സാധാരണ കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗുകൾ മിനിറ്റ് തെറ്റുകൾ
ഏറ്റവും സാധാരണമായ കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗുകൾ മിനിറ്റ് തെറ്റുകൾ
മീറ്റിംഗിൻ്റെ മിനിറ്റുകൾക്ക് ഒരു ഹ്രസ്വ ആമുഖം
മീറ്റിംഗിൻ്റെ മിനിറ്റുകൾ അടിസ്ഥാനപരമായി, മീറ്റിംഗിൻ്റെ പ്രധാന ഫോക്കസുകളുടെ ഒരു ക്രോണിക്കിളും ഒരു മീറ്റിംഗിൽ എന്താണ് നടന്നതെന്നതിൻ്റെ റെക്കോർഡുമാണ്. അവർ സാധാരണയായി മീറ്റിംഗിൻ്റെ ഇവൻ്റുകൾ വിവരിക്കുന്നു കൂടാതെ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ്, പങ്കെടുക്കുന്നവർ ചർച്ച ചെയ്ത പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഒരു പ്രസ്താവന, ബന്ധപ്പെട്ട പ്രതികരണങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ പ്രശ്നങ്ങൾക്കുള്ള തീരുമാനങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം. ചില പണ്ഡിതന്മാരുടെ അഭിപ്രായത്തിൽ, "മിനിറ്റുകൾ" എന്നത് "പരുക്കൻ കുറിപ്പുകൾ" എന്നർത്ഥമുള്ള ലാറ്റിൻ പദമായ മിനൂട്ട സ്ക്രിപ്റ്റുറയിൽ (അക്ഷരാർത്ഥത്തിൽ "ചെറിയ എഴുത്ത്") നിന്ന് ഉരുത്തിരിഞ്ഞതാകാം.
പഴയ അനലോഗ് ദിവസങ്ങളിൽ, സാധാരണയായി ഒരു ടൈപ്പിസ്‌റ്റോ കോടതി റിപ്പോർട്ടറോ മീറ്റിംഗിൽ മിനിറ്റുകൾ സൃഷ്‌ടിച്ചിരുന്നു, അവർ പലപ്പോഴും ഷോർട്ട്‌ഹാൻഡ് നൊട്ടേഷൻ ഉപയോഗിക്കുകയും തുടർന്ന് മിനിറ്റ്സ് തയ്യാറാക്കുകയും പിന്നീട് പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇന്ന്, മീറ്റിംഗ് ഓഡിയോ റെക്കോർഡ് ചെയ്യാം, വീഡിയോ റെക്കോർഡ് ചെയ്യാം, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ഗ്രൂപ്പിൻ്റെ നിയുക്ത അല്ലെങ്കിൽ അനൗപചാരികമായി നിയോഗിക്കപ്പെട്ട സെക്രട്ടറിക്ക് മിനിറ്റുകൾ കഴിഞ്ഞ് കുറിപ്പുകൾ എടുക്കാം. എല്ലാ മിനിറ്റുകളും തത്സമയം റെക്കോർഡുചെയ്യാനും തയ്യാറാക്കാനും നിരവധി സർക്കാർ ഏജൻസികൾ മിനിറ്റ് റെക്കോർഡിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉപയോഗിക്കുന്നു.
ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ്റെയോ ഗ്രൂപ്പിൻ്റെയോ മീറ്റിംഗുകളുടെ ഔദ്യോഗിക രേഖാമൂലമുള്ള രേഖയാണ് മിനിറ്റുകൾ എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്, എന്നാൽ അവ ആ നടപടികളുടെ വിശദമായ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റുകളല്ല. റോബർട്ട്സ് റൂൾസ് ഓഫ് ഓർഡർ ന്യൂലി റിവൈസ്ഡ് (RONR) എന്ന പേരിൽ ഏറ്റവും വ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കുന്ന പാർലമെൻ്ററി നടപടിക്രമങ്ങളുടെ മാനുവൽ അനുസരിച്ച്, മിനിറ്റുകളിൽ പ്രധാനമായും മീറ്റിംഗിൽ എന്താണ് ചെയ്തതെന്നതിൻ്റെ റെക്കോർഡ് ഉണ്ടായിരിക്കണം, അംഗങ്ങൾ കൃത്യമായി പറഞ്ഞതല്ല.
