segretarju ta’ fiduċja jew assistent personali. Madankollu, huwa verament faċli li tagħmel żbalji waqt li tieħu l-minuti tal-laqgħat.

F'dan l-artikolu, se nitkellmu dwar l-iżbalji l-aktar magħrufa li jseħħu meta tieħu minuti tal-laqgħa u l-arranġamenti li jistgħu jgħinuk biex tevitahom.

Żbalji tal-minuti tal-laqgħat korporattivi biex jiġu evitati

Biex tiggarantixxi t-trasparenza u l-faċilità, il-leġiżlazzjoni tal-Istati Uniti teħtieġ li l-laqgħat tal-bord korporattiv isegwu ċerta proċedura. Il-bordijiet tad-diretturi korporattivi għandhom jieħdu l-minuti tal-laqgħat u wara jqassmuhom fost il-ħaddiema.

It-teħid tal-minuti tal-laqgħat korporattivi jgħin ukoll lill-membri biex jipprovaw li qed jaġixxu bl-aħjar interessi. Bl-istess mod, jgħin biex jifhem in-negozju fuq livell bażiku, u għal skopijiet ta 'taxxa, responsabbiltà u fiduċjarji. Mingħajr il-metodoloġija t-tajba, madankollu, il-laqgħat ġeneralment isiru twal wisq u eżawrjenti. Fil-punt meta l-biċċa l-kbira tal-parteċipanti jibdew iqisu l-laqgħat bħala eżerċizzju ta’ futilità, taf li qiegħed fit-triq ħażina.

L-iżbalji l-aktar rikonoxxuti huma kif ġej:

1. Mhux qed twaqqaf l-aġenda għal-laqgħa

Aġenda tistabbilixxi l-istruttura ta' laqgħa speċifika. Hija dijagramma tat-temi li se titkellem dwarhom bit-tixjira tal-kelliema u l-ħin li se tqassam għal kull tema. Aġenda tal-laqgħa tal-bord tista’ tixbah lil dan li ġej:

1. Rapport finanzjarju Q1 (uffiċjal finanzjarju ewlieni, 15-il minuta)

2. Implimentazzjoni ta' sistema ġdida ta' sigurtà tad-dejta (CTO, 15-il minuta)

3. Tħejjija għal konferenza stampa tat-tnedija tal-prodott li jmiss (Segretarju għall-istampa, 20 minuta)

Aġenda definita b'mod ċar tipprovdi gwida lill-parteċipanti tal-laqgħa billi tiddefinixxi punti ta' qtugħ u limiti. Irrispettivament minn jekk hijiex laqgħa tas-soltu ġimgħa b’ġimgħa, tinkoraġġixxi lill-membri biex iżommu mal-punt u jżommu l-imħuħ (u d-diskors) tagħhom milli jmewwġu.

Għal minuti ta' laqgħat korporattivi ta' suċċess, in-nuqqas ta' aġenda hija tfixkil kbir. It-teħid tal-minuti tal-laqgħat jeħtieġ arranġament bir-reqqa. Mingħajr aġenda ċara, l-individwu responsabbli għar-reġistrazzjoni tal-minuti m'għandux l-iktar idea ta' ċpar fuq xiex għandu jikkonċentra. Soluzzjoni: Dejjem waqqaf aġenda qabel il-laqgħa. Jekk għal raġunijiet mhux magħrufa int traskurajt li tagħmel hekk, is-software tat-traskrizzjoni jippermettilek taqbad l-informazzjoni li ġiet żvelata. L-organizzazzjoni tal-minuti tal-laqgħa tiegħek, madankollu, se tieħu xi żmien.

2. Mhux iżżomm mal-ħin u l-kontenut waqt li tieħu l-minuti tal-laqgħat

Meta tkun waqqaft aġenda għal-laqgħa, għandek issegwiha. Li wieħed iżomm mal-ħin u s-suġġetti fuq l-aġenda jeħtieġ dixxiplina. Barra minn hekk, jaqdi rwol importanti: li jżomm il-laqgħat milli jittrasformaw fi chit-chats inutli u bla sens.

X'jiġri fil-minuti tal-laqgħa korporattiva jekk tittraskura li żżomm il-laqgħa fil-limiti tagħha? Dawn isiru wisq estensivi u nieqsa mill-istruttura, u, għaldaqstant, ma jistgħux jiġu utilizzati bħala referenza jew meqjusa affidabbli. Irrispettivament minn jekk membru responsabbli għall-minuti tal-laqgħat għandux kapaċitajiet enormi biex jiffoka, ma tistax testendi l-kapaċità tagħhom li jikkonċentraw b'mod perpetwu.

Soluzzjoni: F'din iċ-ċirkustanza, is-sjieda tal-laqgħa hija l-aħjar kura. Aħtar persuna biex tissorvelja l-konnessjoni. Barra minn hekk, kun żgur li kulħadd jaderixxi mar-regoli u l-aġenda tal-laqgħat stabbiliti minn qabel. Iż-żmien huwa l-fattur deċiżiv ta 'laqgħa, għalhekk ma tħallihiex waħdu.

