Вообичаени записници за корпоративни состаноци Грешки

Најчести грешки во минутите на корпоративните состаноци

Краток вовед во записникот од состанокот

Записниците од состанокот се, во основа, хроника на клучните фокуси на состанокот и запис за тоа што се случувало на состанокот. Тие обично ги опишуваат настаните на состанокот и може да вклучуваат листа на присутни, изјава за прашањата што ги дискутирале учесниците и поврзани одговори или одлуки за прашањата. Според некои научници, „минути“ веројатно потекнува од латинската фраза minuta scriptura (буквално „мало пишување“) што значи „груби белешки“.

Во старите аналогни денови, записниците вообичаено се создавале за време на состанокот од страна на дактилографка или судски известувач, кој често користел стенографска нотација, а потоа ги подготвувал записниците и потоа им ги издавал на учесниците. Денес, состанокот може да се снима аудио, да се снима видео или назначен или неформално назначен секретар на групата може да запишува белешки, а записникот ќе биде подготвен подоцна. Многу владини агенции користат софтвер за снимање минути за да ги снимаат и подготват сите минути во реално време.

Важно е да се напомене дека записниците се официјалниот писмен запис од состаноците на една организација или група, но тие не се детални записници од тие постапки. Според најкористениот прирачник за парламентарна процедура наречен Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), записникот треба да содржи главно запис за тоа што е направено на состанокот, а не што точно било кажано од членовите.

Форматот на записникот може да варира во зависност од стандардите утврдени од организацијата, иако постојат општи насоки. Правилата за ред на Роберт на Роберт содржи примерок сет на минути.

Општо земено, записникот започнува со името на телото што го одржува состанокот (на пр., одбор) и може да ги содржи и местото, датумот, списокот на присутни луѓе и времето кога претседавачот го свикал состанокот по нарачка.

Записниците за одредени групи, како што е корпоративниот одбор на директори, мора да се чуваат во досие и се важни правни документи. Записниците од состаноците на одборот се чуваат одвоено од записниците од генералните состаноци на членството во рамките на истата организација. Исто така, записниците од извршните седници може да се чуваат одделно.

Зошто треба да земете записник од состанокот?

Од која причина би требало да ги снимате записниците од состанокот? Како да земете записници на корпоративен состанок? Би сакале да одвоите записници на корпоративниот состанок за историска референца, да дадете ажурирање на луѓето што исчезнале и да дадете прецизен опис на откриените информации што подоцна може да се користат како потврда или доказ.

Денес, појавата на коронавирус ги тера организациите да се префрлат на работа од далечина. Процесот на снимање записници од корпоративни состаноци им помага на организациите да останат прилагодливи и силни. Корисно е во услови на карантин и помага во соочување со брзо променливи услови.

Замислете ја следнава ситуација: имате важен состанок со адвокат и можеби ќе треба да водите детална евиденција за секоја точка што сте ја разговарале за дополнителна референца.

Ако имате проблематични прашања во вашиот договор, тоа може клучно да влијае на вашите деловни или лични работи. Тоа е причината поради која е многу важно да се следи сè.

На професионално работно место, ефективни записници за состаноци се доста важни. Зошто? Бидејќи нашата способност да се потсетиме на суптилностите е нормално ограничена. Превидите може да поттикнат погрешни чекори и погрешни деловни избори. Тоа е причината зошто земањето записници од корпоративни состаноци бара добар капацитет за фокусирање и неверојатно уво за детали. Оваа должност обично се делегира на доверлив секретар или личен асистент. Сепак, навистина е лесно да се прават грешки додека се земаат записниците од состанокот.

Во оваа статија, ќе зборуваме за најпознатите промашувања што се случуваат кога се земаат записници од состанокот и за аранжманите што може да ви помогнат да ги избегнете.

Грешки за записник за корпоративни состаноци што треба да се избегнат

За да се гарантира транспарентност и директност, американското законодавство бара состаноците на корпоративниот одбор да следат одредена процедура. Корпоративните одбори на директори треба да земат записници од состаноците и потоа да ги дистрибуираат меѓу работниците.

Земањето записници од корпоративните состаноци дополнително им помага на членовите да докажат дека постапуваат според најдобриот интерес. Исто така, помага да се разбере бизнисот на основно ниво и за даночни, обврски и фидуцијарни цели. Меѓутоа, без соодветна методологија, состаноците генерално ќе станат премногу долги и исцрпувачки. Во моментот кога повеќето учесници почнуваат да ги сметаат состаноците како вежба за залудност, знаете дека сте на погрешен пат.

Најшироко препознаените грешки се како што следува:

1. Непоставување на дневниот ред за состанокот

Агендата ја поставува структурата на конкретен состанок. Тоа е дијаграм на теми за кои ќе зборувате со прегледот на звучниците и времето што ќе го дистрибуирате за секоја тема. Агендата на состанокот на одборот може да личи на следново:

1. Финансиски извештај К1 (Главен финансиски директор, 15 минути)

2. Имплементација на нов систем за безбедност на податоци (CTO, 15 минути)

3. Подготвување за претстојната прес-конференција за лансирање на производот (секретар за печат, 20 минути)

Јасно дефинираната агенда обезбедува насоки за учесниците на состанокот преку дефинирање на граничните точки и граници. Без разлика дали тоа е вообичаен состанок од недела во недела, тој ги охрабрува членовите да се држат до поентата и да го задржат својот мозок (и говор) од меандрирање.