പൊതുവായ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിലും, ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ സ്ഥാപിച്ച മാനദണ്ഡങ്ങളെ ആശ്രയിച്ച് മിനിറ്റുകളുടെ ഫോർമാറ്റ് വ്യത്യാസപ്പെടാം. റോബർട്ടിൻ്റെ റൂൾസ് ഓഫ് ഓർഡറിൽ മിനിറ്റുകളുടെ ഒരു സാമ്പിൾ സെറ്റ് അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
സാധാരണയായി, മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്ന ബോഡിയുടെ പേരിൽ മിനിറ്റുകൾ ആരംഭിക്കുന്നു (ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ബോർഡ്) കൂടാതെ സ്ഥലം, തീയതി, ഹാജരായ ആളുകളുടെ ലിസ്റ്റ്, ചെയർ ഓർഡർ ചെയ്യാൻ യോഗം വിളിച്ച സമയം എന്നിവയും ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം.
കോർപ്പറേറ്റ് ബോർഡ് ഓഫ് ഡയറക്‌ടർമാർ പോലെയുള്ള ചില ഗ്രൂപ്പുകളുടെ മിനിറ്റ്സ് ഫയലിൽ സൂക്ഷിക്കണം, അവ പ്രധാനപ്പെട്ട നിയമ രേഖകളുമാണ്. ബോർഡ് മീറ്റിംഗുകളിൽ നിന്നുള്ള മിനിറ്റുകൾ ഒരേ ഓർഗനൈസേഷനിലെ പൊതു അംഗത്വ മീറ്റിംഗുകളുടെ മിനിറ്റുകളിൽ നിന്ന് പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കുന്നു. കൂടാതെ, എക്സിക്യൂട്ടീവ് സെഷനുകളുടെ മിനിറ്റ് പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കാം.
എന്തുകൊണ്ടാണ് നിങ്ങൾ മീറ്റിംഗിൻ്റെ മിനിറ്റ് എടുക്കേണ്ടത്?
എന്ത് കാരണത്താലാണ് നിങ്ങൾ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് റെക്കോർഡ് ചെയ്യേണ്ടത്? ഒരു കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗിൽ മിനിറ്റുകൾ എങ്ങനെ എടുക്കാം? ചരിത്രപരമായ റഫറൻസിനായി ഒരു കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗിൽ മിനിറ്റുകൾ എടുക്കാനും കാണാതായ ആളുകൾക്ക് ഒരു അപ്‌ഡേറ്റ് നൽകാനും വെളിപ്പെടുത്തിയ വിവരങ്ങളുടെ കൃത്യമായ വിവരണം നൽകാനും നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു, അത് പിന്നീട് സ്ഥിരീകരണമോ തെളിവോ ആയി ഉപയോഗിക്കാം.
ഇന്ന്, കൊറോണ വൈറസ് പൊട്ടിപ്പുറപ്പെടുന്നത് സംഘടനകളെ വിദൂര ജോലികളിലേക്ക് മാറ്റുന്നു. കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് റെക്കോർഡ് ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയ, പൊരുത്തപ്പെടുത്താനും ശക്തവുമായി തുടരാൻ ഓർഗനൈസേഷനുകളെ സഹായിക്കുന്നു. ക്വാറൻ്റൈൻ സാഹചര്യങ്ങളിൽ ഇത് ഉപയോഗപ്രദമാണ്, പെട്ടെന്ന് മാറുന്ന സാഹചര്യങ്ങളെ നേരിടാൻ സഹായിക്കുന്നു.
ഇനിപ്പറയുന്ന സാഹചര്യം സങ്കൽപ്പിക്കുക: നിങ്ങൾ ഒരു അഭിഭാഷകനുമായി ഒരു പ്രധാന മീറ്റിംഗ് നടത്തുകയാണ്, അധിക റഫറൻസിനായി നിങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്ത ഓരോ പോയിൻ്റിൻ്റെയും വിശദമായ റെക്കോർഡ് നിങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
നിങ്ങളുടെ കരാറിൽ നിങ്ങൾക്ക് പ്രശ്‌നകരമായ പ്രശ്‌നങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, അത് നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിനെയോ വ്യക്തിപരമായ കാര്യങ്ങളെയോ നിർണായകമായി ബാധിച്ചേക്കാം. അതുകൊണ്ടാണ് എല്ലാ കാര്യങ്ങളും നിരീക്ഷിക്കേണ്ടത് വളരെ പ്രധാനമായത്.
ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ജോലിസ്ഥലത്ത്, ഫലപ്രദമായ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് വളരെ പ്രധാനമാണ്. എന്തുകൊണ്ട്? കാരണം സൂക്ഷ്മതകളെ ഓർമ്മിപ്പിക്കാനുള്ള നമ്മുടെ കഴിവ് സാധാരണയായി പരിമിതമാണ്. മേൽനോട്ടം തെറ്റിദ്ധാരണകൾക്കും തെറ്റായ ബിസിനസ്സ് തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾക്കും പ്രേരിപ്പിച്ചേക്കാം. അതുകൊണ്ടാണ് കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എടുക്കുന്നതിന് ഫോക്കസ് ചെയ്യാനുള്ള നല്ല ശേഷിയും വിശദാംശങ്ങൾക്ക് അമ്പരപ്പിക്കുന്ന ചെവിയും ആവശ്യമായി വരുന്നത്. ഈ ഡ്യൂട്ടി സാധാരണയായി ഒരു വിശ്വസ്ത സെക്രട്ടറിക്കോ പേഴ്‌സണൽ അസിസ്റ്റൻ്റിലേക്കോ നിയോഗിക്കപ്പെടുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ എടുക്കുമ്പോൾ തെറ്റുകൾ വരുത്തുന്നത് വളരെ എളുപ്പമാണ്.
ഈ ലേഖനത്തിൽ, മീറ്റിംഗിൻ്റെ മിനിറ്റുകൾ എടുക്കുമ്പോൾ സംഭവിക്കുന്ന ഏറ്റവും അറിയപ്പെടുന്ന സ്ലിപ്പ്-അപ്പുകളെക്കുറിച്ചും അവ ഒഴിവാക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്ന ക്രമീകരണങ്ങളെക്കുറിച്ചും ഞങ്ങൾ സംസാരിക്കും.
ഒഴിവാക്കാൻ കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് തെറ്റുകൾ
സുതാര്യതയും സത്യസന്ധതയും ഉറപ്പുനൽകുന്നതിന്, കോർപ്പറേറ്റ് ബോർഡ് മീറ്റിംഗുകൾ ഒരു നിശ്ചിത നടപടിക്രമം പാലിക്കണമെന്ന് യുഎസ് നിയമനിർമ്മാണം ആവശ്യപ്പെടുന്നു. കോർപ്പറേറ്റ് ഡയറക്‌ടർ ബോർഡുകൾ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ എടുക്കുകയും അതിനുശേഷം തൊഴിലാളികൾക്കിടയിൽ വിതരണം ചെയ്യുകയും വേണം.
കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എടുക്കുന്നത്, മികച്ച താൽപ്പര്യങ്ങൾക്കനുസൃതമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുവെന്ന് തെളിയിക്കാൻ അംഗങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു. അതുപോലെ, ബിസിനസ്സിനെ അടിസ്ഥാന തലത്തിൽ മനസ്സിലാക്കുന്നതിനും നികുതി, ബാധ്യത, വിശ്വാസപരമായ ആവശ്യങ്ങൾ എന്നിവയ്ക്കും ഇത് സഹായിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, ശരിയായ രീതിശാസ്ത്രം ഇല്ലെങ്കിൽ, മീറ്റിംഗുകൾ പൊതുവെ ദൈർഘ്യമേറിയതും ക്ഷീണിപ്പിക്കുന്നതുമായിരിക്കും. മിക്ക പങ്കാളികളും മീറ്റിംഗുകളെ വ്യർത്ഥതയുടെ ഒരു വ്യായാമമായി കണക്കാക്കാൻ തുടങ്ങുന്ന ഘട്ടത്തിൽ, നിങ്ങൾ തെറ്റായ പാതയിലാണെന്ന് നിങ്ങൾക്കറിയാം.