3. M'għandha l-ebda format miftiehem tal-minuti tal-laqgħat

Mingħajr format stabbilit minn qabel, il-minuti tal-laqgħat korporattivi jistgħu jsiru ma jinqrawx jew ma jkunux aċċessibbli. Jekk ma taqbilx dwar format ta' fajl, l-imsieħba tiegħek li m'għandhomx is-softwer għall-qari ta' dawn it-tipi ta' fajls jistgħu ma jkunux jistgħu jaċċessawha.

Il-minuti tal-laqgħat huma maħsuba biex ikunu disponibbli għalik f'qasma ta' sekonda, fi kwalunkwe punt li għandek bżonnhom bħala referenza. F'sitwazzjoni kritika, tippreferi li ma taħlix ħin prezzjuż biex tikkonverti dokumenti f'formati li jinqraw.

Bl-istess mod huwa kritiku li wieħed joqgħod fuq arkivju għal dokumenti tal-minuti tal-laqgħat. Repożitorju tas-sħab jista’ jiġi aċċessat minn diversi apparati u hija regolarment l-iktar deċiżjoni ideali għall-ħażna tat-traskrizzjonijiet tal-minuti tal-laqgħat korporattivi.

Soluzzjoni: Gglot awtomatikament jikkonverti r-reġistrazzjonijiet f'formati ta 'fajl .doc jew .txt. Barra minn hekk, jappoġġja l-biċċa l-kbira tal-formati popolari tal-awdjo u tal-vidjo: MP3, M4A, WAV.

Is-softwer tat-traskrizzjoni se jtella' wkoll il-fajls tal-minuti tal-laqgħa tiegħek fis-sħab. Dan se jelimina l-kwistjonijiet kollha ta 'aċċessibilità.

4. Li ma tagħtix attenzjoni għad-dettall waqt li tirrekordja l-minuti tal-laqgħat

Ħadd ma jħobb minuti tal-laqgħat li huma dettaljati żżejjed. Meta jitqiesu l-affarijiet kollha, huma maħsuba għal referenza rapida u għandhom jagħtu tagħrif qasir dwar l-informazzjoni skambjata.

Li ma tiffokax fuq irqaq, imbagħad għal darb'oħra, tista 'ġġib xi nuqqasijiet gravi. Barra minn hekk, jista 'jikkawża problemi serji meta tkun fil-bżonn iddisprat ta' verifika jew prova sostnuta sew.

Huwa l-fokus fuq it-temi u l-irqaq l-aktar sinifikanti li jagħmel il-minuti tal-laqgħat għodda tant utli. L-aktar importanti, dawk il-konnessjonijiet għandhom jirriflettu l-kwistjonijiet taċ-ċentru u d-deċiżjonijiet li l-parteċipanti tal-laqgħa qablu fuqhom.

Il-minuti m'għandhom jitilfu xejn fundamentali: pereżempju, meta l-bord jivvota fuq deċiżjoni, il-minuti jeħtieġ li jkollhom nota li tagħti dettalji dwar min ivvota għal xiex.

Soluzzjoni: Iddeċiedi dwar mudell ta' minuti ta' laqgħa korporattiva. Ser jgħinek biex turi t-tip ta' ġbir, iż-żmien, il-membri, l-affarijiet fuq l-aġenda, it-tagħrif dwar id-deċiżjonijiet ewlenin, u s-sinopsi tal-laqgħa. Dan il-mudell għandu jgħinek biex tevita żbalji kbar u biex tibqa' ċċentrata, iffukata u effettiva.

L-aktar importanti: ipprepara bil-quddiem u agħmel rikap tal-laqgħa tal-bord

It-teħid tal-minuti tal-laqgħat jeħtieġ l-attenzjoni sħiħa tiegħek. Huwa imperattiv li tissepara kull suġġett individwalment u tiddefinixxi x'inhu importanti u x'inhu insinifikanti. Hija attività diffiċli li teħtieġ esperjenza u prattika rilevanti. Mhux daqshekk faċli li taqbad id-deċiżjonijiet kollha li ħa l-bord waqt il-laqgħa u mbagħad tirreġistra jew tiktebhom.

Recap tal-laqgħa huwa estremament sinifikanti. Għandek tagħmel check-out żgħir b'mistoqsijiet li ser jiġbru fil-qosor dak kollu li ntqal.

Fortunatament, is-softwer tat-traskrizzjoni tal-lum jagħtik settijiet ta’ għodda biex tieħu b’mod effettiv il-minuti tal-laqgħat korporattivi. Ukoll, jgħin fir-rimi ta 'xogħol manwali fastidjuż. Pereżempju, il-karatteristika ta 'identifikazzjoni tal-kelliem intelliġenti Ggglot tidentifika awtomatikament kull kelliem. Din hija karatteristika utli ħafna meta tieħu minuti tal-laqgħat. Gglot awtomatikament jikkonverti wkoll ir-reġistrazzjonijiet tal-ħoss f'test. B'għodda bħal Gglot, tista' taħles ħin u tiffoka fuq l-aktar affarijiet importanti.

Ftakar dawn il-pariri u agħmel il-minuti tal-laqgħat korporattivi tiegħek aktar konvinċenti.