За успешни записници од корпоративни состаноци, отсуството на агенда е огромна пречка. Водењето записник од состанокот бара внимателно уредување. Без јасна агенда, поединецот одговорен за снимање на минути нема најмагла идеја на што да се концентрира. Решение: Секогаш поставувајте агенда пред состанокот. Ако од непознати причини сте занемариле да го сторите тоа, софтверот за транскрипција ќе ви овозможи да ги уловите информациите што биле откриени. Организирањето на вашите записници од состанокот, сепак, ќе потрае некое време.

2. Не се придржувате до тајмингот и содржината додека правите записници од состанокот

Кога ќе поставите агенда за состанокот, треба да ја следите. Придржувањето до тајмингот и темите на агендата бара дисциплина. Уште повеќе, тој има важна улога: да спречи состаноците да се трансформираат во бескорисни и бесмислени разговори.

Што се случува со записникот од корпоративниот состанок ако занемарите да го задржите состанокот во нејзините граници? Тие стануваат премногу обемни и немаат структура и, соодветно, не можат да се користат како референца или да се сметаат за сигурни. Без оглед на тоа дали членот одговорен за записникот од состаноците има огромни капацитети за фокусирање, не можете да го проширите нивниот капацитет постојано да се концентрира.

Решение: Во оваа околност, средбата со сопственоста е најдобриот лек. Назначете лице кое ќе ја надгледува врската. Уште повеќе, погрижете се сите да се придржуваат до однапред утврдените правила и агендата на состаноците. Тајмингот е одлучувачки фактор на состанокот, затоа не го оставајте без надзор.

3. Формат на записници без договорен состанок

Без однапред воспоставен формат, записниците од корпоративните состаноци може да станат нечитливи или недостапни. Ако не се согласувате за формат на датотека, вашите партнери кои немаат софтвер за читање на овие типови датотеки можеби нема да можат да пристапат до него.

Записниците од состаноците се наменети да ви бидат достапни во дел од секундата, во кој момент ви требаат за повикување. Во критична ситуација, претпочитате да не губите драгоцено време за конвертирање на документи во читливи формати.

Исто така, критично е да се решите на архива за документи за записници од состаноци. До складиштето на облак може да се пристапи од бројни уреди и редовно е најидеалната одлука за складирање на записници од записниците од корпоративните состаноци.

Решение: Gglot автоматски ги конвертира снимките во формати на датотеки .doc или .txt. Згора на тоа, ги поддржува повеќето популарни аудио и видео формати: MP3, M4A, WAV.

Софтверот за транскрипција, исто така, ќе ги прикачи датотеките од вашите минути за состаноци на облакот. Ова ќе ги елиминира сите проблеми со пристапноста.

4. Не обрнувајќи внимание на деталите додека снимате записници од состаноците

Никој не сака записници од состаноци кои се претерано детални. Имајќи ги предвид сите работи, тие се наменети за брзо упатување и треба да дадат краток брифинг за разменетите информации.

Не фокусирањето на суптилностите, тогаш повторно, може да доведе до некои сериозни превиди. Понатаму, може да предизвика сериозни проблеми кога имате очајна потреба од добро поддржана потврда или доказ.

Фокусот на најзначајните теми и суптилностите ги прави записниците од состаноци толку корисна алатка. Што е најважно, тие врски треба да ги отсликаат централните прашања и одлуките за кои се согласија учесниците на состанокот.

Во записникот не смее да се пропушти ништо суштинско: на пример, кога одборот гласа за некоја одлука, записникот треба да има забелешка со детали кој гласал за што.

Решение: Одлучете за образец за записник за корпоративен состанок. Ќе ви помогне да го прикажете типот на собирот, времето, членовите, работите на агендата, прегледот на клучните одлуки и синопсисот на состанокот. Овој шаблон треба да ви помогне да избегнете големи грешки и да останете центрирани, фокусирани и ефективни.

Најважно: подгответе се однапред и направете преглед на состанокот на одборот

Водењето записници од состанокот бара ваш целосен фокус. Императив е секоја тема да се оддели поединечно и да се дефинира што е важно, а што незначајно. Тоа е тешка активност која бара соодветно искуство и пракса. Не е толку лесно да се фатат сите одлуки што ги донел одборот за време на состанокот и потоа да се снимаат или запишуваат.

Резимето на состанокот е исклучително значајно. Треба да направите мало одјавување со прашања што ќе резимираат сè што е кажано.

За среќа, денешниот софтвер за транскрипција ви обезбедува комплети алатки за ефикасно преземање записници од корпоративни состаноци. Исто така, помага при фрлање на макотрпна рачна работа. На пример, функцијата за идентификација на паметни звучници Ggglot автоматски го идентификува секој звучник. Ова е многу корисна карактеристика кога се земаат записници од состанокот. Gglot исто така автоматски ги конвертира звучните снимки во текст. Со алатки како Gglot, можете да одвоите време и да се фокусирате на поважните работи.

Запомнете ги овие совети и направете ги минутите за корпоративни состаноци попривлечни.