ഏറ്റവും വ്യാപകമായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട പിശകുകൾ ഇനിപ്പറയുന്നവയാണ്:
- മീറ്റിംഗിൻ്റെ അജണ്ട സജ്ജീകരിക്കുന്നില്ല
ഒരു അജണ്ട ഒരു പ്രത്യേക മീറ്റിംഗിൻ്റെ ഘടന സജ്ജീകരിക്കുന്നു. സ്പീക്കറുകളുടെ റൺഡൗണും ഓരോ തീമിനും നിങ്ങൾ വിതരണം ചെയ്യുന്ന സമയവും ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾ സംസാരിക്കുന്ന തീമുകളുടെ ഒരു ഡയഗ്രം ആണിത്. ഒരു ബോർഡ് മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ഇനിപ്പറയുന്നവയോട് സാമ്യമുള്ളതാകാം:
1. Q1 സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ട് (ചീഫ് ഫിനാൻഷ്യൽ ഓഫീസർ, 15 മിനിറ്റ്)
2. ഒരു പുതിയ ഡാറ്റ സെക്യൂരിറ്റി സിസ്റ്റം നടപ്പിലാക്കൽ (CTO, 15 മിനിറ്റ്)
3. വരാനിരിക്കുന്ന ഉൽപ്പന്ന ലോഞ്ച് പ്രസ് കോൺഫറൻസിനായി തയ്യാറെടുക്കുന്നു (പ്രസ് സെക്രട്ടറി, 20 മിനിറ്റ്)
വ്യക്തമായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട അജണ്ട, കട്ട്ഓഫ് പോയിൻ്റുകളും പരിധികളും നിർവചിച്ചുകൊണ്ട് മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം നൽകുന്നു. ഇത് ആഴ്ചതോറും ഒരു പതിവ് മീറ്റിംഗാണോ എന്നത് പരിഗണിക്കാതെ തന്നെ, പോയിൻ്റിൽ ഉറച്ചുനിൽക്കാനും അവരുടെ തലച്ചോറിനെ (സംസാരവും) വളച്ചൊടിക്കാതിരിക്കാനും ഇത് അംഗങ്ങളെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.
വിജയകരമായ കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾക്ക്, ഒരു അജണ്ടയുടെ അഭാവം ഒരു വലിയ തടസ്സമാണ്. മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എടുക്കുന്നതിന് ശ്രദ്ധാപൂർവ്വമായ ക്രമീകരണം ആവശ്യമാണ്. വ്യക്തമായ അജണ്ടയില്ലാതെ, മിനിറ്റുകൾ റെക്കോർഡ് ചെയ്യാനുള്ള ബാധ്യതയുള്ള വ്യക്തിക്ക് എന്തിലാണ് ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കേണ്ടതെന്ന് ഏറ്റവും മങ്ങിയ ആശയം ഉണ്ടാകില്ല. പരിഹാരം: മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് എല്ലായ്പ്പോഴും ഒരു അജണ്ട സജ്ജീകരിക്കുക. അജ്ഞാതമായ കാരണങ്ങളാൽ അങ്ങനെ ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾ അവഗണിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, വെളിപ്പെടുത്തിയ വിവരങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങളെ പ്രാപ്തമാക്കും. എന്നിരുന്നാലും, നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നതിന് കുറച്ച് സമയമെടുക്കും.
- മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എടുക്കുമ്പോൾ സമയവും ഉള്ളടക്കവും പാലിക്കുന്നില്ല
മീറ്റിംഗിനായി നിങ്ങൾ ഒരു അജണ്ട സജ്ജീകരിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങൾ അത് പാലിക്കണം. സമയവും അജണ്ടയിലെ വിഷയങ്ങളും പാലിക്കുന്നതിന് അച്ചടക്കം ആവശ്യമാണ്. എന്തിനധികം, ഇത് ഒരു പ്രധാന പങ്ക് വഹിക്കുന്നു: മീറ്റിംഗുകൾ ഉപയോഗശൂന്യവും അർത്ഥശൂന്യവുമായ ചിറ്റ്-ചാറ്റുകളായി മാറുന്നത് തടയുക.
മീറ്റിംഗ് അതിൻ്റെ പരിധിക്കുള്ളിൽ സൂക്ഷിക്കാൻ നിങ്ങൾ അവഗണിക്കുകയാണെങ്കിൽ കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾക്ക് എന്ത് സംഭവിക്കും? അവ വളരെ വിപുലവും ഘടനയില്ലാത്തതുമായി മാറുന്നു, അതനുസരിച്ച്, അവ റഫറൻസിനായി ഉപയോഗിക്കാനോ വിശ്വസനീയമായി കണക്കാക്കാനോ കഴിയില്ല. മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾക്ക് ഉത്തരവാദിയായ ഒരു അംഗത്തിന് ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനുള്ള വലിയ ശേഷിയുണ്ടോ എന്നത് പരിഗണിക്കാതെ തന്നെ, സ്ഥിരമായി ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനുള്ള അവരുടെ ശേഷി നിങ്ങൾക്ക് വർദ്ധിപ്പിക്കാൻ കഴിയില്ല.
