Байгууллагын нийтлэг уулзалтын тэмдэглэлийн алдаа

Байгууллагын хамгийн нийтлэг уулзалтын тэмдэглэлийн алдаа

Хурлын тэмдэглэлийн товч танилцуулга

Уулзалтын тэмдэглэл нь үндсэндээ уулзалтын гол асуудлуудын тэмдэглэл, уулзалтад юу болсон тухай тэмдэглэл юм. Эдгээр нь ихэвчлэн хурлын үйл явдлыг дүрсэлсэн бөгөөд оролцогчдын жагсаалт, оролцогчдын хэлэлцсэн асуудлын талаархи мэдэгдэл, холбогдох хариултууд эсвэл асуудлын талаархи шийдвэрүүдийг багтааж болно. Зарим эрдэмтдийн үзэж байгаагаар "минут" нь "бүдүүлэг тэмдэглэл" гэсэн утгатай латин хэллэг minuta scriptura (шууд утгаараа "жижиг бичиг") -ээс гаралтай байж магадгүй юм.

Хуучин аналоги өдрүүдэд протоколыг ихэвчлэн бичгийн машинч эсвэл шүүхийн сурвалжлагч хийдэг байсан бөгөөд тэд ихэвчлэн товчилсон тэмдэглэгээг ашигладаг бөгөөд дараа нь протоколыг бэлтгэж, дараа нь оролцогчдод өгдөг байв. Өнөөдөр уулзалтыг аудио бичлэг, видео бичлэг хийх, эсвэл бүлгийн томилогдсон эсвэл албан бусаар томилогдсон нарийн бичгийн дарга тэмдэглэл хөтлөх боломжтой бөгөөд дараа нь протокол бэлтгэж болно. Төрийн олон байгууллага минут бүртгэх программ хангамжийг ашиглан бүх минутыг цаг тухайд нь бичиж, бэлтгэдэг.

Протокол нь аливаа байгууллага, бүлгийн хурлын албан ёсны бичмэл тэмдэглэл боловч тэдгээр хуралдааны нарийвчилсан тэмдэглэл биш гэдгийг анхаарах нь чухал. Робертийн шинэчилсэн журам (RONR) хэмээх хамгийн өргөн хэрэглэгддэг парламентын дэгийн гарын авлагын дагуу протокол нь гишүүдийн яг юу хэлснийг бус харин хурал дээр юу хийснийг голчлон тэмдэглэсэн байх ёстой.

Протоколын хэлбэр нь байгууллагын тогтоосон стандартаас хамаарч өөр өөр байж болно, гэхдээ ерөнхий удирдамж байдаг. Робертийн дэг журам нь минутуудын жишээг агуулдаг.

Ерөнхийдөө протокол нь хурал хийж буй байгууллагын нэрээр (жишээ нь, удирдах зөвлөл) эхэлдэг ба газар, огноо, хуралдаанд оролцсон хүмүүсийн нэрсийн жагсаалт, хуралдааныг даргалагчийн зарласан цаг зэргийг багтааж болно.

Компанийн төлөөлөн удирдах зөвлөл гэх мэт тодорхой бүлгүүдийн протокол нь файлд хадгалагдах ёстой бөгөөд хууль эрх зүйн чухал баримт бичиг юм. Удирдах зөвлөлийн хурлын тэмдэглэлийг нэг байгууллагын гишүүдийн нэгдсэн хуралдааны тэмдэглэлээс тусад нь хөтөлдөг. Мөн гүйцэтгэх хуралдааны тэмдэглэлийг тусад нь хөтөлж болно.

Та яагаад хурлын тэмдэглэл хөтлөх ёстой гэж?

Та ямар шалтгаанаар хурлын тэмдэглэл хөтлөх шаардлагатай вэ? Байгууллагын хурал дээр хэрхэн тэмдэглэл хөтлөх вэ? Та байгууллагын хурал дээр тэмдэглэл хөтлөх, сураггүй алга болсон хүмүүст мэдээлэл өгөх, дараа нь баталгаажуулах эсвэл нотлох баримт болгон ашиглах боломжтой мэдээллийн талаар тодорхой тайлбар өгөхийг хүсч байна.

Өнөөдөр коронавирусын дэгдэлт байгууллагуудыг алсын зайн ажилд шилжүүлэхэд хүргэж байна. Байгууллагын хурлын тэмдэглэлийг бүртгэх үйл явц нь байгууллагуудад дасан зохицох чадвартай, хүчирхэг хэвээр үлдэхэд тусалдаг. Энэ нь хорио цээрийн нөхцөлд ашигтай бөгөөд хурдан өөрчлөгдөж буй нөхцөл байдалтай тулгарахад тусалдаг.

Дараах нөхцөл байдлыг төсөөлөөд үз дээ: Та хуульчтай чухал уулзалт хийж байгаа бөгөөд нэмэлт лавлагаа авахын тулд ярилцсан зүйл бүрийн дэлгэрэнгүй тэмдэглэл хөтлөх шаардлагатай байж магадгүй юм.

Хэрэв таны гэрээнд хүндрэлтэй асуудал байгаа бол энэ нь таны бизнес эсвэл хувийн асуудалд ихээхэн нөлөөлнө. Ийм учраас бүх зүйлийг хянаж байх нь маш чухал юм.

Мэргэжлийн ажлын байранд үр дүнтэй хурлын тэмдэглэл маш чухал байдаг. Яагаад? Учир нь бидний нарийн ширийн зүйлийг эргэн санах чадвар нь ихэвчлэн хязгаарлагддаг. Хяналт нь буруу алхам, бизнесийн буруу сонголт хийхэд хүргэж болзошгүй. Тийм ч учраас корпорацийн хурлын тэмдэглэл хөтлөхөд анхаарлаа төвлөрүүлэх чадвар, нарийн ширийн зүйлийг олж мэдэх гайхалтай чих хэрэгтэй. Энэ үүргийг ихэвчлэн итгэмжлэгдсэн нарийн бичгийн дарга эсвэл хувийн туслахад шилжүүлдэг. Гэхдээ хурлын тэмдэглэл хөтөлж байхдаа алдаа гаргах нь үнэхээр амархан.

Энэ нийтлэлд бид уулзалтын тэмдэглэл хөтлөхөд тохиолддог хамгийн алдартай алдаа, тэдгээрээс зайлсхийхэд тань туслах арга хэмжээний талаар ярих болно.

Байгууллагын хурлын тэмдэглэлийн алдаанаас зайлсхийх хэрэгтэй

Ил тод, ойлгомжтой байдлыг хангахын тулд АНУ-ын хууль тогтоомжид компанийн ТУЗ-ийн хурлыг тодорхой журмын дагуу явуулахыг шаарддаг. Компанийн захирлуудын зөвлөлүүд хурлын тэмдэглэл хөтөлж, дараа нь ажилчдын дунд тараах шаардлагатай.

Байгууллагын хурлын тэмдэглэл хөтлөх нь гишүүдэд өөрсдийн ашиг сонирхлын үүднээс ажиллаж байгаагаа батлахад тусалдаг. Үүний нэгэн адил энэ нь бизнесийг үндсэн түвшинд, татвар, хариуцлага, итгэлцлийн зорилгоор ойлгоход тусалдаг. Гэхдээ зөв арга зүйгүй бол хурал ерөнхийдөө хэтэрхий урт, ядаргаатай болно. Ихэнх оролцогчид уулзалтыг дэмий хоосон дасгал гэж үзэж эхлэх тэр мөчид та буруу замаар явж байгаагаа мэдэж байна.

Хамгийн их хүлээн зөвшөөрөгдсөн алдаанууд нь дараах байдалтай байна.

1. Хуралдаанаар хэлэлцэх асуудлын дарааллыг гаргахгүй байна

Хэлэлцэх асуудал нь тодорхой хурлын бүтцийг бий болгодог. Энэ бол таны ярих сэдвүүдийн диаграмм бөгөөд илтгэгч нарын тойм, сэдэв бүрт хуваарилах цаг юм. Удирдах зөвлөлийн хуралдааны хэлэлцэх асуудал дараахтай төстэй байж болно.