പരിഹാരം: ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ഉടമസ്ഥാവകാശത്തെ കണ്ടുമുട്ടുന്നതാണ് ഏറ്റവും നല്ല പ്രതിവിധി. കണക്ഷൻ്റെ മേൽനോട്ടം വഹിക്കാൻ ഒരാളെ നിയമിക്കുക. എന്തിനധികം, എല്ലാവരും മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച നിയമങ്ങളും മീറ്റിംഗ് അജണ്ടകളും പാലിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. സമയമാണ് ഒരു മീറ്റിംഗിൻ്റെ നിർണ്ണായക ഘടകം, അതിനാൽ അത് ശ്രദ്ധിക്കാതെ വിടരുത്.
- അംഗീകരിച്ച മീറ്റിംഗുകളുടെ മിനിറ്റ് ഫോർമാറ്റ് ഇല്ല
മുൻകൂട്ടി സ്ഥാപിതമായ ഫോർമാറ്റ് ഇല്ലാതെ, കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് വായിക്കാൻ കഴിയാത്തതോ ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയാത്തതോ ആയേക്കാം. നിങ്ങൾ ഒരു ഫയൽ ഫോർമാറ്റ് അംഗീകരിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, ഈ ഫയൽ തരങ്ങൾ വായിക്കുന്നതിനുള്ള സോഫ്റ്റ്വെയർ ഇല്ലാത്ത നിങ്ങളുടെ പങ്കാളികൾക്ക് അത് ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിഞ്ഞേക്കില്ല.
മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ നിങ്ങൾക്ക് റഫറൻസിനായി ആവശ്യമുള്ള ഏത് ഘട്ടത്തിലും ഒരു സ്പ്ലിറ്റ് സെക്കൻഡിൽ നിങ്ങൾക്ക് ലഭ്യമാകാൻ ഉദ്ദേശിച്ചുള്ളതാണ്. ഒരു നിർണായക സാഹചര്യത്തിൽ, ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ വായിക്കാനാകുന്ന ഫോർമാറ്റുകളിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നതിൽ വിലപ്പെട്ട സമയം പാഴാക്കാതിരിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു.
മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഡോക്യുമെൻ്റുകൾക്കായി ഒരു ആർക്കൈവിൽ സെറ്റിൽ ചെയ്യുന്നതും നിർണായകമാണ്. നിരവധി ഉപകരണങ്ങളിൽ നിന്ന് ക്ലൗഡ് റിപ്പോസിറ്ററി ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയും, കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകളുടെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ തീരുമാനമാണിത്.
പരിഹാരം: Gglot റെക്കോർഡിംഗുകളെ .doc അല്ലെങ്കിൽ .txt ഫയൽ ഫോർമാറ്റുകളിലേക്ക് സ്വയമേവ പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു. കൂടാതെ, ഇത് മിക്ക ജനപ്രിയ ഓഡിയോ, വീഡിയോ ഫോർമാറ്റുകളെയും പിന്തുണയ്ക്കുന്നു: MP3, M4A, WAV.
ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ഫയലുകളും ക്ലൗഡിലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യും. ഇത് എല്ലാ പ്രവേശനക്ഷമത പ്രശ്നങ്ങളും ഇല്ലാതാക്കും.
- മീറ്റിംഗുകളുടെ മിനിറ്റ് റെക്കോർഡ് ചെയ്യുമ്പോൾ വിശദാംശങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കുന്നില്ല
അമിതമായ വിശദമായ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ ആരും ഇഷ്ടപ്പെടുന്നില്ല. എല്ലാ കാര്യങ്ങളും പരിഗണിക്കുമ്പോൾ, അവ വേഗത്തിലുള്ള റഫറൻസിനായി ഉദ്ദേശിച്ചുള്ളതാണ്, മാത്രമല്ല കൈമാറ്റം ചെയ്യപ്പെടുന്ന വിവരങ്ങളുടെ ഒരു ഹ്രസ്വ സംക്ഷിപ്തത നൽകുകയും വേണം.
സൂക്ഷ്മതകളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാത്തത്, വീണ്ടും ചില ഗുരുതരമായ മേൽനോട്ടങ്ങൾ കൊണ്ടുവന്നേക്കാം. കൂടാതെ, നിങ്ങൾക്ക് നല്ല പിന്തുണയുള്ള സ്ഥിരീകരണമോ തെളിവോ ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ അത് ഗുരുതരമായ പ്രശ്‌നങ്ങൾ സൃഷ്ടിച്ചേക്കാം.
മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകളെ അത്തരം ഉപയോഗപ്രദമായ ഉപകരണമാക്കി മാറ്റുന്ന ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട തീമുകളിലും സൂക്ഷ്മതകളിലും ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നു. ഏറ്റവും പ്രധാനമായി, ആ കണക്ഷനുകൾ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ അംഗീകരിച്ച കേന്ദ്ര പ്രശ്നങ്ങളും തീരുമാനങ്ങളും പ്രതിഫലിപ്പിക്കണം.
മിനിറ്റുകൾ അടിസ്ഥാനപരമായ ഒന്നും നഷ്ടപ്പെടുത്തരുത്: ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു തീരുമാനത്തിൽ ബോർഡ് വോട്ടുചെയ്യുമ്പോൾ, ആരാണ് എന്തിന് വോട്ട് ചെയ്തുവെന്ന് വിശദീകരിക്കുന്ന ഒരു കുറിപ്പ് മിനിറ്റുകളിൽ ഉണ്ടായിരിക്കണം.
പരിഹാരം: ഒരു കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് ടെംപ്ലേറ്റ് തീരുമാനിക്കുക. ഒത്തുചേരൽ തരം, സമയം, അംഗങ്ങൾ, അജണ്ടയിലെ കാര്യങ്ങൾ, പ്രധാന തീരുമാനങ്ങളുടെ റൺഡൗൺ, മീറ്റിംഗിൻ്റെ സംഗ്രഹം എന്നിവ കാണിക്കാൻ ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. ഈ ടെംപ്ലേറ്റ് വലിയ തെറ്റുകൾ ഒഴിവാക്കാനും കേന്ദ്രീകൃതവും കേന്ദ്രീകൃതവും ഫലപ്രദവുമായി തുടരാനും നിങ്ങളെ സഹായിക്കും.
ഏറ്റവും പ്രധാനമായി: മുൻകൂട്ടി തയ്യാറാക്കി ഒരു ബോർഡ് മീറ്റിംഗ് റീക്യാപ്പ് ഉണ്ടാക്കുക
മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എടുക്കുന്നതിന് നിങ്ങളുടെ പൂർണ്ണ ശ്രദ്ധ ആവശ്യമാണ്. ഓരോ വിഷയവും വ്യക്തിഗതമായി വേർതിരിക്കുകയും പ്രധാനപ്പെട്ടതും അപ്രധാനവുമായത് എന്താണെന്ന് നിർവചിക്കേണ്ടത് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്. പ്രസക്തമായ അനുഭവവും പരിശീലനവും ആവശ്യമുള്ള ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള പ്രവർത്തനമാണിത്. യോഗത്തിൽ ബോർഡ് എടുക്കുന്ന എല്ലാ തീരുമാനങ്ങളും പിടിക്കുക, എന്നിട്ട് അവ രേഖപ്പെടുത്തുകയോ എഴുതുകയോ ചെയ്യുക എന്നത് അത്ര എളുപ്പമല്ല.
മീറ്റിംഗിൻ്റെ റീക്യാപ്പ് വളരെ പ്രാധാന്യമർഹിക്കുന്നു. പറഞ്ഞതെല്ലാം സംഗ്രഹിക്കാൻ പോകുന്ന ചോദ്യങ്ങളുമായി നിങ്ങൾ ഒരു ചെറിയ ചെക്ക്-ഔട്ട് നടത്തണം.
ഭാഗ്യവശാൽ, കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ ഫലപ്രദമായി എടുക്കുന്നതിനുള്ള ടൂൾസെറ്റുകൾ ഇന്നത്തെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങൾക്ക് നൽകുന്നു. കൂടാതെ, വേഗമേറിയ സ്വമേധയാലുള്ള ജോലികൾ നീക്കം ചെയ്യുന്നതിനും ഇത് സഹായിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, Ggglot സ്മാർട്ട് സ്പീക്കർ ഐഡൻ്റിഫിക്കേഷൻ ഫീച്ചർ ഓരോ സ്പീക്കറെയും സ്വയമേവ തിരിച്ചറിയുന്നു. മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ് എടുക്കുമ്പോൾ ഇത് വളരെ ഉപയോഗപ്രദമായ സവിശേഷതയാണ്. Gglot ശബ്‌ദ റെക്കോർഡിംഗുകൾ സ്വയമേവ ടെക്‌സ്‌റ്റാക്കി മാറ്റുന്നു. Gglot പോലുള്ള ടൂളുകൾ ഉപയോഗിച്ച്, നിങ്ങൾക്ക് സമയം നീക്കിവെക്കാനും കൂടുതൽ പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനും കഴിയും.
ഈ നുറുങ്ങുകൾ ഓർമ്മിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ കോർപ്പറേറ്റ് മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ കൂടുതൽ ആകർഷകമാക്കുകയും ചെയ്യുക.