1. 1-р улирлын санхүүгийн тайлан (Санхүүгийн захирал, 15 минут)

2. Мэдээллийн аюулгүй байдлын шинэ системийг нэвтрүүлэх (CTO, 15 минут)

3. Удахгүй болох бүтээгдэхүүний нээлтийн хэвлэлийн бага хуралд бэлдэж байна (Хэвлэлийн нарийн бичгийн дарга, 20 минут)

Тодорхой тодорхойлогдсон хэлэлцэх асуудал нь уулзалтад оролцогчдод хязгаар, хязгаарыг тодорхойлох замаар удирдамж өгдөг. Энэ нь долоо хоног бүр уламжлал болгон зохион байгуулдаг уулзалт мөн эсэхээс үл хамааран энэ нь гишүүдийг зорилгодоо тууштай байж, тархиа (болон яриа) эргэлзэхгүй байхыг уриалдаг.

Байгууллагын хурлын тэмдэглэлийг амжилттай явуулахын тулд хэлэлцэх асуудал байхгүй байх нь маш том саад болдог. Хурлын тэмдэглэл хөтлөх нь нарийн зохицуулалт шаарддаг. Тодорхой мөрийн хөтөлбөргүй бол тэмдэглэл хөтлөх үүрэгтэй хүн юун дээр анхаарлаа төвлөрүүлэхээ мэдэхгүй байна. Шийдэл: Уулзалтын өмнө хэлэлцэх асуудлын дарааллыг байнга гарга. Хэрэв үл мэдэгдэх шалтгааны улмаас үүнийг хийхээ больсон бол транскрипцийн програм хангамж нь танд ил болсон мэдээллийг олж авах боломжийг олгоно. Уулзалтын тэмдэглэлээ зохион байгуулахад нэлээд хугацаа шаардагдана.

2. Хурлын тэмдэглэл хөтлөхдөө цаг хугацаа, агуулгыг баримтлахгүй байх

Хуралдаанаар хэлэлцэх асуудлын дарааллыг гаргасан бол түүнийгээ дагаж мөрдөх ёстой. Хэлэлцэх асуудал, хэлэлцэх асуудлын дарааллыг баримтлах нь сахилга бат шаарддаг. Цаашилбал, энэ нь чухал үүрэг гүйцэтгэдэг: хурал нь ашиггүй, утгагүй яриа болж хувирахаас сэргийлдэг.

Хэрэв та хурлыг хязгаар дотор байлгахыг үл тоомсорловол байгууллагын хурлын тэмдэглэлд юу тохиолдох вэ? Тэдгээр нь хэтэрхий өргөн хүрээтэй, дутагдалтай бүтэцтэй болж, лавлагаа болгон ашиглах боломжгүй эсвэл найдвартай гэж үзэх боломжгүй юм. Хурлын тэмдэглэлийг хариуцдаг гишүүн анхаарлаа төвлөрүүлэх асар их чадвартай эсэхээс үл хамааран та тэдний байнгын анхаарлаа төвлөрүүлэх чадварыг нэмэгдүүлэх боломжгүй.

Шийдэл: Ийм нөхцөлд өмчлөх эрхийг хангах нь хамгийн сайн эмчилгээ юм. Холболтыг хянах хүнийг томилно. Нэмж дурдахад хүн бүр урьдчилан тогтоосон дүрэм, хурлын хөтөлбөрийг дагаж мөрдөх ёстой. Уулзалтын шийдвэрлэх хүчин зүйл бол цаг хугацаа тул түүнийг хараа хяналтгүй орхиж болохгүй.

3. Уулзалтын протоколын форматгүй байх

Урьдчилан тогтоосон форматгүй бол байгууллагын хурлын тэмдэглэл унших боломжгүй эсвэл хандах боломжгүй болно. Хэрэв та файлын форматын талаар санал нийлэхгүй байгаа бол эдгээр файлын төрлийг унших програм хангамжгүй таны түншүүд үүнд хандах боломжгүй байж магадгүй юм.

Уулзалтын тэмдэглэл нь танд хэрэгтэй үед хэдхэн секундын дотор бэлэн байх зорилготой юм. Чухал нөхцөл байдалд та баримт бичгийг унших боломжтой формат руу хөрвүүлэхэд үнэ цэнэтэй цагийг үрэхгүй байхыг илүүд үздэг.

Мөн хурлын тэмдэглэлийн баримт бичгийг архивлах нь чухал юм. Клоуд санд олон төхөөрөмжөөс хандах боломжтой бөгөөд энэ нь байгууллагын хурлын тэмдэглэлийн хуулбарыг хадгалахад хамгийн тохиромжтой шийдвэр юм.

Шийдэл: Gglot нь бичлэгийг .doc эсвэл .txt формат руу автоматаар хөрвүүлдэг. Дээрээс нь MP3, M4A, WAV зэрэг алдартай аудио, видео форматуудыг дэмждэг.

Транскрипцийн программ нь таны хурлын тэмдэглэлийн файлуудыг мөн клоуд руу байршуулах болно. Энэ нь хүртээмжтэй холбоотой бүх асуудлыг арилгах болно.

4. Хурлын тэмдэглэл хөтлөхдөө нарийн ширийн зүйлийг анхаарч үзэхгүй байх

Хэтэрхий нарийвчилсан уулзалтын тэмдэглэлд хэн ч дургүй. Бүх зүйлийг харгалзан үзэхэд тэдгээр нь хурдан лавлагаанд зориулагдсан бөгөөд солилцсон мэдээллийн талаар товч мэдээлэл өгөх ёстой.

Дахиад нарийн ширийн зүйлд анхаарлаа хандуулахгүй байх нь ноцтой алдаануудыг авчирч магадгүй юм. Цаашилбал, энэ нь танд маш сайн баталгаатай баталгаажуулалт, нотлох баримт шаардлагатай үед ноцтой асуудал үүсгэж болзошгүй юм.

Энэ нь хамгийн чухал сэдэв, нарийн ширийн зүйлд анхаарлаа төвлөрүүлэх нь хурлын тэмдэглэлийг ийм ашигтай хэрэгсэл болгодог. Хамгийн гол нь эдгээр холболтууд нь төвтэй холбоотой асуудлууд болон уулзалтад оролцогчдын санал нэгдэж буй шийдвэрийг тусгах ёстой.

Протоколд ямар нэг үндсэн зүйлийг орхигдуулж болохгүй: жишээлбэл, Удирдах зөвлөл шийдвэрийн талаар санал хураах үед протоколд хэн юунд санал өгсөн тухай тэмдэглэл байх ёстой.

Шийдэл: Байгууллагын хурлын протоколын загварыг шийднэ үү. Энэ нь хурлын төрөл, цаг хугацаа, гишүүд, хэлэлцэх асуудлын жагсаалт, гол шийдвэрүүдийн тойм, хурлын тоймыг харуулахад тусална. Энэхүү загвар нь том алдаанаас зайлсхийх, төвлөрч, төвлөрч, үр дүнтэй байхад тань туслах болно.

Хамгийн чухал нь: урьдчилан бэлтгэж, удирдах зөвлөлийн хурлын тоймыг хийх

Хурлын тэмдэглэл хөтлөх нь таны бүх анхаарлаа төвлөрүүлэхийг шаарддаг. Сэдэв бүрийг тусад нь салгаж, юу чухал, юу нь ач холбогдолгүй болохыг тодорхойлох нь зайлшгүй юм. Энэ бол зохих туршлага, дадлага шаарддаг хэцүү үйл ажиллагаа юм. Хуралдааны үеэр Удирдах зөвлөлөөс гаргасан бүх шийдвэрийг барьж аваад дараа нь бүртгэх, бичих нь тийм ч амар биш юм.

Уулзалтын тойм нь маш чухал юм. Та хэлсэн бүх зүйлийг нэгтгэн дүгнэх асуултуудтай жижиг шалгалт хийх хэрэгтэй.

Аз болоход, өнөөгийн транскрипцийн программ хангамж нь байгууллагын хурлын тэмдэглэлийг үр дүнтэй хөтлөх хэрэгслүүдээр хангадаг. Түүнчлэн, энэ нь хурдан гар аргаар хийсэн ажлыг арилгахад тусалдаг. Жишээлбэл, Ggglot ухаалаг чанга яригчийг таних функц нь чанга яригч бүрийг автоматаар тодорхойлдог. Энэ нь хурлын тэмдэглэл хөтлөхөд маш хэрэгтэй функц юм. Gglot мөн дууны бичлэгийг автоматаар текст болгон хувиргадаг. Gglot гэх мэт хэрэгслүүдийн тусламжтайгаар та цаг заваа гаргаж, илүү чухал зүйлд анхаарлаа төвлөрүүлж чадна.

Эдгээр зөвлөмжийг санаж, байгууллагынхаа хурлын тэмдэглэлийг илүү анхаарал татахуйц болго.